7 ideias simples para melhorar a sua área de recepção

7 segundos…

Segundo a ciência, esse é o tempo que as pessoas precisam para formar uma primeira impressão. Como um negócio que significa que não tem muito tempo para impressionar os seus visitantes. Estas ideias para a sua área de recepção ajudá-lo-ão a aproveitar ao máximo esses 7 segundos.

Um potencial cliente está a visitar a sua empresa pela primeira vez. Quando entram na sua área de recepção, olham à sua volta por um instante para levar para as redondezas. Depois vão para a recepção, onde um recepcionista está a ajudar os outros hóspedes. Já passaram 7 segundos.

Impossível deixar uma impressão profissional, amigável e moderna neste curto período de tempo? Não, não é. Estas pequenas e simples mudanças na sua área de recepção vão trazer-lhe um longo caminho.

Como assegura que a sua área de recepção é funcional e moderna, e causa uma grande impressão nos seus visitantes?

Continuar a leitura para saber mais ou seleccionar uma dica específica:

1. Arrumar
2. Acrescentar um pouco de verde
3. Utilizar um sistema de gestão de visitantes
4. Investir em mobiliário confortável
5. Oferecer uma bebida
6. Fora com as revistas, utilizar em vez disso livros de mesa de café
7. Mostre a sua marca

O que é uma área de recepção?

Antes de mergulharmos nestas 7 maneiras de fazer da sua área de recepção um espaço fresco, é importante saber exactamente de que espaço(s) estamos a falar.

Uma área de recepção é a parte do seu espaço de escritório utilizada para saudar os visitantes, bem como para lhes proporcionar uma área de estar onde podem esperar pelo seu anfitrião.

O tamanho deste espaço é normalmente proporcional ao tamanho da empresa. Os custos que está disposto a investir para mobilar a sua área de recepção também dependerão disso.

Os componentes essenciais de uma área de recepção são:

• Um balcão de recepção
• Cadeiras confortáveis para o(s) recepcionista(s)
• Confortáveis assentos para convidados
• Uma mesa para livros de mesa de café ou onde os visitantes podem colocar os seus pertences enquanto esperam

1. Arrumar

Menos é mais: esta regra de ouro também se aplica à sua área de recepção. Nunca é demais sublinhar que a sua área de recepção é o cartão de visita da sua empresa. Um primeiro olhar fornece ao seu visitante uma grande quantidade de informação.

Tem uma pequena área de recepção repleta de mobiliário e decorações desnecessárias, ou é um espaço agradável, limpo, funcionalmente mobilado, onde faz o melhor uso possível do espaço disponível e da luz do dia?

Escusado será dizer que a sua área de recepção precisa de estar limpa e arrumada. A investigação demonstrou que espaços desarrumados podem levar à depressão e ao cansaço e que as pessoas num ambiente confuso podem ter dificuldade em concentrar-se.

A mensagem é clara: limpar o balcão, limpar as mesas de café, e posicionar todas as almofadas de uma forma limpa demora apenas alguns minutos, mas pode fazer uma diferença substancial.

2. Acrescentar um pouco de verde

A ciência provou: as plantas domésticas fazem-no sentir melhor. Um estudo da NASA mostrou que as plantas removem 87 por cento das toxinas do ar em 24 horas através da conversão de dióxido de carbono em oxigénio.

Mas há mais. As plantas alegram a sua área de recepção ao mesmo tempo que trazem paz de espírito. E é exactamente isso que pretende: que os seus visitantes estejam relaxados.

3. Utilizar um sistema de gestão de visitantes

Uma vez criado o cenário ideal, é altura de olhar mais longe para a experiência do visitante. Uma forma perfeita de causar uma impressão profissional e moderna nos seus visitantes é utilizando um sistema de gestão de visitantes.

Preencher um livro de registo de papel pode parecer um pequeno esforço para os seus visitantes, mas em tempos de automatização e privacidade de dados, já não causa uma boa impressão com um sistema tão desactualizado. Com uma solução digital para o registo de visitantes, irá exceder as expectativas dos seus convidados.

Tudo o que eles têm de fazer é entrar num tablet, e uma mensagem é imediatamente enviada ao seu anfitrião. Outros benefícios incluem a eliminação de filas de espera na sua recepção. Entretanto, o seu recepcionista pode concentrar-se nas tarefas que realmente importam: proporcionar uma grande experiência de boas-vindas aos visitantes.

Vizito oferece um sistema abrangente de gestão de visitantes que torna a sua recepção mais inteligente. Um sistema inteligente de gestão de visitantes é a melhor forma para garantir a segurança enquanto impressiona os seus visitantes.

Para saber como um sistema de gestão de visitantes pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção, pode experimentar Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstração para descobrir todos os benefícios.

4. Investir em mobiliário confortável

Se os seus visitantes tiverem de esperar pelo seu anfitrião na área da recepção, mais vale tornar a sua espera agradável. Uma área de recepção acolhedora contribui para hóspedes felizes e descontraídos.

Crucial aqui é o bom mobiliário. Não opte apenas por um aspecto atraente, mas também pelo conforto da mente. Não quer que os seus visitantes deixem a sua empresa com dores de costas e dores de cabeça. Prestar atenção à ergonomia mostra que a sua empresa está empenhada na saúde e segurança.

Portanto, é importante testar o mobiliário antes de o utilizar: pode sentar-se confortavelmente nele durante 30 minutos sem se afundar demasiado nas almofadas?

Mais algumas dicas:

• Light. Faça o melhor uso da luz natural. Se não houver nenhuma, encontre um bom equilíbrio de lâmpadas brancas e amarelas para imitar a luz natural.
• Música. Não há nada como música para ficar de bom humor, e isso vale também para a sua área de recepção. A música pode reduzir o stress e a dor e melhorar as capacidades cognitivas e motoras, mas o mais importante, a música cria uma atmosfera agradável. Além disso, a música afecta a forma como vivemos o tempo. Assim, se estiver preocupado porque os seus convidados têm de esperar um pouco, a música pode ser apenas a solução.

5. Oferecer uma bebida

O que lhe dá uma sensação mais quente do que uma chávena de café? É sempre bom oferecer aos seus visitantes uma bebida e um lanche. Coloca-os à vontade e mostra que a sua empresa se preocupa com eles.

Se tem uma grande empresa com muitos visitantes, servir todos eles nem sempre é possível. A solução perfeita é um bar de self-service, onde os visitantes podem tomar a sua própria chávena de café ou chá, um snack, ou uma peça de fruta enquanto esperam.

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Quando se trata de causar uma boa impressão aos visitantes, uma boa área de recepção irá trazer-lhe um longo caminho. Mas a sua recepcionista também tem um papel fundamental. Aprenda as competências essenciais que um recepcionista precisa para fazer brilhar a sua empresa.

6. Fora com revistas, utilizar em vez disso livros de mesa de café

Se ainda tiver revistas espalhadas pela sua área de recepção, agora é a altura de as deitar fora. Revistas de dedo polegar para baixo, com orelhas de cão, não parecem apenas tristes e desarrumadas, elas dão aos seus convidados uma mensagem de que não quer fazer muito esforço por eles.

Em vez de jornais e revistas, invista em alguns bons livros de mesa de café. Têm um aspecto mais sofisticado, são mais sustentáveis, mais interessantes e não se desgastam em poucas semanas.

Os livros de mesa de café também lhe dão a oportunidade de transmitir uma certa mensagem, ou podem reflectir a filosofia por detrás do seu negócio. Faça um uso inteligente escolhendo livros que correspondam à sua marca.

7. Mostre a sua marca

A sua área de recepção é o cartão de visita da sua empresa, e pode levar isso muito à letra. A sua área de recepção deve exalar a identidade e a marca da sua organização. Se não o fizer, pode confundir os seus visitantes.

Imagine, por exemplo, que acabou de ter uma reunião numa empresa onde as cores da casa são vermelho e branco. Sentiria desconforto se o balcão da recepção nessa mesma empresa fosse pintado de verde. Outro exemplo é um diário de visitas em papel na recepção de uma empresa que afirma ser inovadora.

Para evitar isto, é importante criar tacos visuais que comuniquem a sua marca e mostrem a sua identidade. Algumas formas de o fazer:

• Colocar artigos de marca no balcão e nas mesas
• Pintar as paredes com as cores da sua empresa
• Exibição do logótipo da sua empresa nos ecrãs
• Usando o seu logótipo no seu sistema de gestão de visitantes

Com estas dicas, está pronto para um bom começo. Tem agora uma ideia do que são as características importantes de uma área de recepção. Se seguir as nossas dicas, terá a garantia de causar uma primeira impressão profissional e agradável em todos os seus convidados. Com que ideias vai começar a trabalhar?

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar o seu negócio a crescer, experimente Vizito durante um ensaio de 14 dias. Converse connosco ou marque uma demonstração para discutir como Vizito pode ajudá-lo a melhorar a sua recepção.

Tem mais perguntas? Estas são as 7 perguntas mais comuns sobre gestão digital de visitantes - e as nossas respostas.