Vertrouwelijk: 9 Onmisbare Tips voor de Beveiliging van uw …

Geschreven door Jill - Geschreven: 6 april 2023

Het verzekeren van de veiligheid op de werkplek is vandaag de dag een constante zorg voor ondernemers. Een cruciaal element hierbij is een effectief bezoekersbeleid. Hieronder bespreken we de 9 beste strategieën voor uw bezoekersbeleid, zodat u uw gebouwen en personeel optimaal kunt beschermen.

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

Lees dus zeker verder voor nuttige inzichten over het uitstippelen en toepassen van een degelijk bezoekersbeleid dat uw werkplek veilig houdt.

Wat is een bezoekersbeleid?

Een bezoekersbeleid is een reeks richtlijnen en procedures die bepalen hoe bezoekers op een werkplek worden ontvangen, geregistreerd en begeleid. Het belangrijkste doel is het verzekeren van de veiligheid van medewerkers, bezoekers en bedrijfsmiddelen, terwijl bezoekers tegelijkertijd gastvrij onthaald worden.

Een bezoekersbeleid bepaalt onder andere wat er van de bezoekers verwacht wordt: wie mag er binnen komen, en wat mogen gasten wel of niet doen tijdens hun bezoek? Het bevat ook richtlijnen over bezoekersregistratie, identiteitscontrole, en het opvolgen van hun bewegingen in uw gebouwen.

Een goed ontworpen bezoekersbeleid vindt een evenwicht tussen een hoog niveau van beveiliging en een positieve ervaring voor gasten. Een gebrekkig bezoekersbeleid houdt risico’s in, zoals diefstal, datalekken, vandalisme en zelfs geweld. Overmatig strenge maatregelen kunnen dan weer leiden tot een negatieve perceptie van uw bedrijf en samenwerking met externe partners belemmeren. Daarom is het essentieel om een bezoekersbeleid te ontwikkelen dat afgestemd is op de unieke behoeften en uitdagingen van uw onderneming.

Een bezoekersbeleid opstellen

Een effectief bezoekersbeleid moet de volgende componenten bevatten:

Doel en toepassingsgebied Wat is het doel en toepassingsgebied van het bezoekersbeleid? Welke types bezoekers worden op de werkplek toegelaten, en tot welke ruimtes hebben ze toegang?
Identificatie en registratie Welke procedures worden toegepast voor het identificeren en registreren van bezoekers bij de receptie?
Beveiliging Welke maatregelen worden genomen om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te garanderen?
Gedragsregels Aan welke gedragsregels moeten bezoekers zich houden? En wat zijn de gevolgen als deze regels overtreden worden?
Privacy en vertrouwelijkheid Hoe gaat de werkplek om met persoonlijke gegevens van bezoekers? Wat zijn de regels rond vertrouwelijke informatie waarmee gasten tijdens hun bezoek in aanraking kunnen komen? Dit kan uitgewerkt worden in geheimhoudingsovereenkomsten voor bezoekers.
Aansprakelijkheid en verzekering Wie is aansprakelijk in geval van eventuele ongevallen of incidenten, en waarvoor is de bezoeker verzekerd? Moeten hier overeenkomsten over ondertekend worden?
Handhaving Wat zijn de gevolgen van overtredingen van het bezoekersbeleid? Wie is verantwoordelijk voor de handhaving ervan?
Communicatie en training Hoe wordt het bezoekersbeleid gecommuniceerd aan medewerkers en bezoekers? Hoe verlopen de trainingen over de procedures?

Bij het opstellen van uw bezoekersbeleid kunt u overwegen om beveiligingsexperts te raadplegen en voorbeelden van beveiligingsbeleid voor de werkplek te bekijken. Enkele factoren om rekening mee te houden zijn de sector waarin uw bedrijf opereert, de gevoeligheid van te beschermen bedrijfsgegevens, de hoeveelheid bezoekers die u ontvangt en eventuele wettelijke vereisten die van toepassing kunnen zijn op uw organisatie.

Het is ook essentieel om uw bezoekersbeleid regelmatig bij te werken en aan te passen aan nieuwe beveiligingsbedreigingen en organisatorische veranderingen. Door rekening te houden met deze stappen, kunt u van uw bedrijf een veilige en gastvrije omgeving maken voor zowel medewerkers als bezoekers.

Geen bezoekers voorbij dit punt

9 tips voor een goed bezoekersbeleid

1. Bepaal wie bevoegd is om bezoekers goed te keuren

Zorg dat uw bezoekersbeleid heldere richtlijnen bevat over wie bevoegd is om bezoekers goed te keuren, zoals afdelingshoofden, supervisors of beveiligingsmedewerkers. Dit helpt bij het handhaven van een duidelijke verantwoordelijkheidsstructuur als het gaat om toegang tot uw faciliteiten.

Houd rekening met het volgende bij het opstellen van de goedkeuringsprocedure van bezoekers:

Creëer een hiërarchie voor het goedkeuren van bezoekers, op basis van het bezoeksdoel en de vereisten voor goedkeuring.
Definieer duidelijk de criteria voor het goedkeuren van bezoekers, zoals de reden van hun bezoek, hun relatie met de organisatie en eventuele potentiële beveiligingsrisico’s die ze kunnen vormen.
Voer een gestandaardiseerd aanvraagproces in voor de goedkeuring van bezoekers, inclusief het verstrekken van de benodigde informatie, zoals naam, bedrijfsnaam, contactgegevens en het doel van het bezoek.
Ontwikkel een systeem om goedkeuringen en afwijzingen bij te houden, zodat u een duidelijk overzicht heeft van geautoriseerde bezoekers en eventuele patronen of problemen kunt identificeren die mogelijk moeten worden aangepakt.

2. Neem maatregelen voor toegangscontrole

Bepaal wie toegang heeft tot welke delen van uw faciliteit en zet forse toegangscontrolemaatregelen in om de toegang van bezoekers tot bepaalde zones te beperken. Deze maatregelen helpen om toegang door onbevoegden te voorkomen, het risico op diefstal of datalekken te verlagen en te voldoen aan de regelgeving in uw sector. Hier zijn enkele tips om de toegang van bezoekers tot uw terrein effectief te reguleren:

Met een bezoekerspasje krijgen bezoekers alleen toegang tot bepaalde delen van uw gebouw. Deze pasjes kunnen zo ingesteld worden dat ze na een bepaalde tijd verlopen, of kunnen vanop afstand gedeactiveerd worden door beveiligingsmedewerkers.
Sleutel- en biometrische scanners bij de ingang van afgeschermde zones zorgen ervoor dat alleen personen met de juiste toegangscode of biometrische gegevens deze zones kunnen betreden.
Maak gebruik van een bezoekersbeheersysteem om het registratieproces voor bezoekers te stroomlijnen, toegang tot afgeschermde zones te controleren en de bewegingen van bezoekers in uw faciliteit te volgen. Deze systemen kunnen geïntegreerd worden met uw infrastructuur voor toegangscontrole, zodat u tijdelijke toegang kunt verlenen aan bezoekers op basis van hun autorisatieniveau en het doel van hun bezoek.
Plaats fysieke barrières, zoals hekken, poorten en afgesloten deuren, om de doorstroming van bezoekers binnen uw faciliteit te reguleren.
Plaats duidelijke bewegwijzering door uw hele faciliteit met aanduidingen van afgeschermde zones, toegangsvereisten en bezoekersroutes.

3. Zorg ervoor dat bezoekers altijd begeleid worden

Laat bezoekers nooit zonder begeleiding door uw pand rondlopen. Door ervoor te zorgen dat ze altijd in gezelschap zijn van een geautoriseerde medewerker, voorkomt u onbedoelde toegang tot gevoelige zones of informatie.

Een effectief beleid voor bezoekersbegeleiding houdt in dat specifieke medewerkers worden aangewezen om bezoekers te begeleiden op basis van hun functie, afdeling of expertise. Deze medewerkers moeten getraind zijn in begeleidingsverantwoordelijkheden en goed op de hoogte zijn van het bezoekersbeleid en de toegangscontroleprocedures van uw bedrijf.

Zorg ook voor een communicatiesysteem waarmee begeleiders contact kunnen opnemen met beveiligingspersoneel of receptiemedewerkers in geval van problemen of noodsituaties die zich kunnen voordoen tijdens het bezoek van een gast.

4. Screen en identificeer bezoekers grondig

Het grondig screenen en identificeren van bezoekers is essentieel om de veiligheid op de werkplek te waarborgen en te zorgen dat enkel geautoriseerde personen toegang krijgen tot uw pand. Door een gedegen screeningproces te hanteren, kan uw organisatie mogelijke beveiligingsrisico’s opsporen, gevoelige informatie beschermen en voldoen aan specifieke richtlijnen binnen de sector.

Belangrijke aspecten om op te nemen in uw bezoekersscreening- en identificatieproces zijn: achtergrondchecks, geheimhoudingsovereenkomsten voor bezoekers, identiteitscontrole, bezoekersregistratie en beveiligingsscreenings.

5. Maak gebruik van een digitaal bezoekersbeheersysteem

Een bezoekersbeheersysteem (VMS) is een geïntegreerde softwareoplossing die organisaties helpt bij het beheren en monitoren van bezoekers. Dit digitale systeem vervangt papieren logboeken en automatiseert het registratieproces, houdt bezoekersinformatie bij en faciliteert toegangscontrole.

Niet alleen verbetert het gebruik van een VMS de efficiëntie van het registratieproces en biedt het waardevolle inzichten in bezoekerstrends, maar het kan ook de veiligheid op de werkplek aanzienlijk verbeteren:

Het automatiseren van de bezoekersregistratie vermindert de kans op fouten en zorgt voor nauwkeurige registratie.
Integratie met toegangscontrolesystemen verbetert de naleving van het toegangsbeleid en stelt u in staat om indien nodig snel toegang in te trekken.
Beveiligde opslag van bezoekersinformatie maakt eenvoudige toegang mogelijk voor geautoriseerd personeel in noodgevallen of bij beveiligingsincidenten.
Realtime inzichten in bezoekersgedrag helpen om potentiële beveiligingsrisico’s te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen over toegangscontrolebeleid.
Naleving van gegevensbeschermingsregels, zoals GDPR, waarborgt een verantwoorde omgang met bezoekersinformatie volgens wettelijke vereisten.

Om zelf de voordelen van een modern bezoekersbeheersysteem voor uw bedrijf te ervaren, kunt u profiteren van Vizito’s 14-daagse proefperiode.

6. Verstrek duidelijke en informatieve bezoekersbadges

Bezoekersbadges dragen bij aan de veiligheid op de werkplek, omdat ze het makkelijker maken voor medewerkers om bezoekers te identificeren en hun toegangsrechten te controleren. Zorg ervoor dat de badges belangrijke informatie bevatten zoals de naam, het bedrijf, de aankomsttijd, de bezoekduur en een foto. Je kunt ook een QR-code toevoegen die gescand kan worden door beveiligingspersoneel of geïntegreerd met uw toegangscontrolesysteem.

De meeste systemen voor bezoekersbeheer stellen u in staat eenvoudig een foto van uw bezoeker te nemen en snel een badge te creëren met alle nodige informatie.

Bezoekersbadge

7. Maak uw bezoekersbeleid en procedures zichtbaar

Zorg ervoor dat bezoekers op de hoogte zijn van de verwachtingen en vereisten door het bezoekersbeleid en de procedures duidelijk te tonen op opvallende locaties binnen uw organisatie. Door eenvoudig toegang te geven tot deze informatie, begrijpen gasten hun verantwoordelijkheden en kunnen ze de beveiligingsrichtlijnen van uw organisatie volgen.

Een effectieve manier om het bezoekersbeleid en de procedures zichtbaar te maken, is door duidelijke bewegwijzering of informatieve displays te plaatsen in de receptieruimte, waar bezoekers ze bij aankomst kunnen zien. Dit kan door middel van posters, digitale schermen of geprinte hand-outs, die de belangrijkste punten van uw bezoekersbeleid uiteenzetten.

U kunt uw bezoekersbeleid ook communiceren via het incheckproces op uw selfservice-kiosk of tablet en op de bezoekersbadges een samenvatting of een QR-code afdrukken die naar het volledige beleid verwijst.

Door het bezoekersbeleid en de procedures te publiceren op uw bedrijfswebsite, kunnen bezoekers de informatie doornemen voordat ze bij uw bedrijf aankomen, wat helpt om de naleving van uw beveiligingsrichtlijnen te waarborgen.

8. Bereid u voor op noodsituaties

Het opstellen van noodplannen en -protocollen is cruciaal om de veiligheid van zowel medewerkers als bezoekers op uw werkplek te garanderen. Zorg ervoor dat uw bezoekersbeleid de veiligheid van bezoekers in noodsituaties omvat:

Geef duidelijk de evacuatieroutes en procedures voor bezoekers aan.
Stel een plan op voor communicatie met bezoekers tijdens een noodgeval. Bijvoorbeeld: verzenden van waarschuwingen via sms, e-mail of via uw bezoekersbeheersysteem.
Gebruik uw bezoekersbeheersysteem om een actuele registratie van alle bezoekers in uw pand bij te houden. Deze informatie kan tijdens noodsituaties gebruikt worden om bezoekers snel te lokaliseren en in veiligheid te brengen.
Train uw medewerkers om bezoekers te helpen tijdens noodsituaties.
Voer regelmatig noodoefeningen uit die bezoekersscenario’s omvatten. Een bezoekersbeheersysteem kan een waardevolle hulpbron zijn bij het effectief beheren en coördineren van noodsituaties. Door noodplannen en -protocollen in uw VMS op te nemen, zorgt u ervoor dat uw organisatie goed voorbereid is om noodsituaties efficiënt aan te pakken.

9. Informeer en train medewerkers over het bezoekersbeleid

Het is essentieel dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het bezoekersbeleid van uw organisatie en de bijhorende procedures. Houd uw personeel op de hoogte met regelmatige trainingen; zo stelt u hen in staat mogelijke beveiligingsproblemen of onregelmatigheden te herkennen en te melden.

Belangrijke aandachtspunten bij het trainen van medewerkers zijn onder andere:

Maak hen duidelijk wat het belang is van het bezoekersbeleid en waarom het toegepast wordt.
Wijs op hun rol en verantwoordelijkheden bij het handhaven van het bezoekersbeleid en het waarborgen van de veiligheid op de werkplek.
Maak duidelijk welke stappen ondernomen moeten worden als een medewerker een bezoeker tegenkomt die zich niet aan het beleid houdt of verdacht gedrag vertoont.
Verduidelijk de juiste procedures voor het melden van incidenten of bezorgdheden met betrekking tot bezoekers.

Een bezoekersbeleid afstemmen op unieke behoeften en uitdagingen

Verschillende sectoren en organisaties hebben te maken met unieke uitdagingen op het gebied van bezoekersbeheer. Om een doeltreffend bezoekersbeleid op te stellen, is het belangrijk om rekening te houden met de specifieke behoeften en risico’s van uw organisatie. Zo kan een zorginstelling bijvoorbeeld prioriteit geven aan het voorkomen van infecties, terwijl een voedingsbedrijf zich kan richten op het naleven van hygiëne- en veiligheidsnormen.

Overweeg factoren zoals:

De aard van uw bedrijf en de gevoeligheid van de informatie en middelen
Het niveau van bezoekersverkeer en de soorten bezoekers (bijvoorbeeld klanten, aannemers, leveranciers)
Wettelijke en reglementaire vereisten die van invloed kunnen zijn op uw bezoekersbeleid
De indeling en het ontwerp van uw werkplek, inclusief toegangspunten en beperkte gebieden Door deze factoren te evalueren en te leren van voorbeelden van hoe verschillende organisaties hun bezoekersbeleid hebben aangepast, kunt u een op maat gemaakt bezoekersbeleid opstellen dat effectief inspeelt op uw unieke behoeften en uitdagingen.

Kort samengevat: het implementeren van een effectief bezoekersbeleid op de werkplek is essentieel voor het handhaven van de veiligheid in uw organisatie. Door onze 9 tips voor het bezoekersbeleid te volgen, gebruik te maken van technologie zoals digitale bezoekersbeheersystemen, en uw beleid af te stemmen op de unieke behoeften en uitdagingen van uw organisatie, zorgt u voor een veilige en gastvrije omgeving voor zowel werknemers als bezoekers.

Meer tips over het verbeteren van de veiligheid op uw werkplek, leest u in onze artikels over het verbeteren van de veiligheid met een VMS, veiligheid in voedingsbedrijven, GDPR, tips voor beveiliging van de werkplek en geheimhoudingsovereenkomsten voor bezoekers.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.