12 competenze che ogni receptionist dovrà avere nel 2025

In un’epoca in cui le tecnologie digitali sono la norma e l’intelligenza artificiale è in aumento, si potrebbe pensare che il ruolo del receptionist sia diventato obsoleto. Ma non è così. Oggi più che mai, il tocco umano fa la differenza e un’accoglienza calorosa e personalizzata è fondamentale per lasciare un’ottima prima impressione.

Un receptionist è molto più di una persona che risponde al telefono o accoglie i visitatori. È il primo contatto con la vostra azienda. Ma quali sono le caratteristiche di un receptionist eccellente? In questo articolo scoprirete le 12 competenze più importanti di cui ogni receptionist avrà bisogno nel 2025 per far brillare la vostra azienda:

• La comunicazione
• Multitasking
• Abilità sociali
• Organizzazione
• Competenze tecniche
• Flessibilità
• Resistenza allo stress
• Risoluzione dei problemi
• Empatia
• Affidabilità e discrezione
• Lavoro di squadra
• Competenze linguistiche

12 qualità di un buon receptionist

Una buona prima impressione e un’organizzazione che funziona senza intoppi: questo è l’obiettivo di un buon receptionist. Ecco un elenco delle principali competenze che ogni receptionist dovrebbe avere.

La reception è il volto della vostra azienda. Per definizione, il receptionist è la prima persona che un visitatore vede. Va da sé che questo primo contatto è estremamente importante: determina la prima impressione che le persone hanno della vostra azienda.

Naturalmente, ciò comporta una grande responsabilità per il vostro receptionist. Se state cercando personale per la vostra reception, cercate queste competenze e qualità. E se vi candidate per una posizione di receptionist o di assistente amministrativo, assicuratevi di eccellere in queste 12 competenze e inseritele nel vostro curriculum.

1. La comunicazione

Gli addetti alla reception sono sempre in contatto con le persone, sia per telefono che per e-mail o di persona. Una buona capacità di comunicazione è quindi in cima alla lista delle qualità desiderabili. Un buon receptionist è in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro, parla in modo chiaro e abbastanza forte, e padroneggia l’arte della comunicazione non verbale.

2. Multitasking

Nei giorni più affollati, il telefono della reception squilla a vuoto. Nel frattempo, le persone potrebbero essere in attesa di essere accolte personalmente. Ci sono appuntamenti da prendere, messaggi da trasmettere e compiti amministrativi da completare.

Una receptionist si destreggia costantemente tra tutti i tipi di compiti. È importante che possa passare da un compito all’altro senza problemi, tenendo conto delle esigenze di tutti e senza farsi sopraffare o frustrare. Il multitasking e la capacità di stabilire le priorità vanno di pari passo, perché è importante sapere quali compiti devono avere la priorità.

3. Abilità sociali

È inutile dire che un addetto alla reception deve anche possedere notevoli capacità sociali per costruire relazioni con clienti, colleghi e visitatori. Una cattiva esperienza alla reception può mettere in cattiva luce la vostra azienda in un istante. Accogliere gli ospiti con calore e con un sorriso è il primo compito fondamentale.

La gestione dei visitatori è quindi in gran parte responsabilità dell’addetto alla reception. Quest’ultimo deve tenere d’occhio chi entra nell’edificio per garantire la sicurezza. Tra i suoi compiti c’è anche quello di controllare gli ospiti e tenere traccia delle loro registrazioni.

Oggi la maggior parte delle aziende utilizza un software per la registrazione dei visitatori. Automatizzando la registrazione dei visitatori e la gestione dei loro dati, gli addetti alla reception hanno le mani libere per garantire un’accoglienza calorosa, guidare i visitatori secondo le necessità e creare così una prima impressione positiva.

Leggete qui come iniziare a registrare i visitatori digitali in meno di 30 minuti.

4. Organizzazione

Se ci si guarda intorno in un ufficio, l’area reception è spesso il luogo più ordinato. E così dovrebbe essere. Una scrivania piena di scartoffie non solo fa una cattiva impressione ai visitatori, ma è anche un preludio di problemi: i documenti si perdono facilmente e i dati in giro sono una violazione delle norme sulla protezione dei dati.

Il perfetto receptionist è quindi altamente organizzato. Anche la gestione del tempo è fondamentale. Coordinare gli appuntamenti, elaborare le e-mail, rispondere al telefono e accogliere i visitatori: nella frenesia di una reception aziendale è indispensabile saper stabilire le priorità e lavorare in modo efficiente rispettando le scadenze.

5. Competenze tecniche

Sistemi telefonici complessi, e-mail, programmi di elaborazione testi e fotocopiatrici non hanno segreti per la maggior parte dei receptionist. Ma in un mondo in cui tutti stanno diventando digitali, essere al passo con le ultime tecnologie è una grande risorsa. Sistemi di gestione delle camere, parcheggio intelligente e registrazione dei visitatori: i receptionist devono conoscerli tutti.

Inoltre, l’intelligenza artificiale sta iniziando a svolgere un ruolo nel processo di accoglienza. I robot che accolgono i visitatori sono ancora rari, ma è possibile che vi siano già stati presentati dei chatbot automatizzati per i primi contatti con i clienti. Si stanno diffondendo anche tecnologie come la gestione del calendario guidata dall’intelligenza artificiale e il riconoscimento vocale per una comunicazione più efficiente. Un receptionist che comprende e sa lavorare con queste tecnologie ha un grande vantaggio.

Che cos’è la registrazione digitale dei visitatori e come può aiutarvi? In questo articolo elenchiamo 5 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori fanno risparmiare tempo e migliorano l’efficienza.

6. Flessibilità

Questo ambiente di lavoro in continua evoluzione, come detto, richiede una grande capacità di adattamento. Grazie all’apertura all’innovazione e alla rapida padronanza di nuovi strumenti, un receptionist rimane indispensabile in un panorama aziendale sempre più digitale.

Flessibilità significa anche essere in grado di gestire diversi tipi di persone e situazioni. Da un cliente importante che richiede maggiore attenzione a un fornitore con una domanda urgente, un receptionist deve saper trovare il tono giusto e rispondere in modo professionale, indipendentemente dalle circostanze.

7. Resistenza allo stress

I receptionist devono avere nervi d’acciaio. Spesso devono lavorare sotto pressione, perché devono gestire diversi compiti e visitatori allo stesso tempo. Mentre svolgono i loro compiti vengono spesso interrotti da persone che chiedono informazioni, da una telefonata o da un nuovo visitatore, e poi tornano al loro lavoro. Eppure devono rimanere calmi e concentrati.

8. Risoluzione dei problemi

Un cliente insoddisfatto, un appuntamento mancato, un visitatore che non sta bene… Decine di problemi possono sorgere ogni giorno. Il compito del receptionist è quello di mantenere la calma e trovare una soluzione. In situazioni di emergenza, i receptionist sono anche spesso le prime persone che devono reagire e decidere cosa fare.

9. Empatia

Di tanto in tanto ogni organizzazione affronta il visitatore occasionale che è insoddisfatto, stressato o frustrato. In queste situazioni, un receptionist empatico è d’oro. Ascoltando attivamente, mantenendo la calma e prendendo sul serio il problema, può fare una grande differenza nel modo in cui il visitatore percepisce l’esperienza.

Il servizio al cliente è sempre fondamentale. Anche nelle conversazioni difficili, è importante mostrare comprensione, mettere il visitatore a proprio agio e mantenere un atteggiamento professionale e disponibile.

10. Affidabilità e discrezione

Affidabilità significa capacità di lavorare in modo indipendente, puntualità e assunzione di responsabilità. Gli addetti alla reception sono il punto di contatto centrale di un’organizzazione ed entrano quotidianamente in contatto con clienti e dipendenti. È essenziale che prendano sul serio le loro responsabilità. Nessuna azienda può permettersi che una telefonata importante resti senza risposta o che un visitatore attenda alla reception vuota. Un buon receptionist assicura che tutti siano aiutati rapidamente, che gli appuntamenti siano seguiti correttamente e che le operazioni quotidiane del front desk si svolgano senza intoppi.

Inoltre, la discrezione e la riservatezza sono molto importanti. Gli addetti alla reception hanno spesso accesso a informazioni aziendali sensibili, dati dei clienti e comunicazioni interne. Devono gestirle con attenzione ed essere consapevoli dell’importanza della privacy e della sicurezza dei dati.

11. Lavoro di squadra

In qualità di receptionist, è essenziale comunicare e lavorare bene con i colleghi dei diversi reparti dell’organizzazione. Questa collaborazione garantisce il corretto svolgimento delle operazioni quotidiane e un servizio rapido e professionale a clienti e visitatori.

12. Competenze linguistiche

Parlare più lingue può essere un grande vantaggio, soprattutto in un ambiente internazionale. Consente all’addetto alla reception di accogliere e assistere visitatori di diversa provenienza, aumentando la soddisfazione dei clienti. La conoscenza delle lingue facilita la comunicazione ed evita i malintesi, contribuendo all’immagine professionale dell’azienda.

Ultime tendenze nel 2025

1. L’intelligenza artificiale è ovunque

Nel 2025 non possiamo ignorare l’IA. L’intelligenza artificiale è ovunque, anche davanti alle porte delle aziende. E non deve essere sempre futuristica. I robot che accolgono i visitatori, ad esempio, sono ancora nel futuro. Ma le cose più piccole stanno già avendo un grande impatto sul lavoro quotidiano dei receptionist.

Pensate ai chatbot intelligenti che gestiscono il primo contatto con il cliente, o agli assistenti virtuali che rispondono alle domande più frequenti. Anche molti strumenti di uso quotidiano, come i calendari intelligenti o i software di gestione dei visitatori, utilizzano l’IA in background per ottimizzare i processi.

Questo non significa che il tocco umano stia scomparendo. Al contrario, secondo un rapporto del World Economic Forum, più l’attenzione si sposta sulla tecnologia, più aumenta la necessità di competenze umane. Poiché le nuove applicazioni aiutano gli addetti alla reception a lavorare in modo più rapido ed efficiente, essi possono semplicemente concentrarsi maggiormente sul tocco umano e sull’esperienza dell’ospite, cose che la tecnologia non può fare.

Siete curiosi di conoscere gli strumenti di gestione dell’ufficio che possono aiutare gli addetti alla reception? Allora date un’occhiata a questo post sul blog per scoprire gli ultimi gadget digitali.

2. Il lavoro ibrido è destinato a rimanere

La crisi di Corona è fortunatamente alle spalle, ma i suoi effetti si fanno ancora sentire. Oggi i dipendenti lavorano regolarmente a distanza e le riunioni sono spesso (parzialmente) digitali. Con il modello di lavoro ibrido il design degli uffici si sta evolvendo di pari passo. Postazioni di lavoro flessibili, uffici open space con aree tranquille e sale riunioni creative stanno diventando la norma. Il lavoro individuale e concentrato viene svolto a casa; l’ufficio serve come luogo di connessione e collaborazione.

Anche il ruolo del receptionist sta cambiando. Deve essere in grado di utilizzare gli strumenti tecnologici che supportano l’ambiente di lavoro ibrido, pur mantenendo l’interazione umana. Competenze come le conoscenze tecniche, la comunicazione, l’ascolto e la capacità di muoversi rapidamente sono più importanti che mai.

Volete saperne di più sul lavoro ibrido? Consultate i nostri blog post su l’ufficio del futuro, benefici del lavoro in ufficio e benefici delle riunioni fisiche.

3. Focus sulla sostenibilità

La sostenibilità è da tempo in cima all’agenda, ma è anche qui per restare. È qui che il receptionist ha un ruolo importante da svolgere. Borse del caffè riutilizzabili, un sistema di registrazione digitale e riunioni senza carta: i receptionist non solo aiutano l’organizzazione a lavorare in modo più efficiente, ma anche più verde.

In breve, il ruolo del receptionist rimane fondamentale, ma si sta evolvendo. Grazie all’intelligenza artificiale e alla tecnologia, gli addetti alla reception possono concentrarsi sui compiti che contano davvero, contribuendo all’efficienza, alla soddisfazione dei clienti e alla sostenibilità dell’azienda.

Che cos’è un receptionist?

L’addetto alla reception o al front office è una persona che gestisce la reception di un’organizzazione. Accoglie i visitatori in un’azienda, in un hotel o in un ospedale e svolge mansioni amministrative.

Il lavoro di un receptionist è fondamentale in un’organizzazione. Per definizione, l’addetto alla reception è la prima persona che un visitatore incontra. È sua responsabilità fornire un servizio clienti di alto livello e fare una buona prima impressione. In altre parole, il receptionist è il volto dell’azienda.

Quali sono i compiti principali di un receptionist?

I compiti di un receptionist sono molto vari. Le responsabilità specifiche possono variare a seconda dell’organizzazione o del settore. Ecco alcuni dei compiti principali che la maggior parte degli addetti alla reception svolge quotidianamente:

• Accogliere e guidare i visitatori
• Controllare l’accesso dei visitatori
• Aiutare i visitatori a effettuare il check-in
• Rispondere e trasferire le telefonate
• Rispondere o inoltrare e-mail
• Fornire informazioni, di persona, per telefono o via e-mail
• Gestire richieste e reclami
• Ricevere, smistare, distribuire e inviare la corrispondenza
• Gestire le agende e pianificare le riunioni
• Mantenere in ordine l’area della reception
• Registrare e tenere traccia delle spese d’ufficio
• Ordinare le forniture per la reception
• Archiviare i documenti
• Prenotare voli e alloggi
• Coordinare eventi interni ed esterni

Gli addetti alla reception hanno molte responsabilità. L’automazione di alcune attività consente di liberare tempo per il loro lavoro più importante: dare ai visitatori un’accoglienza calorosa e garantire una prima impressione eccellente.

Un modo per farlo è lavorare con la registrazione digitale dei visitatori. I visitatori possono registrarsi su un tablet, mentre l’addetto alla reception può concentrarsi sull’accoglienza perfetta. Per scoprire come un sistema di registrazione dei visitatori può aiutare il vostro front desk, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni.

Quali sono le qualifiche richieste a un receptionist?

Il lavoro di receptionist non richiede un’istruzione o una formazione specifica, anche se i requisiti possono variare a seconda dell’azienda.

Educazione: Di solito è sufficiente un diploma di scuola superiore, ma alcune aziende si aspettano che gli addetti alla reception abbiano una laurea in comunicazione o gestione aziendale. Alcuni settori, come quello ospedaliero o legale, possono richiedere ulteriori diplomi.

Formazione: Nella maggior parte dei casi gli addetti alla reception vengono formati sul posto di lavoro. La formazione è incentrata sulle esigenze del settore o dell’azienda.

Esperienza: La conoscenza di programmi e software informatici, come Microsoft Office, è utile in quanto queste applicazioni sono utilizzate per molte attività di receptionist. La conoscenza dei sistemi telefonici è un plus. Inoltre, alcune aziende hanno requisiti specifici in base alle proprie esigenze, come l’esperienza con un sistema software specifico.

Come migliorare le competenze della receptionist: 5 consigli

State cercando un lavoro come receptionist? Ci sono diverse cose che potete fare per migliorare le vostre capacità e diventare un ottimo receptionist.

1. Allena le tue capacità di comunicazione

Poiché la comunicazione è la chiave per una receptionist, è importante che tu alleni le tue capacità di comunicazione ogni volta che è possibile. Pratica le tue capacità di ascolto attivo al telefono, prestando attenzione a ciò che l’altra persona sta dicendo e riassumendo queste informazioni. Puoi anche esercitare la tua comunicazione durante le riunioni con gli altri.

2. Lavorare sulla professionalità

I receptionist devono mantenere la professionalità per tutto il giorno. Un buon modo per praticarla è comunicare allo stesso livello professionale con chiunque incontri. Per esempio, saluta il postino con la stessa cortesia di un dirigente della tua azienda.

3. Prendere appunti

Quando prendi appunti e documenti tutto, sarai meglio organizzato e più concentrato sui dettagli.

4. Lavorare sull’affidabilità

I receptionist dovrebbero essere sempre alla loro scrivania per accogliere i clienti, rispondere alle telefonate e svolgere altri compiti. Fai dell’affidabilità una priorità assicurandoti di essere sempre disponibile per aiutare.

5. Adattarsi e imparare

I luoghi di lavoro cambiano e si trasformano costantemente per adattarsi alle nuove normative e tendenze. Questi cambiamenti richiedono che i receptionist si adattino a nuove modalità di lavoro, integrando gli strumenti digitali con la presenza fisica per mantenere un tocco personale e una connessione.

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