Le 9 competenze indispensabili del Facility Manager per il 2025

In un ambiente aziendale in rapida evoluzione, i facility manager svolgono un ruolo cruciale non solo nella manutenzione e nella supervisione degli spazi fisici di un’azienda, ma anche nell’adattamento alle esigenze dell’era digitale e dello sviluppo sostenibile. Sono gli eroi non celebrati che assicurano che tutto fili liscio, creano ambienti di lavoro ottimali e gettano le basi per una forza lavoro produttiva.

Tuttavia, il ruolo di un facility manager è tutt’altro che semplice. Il lavoro richiede una combinazione di competenze tecniche e capacità relazionali. Con l’evoluzione del settore, anche i set di competenze richiesti si evolvono. La pandemia COVID ha evidenziato la necessità per i facility manager di essere adattabili, lungimiranti e pronti a gestire sfide inaspettate. I progressi tecnologici, come l’ascesa dell’intelligenza artificiale (AI) e dei sistemi di smart building, stanno continuamente ridisegnando il modo in cui le strutture vengono gestite, aumentando ulteriormente la richiesta ai facility manager di essere agili e tecnologici.

Ecco 9 abilità e competenze chiave di cui ogni facility manager ha bisogno per avere successo nel suo ruolo:

• Dirigenza e gestione del team
• Competenze comunicative
• Competenze organizzative
• Gestione finanziaria e sostenibile
• Competenze tecnologiche e analisi dei dati
• Gestione della sicurezza e del rischio
• Risoluzione dei problemi e gestione delle crisi
• Lavoro flessibile e gestione ibrida dell’ufficio
• Conoscenza della legislazione

In questo articolo tratteremo anche i seguenti argomenti:

• Tendenze nella gestione degli impianti
• Cosa rende un buon facility manager?
• Quali sono le principali funzioni di un facility manager?
• Suggerimenti per la gestione delle strutture

Competenze del Facility Manager

La gestione delle strutture si è evoluta rapidamente negli ultimi anni e oggi il ruolo di un facility manager va ben oltre la semplice manutenzione di un edificio. Oggi svolge un ruolo fondamentale nella gestione efficiente di un’organizzazione. Sia che vogliate intraprendere una carriera nel facility management, sia che vogliate assumerlo, queste competenze sono fondamentali per il successo:

1. Dirigenza e gestione del team

Una gestione efficace delle strutture inizia con una leadership eccellente. In quanto leader naturali, i facility manager devono essere auto-motivati, affidabili e compassionevoli. Soprattutto, devono essere in grado di ispirare il proprio team a puntare all’eccellenza. Una visione chiara della direzione del team e un esempio positivo da seguire sono componenti chiave di una leadership di successo. Inoltre, devono essere abili nella risoluzione dei conflitti, nella delega del lavoro e nella comunicazione, il che ci porta al prossimo punto.

2. Competenze comunicative

I facility manager interagiscono quotidianamente con un’ampia varietà di persone, dal personale di manutenzione ai visitatori, dai dirigenti ai fornitori. Per questo motivo, devono essere in grado di comunicare efficacemente e di gestire in modo efficiente qualsiasi preoccupazione o reclamo. Anche l’ascolto è un aspetto cruciale della comunicazione. Prestare attenzione alle parole degli altri consente di affrontare i problemi in modo rapido e competente.

3. Competenze organizzative

Le capacità organizzative sono fondamentali per i facility manager. Devono pianificare le attività di manutenzione, implementare le procedure e tenere il passo con i vari compiti. Dalla gestione delle richieste di manutenzione alla gestione dell’inventario e alla programmazione delle riparazioni, un buon facility manager deve tenere tutto sotto controllo. Dare priorità ai compiti e bilanciare le risorse è fondamentale per mantenere un flusso regolare di operazioni.

4. Gestione finanziaria e sostenibile

In un’epoca di maggiore consapevolezza ambientale, i gestori di strutture devono bilanciare la supervisione finanziaria con una forte spinta verso la sostenibilità. Ciò comporta la gestione dei bilanci, il controllo dei costi e l’allocazione efficiente delle risorse. Allo stesso tempo, le iniziative sostenibili, come l’eliminazione della carta o l’implementazione di un programma di riciclaggio, possono spesso portare a significativi risparmi nel tempo.

Vuoi sapere come rendere sostenibile il tuo posto di lavoro? Leggete il nostro blog post su 9 iniziative per un ufficio eco-compatibile.

5. Competenze tecnologiche e analisi dei dati

Con la continua evoluzione della tecnologia, i gestori di strutture devono essere sempre all’avanguardia. È necessario investire in soluzioni all’avanguardia in grado di migliorare l’efficienza degli edifici. Una tendenza che si sta affermando è l’utilizzo di informazioni basate sui dati per prendere decisioni sulle operazioni degli edifici.

Sfruttando i moderni strumenti tecnologici come i sistemi di gestione dei visitatori, i gestori delle strutture ottengono una comprensione più approfondita dell’utilizzo dei loro spazi. Questi dati consentono di prendere decisioni informate che ottimizzano l’utilizzo degli spazi, riducono il consumo energetico e migliorano l’efficienza complessiva del luogo di lavoro.

6. Gestione della sicurezza e del rischio

Garantire la salute e la sicurezza dei visitatori e dei dipendenti sul luogo di lavoro è una delle responsabilità principali di un facility manager. Il responsabile deve gestire un’ampia gamma di compiti per massimizzare la sicurezza, come la manutenzione dei sistemi operativi, l’identificazione e la gestione dei pericoli, la pianificazione delle interruzioni e la documentazione aggiornata delle procedure di sicurezza. Un’efficace gestione del rischio va oltre il semplice rispetto delle normative: richiede strategie proattive per ridurre i potenziali pericoli e garantire un ambiente sicuro e protetto per tutti.

La vostra azienda è preparata alle emergenze? Leggete il nostro articolo su 7 elementi chiave di un piano di preparazione alle emergenze sul luogo di lavoro.

7. Risoluzione dei problemi e gestione delle crisi

Il pensiero critico e la capacità di risolvere i problemi sono tra le competenze più importanti che un facility manager possa possedere. I facility manager si trovano spesso ad affrontare problemi imprevisti e devono applicare una forte capacità di problem solving per risolverli in modo efficace. Questo processo comporta l’identificazione della natura del problema, la raccolta di informazioni rilevanti, lo sviluppo di una strategia e la verifica della soluzione. In situazioni di crisi, queste capacità sono essenziali per gestire le emergenze, ridurre al minimo le interruzioni e garantire che le operazioni continuino senza intoppi.

8. Lavoro flessibile e gestione ibrida dell’ufficio

Con la continua evoluzione del luogo di lavoro, i gestori delle strutture devono adattarsi alla crescente domanda di accordi di lavoro flessibili e di configurazioni ibride dell’ufficio. Con un numero sempre maggiore di dipendenti che lavorano da remoto o che si dividono tra casa e ufficio, la gestione di uno spazio di lavoro flessibile è diventata una sfida fondamentale.

I gestori delle strutture hanno il compito di creare ambienti che supportino sia il lavoro in ufficio che quello da remoto, assicurando che gli spazi siano utilizzati in modo efficiente, che la tecnologia sia aggiornata e che i dipendenti possano passare facilmente da una sede all’altra. Ciò include anche l’implementazione di politiche e sistemi che promuovano la collaborazione, la produttività e il benessere dei dipendenti, indipendentemente dal luogo in cui lavorano. La gestione di un ufficio ibrido richiede una comprensione dell’ottimizzazione degli spazi sia fisici che digitali per favorire un’esperienza di lavoro flessibile e senza interruzioni.

9. Conoscenza della legislazione

Una buona conoscenza della legislazione in materia è essenziale per i responsabili delle strutture per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti che riguardano il luogo di lavoro. Ciò include l’aggiornamento sulle normative in materia di salute e sicurezza, sulle leggi ambientali, sugli standard lavorativi e sui codici edilizi. I responsabili delle strutture devono garantire che tutti gli aspetti della struttura siano conformi ai requisiti di legge, dall’accessibilità alla sicurezza, dalla gestione dei rifiuti all’uso dell’energia.

Tendenze nella gestione degli impianti

Gli edifici per uffici di oggi sono molto diversi da quelli di 10 anni fa. Di conseguenza, il mondo del facility management è in rapida evoluzione. Ecco alcune delle principali tendenze che stanno plasmando il settore:

Edifici intelligenti e integrazione IoT

Gli edifici intelligenti stanno rivoluzionando la gestione delle strutture integrando dispositivi Internet of Things (IoT) per raccogliere dati in tempo reale. Dai termostati intelligenti che ottimizzano l’uso dell’energia ai sensori che monitorano la qualità dell’aria, l’IoT consente ai gestori delle strutture di prendere decisioni basate sui dati per migliorare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare il comfort dei dipendenti. Questa tecnologia offre anche la possibilità di monitorare e controllare in remoto i sistemi degli edifici, semplificando ulteriormente le operazioni e aumentando la reattività.

Lavoro flessibile

L’aumento del lavoro remoto e ibrido ha avuto un impatto significativo sulla gestione delle strutture. Man mano che le aziende adottano modalità di lavoro più flessibili, i facility manager devono adattare le loro strategie per far fronte alle fluttuazioni dell’occupazione degli uffici e alla necessità di spazi adattabili. Ciò può comportare la riprogettazione degli spazi di lavoro, l’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi e la garanzia che l’infrastruttura tecnologica supporti senza problemi sia i lavoratori in ufficio che quelli da remoto.

ESG (Environmental, Social & Governance)

Poiché le aziende si concentrano maggiormente sulla sostenibilità e sulla responsabilità aziendale, le iniziative ESG stanno diventando sempre più importanti nella gestione delle strutture. I facility manager hanno il compito di ridurre l’impatto ambientale, garantire la responsabilità sociale sul posto di lavoro e allinearsi agli standard di governance. Ciò include l’implementazione di soluzioni efficienti dal punto di vista energetico, la promozione della diversità e dell’inclusione sul posto di lavoro e la garanzia di seguire pratiche commerciali etiche nelle operazioni delle strutture.

IA e automazione

L’intelligenza artificiale e l’automazione stanno cambiando il modo di gestire le strutture. Dalla manutenzione predittiva alimentata da algoritmi di intelligenza artificiale ai sistemi automatizzati che controllano l’illuminazione, il riscaldamento e il raffreddamento, queste tecnologie stanno semplificando le operazioni e migliorando l’efficienza. I sistemi basati sull’intelligenza artificiale possono analizzare grandi quantità di dati per prevedere i guasti delle apparecchiature, ottimizzare l’uso dell’energia e persino personalizzare l’esperienza degli occupanti. L’automazione, invece, riduce il lavoro manuale e aiuta i gestori delle strutture a concentrarsi sul processo decisionale strategico. Con la continua evoluzione di queste tecnologie, esse svolgeranno un ruolo sempre più importante nel migliorare l’efficienza e l’efficacia complessiva della gestione delle strutture.

Cosa rende un buon facility manager?

Per avere successo nel proprio ruolo, un buon facility manager deve possedere una serie di competenze, dalle conoscenze tecniche alle capacità di leadership. I facility manager non sono responsabili solo della manutenzione di base degli edifici. Garantiscono la sicurezza degli occupanti dell’edificio e assicurano che tutti i sistemi all’interno dell’edificio funzionino in modo efficiente ed efficace.

Per svolgere la loro funzione, devono avere eccellenti capacità di comunicazione, organizzazione e risoluzione dei problemi. I responsabili delle strutture nel mondo moderno devono considerare le misure di sicurezza e concentrarsi sulla sostenibilità. Sono inoltre abili nel guidare e gestire i team e dimostrano attenzione ai dettagli, pur mantenendo una prospettiva ampia. Altre competenze essenziali del facility manager sono l’adattabilità, la gestione del tempo e la consapevolezza commerciale.

Quali sono le principali funzioni di un facility manager?

Per quanto riguarda le loro funzioni chiave o responsabilità primarie, i facility manager hanno il compito di assicurare il buon funzionamento delle infrastrutture di un’organizzazione, di soddisfare i requisiti legali e di sostenere gli standard di salute e sicurezza. Essi operano in diverse funzioni aziendali, sia a livello strategico che operativo.

Le loro responsabilità possono comprendere:

• manutenzione degli edifici

• gestione del contratto

• salute e sicurezza ambientale

• pianificazione della manutenzione delle strutture

• sicurezza dei dipendenti e delle strutture

• gestione dello spazio

Suggerimenti per la gestione delle strutture

La gestione delle strutture è oggi incentrata sull’efficienza, la produttività, la sostenibilità e lo sfruttamento di tecnologie avanzate. Ecco alcuni suggerimenti che i responsabili delle strutture possono utilizzare per essere sempre all’avanguardia:

Stai attento ai regolamenti governativi

È necessario rispettare le normative imposte a livello federale, statale e locale. Queste normative possono riguardare la sicurezza degli edifici, gli standard ambientali o le emissioni di carbonio. La comprensione e l’aggiornamento di queste normative possono prevenire potenziali problemi legali e di conformità, garantendo il buon funzionamento delle strutture.

Mantenere il passo con le ultime tecnologie e tendenze delle strutture

La tecnologia, in particolare l’IoT e le operazioni basate sui dati, sta guidando l’innovazione e il miglioramento delle prestazioni nel settore della gestione delle strutture. Una tendenza degna di nota è quella dei modelli di lavoro ibridi a cui tutte le aziende si stanno adattando.

Ottimizzare gli spazi fisici

L’impatto della pandemia ha costretto molte organizzazioni a ripensare i propri spazi ufficio. I responsabili delle strutture dovrebbero ottimizzare gli spazi fisici per adattarli alle nuove modalità di lavoro, come il lavoro a distanza e le esigenze di collaborazione. Questo migliorerà le operazioni e migliorerà la soddisfazione dei dipendenti.

Conclusione

Il ruolo del facility manager è multiforme e richiede una combinazione di competenze tecniche, pensiero strategico e capacità relazionali. Poiché le aziende continuano ad adottare modalità di lavoro flessibili, configurazioni ibride degli uffici e iniziative di sostenibilità, la domanda di facility manager qualificati è destinata a crescere. Rimanendo informati, adattabili e proattivi, i facility manager possono contribuire a plasmare il futuro del luogo di lavoro.

Per gestire al meglio il flusso di visitatori e migliorare la sicurezza, è opportuno provare un sistema di gestione dei visitatori. Questo sistema semplifica l’intero processo di gestione dei visitatori e vi dà la tranquillità di sapere che tutti i visitatori del vostro edificio sono registrati.

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