Naar een papierloos kantoor in 6 eenvoudige stappen

Minder papier gebruiken op kantoor heeft veel voordelen. Het bespaart u tijd en geld, en intussen helpt u ook nog de planeet. Maar hoe maakt u de overstap? In dit artikel bespreken we enkele eenvoudige manieren om papierloos te gaan werken op kantoor.

Wat is een papierloos kantoor?

Maar eerst: wat is een papierloos kantoor?

Bedrijven en organisaties krijgens doorgaans veel documenten en andere soorten informatie te verwerken. In een papierloos kantoor worden al deze documenten digitaal aangemaakt, bewerkt en opgeslagen. Ze zijn altijd en overal, in slechts één muisklik of vingertik, toegankelijk.

Het gebruik van papier wordt tot een minimum beperkt of zelfs helemaal gebannen. Geen rommelige bureaus, geen verloren documenten en geen paper cuts: het doel van een papierloos kantoor is de efficiëntie te verbeteren en geld te besparen op papier en inkt. En het beste nieuws: het is niet alleen goed voor uw productiviteit, maar ook voor de planeet.

De voordelen van papierloos werken

Het gebruik van digitale technologie voor het maken, bewerken en opslaan van bestanden en informatie heeft veel voordelen. Dit zijn de belangrijkste:

Tijd besparen

Op zoek naar een verloren document? Dat zal u niet meer overkomen. In een papierloos kantoor is het veel gemakkelijker om documenten met elkaar te delen en erin samen te werken. Geen gedoe meer met het printen, ondertekenen en scannen van documenten.

Met behulp van een digitaal bezoekersbeheersysteem kunnen gasten zichzelf aanmelden bij de receptie, waardoor uw receptionist meer tijd heeft om zich te concentreren op belangrijkere taken.

Geld besparen

Papierloos werken kan u op langere termijn ook geld besparen. Door minder te printen en te scannen bespaart u op papier en inkt. Bovendien heeft u geen grote fysieke opslagruimte of archiefkasten meer nodig.

De planeet helpen

Papierloos werken is uiteraard ook veel beter voor het milieu. Door minder papier te gebruiken, spaart u bomen en water en verkleint u uw ecologische voetafdruk. Door documenten niet af te drukken en te verzenden, vermindert u ook de hoeveelheid afval die u produceert.

Lees meer
8 manieren waarop bedrijven kunnen helpen in de strijd tegen klimaatverandering

Uw efficiëntie verbeteren

Wie wil de efficiëntie in zijn bedrijf nu niet verbeteren? Een van de beste manieren om dat te doen, is minder papier te gebruiken. Digitale bestanden zijn altijd en overal toegankelijk, waardoor het gemakkelijk is om documenten te delen en erin samen te werken. Zo kunnen documenten niet meer verloren gaan, en verliest niemand nog tijd met het zoeken naar en archiveren van papieren. Klinkt goed, toch?

De veiligheid verbeteren

Door documenten elektronisch op te slaan, verkleint u het risico op datalekken, identiteitsdiefstal, fraude en verlies van gevoelige informatie.

Door een digitaal bezoekersbeheersysteem te implementeren, kunt u op elk moment bijhouden wie zich in uw gebouw bevindt. In geval van nood kunt u gemakkelijk een waarschuwing sturen naar iedereen die zich in uw bedrijf bevindt, om ieders veiligheid te garanderen.

Uw imago verbeteren

Met minder stapels papieren, oogt uw kantoor veel professioneler. Klanten voelen zich nu eenmaal meer op hun gemak in een nette en georganiseerde omgeving.

Lees meer
Meer tips om uw imago te verbeteren en een goede eerste indruk te maken op uw klanten? Check onze 7 simpele maar geniale ideeën om uw receptie te verbeteren

6 eenvoudige stappen om papierloos te gaan werken

Wilt u ook uw eerste stappen zetten naar een papierloos kantoor? Geen zorgen: het is niet moeilijk en kost niet veel geld of tijd. Dit zijn onze tips:

1. Gebruik zoveel mogelijk e-mail

Een van de beste manieren om te starten is door zoveel mogelijk gebruik te maken van e-mail. E-mail is een uitstekend communicatiemiddel voor bedrijven omdat het flexibel, snel en gratis is. U kunt het gebruiken in uw communicatie met (potentiële) klanten, werknemers, leveranciers, partners en alle anderen die informatie of input van u nodig hebben.

Er zijn veel verschillende vormen van digitale communicatie. Het gebruik van e-mail is er slechts één van. Nog een tip: laat geen briefjes achter op het bureau van uw collega, maar gebruik een instant messaging app.

2. Beheer uw documenten digitaal

Er is veel software beschikbaar waarmee u documenten elektronisch kunt aanmaken, bewerken en opslaan. Hiermee kunt u gemakkelijk documenten delen en erin samenwerken met uw collega’s.

Een goed digitaal documentbeheersysteem is een systeem dat gemakkelijk toegankelijk is vanaf elk apparaat. Cloud-gebaseerde software is ideaal hiervoor omdat alles online staat en van overal toegankelijk is, waardoor het gemakkelijk is om bestanden te delen met collega’s en klanten. Enkele populaire tools zijn Google Drive, Dropbox, en Microsoft OneDrive.

Als u belangrijke papieren documenten heeft die u moet bewaren, kunt u deze scannen en elektronisch opslaan in uw tool voor documentbeheer. Dit zal helpen om rommel op kantoor te verminderen en ervoor te zorgen dat u altijd toegang heeft tot belangrijke informatie, zelfs als de papieren kopie verloren gaat of beschadigd raakt.

3. Introduceer digitaal bezoekersbeheer

Overweeg in de plaats van een papieren bezoekerslogboek een digitaal bezoekersbeheersysteem te gebruiken. Met een dergelijk systeem kunnen bezoekers zichzelf elektronisch aan- en afmelden. Bovendien bieden deze systemen extra functies zoals ID-verificatie, het zelf printen van badges en automatische meldingen aan de ontvanger.

Bezoekersbeheersystemen zoals Vizito slaan ook bezoekersgegevens op en maken er rapporten van. Dat kan nuttig zijn voor traceringsdoeleinden, denk bijvoorbeeld aan het registreren van bezoeken van verkopers of aannemers, of het bijhouden van bezoekersgegevens omwille van de veiligheid. Een systeem voor bezoekersbeheer helpt de veiligheid en efficiëntie van het check-inproces te verbeteren, terwijl u tegelijk uw papiergebruik vermindert.

Lees meer
7 redenen om uw papieren bezoekerslogboek te vervangen in 2023
Dit is het kantoor van de toekomst - en hoe u zich erop voorbereidt
15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren

4. Zeg vaarwel tegen papieren facturen

Een groot deel van de papierberg op kantoor is afkomstig van banken, verzekeraars en de overheid. Ook veel leveranciers sturen hun facturen nog steeds per post op, wat bijna altijd onnodig is.

In de plaats van papieren facturen te gebruiken, kunt u digitale facturen sturen naar uw klanten via e-mail of met behulp van facturatiesoftware - en uw leveranciers en dienstverleners vragen om hetzelfde te doen. Hier bij Vizito hebben we ons eigen systeem gebouwd voor facturatie, en gebruiken we Stripe voor betalingen. Afhankelijk van uw behoeften, zijn er verschillende facturatietools op de markt, zoals Bill.com en Square.

Een goed hulpmiddel om inkomende facturen automatisch te verwerken is Paperless NGX, dat uw fysieke documenten omzet in een doorzoekbaar online archief. Bovendien kan geautomatiseerde boekhoudsoftware, zoals Admisol en FreshBooks, helpen bij het stroomlijnen van uw financiële processen.

Door papieren facturen overboord te gooien en de boekhouding te automatiseren verbetert u de efficiëntie en nauwkeurigheid van uw financieel beheer, terwijl u de hoeveelheid papier in uw kantoor vermindert.

5. Gebruik digitale handtekeningen

Traditioneel vereisten sommige documenten zoals contracten een zogenoemde ‘wet signature’ om rechtsgeldig te zijn, wat betekent dat ze fysiek met een pen op papier moesten worden ondertekend. Tegenwoordig maakt de technologie het mogelijk om contracten elektronisch te ondertekenen, van overal en op elk toestel.

Dit is een game-changer voor bedrijven. Het maakt het printen, ondertekenen en scannen van documenten overbodig, waardoor u en uw team veel tijd en moeite besparen. Toonaangevende tools hiervoor zijn onder meer DocuSign, Adobe Sign en Right Signature, maar ook veel tools voor contractautomatisering zoals Juro bieden functionaliteit voor digitale handtekeningen.

6. Moedig uw personeel aan om papierloos te werken

Een laatste belangrijke stap naar een papierloos kantoor is ervoor te zorgen dat niemand op kantoor iets afdrukt als dat niet nodig is. Communiceer duidelijk over uw papierloos beleid en moedig uw teams aan om papierloos te werken. Door samen te werken kunt u een papierloze kantooromgeving creëren die efficiënt, milieuvriendelijk en kostenbesparend is.

Ongeacht het soort bedrijf dat u leidt of hoe groot het is, er zijn veel voordelen verbonden aan papierloos werken. Als u tijd en geld wilt besparen en tegelijkertijd het milieu een handje wilt helpen, dan is het tijd om al uw papieren documenten op kantoor weg te doen.

Door onze tips op te volgen, bent u op weg naar een efficiënter kantoor met minder kopzorgen. Vergeet niet dat papierloos werken een proces kan zijn. Het kan wat tijd kosten om papier volledig te verbannen, maar op de lange termijn zullen uw inspanningen lonen.

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer – en onze antwoorden.