Adattare i sistemi di gestione dei visitatori alla forza lavoro ibrida e remota

In un mondo sempre più digitale, gli spazi di lavoro non sono più confinati tra quattro mura. Mentre la pandemia ci ha spinto a ridefinire la “normalità”, le aziende di tutto il mondo hanno abbracciato con entusiasmo il modello di forza lavoro ibrida e remota.

Un paradigma significativo di questo cambiamento è il sistema di gestione dei visitatori (VMS), che è andato oltre i semplici check-in e check-out. Ma la strada verso la trasformazione non è priva di ostacoli.

Questo articolo approfondisce le tecnologie, gli strumenti e le best practice più recenti per garantire una perfetta integrazione dei sistemi di gestione dei visitatori nell’ambiente di lavoro ibrido e remoto.

Comprendere le forze di lavoro ibride e remote

Una forza lavoro remota opera completamente al di fuori di un ambiente d’ufficio tradizionale. Questi dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo, da casa, da una caffetteria o da tutto il mondo. Questo modello offre una notevole flessibilità, che porta a un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata e spesso a una maggiore produttività. È fondamentale che le aziende adattino i sistemi, come la gestione dei visitatori, per rispondere efficacemente a questo nuovo modo di lavorare.

Un’altra ricerca mostra che l’83% dei lavoratori preferisce un modello di lavoro ibrido, evidenziando la popolarità di questo metodo. Una forza lavoro ibrida è un tipo di modello lavorativo che combina il tradizionale lavoro in ufficio e il lavoro a distanza. Uno dei principali vantaggi del modello ibrido è che offre ai dipendenti un senso di autonomia e di controllo sul proprio ambiente di lavoro e sui propri orari.

Per esempio, un grafico di un’agenzia pubblicitaria potrebbe scegliere di lavorare in remoto in alcuni giorni per concentrarsi sulla creazione di progetti senza le tipiche distrazioni dell’ufficio. In altri giorni potrebbe recarsi in ufficio per riunioni di team e sessioni di brainstorming collaborativo.

L’importanza di adattare i sistemi di gestione dei visitatori

L’era digitale ha portato un cambiamento radicale nel panorama aziendale, plasmando il modo in cui le organizzazioni operano. In questa fase di transizione, i sistemi di gestione dei visitatori si sono evoluti da semplici registri cartacei a soluzioni di gestione complete, che aiutano la funzionalità della forza lavoro moderna. Con lo spostamento globale verso modelli di lavoro remoti e ibridi, questi sistemi hanno dovuto adattarsi e assumere nuovi ruoli cruciali.

L’utilizzo di un software di archiviazione elettronica ha dimostrato di essere il primo passo dell’evoluzione dalla tradizionale gestione dei visitatori su carta ai sistemi di gestione dei visitatori digitali. L’integrazione dell’archiviazione digitale all’interno di un VMS offre una gestione efficiente dei visitatori e l’archiviazione dei dati, consentendo alle organizzazioni di risparmiare spazio, ridurre il disordine e conservare più a lungo i record dei visitatori.

Inoltre, la gestione dei documenti digitali all’interno di un VMS garantisce sicurezza e conformità. Grazie alla crittografia avanzata e ai controlli di accesso specifici per l’utente, i software di archiviazione digitale possono contribuire a salvaguardare i dati sensibili dei visitatori, una preoccupazione fondamentale nell’attuale panorama delle minacce informatiche.

Detto questo, i moderni sistemi di gestione dei visitatori sono ora progettati per mantenere la sicurezza, semplificare la comunicazione, risparmiare tempo e migliorare l’efficienza complessiva integrandosi con molteplici strumenti digitali.

Scopriamo alcune delle migliori caratteristiche offerte dai moderni VMS.

Caratteristiche di un moderno sistema di gestione dei visitatori

Sistemi di check-in digitali: Passaggio dai tradizionali registri ai sistemi digitali. Ad esempio, i visitatori possono inserire i propri dati in un tablet o in un chiosco all’arrivo sul posto di lavoro. Questo metodo non solo migliora il processo di check-in, ma rafforza anche l’accuratezza e la sicurezza dei dati.

Pre-registrazione dei visitatori: Questa potrebbe essere effettuata tramite un portale online in cui i visitatori forniscono i loro dati prima del loro arrivo, accelerando così il processo di check-in. La pre-registrazione facilita anche la preparazione del visitatore da parte dell’azienda, assicurando che le riunioni e lo spazio di lavoro siano adeguatamente organizzati.

Badge per i visitatori: Introduzione di un sistema automatizzato per la generazione di badge per i visitatori subito dopo il check-in. Questo aiuta a identificare e tracciare i visitatori in loco, migliorando così la sicurezza e il rispetto dei protocolli di controllo degli accessi.

Notifiche: Automatizzare le notifiche per avvisare il personale dell’arrivo dei visitatori. Questo può avvenire tramite e-mail o messaggi di testo, riducendo al minimo i tempi di attesa e migliorando l’esperienza dei visitatori.

Protocolli per la salute e la sicurezza: Nel contesto lavorativo ibrido e post-pandemico in corso, incorporate i controlli per la salute e la sicurezza nel vostro VMS, come i questionari sui sintomi, dando priorità alla sicurezza sia dei visitatori che dei dipendenti.

Analisi dei visitatori: Sfruttare i dati raccolti per esaminare le tendenze e i modelli dei visitatori. Le informazioni ricavate possono essere utili per pianificare eventi, gestire i picchi di visitatori e rafforzare le misure di sicurezza.

Integrazione con gli strumenti digitali: Un sistema digitale di registrazione dei visitatori può essere perfettamente integrato con altri software dell’organizzazione. Ad esempio, sfruttando gli strumenti di automazione senza codice è possibile utilizzare i dati raccolti all’interno del VMS, assistendovi nella creazione di report, cruscotti e strumenti analitici su misura.

Tale integrazione fornisce ai project manager preziose informazioni, consentendo loro di prendere decisioni informate, identificare i colli di bottiglia e ottimizzare le prestazioni del progetto.

Adattare le caratteristiche del VMS ai diversi tipi di visitatori

In ambienti di lavoro ibridi, i sistemi di gestione dei visitatori servono a diversi tipi di visitatori.

Dipendenti a distanza

Sebbene i dipendenti remoti lavorino principalmente da lontano, potrebbero occasionalmente recarsi in ufficio. Un sistema efficiente di gestione dei visitatori può accogliere queste visite, assicurando che i dipendenti possano passare senza problemi dalle interazioni da remoto a quelle di persona. Ciò potrebbe comportare l’implementazione di un processo di check-in semplificato, un facile accesso alle risorse necessarie e uno spazio di lavoro adeguato per svolgere le proprie mansioni.

Visitatori di terze parti

I visitatori terzi, come clienti, venditori o appaltatori, richiedono una gestione attenta. Aggiungendo una funzione di codice QR, il processo di check-in per questi visitatori può essere accelerato e semplificato. I visitatori possono scansionare il codice QR, inserire le informazioni necessarie ed essere indirizzati al loro punto di contatto all’interno dell’organizzazione. La parte migliore? Questa funzione è inclusa nelle soluzioni di gestione digitale dei visitatori.

Il sistema può anche essere programmato per inviare notifiche del loro arrivo al personale competente, assicurando che i visitatori siano accolti in modo tempestivo e professionale. Ciò consente una comunicazione fluida e garantisce un’esperienza eccezionale ai visitatori.

Focus sulle implicazioni legali e di sicurezza

L’implementazione di un sistema di gestione dei visitatori per una forza lavoro ibrida comporta diverse implicazioni legali e di sicurezza. Una delle preoccupazioni principali è la privacy associata agli accessi digitali. Un VMS raccoglie e memorizza le informazioni personali dei visitatori, che possono includere il loro nome, i dettagli di contatto, le informazioni sulla società e persino le fotografie.

Pertanto, le organizzazioni devono essere particolarmente caute nella gestione di questi dati. Devono informare i visitatori sulla raccolta dei dati e sul loro scopo e garantire che i dati siano archiviati in modo sicuro, non condivisi senza consenso e cancellati quando non sono più necessari, in linea con le normative sulla privacy dei dati come il GDPR.

La questione della protezione dei dati dei visitatori virtuali è un altro aspetto cruciale. Le visite virtuali, che sono diventate più comuni nel modello di lavoro ibrido, comportano lo scambio di informazioni attraverso canali digitali. È necessario garantire che queste interazioni digitali siano sicure e prive di minacce informatiche. Una solida crittografia dei dati e strumenti di conferenza sicuri sono essenziali per mantenere questa sicurezza.

Infine, le aziende devono attenersi alle normative locali e internazionali quando implementano un VMS. Ciò potrebbe comportare leggi relative alla protezione dei dati, alla salute e alla sicurezza e all’antidiscriminazione. Per questo motivo, è consigliabile richiedere una consulenza legale quando si progetta e si implementa un sistema di gestione dei sistemi di gestione dei rischi per garantire la piena conformità.

Implementazione pratica: Sistemi di gestione dei visitatori in diversi settori

Impianti di produzione

Per gli impianti di produzione che devono coordinare una varietà di lavoratori, appaltatori e visitatori, un VMS può essere una svolta. Queste strutture hanno spesso a che fare con un numero elevato di persone che entrano ed escono quotidianamente dai loro locali, aumentando la necessità di una gestione efficace dei visitatori.

I sistemi di gestione digitale dei visitatori consentono agli stabilimenti di produzione di tracciare e monitorare in modo efficiente tutti coloro che entrano nei locali, garantendo così sicurezza e protezione. I dati degli appaltatori e dei visitatori, comprese le informazioni di contatto, lo scopo della visita e la durata, possono essere registrati digitalmente, riducendo la documentazione cartacea e il carico amministrativo.

Inoltre, in caso di situazioni di emergenza come incendi o fughe di sostanze chimiche, un VMS robusto fornirebbe un resoconto accurato e istantaneo di tutte le persone presenti in loco, un aspetto fondamentale per i piani di evacuazione e le risposte alle emergenze.

Inoltre, un sistema avanzato di gestione dei visitatori può essere integrato con i requisiti di conformità specifici dell’industria manifatturiera. Ad esempio, si può chiedere ai visitatori di firmare digitalmente i protocolli di sicurezza o di assistere a briefing sulla sicurezza al momento del check-in, per garantire che siano consapevoli dei rischi del sito e delle loro responsabilità.

Ospedali

Anche il settore sanitario, in particolare gli ospedali, può trarre notevoli vantaggi dall’implementazione di un VMS. Data la sensibilità e la riservatezza delle informazioni sui pazienti e la necessità di un rigoroso controllo delle infezioni, la gestione dei visitatori diventa cruciale in un ambiente ospedaliero.

Una soluzione digitale per la registrazione dei visitatori potrebbe aiutare gli ospedali a monitorare e controllare in modo efficiente il flusso di visitatori, riducendo così il sovraffollamento e i potenziali rischi di infezione. Gli ospedali possono implementare misure come la pre-registrazione dei visitatori, la programmazione degli orari di visita, la limitazione del numero di visitatori per paziente e la creazione di zone in cui i visitatori sono ammessi.

Gli ospedali hanno spesso una varietà di professionisti in visita, tra cui rappresentanti farmaceutici, fornitori di attrezzature, appaltatori e studenti di medicina. Un VMS fornirebbe un registro trasparente di questi visitatori, compreso lo scopo della visita e i reparti visitati, garantendo così un livello superiore di sicurezza e responsabilità.

Inoltre, un VMS con una funzione di check-in touchless potrebbe ridurre al minimo i rischi di infezione da contatto. Può anche essere personalizzato per esaminare i visitatori in base ai sintomi o allo stato di vaccinazione, in linea con i protocolli di controllo delle infezioni dell’ospedale.

Agenzie di marketing

In un ambiente di lavoro ibrido e remoto, la gestione dei progetti e il bilanciamento del carico di lavoro svolgono un ruolo fondamentale per le agenzie di marketing. Fornisce una struttura, assicurando che i compiti siano completati in tempo e che i membri del team siano coordinati. Ciò include l’utilizzo di strumenti di gestione dei progetti per organizzare i compiti dei dipendenti e tenere traccia dei progressi.

In questo contesto, la sinergia tra le soluzioni di gestione dei visitatori e gli strumenti di gestione dei progetti è particolarmente preziosa. Per esempio, consideriamo uno scenario in cui un’agenzia di marketing ospita un cliente per una riunione di avvio del progetto. Gli strumenti di gestione dei progetti possono snellire il flusso di lavoro dell’agenzia assegnando compiti come la preparazione dell’ordine del giorno della riunione, la raccolta dei dati rilevanti, la definizione delle scadenze e l’assegnazione di un relatore. D’altra parte, il VMS sincronizzato con lo strumento di gestione del progetto può facilitare la pre-registrazione della visita del cliente, informando così i membri del team interessati dell’incontro programmato.

Come far crescere un’agenzia di marketing digitale è una considerazione importante per le agenzie di marketing che vogliono espandere i propri servizi e la propria base di clienti. Dopo la riunione, qualsiasi feedback o nuovo requisito del cliente può essere aggiornato in tempo reale nello strumento di gestione del progetto. Questo non solo assicura un flusso di lavoro sistematico, ma mantiene anche tutti i membri del team sulla stessa pagina, aumentando la produttività e migliorando i risultati del progetto.

I moderni sistemi di gestione dei visitatori migliorano il modello di lavoro ibrido

Mentre navighiamo nell'era digitale, la trasformazione dei sistemi di gestione del rischio (VMS) per accogliere forze lavoro ibride e remote non è più un lusso, ma una necessità. Il passaggio dagli uffici tradizionali a modelli di lavoro flessibili ha presentato una serie di sfide uniche, ma anche una serie di opportunità.

In questo articolo abbiamo esplorato l’importanza di adattare le soluzioni di gestione dei visitatori al nuovo paradigma lavorativo, approfondendo le caratteristiche che rendono efficace un VMS e l’importanza di adattare questi sistemi ai diversi tipi di visitatori.

Sfruttando la potenza della tecnologia e le innovative funzioni digitali di gestione dei visitatori, le aziende possono garantire una transizione fluida, migliorare l’efficienza operativa e mantenere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo. Il futuro è flessibile e con un sistema di gestione dei visitatori adattabile, anche la vostra azienda può esserlo.

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