Hoe digitale bezoekersregistratie de veiligheid in uw bedrijf verhoogt

Digitale bezoekersregistratie verhoogt de veiligheid in uw bedrijf op zeven manieren: het controleert wie binnenkomt, stuurt instant meldingen, drukt ID-badges af, ondersteunt evacuatiebeheer, laat juridische documenten digitaal ondertekenen, beschermt persoonsgegevens en helpt bij gezondheidsscreening. Uw receptie is uw eerste verdedigingslinie - een digitaal systeem maakt die linie sterker.

Beveiligingscamera’s en alarmsystemen volstaan niet om alle risico’s te beperken. Hieronder leest u hoe systemen voor digitale bezoekersregistratie de veiligheid in uw gebouwen verbeteren.

1. Realtime controle van wie uw gebouw betreedt en verlaat

Digitale bezoekersbeheersystemen controleren de in- en uitstroom van mensen in het gebouw. Iedereen die het gebouw betreedt, moet in- en uitchecken. Zo weet u op elk moment exact wie er zich in uw gebouwen bevindt.

De bezoeker wordt gevraagd enkele persoonlijke gegevens door te geven, zoals een telefoonnummer of e-mailadres, en eventueel wordt er een foto gemaakt. Deze gegevens worden opgeslagen in de cloud. Wie kwade bedoelingen heeft, wordt zo afgeschrikt.

2. Instant meldingen naar de juiste contactpersoon

Digitale bezoekersbeheersystemen sturen meteen een melding naar het juiste personeelslid wanneer zijn gast gearriveerd is. Dat kan via:

• Sms
• E-mail
• Slack of een andere communicatietool

Of u nu op kantoor aanwezig bent of niet, u weet meteen wanneer er iemand aan uw receptie opduikt. Bezoekers hoeven nooit lang te wachten en u heeft volledige controle over wie zich waar bevindt.

Lees ook

Wat is digitale bezoekersregistratie?

Lees hier hoe u in minder dan 30 minuten aan de slag gaat met digitale bezoekersregistratie.

3. ID-badges met foto voorkomen misbruik en vervalsing

Bezoekersbadges die met de hand worden uitgereikt, kunnen gemakkelijk verloren gaan, misbruikt of vervalst worden. Met een digitaal systeem voor bezoekersregistratie kan uw bezoeker een ID-badge printen waarmee niet geknoeid kan worden.

De badge bevat:

• Een foto van de bezoeker
• Persoonlijke gegevens
• De naam van het personeelslid dat bezocht wordt
• Een vervaldatum

4. Evacuatiebeheer: iedereen verwittigen in enkele seconden

Stel dat er een brand uitbreekt in uw gebouw. Zonder naadloos in- en uitchecksysteem zitten er veel mazen in uw evacuatieplan.

Met een digitaal systeem voor bezoekersbeheer kan de receptie:

• Meteen alle aanwezigen in het gebouw verwittigen
• Veiligheidsinstructies versturen
• Controleren wie al vertrokken is en wie nog binnen is
• Dit alles doen vanaf elk mobiel apparaat

Lees ook

De 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft

5 Trends in facility management die opvallen in 2022

5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

5. Juridische documenten digitaal laten ondertekenen

Met een bezoekersbeheersysteem kunt u geheimhoudingsverklaringen, veiligheidsvoorschriften of bedrijfsreglementen digitaal laten ondertekenen. De informatie wordt opgeslagen in de cloud, het proces wordt versneld en een betere naleving is verzekerd.

6. Bezoekersgegevens veilig opgeslagen conform de GDPR/AVG

In tegenstelling tot een papieren logboek, garandeert digitale bezoekersregistratie de veiligheid van vertrouwelijke gegevens:

• Bezoekers hebben alleen toegang tot hun eigen informatie
• Eerdere bezoekersgegevens zijn niet zichtbaar aan de receptie
• Alle informatie wordt snel en veilig opgeslagen in de database

7. Gezondheidsscreening en contactopsporing bij uitbraken

Na de coronacrisis blijft gezondheid een aandachtspunt. Digitale bezoekersbeheersystemen helpen bij:

• Het screenen van bezoekers op gezondheidsrisico’s
• Het bijhouden van wie met wie in contact is geweest
• Het snel verwittigen van betrokkenen bij een uitbraak

De veiligheid van uw bedrijfsterrein, uw werknemers en uw bezoekers is een primaire zorg voor elke organisatie. Alles begint bij uw receptie. Een degelijk systeem voor bezoekersbeheer kan uw bedrijf wapenen tegen alle mogelijke risico’s, en een hoger veiligheidsgevoel is gelinkt aan een grotere betrokkenheid en betere prestaties bij het personeel.

Bij Vizito nemen we veiligheid serieus. Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.