Un Benvenuto Unico per Tutti: 5 Tipi di Visitatori e Come Accoglierli

Hai mai riflettuto sul flusso di visitatori che entrano nella tua azienda quotidianamente? Ognuno con il proprio scopo, background diverso e un motivo unico per la loro visita. Nessun ospite è uguale all’altro. E questa variegata collezione di personaggi richiede un benvenuto altrettanto variegato.

In questa confusione di visitatori, siamo riusciti a distinguere cinque tipi: dal “L’Amico”, che si muove nell’edificio dell’ufficio come se fosse la sua seconda casa, al “Turista”, che guarda con meraviglia ogni passo dietro le quinte.

Per onorare questa diversità, è cruciale fornire a ciascun tipo di visitatore un benvenuto su misura. Dopotutto, una prima impressione si fa solo una volta e dura per sempre. Con un sistema di registrazione digitale dei visitatori, sei un passo avanti, trasformando ogni visita in un’esperienza personalizzata. E chissà, forse quel “Turista” diventerà alla fine un “Amico”.

1. L’Amico

Esempi: Partner commerciali, investitori, clienti fedeli

Profilo: Che si tratti di un cliente abituale, di un partner commerciale che frequenta spesso per discussioni o di un ex dipendente che mantiene ancora forti legami con l’organizzazione, l’Amico è un volto familiare all’interno della tua azienda e si sente a casa. Navigano con facilità nel processo di check-in e nell’edificio, sono conosciuti dal personale della reception, salutano i dipendenti per nome e sono sempre pronti per una chiacchierata.

Approccio: Per l’Amico, una gestione rapida e professionale del processo di check-in non è adatta. Preferisci accoglierli calorosamente e cordialmente, prendendo il tempo per una conversazione informale. Non è necessario spiegare loro il funzionamento del processo di check-in, né guidare l’Amico in giro. Tuttavia, è importante riconoscere e apprezzare il loro contributo all’azienda, facendo sentire l’Amico valorizzato e parte integrante dell’organizzazione.

2. Il Nuovo

Esempi: Candidati, clienti potenziali, nuovi dipendenti, stagisti

Profilo: Il Nuovo si avventura in un territorio inesplorato. È la prima volta che visita la tua azienda, ed è spesso pieno di aspettative su ciò che lo aspetta. Questa esperienza iniziale può essere fondamentale per le future relazioni. Il Nuovo può avere domande o sentirsi un po’ nervoso, soprattutto se si tratta di candidati o nuovi stagisti.

Approccio: Il Nuovo ha bisogno di istruzioni chiare, come funziona il processo di check-in e dove deve andare. Un benvenuto caloroso e di supporto è cruciale. Accogli il Nuovo in modo amichevole e informativo, con particolare cura e attenzione, per lasciare un’impressione indimenticabile. Adatta il tuo approccio in base alle esigenze specifiche del Nuovo: rassicura i candidati con una conversazione rilassata, fornisci ai nuovi dipendenti un tour dell’azienda e offri ai clienti potenziali una presentazione dettagliata della tua organizzazione e dei suoi valori. In questo modo, ogni Nuovo si sentirà accolto, apprezzato e ben informato.

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3. Il Visitatore Veloce

Esempi: Fornitori di materiali per ufficio, servizi di corriere, personale di consegna di cibo

Profilo: Il Visitatore Veloce è qualcuno che entra rapidamente nell’azienda per consegnare un pacco, materiali ordinati o pranzi, e se ne va immediatamente dopo la consegna. Questi visitatori hanno spesso un programma serrato e sono sotto pressione.

Approccio: Per il Visitatore Veloce, l’efficienza è fondamentale. Apprezzano un servizio rapido e fluido, senza ritardi inutili. Non c’è tempo per una conversazione o per aspettare la persona giusta per ricevere la consegna. L’attenzione durante l’accoglienza è concentrata sul facilitare i loro bisogni in modo pratico ed efficiente. Un’esperienza di check-in e check-out fluida, eventualmente supportata da dati precompilati o un processo accelerato, facilita notevolmente il compito del Visitatore Veloce.

4. Il Professionista

Esempi: Appaltatori, tecnici di manutenzione, servizi di pulizia, esperti di sicurezza, catering

Profilo: Il tempo è essenziale per il Professionista. Questi esperti visitano la tua azienda con una missione precisa. Che si tratti di riparazioni, manutenzione o fornitura di catering durante un evento, la visita del Professionista è focalizzata e mirata, spesso sotto la pressione di completare il compito entro un determinato periodo di tempo.

Approccio: Un approccio fluido e professionale è fondamentale, data la natura commerciale della visita. Il Professionista apprezza una procedura di check-in semplificata, istruzioni chiare e un accesso efficiente alle strutture o alle ubicazioni necessarie. Servizi che facilitano l’esecuzione senza intoppi dei loro compiti, come la registrazione digitale dei visitatori, il check-in rapido con pre-registrazione e badge visitatore personalizzati, sono inestimabili. Ma non esitate a coccolare anche il Professionista. Offrire una bevanda o uno spuntino dimostra il riconoscimento per il loro duro lavoro.

5. Il Turista

Esempi: Gruppi di studenti, clienti potenziali, o altri visitatori durante tour aziendali, familiari dei dipendenti

Profilo: Mentre il tuo lavoro è per te una cosa seria, il Turista cerca principalmente intrattenimento e istruzione durante la visita alla tua azienda. Questa categoria include persone che partecipano a tour o ospiti personali dei dipendenti, curiosi di vedere il luogo di lavoro dei loro cari. Il Turista è qui per esplorare, imparare e divertirsi allo stesso tempo.

Approccio: Questa non è una visita d’affari, ma una visita rilassata. Il ritmo può quindi essere un po’ più lento, con spazio per l’umorismo e la giocosità. Un tour accogliente e informativo offre al Turista un’esperienza memorabile. Tuttavia, anche in questo contesto informale, è importante trasmettere la professionalità e is valori fondamentali della tua azienda. Offrire un pacchetto di benvenuto, una borsa regalo o una guida informativa può essere un bel modo per mostrare apprezzamento e dare ai visitatori qualcosa di tangibile da portare a casa.

Riconosci i diversi tipi di visitatori che entrano nella tua azienda? Identificare i tipi di visitatori è essenziale per offrire a tutti un’accoglienza su misura e personalizzata. Perché, indipendentemente da chi hai a che fare, vuoi assicurarti che ogni benvenuto lasci un’impressione positiva duratura.

La registrazione digitale dei visitatori offre un supporto perfetto per rendere il processo di check-in fluido ed efficiente, facendo un’ottima prima impressione sui tuoi ospiti. Ciò ti consente di dedicare più tempo a un’accoglienza amichevole e rilassata, creando un benvenuto personalizzato per ciascun visitatore che si adatta alle loro esigenze e aspettative uniche.

Il sistema ti consente di determinare per ciascun tipo di visitatore quali informazioni personali richiedere, se scattare una foto e rilasciare un badge visitatore, abilitare la pre-registrazione e così via. Un tocco umano e un sorriso completano il quadro.

Per avere un’idea di come un moderno sistema di gestione dei visitatori può aiutare la tua azienda, prova Vizito durante una prova di 14 giorni. Chatta con noi o prenota una demo per discutere di come Vizito può aiutarti a migliorare la tua reception.