7 Vantaggi delle riunioni di persona nell'era digitale

Negli ultimi anni, le piattaforme di riunione digitali sono diventate molto popolari. Soprattutto durante la pandemia di COVID, sono diventate strumenti essenziali per le aziende di tutto il mondo, offrendo continuità, flessibilità e convenienza.

Nell’era tecnologica in cui viviamo, con il fascino delle comodità digitali come Zoom, Teams e simili, ci si potrebbe chiedere: le riunioni di persona hanno ancora una qualche rilevanza?

La risposta è: sì. È interessante notare che molte organizzazioni stanno riscoprendo i benefici intrinseci delle interazioni personali. Le riunioni faccia a faccia stanno tornando in auge, ed ecco perché:

1. Migliore collaborazione
2. Maggiore coinvolgimento
3. Maggiore produttività
4. Maggiore efficacia
5. Rafforzamento del team
6. Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti
7. Gestione ottimale di questioni delicate

Quindi, anche se le riunioni online possono ancora essere utili per i check-in veloci, le aziende non dovrebbero abbandonare del tutto le tradizionali interazioni faccia a faccia. In questo post approfondiremo questi vantaggi. Inoltre, condivideremo i nostri consigli per organizzare riunioni di persona efficaci.

Che cosa sono le riunioni di persona?

Le riunioni di persona richiedono che i partecipanti si riuniscano nello stesso luogo per discutere di lavoro, collaborare o prendere decisioni. Gli aspetti tipici di queste riunioni sono:

• Interazione faccia a faccia
• Presenza fisica
• Risorse condivise, come lavagne e proiettori

Sebbene le riunioni di persona richiedano più tempo rispetto a quelle digitali e comportino alcune sfide, come i costi di viaggio e la necessità di spazi fisici, i vantaggi sono spesso superiori agli svantaggi.

Vantaggi delle riunioni di persona

Allora, perché incontrarsi di persona è meglio che con Zoom o altre piattaforme online? Ponete questa domanda a molti professionisti e un numero significativo di essi loderà la comodità delle riunioni virtuali. È possibile partecipare da qualsiasi luogo, senza dover affrontare il traffico o lunghi spostamenti. Ma quando si tratta di comunicare in modo efficace e di collaborare con i colleghi, non c’è niente di meglio di un buon vecchio incontro di persona.

1. Migliore collaborazione

Uno dei principali vantaggi delle riunioni di persona è la dinamica della comunicazione faccia a faccia. Le riunioni digitali, pur essendo comode, possono rendere più difficile comprendere appieno ciò che un collega sta trasmettendo. In un ambiente fisico, i partecipanti possono fare immediatamente domande e reagire al feedback degli altri.

Un altro fattore critico è che i membri del team non sentono solo le parole dell’altro, ma vedono anche spunti non verbali come le espressioni facciali, i gesti e il linguaggio del corpo. Un cenno di assenso, un cipiglio scettico o un gesto entusiasta della mano possono dire più delle parole, aiutando i colleghi a comprendere meglio le prospettive degli altri e a ridurre i malintesi.

Queste dinamiche sono particolarmente importanti durante le sessioni di brainstorming. La natura spontanea delle interazioni faccia a faccia fa sì che le idee possano essere lanciate, sviluppate e perfezionate in tempo reale. L’immediatezza del feedback, unita alla possibilità di valutare istantaneamente le reazioni, aiuta a perfezionare e sviluppare le idee in modo organico.

Per uno sguardo più ampio ai vantaggi offerti dal luogo di lavoro fisico, leggete il nostro articolo su i vantaggi del lavoro in ufficio. Potete anche consultare i nostri consigli per il lavoro ibrido.

2. Più coinvolgimento

Il coinvolgimento è un fattore cruciale in qualsiasi discussione produttiva e le riunioni faccia a faccia spesso superano le loro controparti digitali in questo senso. Quando i partecipanti si riuniscono in uno spazio fisico condiviso, diventano naturalmente più attenti alla conversazione e alle persone che li circondano.

Un vantaggio particolare delle riunioni di persona è la riduzione al minimo delle distrazioni. In un ambiente digitale, è fin troppo facile che i partecipanti si distraggano, sia controllando le e-mail o i social media, sia occupandosi di un coinquilino o di un animale domestico che reclama attenzione. Al contrario, un ambiente faccia a faccia richiede intrinsecamente attenzione. Il fatto stesso di sedersi intorno a un tavolo da conferenza o di trovarsi nella linea di vista diretta di un relatore favorisce il senso di responsabilità di rimanere concentrati.

La presenza tangibile dei colleghi significa anche che è più probabile che i colleghi partecipino attivamente alla discussione. Incoraggia le persone a condividere i propri pensieri, a fare domande e a rispondere alle idee degli altri.

3. Miglioramento della produttività

Con l’espansione della forza lavoro digitale, un numero crescente di dipendenti preferisce il telelavoro al lavoro in ufficio e la comunicazione digitale a qualsiasi altra forma. Tuttavia, nonostante la rapida evoluzione degli strumenti di collaborazione aziendale, nulla si è dimostrato più efficace delle interazioni faccia a faccia.

Secondo un’indagine di Great Business Schools le conversazioni faccia a faccia sono generalmente più positive e vengono percepite come più credibili rispetto alle discussioni online. Una spiegazione sta nel fatto che le parole che pronunciamo costituiscono solo una piccola parte (7%) della comunicazione umana. Il tono di voce rappresenta invece il 38% e le espressioni facciali ben il 55%.

Inoltre, se si confronta la generazione di idee, le interazioni faccia a faccia producono più idee (13,36 per sessione) di quelle virtuali (10,43 per sessione). Anche la qualità di queste idee è percepita come superiore durante gli incontri di persona.

Naturalmente le interazioni non riguardano solo i numeri, ma anche la profondità delle relazioni che favoriscono. L'85% degli intervistati ritiene che gli incontri di persona creino legami commerciali più forti e significativi. Quasi la metà (49%) ritiene inoltre che queste riunioni consentano un pensiero strategico più articolato.

Quando si organizzano queste preziose riunioni faccia a faccia, è fondamentale ottimizzare e proteggere l’esperienza dei visitatori. Se volete sperimentare i vantaggi di un moderno sistema di gestione dei visitatori, approfittate di Vizito 14 giorni di prova oggi stesso.

4. Maggiore efficacia

Le riunioni di persona si prestano intrinsecamente ad approcci più efficaci alla risoluzione dei problemi. Gli strumenti visivi e pratici come le lavagne bianche e a fogli mobili sono spesso più efficaci delle loro controparti virtuali.

La presenza fisica amplifica l’energia creativa, facilitando una comprensione più chiara e un feedback più immediato, che in ultima analisi porta a soluzioni innovative e più attuabili.

5. Rafforzamento del team

Condividere una risata su un momento spontaneo, conversazioni casuali prima e dopo una riunione, o anche l’esperienza condivisa di un pasto o di una pausa caffè: questi momenti apparentemente minori contribuiscono in modo significativo a creare un legame di squadra.

Il semplice fatto di riunirsi in uno spazio condiviso può favorire un senso di cameratismo e comprensione reciproca che le interazioni virtuali spesso faticano a replicare. La presenza fisica dei membri del team consente uno scambio organico di storie, esperienze e interessi personali, che a sua volta può rafforzare le relazioni interpersonali e la fiducia.

Se state entrando in contatto con un nuovo cliente o con qualcuno con cui state ancora costruendo un rapporto, pensate di organizzare un incontro faccia a faccia davanti a un caffè o nel vostro ufficio per consolidare il legame.

6. Miglioramento dell’esperienza dei dipendenti

Quando i dipendenti si incontrano di persona, si crea un senso di appartenenza e di comunità. Possono entrare in contatto con un livello più personale, condividere esperienze e costruire relazioni che vanno oltre le semplici interazioni professionali. Il legame che si instaura di persona si traduce spesso in un miglioramento del morale, della fedeltà e della soddisfazione sul lavoro.

Inoltre, le riunioni faccia a faccia offrono ai dipendenti l’opportunità di ricevere un feedback diretto, porre domande e chiarire dubbi. Questa comunicazione bidirezionale immediata garantisce che i dipendenti si sentano ascoltati e valorizzati, promuovendo un ambiente di lavoro trasparente e inclusivo.

In sostanza, mentre gli strumenti digitali offrono convenienza e flessibilità, le interazioni di persona completano questi vantaggi aggiungendo un tocco umano all’esperienza dei dipendenti, rendendola più soddisfacente.

Per ulteriori informazioni e consigli su come migliorare la soddisfazione dei dipendenti, leggete il nostro articolo sull’impatto di un ambiente di lavoro positivo su morale e felicità.

7. Gestione ottimale delle questioni sensibili

Affrontare argomenti delicati richiede un approccio sfumato e, in molti casi, gli incontri faccia a faccia sono il mezzo migliore per queste discussioni. In un ambiente fisico, è più facile trasmettere empatia, comprensione e preoccupazione genuina, qualità che possono essere difficili da comunicare in formato digitale. Quando i partecipanti possono vedere le espressioni facciali e il linguaggio del corpo dell’altro, ci sono maggiori possibilità di compassione e comprensione, riducendo il rischio di malintesi o interpretazioni errate.

Inoltre, la privacy di una discussione di persona garantisce la riservatezza e offre un ambiente in cui le persone possono sentirsi più sicure e aperte nell’esprimere le loro preoccupazioni o i loro sentimenti. In situazioni in cui la fiducia e la discrezione sono fondamentali, gli incontri faccia a faccia rimangono lo standard.

Consigli per le riunioni di persona

Assicurarsi che le riunioni di persona siano efficienti e produttive è fondamentale per sfruttare al meglio il tempo di tutti. Ecco alcuni consigli per raggiungere questo obiettivo:

• Stabilire obiettivi chiari: Prima della riunione, definire lo scopo e i risultati desiderati. Questo guiderà la discussione e aiuterà i partecipanti a rimanere in carreggiata.
• Preparare un ordine del giorno: Fate circolare in anticipo un ordine del giorno ben strutturato, in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi e possano prepararsi di conseguenza.
• Invitare i partecipanti interessati: Includete solo coloro che sono necessari per gli argomenti in questione. Un numero maggiore di persone può portare a discussioni più lunghe e meno produttive.
• Iniziare per tempo: Rispettate il tempo di tutti iniziando (e terminando) la riunione come previsto. Questo dà un tono professionale.
• Assegnare i ruoli: Nominate un facilitatore che guidi la riunione, un cronometrista per garantire il rispetto dei limiti di tempo e un annotatore per documentare le decisioni e le azioni da intraprendere.
• Incoraggiare la partecipazione: Creare un ambiente in cui i partecipanti si sentano a proprio agio nel condividere idee, porre domande e dare voce alle preoccupazioni.
• Limitare le distrazioni: Chiedete ai partecipanti di silenziare i telefoni e di astenersi dall’usare i computer portatili, a meno che non sia necessario per la riunione. Assicuratevi che lo spazio della riunione sia favorevole alla discussione senza interruzioni esterne.
• Utilizzare supporti visivi: Utilizzate grafici, diapositive o lavagne per chiarire e sottolineare i punti importanti.
• Rimanere in tema: Anche se alcune deviazioni possono portare a intuizioni preziose, è essenziale riportare la discussione all’ordine del giorno se si allontana troppo.
• Concludere con punti di azione: Prima di concludere, rivedete le decisioni prese e assegnate compiti con scadenze chiare. Assicuratevi che ognuno conosca le proprie responsabilità per il futuro.
• Cercare un feedback: Dopo la riunione, chiedete un feedback su come è andata. Questo può fornire spunti per rendere le riunioni future ancora più produttive.
• Seguire il discorso: Inviate tempestivamente il verbale della riunione, riassumendo i punti chiave, le decisioni e i passi successivi. Questo non solo serve come documentazione, ma assicura che tutti siano allineati dopo la riunione.
• Utilizzare un VMS per accogliere gli ospiti: Quando si tengono riunioni di persona, soprattutto con partecipanti esterni come clienti o partner, è fondamentale garantire un processo di ingresso e uscita senza problemi. Un sistema di gestione dei visitatori migliora la sicurezza tenendo traccia di tutti coloro che entrano ed escono dalla vostra sede ed elevando l’immagine professionale della vostra organizzazione. Gestendo in modo efficiente il check-in dei visitatori, fornendo badge nominativi e avvisando il personale competente all’arrivo di un visitatore, un sistema di gestione dei visitatori può rendere l’intero processo di riunione più fluido e senza problemi sia per i padroni di casa che per gli ospiti.

Incorporando questi suggerimenti, le riunioni di persona possono diventare più snelle, mirate e orientate ai risultati, garantendo un valore aggiunto a tutti i partecipanti e all’intera organizzazione.

Conclusione

Nell’era digitale, la tentazione di affidarsi esclusivamente a piattaforme virtuali per la comunicazione aziendale è forte. Tuttavia, come abbiamo visto, il valore insostituibile delle riunioni di persona non può essere sopravvalutato. Le interazioni faccia a faccia offrono una profondità di comprensione, collaborazione e costruzione di relazioni che i mezzi digitali spesso non riescono a cogliere. Anche se strumenti come Zoom e Teams hanno i loro meriti, dovrebbero integrare e non sostituire i dialoghi di persona.

L’integrazione di strumenti moderni, come un sistema di gestione dei visitatori (VMS), può migliorare notevolmente l’esperienza delle interazioni di persona. Soluzioni VMS come Vizito semplificare l’arrivo e la gestione degli ospiti, fondendo i tradizionali vantaggi del faccia a faccia con una tecnologia all’avanguardia per ottimizzare l’esperienza del meeting.

Per le aziende che cercano di prosperare nel complesso panorama odierno, trovare il giusto equilibrio tra interazioni digitali e di persona è fondamentale. Abbracciate la comodità degli strumenti digitali, ma non sottovalutate mai il profondo impatto di una stretta di mano, di una risata condivisa o di una conversazione faccia a faccia.

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