Hoe digitale bezoekersregistratie de veiligheid in uw bedrijf verhoogt

Personeelsleden, klanten, leveranciers, bezoekers: in veel bedrijven lopen de hele dag mensen binnen en buiten. Dat brengt risico’s met zich mee. Hoe voorkomt u dat ongewenste bezoekers uw gebouwen betreden? Hoe houdt u uw werkplek gezond? Hoe beschermt u de gegevens van uw bezoekers? En hoe blijft iedereen veilig wanneer er bijvoorbeeld een brand uitbreekt?

Beveiligingscamera’s en alarmsystemen zijn in de meeste bedrijven al aanwezig. Die volstaan echter niet om de risico’s te beperken. Wat vaak over het hoofd gezien wordt, is dat uw receptie uw eerste verdedigingslinie is. Door over te schakelen op een digitaal bezoekersbeheersysteem zorgt u voor een veilige en gezonde werkplek.

Dit zijn zeven manieren waarop systemen voor digitale bezoekersregistratie de veiligheid in uw gebouwen verbeteren.

1. Controle van bezoekers

De eerste manier waarop digitale bezoekersbeheersystemen de veiligheid verhogen, is door de in- en uitstroom van mensen in het gebouw te controleren. Iedereen die het gebouw betreedt, moet in- en uitchecken wanneer hij het pand betreedt of verlaat. Zo weet u op elk moment exact wie er zich in uw gebouwen bevindt.

De bezoeker wordt tevens gevraagd enkele persoonlijke gegevens door te geven, zoals een telefoonnummer, e-mailadres, en eventueel wordt er een foto gemaakt. Deze gegevens worden vervolgens opgeslagen in de cloud. Wie kwade bedoelingen heeft, wordt zo afgeschrikt om het pand te betreden.

2. Instant meldingen

Mensen komen en gaan in bedrijven, dat is een feit. Digitale bezoekersbeheersystemen sturen meteen een melding uit naar het juiste personeelslid wanneer zijn gast gearriveerd is. Dat kan via sms, e-mail of via een andere toepassing zoals Slack.

Of u nu op kantoor aanwezig bent of niet, u weet dus meteen wanneer er iemand aan uw receptie opduikt. Zo moeten bezoekers nooit lang wachten en heeft u volledige controle over wie zich waar in uw gebouwen bevindt.

Lees ook

Wat is digitale bezoekersregistratie?

Lees hier hoe u in minder dan 30 minuten aan de slag gaat met digitale bezoekersregistratie.

3. ID-badges

Bezoekersbadges die met de hand worden uitgereikt, kunnen gemakkelijk verloren gaan, misbruikt of vervalst worden. Met een digitaal systeem voor bezoekersregistratie kan uw bezoeker een ID-badge printen waarmee niet geknoeid kan worden.

Deze badge bevat een foto en de gegevens van de bezoeker. Zo kan iedereen die zich in het bedrijf bevindt gemakkelijk geïdentificeerd worden. Bovendien vermeldt de badge de naam van het personeelslid dat de gast bezoekt en een vervaldatum, waardoor de badge niet steeds opnieuw gebruikt kan worden.

Photo2

4. Evacuatiebeheer

Alle bedrijven, ook het uwe, leveren inspanningen om de veiligheid op het terrein te garanderen. Maar een noodsituatie kan zich altijd voordoen.

Stel dat er een brand uitbreekt in uw gebouw. Al het personeel heeft zich buiten verzameld, maar wat met het schoonmaakpersoneel dat in het gebouw aan het werk is? En hoeveel bezoekers zijn er op dit moment aanwezig?

Zonder naadloos in- en uitchecksysteem zitten er veel mazen in uw evacuatieplan. Gelukkig leven we in een tijdperk waarin technologie die zorgen kan wegnemen. Met een digitaal systeem voor bezoekersbeheer kan de receptie meteen alle aanwezigen in het gebouw verwittigen als er een brand uitbreekt, een ongewenste bezoeker binnendringt, of bij eender welk ander noodgeval. Veiligheidsinstructies kunnen zo gemakkelijk verstuurd worden, en een eventuele evacuatie kan rimpelloos verlopen.

Lees ook

De 10 vaardigheden die elke receptionist nodig heeft

5 Trends in facility management die opvallen in 2022

5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

5. Naleving van juridische documenten

Moeten uw bezoekers een formulier of overeenkomst ondertekenen? Met een bezoekersbeheersysteem kunt u geheimhoudingsverklaringen, veiligheidsvoorschriften of bedrijfsreglementen digitaal laten ondertekenen. De informatie wordt vervolgens opgeslagen in de cloud. Door de documenten via een gecentraliseerd digitaal platform aan te bieden, wordt het proces versneld en is een betere naleving verzekerd.

6. Veiligheid van gegevens

In tegenstelling tot een papieren logboek, garandeert digitale bezoekersregistratie de veiligheid van vertrouwelijke gegevens. Bezoekers hebben immers enkel toegang tot hun eigen informatie en kunnen aan de receptie niet de gegevens van hun voorgangers inkijken. Na het registratieproces wordt alle informatie snel en veilig opgeslagen in de database.

7. Gezondheid

Na de coronacrisis werken veel bedrijven weer zoals vanouds. Vergaderingen met klanten, bestuursvergaderingen en netwerkevenementen kunnen weer plaatsvinden zoals voor de pandemie. Bedrijfsrestaurants zijn weer geopend en worden door leveranciers voorzien van alle benodigdheden. Er vinden opnieuw bedrijfsbezoeken plaats. Misschien zijn er in uw bedrijf aannemers aan de slag die de kantoren ombouwen in functie van het nieuwe flexibele werken.

Kortom, het gonst weer van de bedrijvigheid. En elke bezoeker die u in uw bedrijf ontvangt, is een mogelijke verspreider van COVID-19.

Digitale bezoekersbeheersystemen zijn onmisbaar geworden om de veiligheid en gezondheid van werknemers, maar ook van bezoekers te beschermen. Ze kunnen helpen om bezoekers te screenen, en als er zich toch een uitbraak voordoet weet u precies wie u moet verwittigen.

De veiligheid van uw bedrijfsterrein, uw werknemers en uw bezoekers is een primaire zorg voor elke organisatie. Alles begint bij uw receptie. Een degelijk systeem voor bezoekersbeheer kan uw bedrijf wapenen tegen alle mogelijke risico’s voor de veiligheid. En een hoger veiligheidsgevoel is dan weer gelinkt aan een grotere betrokkenheid en betere prestaties bij het personeel.

Bij Vizito nemen we veiligheid serieus. Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.