7 semplici idee per migliorare la vostra area di ricevimento

7 secondi…

Secondo la scienza, questo è il tempo necessario alle persone per formarsi una prima impressione. Come azienda, ciò significa che non avete molto tempo per impressionare i vostri visitatori. Queste idee per la vostra reception vi aiuteranno a sfruttare al meglio quei 7 secondi.

Un potenziale cliente visita la vostra azienda per la prima volta. Quando entra nell’area della reception, si guarda intorno per un attimo per osservare l’ambiente circostante. Poi si dirige verso la reception, dove un addetto all’accoglienza sta aiutando gli altri clienti. Sono passati 7 secondi.

È impossibile lasciare un’impressione di professionalità, cordialità e modernità in questo breve lasso di tempo? No, non lo è. Queste piccole e semplici modifiche alla vostra area di ricevimento vi porteranno lontano.

Come potete assicurarvi che la vostra area di ricevimento sia funzionale e moderna e faccia un’ottima impressione ai vostri visitatori?

Continuate a leggere per saperne di più o selezionate un consiglio specifico:

1. Riordino
2. Aggiungi un po’ di verde
3. Utilizzare un sistema di gestione dei visitatori
4. Investire in mobili confortevoli
5. Offrire una bevanda
6. Via le riviste, usate invece i libri da tavolino
7. Mostra il tuo marchio

Che cos’è un’area di ricevimento?

Prima di addentrarci in questi 7 modi per rendere la vostra reception uno spazio cool, è importante sapere esattamente di quale/i spazio/i stiamo parlando.

La reception è la parte dell’ufficio adibita ad accogliere i visitatori e a fornire loro un’area per sedersi in attesa del loro ospite.

Le dimensioni di questo spazio sono solitamente proporzionali alle dimensioni dell’azienda. Da questo dipendono anche i costi che si è disposti a investire per arredare la reception.

I componenti essenziali di una reception sono:

• Un banco per la reception
• Sedie comode per gli addetti alla reception
• Sedute comode per gli ospiti
• Un tavolino per i libri da salotto o dove i visitatori possano appoggiare i loro effetti personali durante l’attesa

1. Mettere in ordine

Meno è meglio: questa regola d’oro vale anche per la vostra reception. Non sottolineeremo mai abbastanza che la reception è il biglietto da visita della vostra azienda. Un primo sguardo fornisce al visitatore una serie di informazioni.

Avete un’area reception piccola e piena di mobili e decorazioni inutili, oppure uno spazio bello e ordinato, arredato in modo funzionale, dove sfruttate al meglio lo spazio e la luce del giorno?

È ovvio che l’area della reception deve essere pulita e ordinata. Le ricerche hanno dimostrato che gli spazi non ordinati possono portare a depressione e stanchezza e che le persone in un ambiente disordinato possono avere problemi di concentrazione.

Il messaggio è chiaro: pulire il bancone, spolverare i tavolini e posizionare tutti i cuscini in modo ordinato richiede solo pochi minuti, ma può fare una differenza sostanziale.

2. Aggiungi un po’ di verde

La scienza ha dimostrato che le piante d’appartamento fanno sentire meglio. Uno studio della NASA ha dimostrato che le piante rimuovono l'87% delle tossine dall’aria in 24 ore convertendo l’anidride carbonica in ossigeno.

Ma c’è di più. Le piante rallegrano l’area di ricevimento e donano serenità. Ed è proprio questo che volete: che i vostri visitatori siano rilassati.

3. Utilizzare un sistema di gestione dei visitatori

Una volta creato l’ambiente ideale, è il momento di approfondire l’esperienza dei visitatori. Un modo perfetto per dare un’impressione professionale e moderna ai vostri visitatori è utilizzare un sistema di gestione dei visitatori.

Compilare un registro cartaceo può sembrare un piccolo sforzo per i vostri ospiti, ma in tempi di automazione e privacy dei dati, non farete più una buona impressione con un sistema così obsoleto. Con una soluzione digitale per la registrazione dei visitatori, supererete le aspettative dei vostri ospiti.

Tutto ciò che devono fare è registrarsi su un tablet e un messaggio viene immediatamente inviato al loro ospite. Tra gli altri vantaggi c’è l’eliminazione delle code alla reception. Nel frattempo, il vostro receptionist può concentrarsi sulle attività che contano davvero: fornire un’ottima esperienza di accoglienza ai visitatori.

Vizito offre un sistema completo di gestione dei visitatori che rende la vostra reception più intelligente. Un sistema di gestione dei visitatori intelligente è il modo migliore per garantire la sicurezza e allo stesso tempo impressionare i vostri visitatori.

Per scoprire come un sistema di gestione dei visitatori può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza, potete provare Vizito durante una prova di 14 giorni. Chattate con noi o prenotate una demo per scoprire tutti i vantaggi.

4. Investire in arredi comodi

Se i vostri visitatori devono aspettare il loro ospite nell’area della reception, tanto vale rendere piacevole la loro attesa. Una reception accogliente contribuisce a rendere gli ospiti felici e rilassati.

In questo caso è fondamentale un buon arredamento. Non limitatevi a scegliere un look attraente, ma pensate anche al comfort. Non volete che i visitatori lascino la vostra azienda con dolori alla schiena e mal di testa. L’attenzione all’ergonomia dimostra che la vostra azienda si impegna per la salute e la sicurezza.

Pertanto, è importante testare personalmente i mobili prima dell’uso: si può stare seduti comodamente per 30 minuti senza sprofondare troppo nei cuscini?

Altri suggerimenti:

• Luce. Utilizzare al meglio la luce naturale. Se non c’è, trovate un buon equilibrio di lampade bianche e gialle per imitare la luce naturale.
• Musica. Non c’è niente di meglio della musica per mettere di buon umore, e questo vale anche per la vostra area di ricevimento. La musica può ridurre lo stress e il dolore e migliorare le capacità cognitive e motorie, ma soprattutto crea un’atmosfera piacevole. Inoltre, la musica influisce sul modo in cui percepiamo il tempo. Quindi, se siete preoccupati perché i vostri ospiti devono aspettare un po’, la musica potrebbe essere la soluzione.

5. Offrire una bevanda

Cosa dà una sensazione più calda di una tazza di caffè? È sempre bello offrire ai visitatori una bevanda e uno spuntino. Li mette a proprio agio e dimostra che la vostra azienda si preoccupa per loro.

Se avete una grande azienda con molti visitatori, non è sempre possibile servirli tutti. La soluzione perfetta è un bar self-service, dove i visitatori possono prendere la loro tazza di caffè o tè, uno snack o un frutto mentre aspettano.

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Quando si tratta di fare una buona impressione sui visitatori, una bella reception vi porterà lontano. Ma anche l’addetto alla reception ha un ruolo fondamentale. Scoprite le competenze essenziali di cui ha bisogno un addetto alla reception per far brillare la vostra azienda.

6. Via le riviste, usate invece i libri da tavolino

Se nella vostra area di ricevimento ci sono ancora delle riviste, è il momento di buttarle via. Le riviste sfogliate e strappate dai cani non hanno solo un aspetto triste e disordinato, ma trasmettono ai vostri ospiti il messaggio che non volete impegnarvi più di tanto per loro.

Invece di giornali e riviste, investite in qualche bel libro da tavolo. Hanno un aspetto più elegante, sono più sostenibili, più interessanti e non si consumano in poche settimane.

I libri da tavolino vi danno anche l’opportunità di trasmettere un certo messaggio o di riflettere la filosofia della vostra attività. Fate un uso intelligente di questo aspetto scegliendo libri che siano in linea con il vostro marchio.

7. Mostra il tuo marchio

L’area della reception è il biglietto da visita della vostra azienda, e potete prenderlo alla lettera. L’area della reception deve trasmettere l’identità e il marchio della vostra organizzazione. In caso contrario, potrebbe confondere i visitatori.

Immaginate, ad esempio, di aver appena avuto una riunione in un’azienda i cui colori sono il rosso e il bianco. Vi sentirete a disagio se il banco della reception di quella stessa azienda è dipinto di verde. Un altro esempio è il registro cartaceo dei visitatori alla reception di un’azienda che si dichiara innovativa.

Per evitare tutto ciò, è importante creare spunti visivi che comunichino il vostro marchio e mostrino la vostra identità. Alcuni modi per farlo:

• Mettere oggetti di marca sul bancone e sui tavoli.
• Dipingere le pareti con i colori dell’azienda
• Visualizzare il logo dell’azienda sugli schermi
• Utilizzare il proprio logo nel sistema di gestione dei visitatori

Con questi suggerimenti, siete già partiti con il piede giusto. Ora avete un’idea di quali siano le caratteristiche più importanti di un’area di ricevimento. Se seguite i nostri consigli, avrete la garanzia di fare una prima impressione professionale e piacevole a tutti i vostri ospiti. Con quali idee inizierete?

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori possa aiutare la vostra azienda a crescere, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chattate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito può aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

Hai altre domande? Queste sono le 7 domande più comuni sulla gestione digitale dei visitatori e le nostre risposte.