Cosa è il lavoro ibrido (nel 2022)

Quando il COVID-19 ha conquistato il mondo nel 2020, ha sconvolto il mondo degli affari. Che lo volessero o meno, le aziende di tutto il mondo hanno dovuto adottare il telelavoro. È stato l’inizio di un nuovo modo di lavorare, accolto con entusiasmo in tutti i Paesi. Oggi è chiaro che il lavoro ibrido è destinato a rimanere.

Perché il lavoro ibrido è così popolare e perché dovreste adottarlo sul vostro posto di lavoro? Questa guida illustra i vantaggi e le sfide del lavoro ibrido e insegna come implementare con successo un sistema ibrido nella propria azienda.

Il lavoro ibrido non è la stessa cosa del telelavoro.

Durante la pandemia, la maggior parte delle aziende non aveva scelta. Ad eccezione di settori come quello alimentare e sanitario, in molti Paesi le aziende hanno dovuto chiudere i battenti. Mezzo secolo fa, questo sarebbe stato un disastro per la maggior parte delle aziende, ma le moderne tecnologie hanno permesso alle imprese di continuare a funzionare.

Per mesi milioni di dipendenti in tutto il mondo hanno svolto il loro lavoro dal tavolo della cucina o dal soggiorno. In alcuni casi con bambini urlanti in sottofondo, con il gatto in grembo o in un minuscolo appartamento dove l’unico tavolo doveva improvvisamente essere utilizzato per mangiare, studiare e lavorare. Ma il lavoro veniva svolto e l’economia sopravviveva.

Oggi la maggior parte dei datori di lavoro ha riaccolto i propri team in ufficio. Ma la nuova normalità non è affatto come la situazione prima di COVID. I dipendenti si sono abituati alla flessibilità del lavoro da casa e anche i datori di lavoro ne vedono i vantaggi. Questo ha portato al lavoro ibrido.

Il telavoro, detto anche lavoro a distanza o telelavoro, consiste nel lavorare in un luogo diverso dal posto di lavoro, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. La forma più comune di telelavoro è il lavoro da casa, ma comprende anche il lavoro da un ufficio satellitare o da uno spazio di lavoro.

Il lavoro ibrido è una forma di lavoro flessibile in cui un dipendente si divide tra il luogo di lavoro e il telelavoro.

Un esempio: In Vizito abbiamo creato un ambiente di lavoro ibrido. Tutto il nostro personale lavora in parte in ufficio e in parte da casa. I giorni in cui l’intero team si riunisce in ufficio sono concordati. C’è molta flessibilità quando un membro del personale deve essere a casa, ad esempio per andare a prendere i bambini a scuola o per ricevere un pacco.

Lo scopo principale del lavoro ibrido è quello di offrire ai dipendenti flessibilità e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Ma ci sono anche vantaggi per il datore di lavoro.

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Vantaggi del lavoro ibrido

Il passaggio al lavoro ibrido offre molte opportunità sia ai dipendenti che ai datori di lavoro.

Per i dipendenti, un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata è fondamentale quando scelgono il lavoro ibrido. Dovendo fare meno pendolarismo, risparmiano tempo, che possono utilizzare per fare commissioni, andare a prendere i bambini a scuola o dedicarsi agli hobby.

Inoltre, possono programmare il loro orario di lavoro quando più gli aggrada. Ad esempio, possono scegliere di lavorare quando i bambini sono andati a letto, oppure adattare il loro ritmo di lavoro ai momenti in cui sono più produttivi.

Un altro importante vantaggio è la salute. La crisi sanitaria acuta sarà anche finita, ma il coronavirus è tutt’altro che scomparso. Nella maggior parte dei Paesi le persone hanno riacquistato la libertà, ma ciò implica che il COVID e altri virus circolano liberamente. Il lavoro ibrido significa che un numero minore di persone si trova in ufficio nello stesso momento, il che riduce il rischio di contagio. Inoltre, i dipendenti malati possono lavorare tranquillamente da casa senza infettare i colleghi.

I dipendenti riferiscono anche che la loro produttività e concentrazione sono di gran lunga migliori a casa che in ufficio, dove ci sono molte distrazioni, il che rappresenta un importante vantaggio per i datori di lavoro.

Per i datori di lavoro, il lavoro ibrido può anche essere interessante dal punto di vista finanziario. Poiché un numero minore di persone si trova in ufficio nello stesso momento, è possibile risparmiare in modo significativo sullo spazio dell’ufficio e, di conseguenza, sui costi energetici.

Perché passare al lavoro ibrido?

Se avete bisogno di un’ultima spinta per adottare un sistema ibrido nel vostro posto di lavoro, chiedetevi: come posso rimanere competitivo nell’era post-COVID? La pandemia di Corona ha posto grandi sfide alle aziende, ma lo stesso vale per il nuovo mondo che Corona ha creato. I dipendenti non vogliono tornare al vecchio modo di lavorare: il lavoro ibrido sta diventando la nuova norma.

Alcune statistiche:

• Una ricerca di Buffer ha rilevato che il 97%** dei dipendenti desidera lavorare da remoto.

• Il 60% dei millennial sarebbe disposto a sacrificare parte del proprio stipendio per un lavoro più flessibile, secondo il fornitore di servizi finanziari Bankrate.

• Uno studio di Owl Labs ha rilevato che l'84%** dei lavoratori è più felice quando ha la possibilità di lavorare da casa almeno in parte.

• Secondo Bloomberg, un sondaggio condotto dalla società di consulenza manageriale AWA ha rilevato che solo il 3% degli impiegati di tutto il mondo vorrebbe tornare in ufficio a tempo pieno.

• In effetti, la metà di loro preferirebbe lasciare il lavoro piuttosto che tornare in ufficio a tempo pieno, secondo la società di consulenza HR Robert Half.

Se i dirigenti aziendali vogliono attrarre nuovi dipendenti, mantenere il personale motivato e impegnato ed evitare di perdere talenti nel competitivo panorama aziendale, sembra che d’ora in poi dovranno offrire l’opzione del lavoro ibrido.

Le migliori pratiche del lavoro ibrido

Se intendete implementare una cultura ibrida nella vostra azienda, dovrete apportare alcuni cambiamenti. Ecco 6 buone pratiche per un luogo di lavoro ibrido di successo.

1. Stabilire un orario adeguato

In una cultura del lavoro ibrida, il personale lavora per una parte del tempo in ufficio e per l’altra a casa. In alcuni casi possono scegliere il proprio orario di lavoro. Ciò richiede ovviamente una certa pianificazione.

Alcune domande da considerare:

• I dipendenti possono scegliere il giorno o i giorni in cui venire in ufficio, o lasciate che siano i vostri manager a decidere?

• Creerete dei team che si alternano in ufficio o riunirete tutti i dipendenti uno o più giorni alla settimana?

• Implementerete l’“hot desking”, in cui i dipendenti possono prendere qualsiasi sedia disponibile, o l’“office hoteling”, in cui devono prenotare uno spazio di lavoro?

• Quali compiti saranno svolti a casa e quali in ufficio?

Se i dipendenti non sono in ufficio tutti i giorni, è ancora più importante avere un programma chiaro. Dopo tutto, tutti devono sapere dove, quando e come devono lavorare.

2. Comunicare chiaramente

Una seconda grande sfida del lavoro ibrido è la comunicazione. Non vedere i propri dipendenti tutti i giorni non deve essere un motivo per scendere a compromessi sulla comunicazione.

Un dipendente che lavora regolarmente da casa si perde alcune delle conversazioni che avvengono sul posto di lavoro. Non si può pensare che ogni dipendente sia sempre al corrente di tutto ciò che accade in ufficio. Pertanto, le questioni importanti devono sempre essere comunicate in modo chiaro.

Le conversazioni via chat, i messaggi di posta elettronica e le riunioni video sono strumenti utili per una buona comunicazione. Organizzare di tanto in tanto una riunione (digitale) aiuta a rafforzare l’interazione e a migliorare la comunicazione.

3. Mantenere il personale motivato

Il telelavoro è positivo per la produttività, ma alcune persone si sentono sole nel loro ufficio a casa. È importante mantenere il personale motivato in modo che possa sfruttare al meglio il tempo di lavoro anche a casa.

Guidate i vostri collaboratori nell’elaborazione della loro routine lavorativa. Mostrate interesse per la loro situazione lavorativa a casa e lasciate loro la libertà di pianificare il proprio spazio e il proprio tempo di lavoro. Se necessario, programmate una breve telefonata o una videochiamata all’inizio o alla fine della giornata per verificare il lavoro svolto.

4. Creare uno spazio di lavoro piacevole

Anche se i vostri dipendenti non entrano più in ufficio ogni giorno, l’ufficio è ancora di estrema importanza per la loro esperienza lavorativa. D’ora in poi, l’ufficio è sinonimo di contatto con i colleghi, incontri con i clienti, networking, brainstorming e collaborazione.

È più importante che mai che questi incontri avvengano in un ambiente che alimenta la creatività, dove le persone sono felici di venire e dove possono svolgere il loro lavoro con uno scopo.

I membri del personale ora fissano i loro appuntamenti con (potenziali) clienti, partner, candidati e altri visitatori durante le giornate in ufficio. Con un’app per la gestione dei visitatori, come Vizito, è possibile gestire facilmente gli appuntamenti. Inoltre, non perderete tempo ad aspettare il vostro ospite, perché sarete avvisati automaticamente del suo arrivo. Scoprite voi stessi come la gestione digitale dei visitatori può aiutare la vostra attività e provate Vizito gratuitamente durante una prova di 14 giorni.

5. Migliorare la collaborazione a distanza

Collaborare a distanza può sembrare complicato. Dopo tutto, come può ogni membro del team sapere chi sta svolgendo un compito e come sta procedendo il lavoro? Fortunatamente, esistono molti strumenti che possono aiutarvi in questo senso.

Alcuni strumenti popolari per il lavoro ibrido:

• Per gestire i compiti: Trello, Asana, Clickup, Basecamp

• Per condividere documenti: Dropbox, Google Drive, WeTransfer

• Per organizzare riunioni video: Zoom, Google Meet

• Per comunicare con il vostro team: Slack, Microsoft Teams

• Per registrare il tempo di lavoro: Toggl, Clockify

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6. Rafforzare la coesione all’interno del team

Il rafforzamento del legame tra colleghi e della coesione all’interno del team non avviene da solo. Richiede uno sforzo da parte dei dirigenti aziendali. Ecco alcune possibilità:

• Organizzare eventi di squadra per evitare di perdere i contatti, come una cena o un’attività sportiva.

• Parlare ogni tanto di cose diverse dal lavoro: ad esempio, si può chiedere al membro del team di un libro o di un quadro che si vede sullo sfondo.

• Programmare orari regolari in cui l’intero team viene in ufficio

Il lavoro ibrido è la nuova normalità. Richiede alcuni piccoli aggiustamenti, ma fornire flessibilità ai vostri dipendenti porterà a una maggiore produttività e creatività e, a lungo termine, a risultati migliori per la vostra azienda.

Per capire come un moderno sistema di gestione dei visitatori può aiutare la vostra azienda, provate Vizito durante una prova di 14 giorni. Chiacchierate con noi o prenotate una demo per discutere di come Vizito possa aiutarvi a migliorare la vostra accoglienza.

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