Naar een papierloos kantoor in 6 eenvoudige stappen

Een papierloos kantoor bespaart u tijd en geld, verbetert de efficiëntie en is beter voor het milieu. De overstap is eenvoudiger dan u denkt: met digitale tools voor documentbeheer, e-mail, digitale handtekeningen en een bezoekersbeheersysteem kunt u papier grotendeels elimineren. Hieronder leest u precies hoe u dat aanpakt in 6 stappen.

Wat is een papierloos kantoor precies?

Bedrijven en organisaties krijgens doorgaans veel documenten en andere soorten informatie te verwerken. In een papierloos kantoor worden al deze documenten digitaal aangemaakt, bewerkt en opgeslagen. Ze zijn altijd en overal, in slechts een muisklik of vingertik, toegankelijk.

Het gebruik van papier wordt tot een minimum beperkt of zelfs helemaal gebannen. Geen rommelige bureaus, geen verloren documenten en geen paper cuts: het doel van een papierloos kantoor is de efficiëntie te verbeteren en geld te besparen op papier en inkt. En het beste nieuws: het is niet alleen goed voor uw productiviteit, maar ook voor de planeet.

Waarom papierloos werken? De 6 belangrijkste voordelen

Het gebruik van digitale technologie voor het maken, bewerken en opslaan van bestanden en informatie heeft veel voordelen:

Met behulp van een digitaal bezoekersbeheersysteem kunnen gasten zichzelf aanmelden bij de receptie, waardoor uw receptionist meer tijd heeft om zich te concentreren op belangrijkere taken.

Door documenten elektronisch op te slaan, verkleint u het risico op datalekken, identiteitsdiefstal, fraude en verlies van gevoelige informatie. Door een digitaal bezoekersbeheersysteem te implementeren, kunt u op elk moment bijhouden wie zich in uw gebouw bevindt. In geval van nood kunt u gemakkelijk een waarschuwing sturen naar iedereen die zich in uw bedrijf bevindt, om ieders veiligheid te garanderen.

Lees meer 8 manieren waarop bedrijven kunnen helpen in de strijd tegen klimaatverandering

Lees meer Meer tips om uw imago te verbeteren en een goede eerste indruk te maken op uw klanten? Check onze 7 simpele maar geniale ideeën om uw receptie te verbeteren

6 stappen om uw kantoor papierloos te maken

Wilt u ook uw eerste stappen zetten naar een papierloos kantoor? Geen zorgen: het is niet moeilijk en kost niet veel geld of tijd.

Stap 1: Maximaliseer het gebruik van e-mail en digitale communicatie

Een van de beste manieren om te starten is door zoveel mogelijk gebruik te maken van e-mail. E-mail is een uitstekend communicatiemiddel voor bedrijven omdat het flexibel, snel en gratis is. U kunt het gebruiken in uw communicatie met (potentiele) klanten, werknemers, leveranciers, partners en alle anderen die informatie of input van u nodig hebben.

Er zijn veel verschillende vormen van digitale communicatie. Het gebruik van e-mail is er slechts een van. Nog een tip: laat geen briefjes achter op het bureau van uw collega, maar gebruik een instant messaging app.

Stap 2: Beheer documenten digitaal met cloudopslag

Er is veel software beschikbaar waarmee u documenten elektronisch kunt aanmaken, bewerken en opslaan. Hiermee kunt u gemakkelijk documenten delen en erin samenwerken met uw collega’s.

Een goed digitaal documentbeheersysteem is een systeem dat gemakkelijk toegankelijk is vanaf elk apparaat. Cloud-gebaseerde software is ideaal hiervoor omdat alles online staat en van overal toegankelijk is. Enkele populaire tools:

• Google Drive - gratis cloudopslag en samenwerking
• Dropbox - bestandsdeling en synchronisatie
• Microsoft OneDrive - geintegreerd met Microsoft Office

Als u belangrijke papieren documenten heeft die u moet bewaren, kunt u deze scannen en elektronisch opslaan in uw tool voor documentbeheer. Dit zal helpen om rommel op kantoor te verminderen en ervoor te zorgen dat u altijd toegang heeft tot belangrijke informatie, zelfs als de papieren kopie verloren gaat of beschadigd raakt.

Stap 3: Vervang het papieren bezoekerslogboek door digitaal bezoekersbeheer

Overweeg in de plaats van een papieren bezoekerslogboek een digitaal bezoekersbeheersysteem te gebruiken. Met een dergelijk systeem kunnen bezoekers zichzelf elektronisch aan- en afmelden. Bovendien bieden deze systemen extra functies zoals ID-verificatie, het zelf printen van badges en automatische meldingen aan de ontvanger.

Bezoekersbeheersystemen zoals Vizito slaan ook bezoekersgegevens op en maken er rapporten van. Dat kan nuttig zijn voor traceringsdoeleinden, denk bijvoorbeeld aan het registreren van bezoeken van verkopers of aannemers, of het bijhouden van bezoekersgegevens omwille van de veiligheid. Een systeem voor bezoekersbeheer helpt de veiligheid en efficientie van het check-inproces te verbeteren, terwijl u tegelijk uw papiergebruik vermindert.

Lees meer 7 redenen om uw papieren bezoekerslogboek te vervangen in 2023 Dit is het kantoor van de toekomst - en hoe u zich erop voorbereidt 15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren

Stap 4: Schakel over op digitale facturen en boekhouding

Een groot deel van de papierberg op kantoor is afkomstig van banken, verzekeraars en de overheid. Ook veel leveranciers sturen hun facturen nog steeds per post op, wat bijna altijd onnodig is.

In de plaats van papieren facturen te gebruiken, kunt u digitale facturen sturen naar uw klanten via e-mail of met behulp van facturatiesoftware - en uw leveranciers en dienstverleners vragen om hetzelfde te doen. Hier bij Vizito hebben we ons eigen systeem gebouwd voor facturatie, en gebruiken we Stripe voor betalingen.

Handige tools voor digitale facturatie en boekhouding:

• Bill.com - facturatie en betalingsverwerking
• Square - facturen opstellen en versturen
• Paperless NGX - fysieke documenten omzetten in een doorzoekbaar online archief
• Admisol en FreshBooks - geautomatiseerde boekhoudsoftware

Door papieren facturen overboord te gooien en de boekhouding te automatiseren verbetert u de efficientie en nauwkeurigheid van uw financieel beheer, terwijl u de hoeveelheid papier in uw kantoor vermindert.

Stap 5: Gebruik digitale handtekeningen voor contracten

Traditioneel vereisten sommige documenten zoals contracten een zogenoemde ‘wet signature’ om rechtsgeldig te zijn, wat betekent dat ze fysiek met een pen op papier moesten worden ondertekend. Tegenwoordig maakt de technologie het mogelijk om contracten elektronisch te ondertekenen, van overal en op elk toestel.

Dit is een game-changer voor bedrijven. Het maakt het printen, ondertekenen en scannen van documenten overbodig, waardoor u en uw team veel tijd en moeite besparen. Populaire tools voor digitale handtekeningen:

• DocuSign
• Adobe Sign
• Right Signature
• Juro - contractautomatisering met ingebouwde digitale handtekeningen

Stap 6: Moedig uw personeel aan om papierloos te werken

Een laatste belangrijke stap naar een papierloos kantoor is ervoor te zorgen dat niemand op kantoor iets afdrukt als dat niet nodig is. Communiceer duidelijk over uw papierloos beleid en moedig uw teams aan om papierloos te werken. Door samen te werken kunt u een papierloze kantooromgeving creeren die efficient, milieuvriendelijk en kostenbesparend is.

Ongeacht het soort bedrijf dat u leidt of hoe groot het is, er zijn veel voordelen verbonden aan papierloos werken. Als u tijd en geld wilt besparen en tegelijkertijd het milieu een handje wilt helpen, dan is het tijd om al uw papieren documenten op kantoor weg te doen.

Door onze tips op te volgen, bent u op weg naar een efficienter kantoor met minder kopzorgen. Vergeet niet dat papierloos werken een proces kan zijn. Het kan wat tijd kosten om papier volledig te verbannen, maar op de lange termijn zullen uw inspanningen lonen.

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.