GDPR En Bezoekersregistratie: Een Praktische Gids

De GDPR/AVG (General Data Protection Regulation / Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht bedrijven om bezoekersgegevens op de juiste manier te verzamelen, verwerken en opslaan. Of u nu een papieren logboek of een digitaal systeem gebruikt, u moet voldoen aan zeven principes: rechtmatigheid, doelbinding, dataminimalisatie, accuraatheid, beperkte bewaring, integriteit en verantwoordelijkheid. Een digitaal bezoekersbeheersysteem maakt het aanzienlijk makkelijker om aan deze vereisten te voldoen.

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

• Wat is de GDPR/AVG?
• Waarom werd de wet ingevoerd?
• Raakt de wet ook bedrijven buiten de EU?
• Wat als u zich niet aan de regels houdt?
• Waarom is de GDPR/AVG belangrijk voor bezoekersbeheersystemen?
• Voldoet een papieren logboek aan de GDPR/AVG?
• Hoe zorgt u ervoor dat uw bezoekersbeheersysteem aan de wet voldoet?

De 7 principes van de GDPR/AVG voor gegevensbescherming

De GDPR/AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de strengste wet in zijn soort. De bedoeling is mensen meer controle te geven over hun persoonsgegevens. De wet geldt voor elke organisatie die persoonsgegevens van EU-burgers verwerkt, ongeacht waar die organisatie gevestigd is.

De GDPR/AVG legt 7 principes vast:

De GDPR/AVG geeft mensen ook rechten: het recht om vergeten te worden, het recht op toegang tot persoonsgegevens, het recht om gegevens over te brengen naar andere diensten, en het recht om geinformeerd te worden over datalekken.

Waarom de GDPR/AVG werd ingevoerd: groeiende zorgen over datamisbruik

De GDPR/AVG werd ingevoerd als reactie op groeiende zorgen over hoe data door organisaties worden verzameld en gebruikt. Nu het internet en digitale technologieën de wereld overnemen, zweven massa’s persoonlijke gegevens rond in de cloud. Door duidelijke regels vast te leggen, wil de GDPR/AVG deze zorgen wegnemen.

GDPR/AVG geldt ook voor bedrijven buiten de EU die zaken doen met EU-burgers

Buiten de EU bestaat nergens een wet die gelijkwaardig is aan de GDPR/AVG. Toch moeten organisaties wereldwijd die zaken doen in de EU zich aan de wet houden. De wet geldt voor elke organisatie die persoonlijke data van mensen uit de EU verwerkt.

Boetes tot 50 miljoen euro bij niet-naleving van de GDPR/AVG

Bij niet-naleving dreigen zware sancties: boetes, bevelen om gegevens te wissen, of verboden op gegevensverwerking.

Voorbeelden van opgelegde boetes:

Waarom de GDPR/AVG cruciaal is voor bezoekersbeheersystemen

De GDPR/AVG is van toepassing op bezoekersbeheersystemen omdat deze systemen de persoonlijke gegevens verzamelen van mensen die een bedrijf bezoeken.

De belangrijkste GDPR/AVG-vereisten voor bezoekersbeheersystemen:

• Uitdrukkelijke toestemming vragen voor het verzamelen en opslaan van gegevens
• Duidelijke informatie verstrekken over hoe gegevens gebruikt worden
• Maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen
• Het recht op toegang tot, correctie of verwijdering van persoonsgegevens respecteren
• Het recht om persoonsgegevens te verkrijgen en hergebruiken voor andere diensten

Lees meer Aan de slag met digitale bezoekersregistratie in minder dan 30 minuten. Koud en onpersoonlijk? Alleen voor grote bedrijven? 5 mythes over digitaal bezoekersbeheer.

Een papieren logboek voldoet moeilijk aan de GDPR/AVG

Of u nu een papieren logboek of een digitale oplossing gebruikt, bezoekersgegevens moeten behandeld worden volgens de GDPR/AVG. Een papieren logboek aan uw receptie levert problemen op:

• Privacy: iedereen kan de gegevens van vorige bezoekers inkijken
• Dataminimalisatie: moeilijk om per bezoekerstype alleen relevante gegevens te vragen
• Informatieplicht: niet eenvoudig om bezoekers volledig te informeren over datagebruik
• Beveiliging: papier kan gestolen, gefotografeerd of verloren worden
• Recht op verwijdering: specifieke gegevens wissen uit een papieren logboek is ingewikkeld

Een digitaal bezoekersbeheersysteem biedt een veiliger alternatief waarmee gegevens op een veilige en transparante manier verzameld en opgeslagen worden.

Lees meer 7 manieren waarop bezoekersbeheersystemen de veiligheid verhogen. 7 redenen om uw papieren logboek te vervangen.

7 stappen om uw bezoekersbeheersysteem GDPR/AVG-conform te maken

1. Vraag uitdrukkelijke toestemming aan bezoekers

Zorg ervoor dat uw systeem bezoekers vraagt te bevestigen dat ze het privacybeleid hebben gelezen, of dat het opties biedt welke gegevens opgeslagen kunnen worden.

2. Informeer bezoekers duidelijk over het gebruik van hun gegevens

Als organisatie is het uw verantwoordelijkheid om open te zijn over hoe gegevens gebruikt worden, voor welk doel en hoelang ze worden opgeslagen.

3. Vraag alleen de gegevens die u werkelijk nodig heeft

Wees selectief. Creeer specifieke procedures voor verschillende soorten gasten: van bezoekers in beveiligde zones heeft u meer informatie nodig dan van een leverancier.

4. Controleer wie toegang heeft tot bezoekersgegevens

Zorg voor toegangscontrole zodat alleen geautoriseerd personeel bij de data kan.

5. Versleutel informatie met HTTPS en beveiligde databases

Cloud-gebaseerde bezoekersbeheersystemen gebruiken versleutelde databases en HTTPS-transfers om gegevens te beschermen.

6. Respecteer het recht op verwijdering en anonimisering

Bezoekers kunnen hun toestemming te allen tijde intrekken. U moet hun gegevens op verzoek kunnen verwijderen, anonimiseren of wijzigen.

7. Log uw verwerkingsactiviteiten voor verantwoording

Documenteer welke gegevens u verzamelt, waarvoor u ze gebruikt en met wie u ze deelt.

Door bovenstaande stappen te volgen, voldoet uw bezoekersbeheersysteem aan de GDPR/AVG en beschermt u de persoonlijke gegevens van uw bezoekers.

Vizito neemt gegevensbescherming serieus. Deze functies zorgen voor GDPR/AVG-conformiteit:

• Toestemming vragen aan uw bezoekers
• Bepalen wie toegang heeft tot bezoekersgegevens
• Verschillende soorten bezoekers instellen om alleen noodzakelijke informatie te verzamelen
• Bepalen wanneer bezoekersinformatie automatisch verwijderd wordt
• Alle gegevens veilig opslaan op de Vizito-servers

Om een idee te krijgen van hoe digitale bezoekersregistratie uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of vraag nu een demo aan om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.