Le 10 principali competenze dei receptionist (richieste nel 2022)

10 qualità di un buon receptionist

Una buona prima impressione e un’organizzazione che funziona senza intoppi: questo è l’obiettivo di un buon receptionist. Ecco un elenco delle principali competenze che ogni receptionist dovrebbe avere.

• La comunicazione
• Multitasking
• Abilità sociali
• Organizzazione
• Competenze tecniche
• Resistenza allo stress
• Risoluzione dei problemi
• Empatia
• Affidabilità
• Gestione dei visitatori

La vostra reception è il volto della vostra azienda. Il receptionist è per definizione la prima persona della tua organizzazione che un visitatore incontra di persona. Inutile dire che questo primo contatto è della massima importanza: è decisivo per la prima impressione che le persone hanno della tua azienda.

Questo comporta una grande responsabilità per il vostro receptionist. Un sorriso fa molto, ma il compito di un receptionist è molto più di questo.

Se siete alla ricerca di personale per la vostra reception, dovrete cercare queste competenze e qualità. E se vi state candidando per una posizione di receptionist o di assistente amministrativo, assicuratevi di eccellere in queste 10 competenze e di metterle in evidenza nel vostro curriculum vitae.

1. La comunicazione

Gli addetti alla reception sono sempre in contatto con le persone, sia per telefono che per e-mail o di persona. Una buona capacità di comunicazione è quindi in cima alla lista delle qualità desiderabili. Un buon receptionist è in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro, parla in modo chiaro e abbastanza forte, e padroneggia l’arte della comunicazione non verbale.

2. Multitasking

Nei giorni più affollati, il telefono della reception squilla a vuoto. Nel frattempo, le persone potrebbero essere in attesa di essere accolte personalmente. Ci sono appuntamenti da prendere, messaggi da trasmettere e compiti amministrativi da completare.

Una receptionist si destreggia costantemente tra tutti i tipi di compiti. È importante che possa passare da un compito all’altro senza problemi, tenendo conto delle esigenze di tutti e senza farsi sopraffare o frustrare. Il multitasking e la capacità di stabilire le priorità vanno di pari passo, perché è importante sapere quali compiti devono avere la priorità.

3. Abilità sociali

Inutile dire che una receptionist deve possedere anche un bel po’ di abilità sociali per costruire relazioni con clienti, colleghi e visitatori. Una cattiva esperienza alla reception può lasciare un’impressione negativa in poco tempo. Accogliere gli ospiti calorosamente e con un sorriso è quindi un compito fondamentale.

4. Organizzazione

Se ci si guarda intorno in un ufficio, l’area reception è spesso il luogo più ordinato. E così dovrebbe essere. Una scrivania piena di scartoffie non solo fa una cattiva impressione ai visitatori, ma è anche un preludio di problemi: i documenti si perdono facilmente e i dati in giro sono una violazione delle norme sulla protezione dei dati.

Il perfetto receptionist è quindi altamente organizzato. Deve essere in grado di trovare file e numeri di telefono all’istante. Uno spazio di lavoro ordinato è un must.

5. Competenze tecniche

Sistemi telefonici complessi, e-mail, programmi di elaborazione testi e fotocopiatrici non hanno segreti per la maggior parte dei receptionist. Ma in un mondo in cui tutti stanno diventando digitali, essere al passo con le ultime tecnologie è una grande risorsa. Sistemi di gestione delle camere, parcheggio intelligente e registrazione dei visitatori: i receptionist devono conoscerli tutti.

Che cos’è la registrazione digitale dei visitatori e come può aiutarvi? In questo articolo elenchiamo 5 modi in cui i sistemi di gestione dei visitatori fanno risparmiare tempo e migliorano l’efficienza.

6. Resistenza allo stress

I receptionist devono avere nervi d’acciaio. Spesso devono lavorare sotto pressione, perché devono gestire diversi compiti e visitatori allo stesso tempo. Mentre svolgono i loro compiti vengono spesso interrotti da persone che chiedono informazioni, da una telefonata o da un nuovo visitatore, e poi tornano al loro lavoro. Eppure devono rimanere calmi e concentrati.

7. Risoluzione dei problemi

Un cliente insoddisfatto, un appuntamento mancato, un visitatore che non sta bene… Decine di problemi possono sorgere ogni giorno. Il compito del receptionist è quello di mantenere la calma e trovare una soluzione. In situazioni di emergenza, i receptionist sono anche spesso le prime persone che devono reagire e decidere cosa fare.

8. Empatia

Di tanto in tanto ogni organizzazione affronta il visitatore occasionale che è insoddisfatto, stressato o frustrato. Per mettere a proprio agio questi visitatori, gli addetti alla reception devono ascoltarli, essere calmi ed empatici, e cercare di non negare il problema.

9. Affidabilità

Dato che i receptionist sono in contatto con quasi tutti i clienti e i dipendenti, è molto importante poter contare su di loro. Nessuna azienda può permettersi che una telefonata rimanga senza risposta o che un visitatore aspetti al banco della reception vuoto.

Una receptionist deve essere in grado di lavorare in modo indipendente, essere puntuale, tornare dalle pause in tempo, prendersi delle responsabilità e risolvere i problemi quando si presentano.

10. Gestione dei visitatori

I receptionist sono in gran parte responsabili della gestione dei visitatori. Devono tenere d’occhio chi entra nell’edificio per garantire la sicurezza. Anche il controllo dei visitatori e la registrazione dei loro dati fanno parte dei loro compiti.

Nel 2022 molte aziende usano un software di registrazione dei visitatori. Automatizzando la registrazione dei visitatori e la gestione dei loro dati, gli addetti alla reception possono concentrarsi sui loro molti altri compiti, come assicurare un caldo benvenuto e creare una prima impressione positiva.

Qui puoi leggere come puoi iniziare con la registrazione digitale dei visitatori in meno di 30 minuti.

Che cos’è un receptionist?

Merriam Webster descrive un receptionist come segue:

recettista

persona addetta all’accoglienza di telefonisti, visitatori, pazienti o clienti.

L’addetto alla reception o al front office è una persona che gestisce la reception di un’organizzazione. Accoglie i visitatori in un’azienda, in un hotel o in un ospedale e svolge mansioni amministrative.

Il lavoro di un receptionist è fondamentale in un’organizzazione. Per definizione, l’addetto alla reception è la prima persona che un visitatore incontra. È sua responsabilità fornire un servizio clienti di alto livello e fare una buona prima impressione. In altre parole, il receptionist è il volto dell’azienda.

Le nuove tendenze nel 2023

Dopo due anni dominati dal coronavirus, le offerte di lavoro per receptionist sono di nuovo in aumento. Le ultime tendenze stanno anche causando cambiamenti nella descrizione delle loro mansioni.

Si sta passando al modello di lavoro ibrido, Il fatto che i membri del personale lavorino sempre più a distanza ha comportato un cambiamento per gli addetti alla reception. Competenze come la comunicazione verbale, le competenze tecniche, l’ascolto e la capacità di risolvere i problemi sono oggi più importanti che mai.

Anche le dinamiche e il design dello spazio ufficio si stanno evolvendo per abbracciare modalità di lavoro creative e inventive. Con questo cambiamento, anche il ruolo degli addetti alla reception si evolve al di là delle loro mansioni abituali, e potrebbe comportare il coordinamento dell’uso di spazi di lavoro flessibili, la programmazione di riunioni collaborative e la gestione di nuovi strumenti digitali.

Alcuni compiti vengono già automatizzati man mano che l’ufficio si dirige verso il futuro, ma non bisogna temere che la tecnologia sostituisca completamente il lavoro del receptionist. Al contrario, questi strumenti consentono agli addetti alla reception di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente.

Vedi l’altro post del nostro blog per familiarizzare con alcuni strumenti di gestione dell’ufficio._

Il software di gestione dei visitatori, ad esempio, consente ai visitatori di registrarsi da soli, di stampare i badge per i visitatori e di archiviare automaticamente i dati necessari. In questo modo gli addetti alla reception hanno più tempo per concentrarsi sulle loro attività più importanti.

Gli addetti alla reception sono ancora il primo punto di contatto per i visitatori e i chiamanti, e assumono quindi un ruolo importante all’interno dell’azienda. Gli addetti alla reception saranno sempre necessari, ma il lavoro si evolve e così anche le competenze di cui un addetto alla reception ha bisogno.

Quali sono i compiti principali di un receptionist?

I compiti di un receptionist sono molto vari. Le responsabilità specifiche possono variare a seconda dell’organizzazione o del settore. Ecco alcuni dei compiti principali che la maggior parte degli addetti alla reception svolge quotidianamente:

• Accogliere e guidare i visitatori
• Controllare l’accesso dei visitatori
• Stampare i badge per i visitatori
• Rispondere e trasferire le telefonate
• Rispondere o inoltrare e-mail
• Fornire informazioni, di persona, per telefono o via e-mail
• Gestire richieste e reclami
• Ricevere, smistare, distribuire e inviare la corrispondenza
• Gestire le agende e pianificare le riunioni
• Mantenere in ordine l’area della reception
• Registrare e tenere traccia delle spese d’ufficio
• Ordinare le forniture per la reception
• Archiviare i documenti
• Prenotare voli e alloggi
• Coordinare eventi interni ed esterni

Gli addetti alla reception hanno molte responsabilità. L’automazione di alcune attività consente di liberare tempo per il loro lavoro più importante: dare ai visitatori un’accoglienza calorosa e garantire una prima impressione eccellente.

Un modo per farlo è lavorare con la registrazione digitale dei visitatori. I visitatori possono registrarsi su un tablet, mentre l’addetto alla reception può concentrarsi sull’accoglienza perfetta. Per scoprire come un sistema di registrazione dei visitatori può aiutare il vostro front desk, provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni.

Quali sono le qualifiche richieste a un receptionist?

Il lavoro di receptionist non richiede un’istruzione o una formazione specifica, anche se i requisiti possono variare a seconda dell’azienda.

Educazione: Di solito è sufficiente un diploma di scuola superiore, ma alcune aziende si aspettano che gli addetti alla reception abbiano una laurea in comunicazione o gestione aziendale. Alcuni settori, come quello ospedaliero o legale, possono richiedere ulteriori diplomi.

Formazione: Nella maggior parte dei casi gli addetti alla reception vengono formati sul posto di lavoro. La formazione è incentrata sulle esigenze del settore o dell’azienda.

Esperienza: La conoscenza di programmi e software informatici, come Microsoft Office, è utile in quanto queste applicazioni sono utilizzate per molte attività di receptionist. La conoscenza dei sistemi telefonici è un plus. Inoltre, alcune aziende hanno requisiti specifici in base alle proprie esigenze, come l’esperienza con un sistema software specifico.

Cosa riserva il futuro al lavoro di receptionist?

Alcuni compiti vengono già automatizzati oggi, ma non bisogna temere che la tecnologia sostituisca completamente il lavoro di receptionist. Al contrario, questi strumenti consentono agli addetti alla reception di svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente.

Il software di gestione dei visitatori, ad esempio, consente ai visitatori di registrarsi da soli, di stampare i badge per i visitatori e di archiviare automaticamente i dati necessari. In questo modo gli addetti alla reception hanno più tempo per concentrarsi sui loro compiti più importanti.

I receptionist sono ancora il primo punto di contatto per i visitatori e i chiamanti, e quindi assumono un ruolo importante all’interno dell’azienda. Gli addetti alla reception saranno sempre necessari, ma il lavoro si evolve e così anche le competenze di cui un addetto alla reception ha bisogno.

Un buon esempio è la tendenza al lavoro flessibile. Il fatto che i membri del personale lavorino sempre più a distanza ha comportato un cambiamento anche per gli addetti alla reception. Competenze come la comunicazione verbale e una voce chiara, una buona capacità di ascolto e di risoluzione dei problemi sono oggi più importanti che mai.

Come migliorare le competenze della receptionist

State cercando un lavoro come receptionist? Ci sono diverse cose che potete fare per migliorare le vostre capacità e diventare un ottimo receptionist.

1. Allena le tue capacità di comunicazione

Poiché la comunicazione è la chiave per una receptionist, è importante che tu alleni le tue capacità di comunicazione ogni volta che è possibile. Pratica le tue capacità di ascolto attivo al telefono, prestando attenzione a ciò che l’altra persona sta dicendo e riassumendo queste informazioni. Puoi anche esercitare la tua comunicazione durante le riunioni con gli altri.

2. Lavorare sulla professionalità

I receptionist devono mantenere la professionalità per tutto il giorno. Un buon modo per praticarla è comunicare allo stesso livello professionale con chiunque incontri. Per esempio, saluta il postino con la stessa cortesia di un dirigente della tua azienda.

3. Prendere appunti

Quando prendi appunti e documenti tutto, sarai meglio organizzato e più concentrato sui dettagli.

4. Lavorare sull’affidabilità

I receptionist dovrebbero essere sempre alla loro scrivania per accogliere i clienti, rispondere alle telefonate e svolgere altri compiti. Fai dell’affidabilità una priorità assicurandoti di essere sempre disponibile per aiutare.

5. Adattarsi e imparare

I luoghi di lavoro cambiano e si trasformano costantemente per adattarsi alle nuove normative e tendenze. Questi cambiamenti richiedono che i receptionist si adattino a nuove modalità di lavoro, integrando gli strumenti digitali con la presenza fisica per mantenere un tocco personale e una connessione.

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