Les 10 principales compétences des réceptionnistes (requises en 2022).

10 qualités d’un bon réceptionniste

Une bonne première impression et une organisation qui fonctionne bien : tel est l’objectif d’un bon réceptionniste. Voici une liste des principales compétences que tout réceptionniste doit posséder.

• La communication
• Multitâches
• Aptitudes sociales
• Organisation
• Compétences techniques
• Résistance au stress
• Résolution de problèmes
• Empathie
• Fiabilité
• Gestion des visiteurs

Votre réception est le visage de votre entreprise. Le réceptionniste est par définition la première personne de votre organisation qu’un visiteur rencontre en personne. Il va sans dire que ce premier contact est de la plus haute importance : il est déterminant pour la première impression que les gens se font de votre entreprise.

Cela implique une grande responsabilité pour votre réceptionniste. Un sourire fait du bien, mais les tâches d’une réceptionniste vont bien au-delà.

Si vous êtes à la recherche de personnel pour votre réception, vous devez être attentif à ces compétences et qualités. Et si vous postulez à un poste de réceptionniste ou d’assistant administratif, assurez-vous d’exceller dans ces dix compétences et mettez-les en évidence dans votre CV.

1. Communication

Les réceptionnistes sont toujours en contact avec les gens, que ce soit par téléphone, par courriel ou en personne. De bonnes aptitudes à la communication figurent donc en tête de la liste des qualités souhaitables. Un bon réceptionniste est capable de transmettre clairement des informations, de parler clairement et suffisamment fort, et de maîtriser l’art de la communication non verbale.

2. Multitâches

Les jours de grande affluence, le téléphone de la réception ne cesse de sonner. Pendant ce temps, les gens attendent peut-être d’être accueillis personnellement. Des rendez-vous sont à prendre, des messages à transmettre et des tâches administratives à accomplir.

Un réceptionniste doit constamment jongler avec toutes sortes de tâches. Il est important qu’il puisse passer d’une tâche à l’autre sans problème, tout en tenant compte des besoins de chacun et en évitant d’être lui-même débordé ou frustré. Les compétences en matière de multitâche et de hiérarchisation vont également de pair, car il est important de savoir quelles tâches doivent être prioritaires.

3. Compétences sociales

Il va sans dire qu’un réceptionniste doit également posséder un certain nombre de compétences sociales pour établir des relations avec les clients, les collègues et les visiteurs. Une mauvaise expérience à la réception peut laisser une impression négative en un rien de temps. Accueillir les clients chaleureusement et avec le sourire est donc une tâche essentielle.

4. Organisation

Dans un immeuble de bureaux, la zone de réception est souvent l’endroit le plus soigné. Et il devrait en être ainsi. Un bureau rempli de paperasse fait non seulement mauvaise impression sur les visiteurs, mais il est aussi le prélude à des problèmes : les documents se perdent facilement et les données qui traînent constituent une violation des règles de protection des données.

Le réceptionniste idéal est donc très organisé. Il doit être capable de retrouver instantanément des dossiers et des numéros de téléphone. Un espace de travail bien rangé est indispensable.

5. Compétences techniques

Les systèmes téléphoniques complexes, le courrier électronique, les programmes de traitement de texte et les photocopieuses n’ont aucun secret pour la plupart des réceptionnistes. Mais dans un monde où tout le monde se met au numérique, être au fait des dernières technologies est un atout majeur. Systèmes de gestion des salles, de stationnement intelligent et d’enregistrement des visiteurs : les réceptionnistes doivent tout connaître.

Qu’est-ce que l’enregistrement numérique des visiteurs et comment peut-il vous aider ? Dans cet article, nous énumérons 5 façons dont les systèmes de gestion des visiteurs permettent de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.

6. Résistance au stress

Les réceptionnistes doivent avoir des nerfs d’acier. Ils doivent souvent travailler sous une forte pression, car ils doivent gérer plusieurs tâches et visiteurs en même temps. Pendant qu’ils effectuent leurs tâches, ils sont souvent interrompus par des personnes demandant des informations, par un appel téléphonique ou par un nouveau visiteur, puis ils retournent à leur travail. Ils doivent pourtant rester calmes et concentrés.

7. Résolution des problèmes

Un client insatisfait, un rendez-vous manqué, un visiteur souffrant… Des dizaines de problèmes peuvent survenir chaque jour. C’est le travail du réceptionniste de rester calme et de trouver une solution. Dans les situations d’urgence, les réceptionnistes sont aussi souvent les premières personnes qui doivent réagir et décider de ce qu’il faut faire.

8. Empathie

De temps à autre, chaque organisation est confrontée à un visiteur mécontent, stressé ou frustré. Pour mettre ces visiteurs à l’aise, les réceptionnistes doivent les écouter, être calmes et empathiques, et essayer de ne pas nier le problème.

9. Fiabilité

Comme les réceptionnistes sont en contact avec presque tous les clients et employés, il est très important que vous puissiez compter sur eux. Aucune entreprise ne peut se permettre qu’un appel téléphonique reste sans réponse ou qu’un visiteur attende à une réception vide.

Un réceptionniste doit être capable de travailler de manière autonome, d’être ponctuel, de revenir à l’heure de ses pauses, d’assumer des responsabilités et de résoudre les problèmes qui se présentent.

10. Gestion des visiteurs

Les réceptionnistes sont en grande partie responsables de la gestion des visiteurs. Ils doivent garder un œil sur les personnes qui entrent dans le bâtiment afin de garantir la sécurité. L’enregistrement des visiteurs et le suivi de leurs dossiers font également partie de leurs tâches.

En 2022, de nombreuses entreprises utilisent un logiciel d’enregistrement des visiteurs. En automatisant l’enregistrement des visiteurs et la gestion de leurs données, les réceptionnistes peuvent se concentrer sur leurs nombreuses autres tâches, comme assurer un accueil chaleureux et créer une première impression positive.

Ici vous pouvez lire comment vous pouvez commencer l’enregistrement numérique des visiteurs en moins de 30 minutes.

Qu’est-ce qu’un réceptionniste ?

Merriam Webster décrit un réceptionniste comme suit :

re-cep-tion-iste

personne chargée d’accueillir les appels téléphoniques, les visiteurs, les patients ou les clients.

Un réceptionniste ou un employé du front office est une personne qui gère la réception d’une organisation. Il ou elle accueille les visiteurs dans une entreprise, un hôtel ou un hôpital et effectue des tâches administratives.

Le travail d’un réceptionniste est vital dans une organisation. Par définition, le réceptionniste est la première personne qu’un visiteur rencontre. Il lui incombe de fournir un service clientèle de premier ordre et de faire une bonne première impression. En d’autres termes, le réceptionniste est le visage de l’entreprise.

Nouvelles tendances en 2023

Après deux années marquées par le coronavirus, les offres d’emploi pour les réceptionnistes sont à nouveau en hausse. Les dernières tendances entraînent également des changements dans leur description de poste.

On assiste à une évolution vers le modèle de travail hybride, Le fait que les membres du personnel travaillent désormais davantage à distance a entraîné un changement pour les réceptionnistes. Les compétences telles que la communication verbale, les compétences techniques, l’écoute et la capacité à résoudre les problèmes sont plus importantes aujourd’hui que jamais.

La dynamique et la conception de l’espace de bureau évoluent également pour adopter des méthodes de travail créatives et inventives. Avec ce changement, le rôle des réceptionnistes évolue également au-delà de leurs tâches habituelles. Il peut s’agir de coordonner l’utilisation d’espaces de travail flexibles, de planifier des réunions collaboratives et de gérer de nouveaux outils numériques.

Certaines tâches sont déjà automatisées dans le cadre du bureau vers le futur, mais il ne faut pas craindre que la technologie remplace complètement les emplois de réceptionniste. Au contraire, ces outils permettent aux réceptionnistes de faire leur travail plus efficacement.

Consultez notre autre article de blog pour vous familiariser avec certains outils de gestion de bureau.

Les logiciels de gestion des visiteurs, par exemple, permettent aux visiteurs de s’enregistrer eux-mêmes, d’imprimer des badges et de stocker automatiquement les données nécessaires. Les réceptionnistes disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches importantes.

Les réceptionnistes sont toujours le premier point de contact pour les visiteurs et les appelants, et jouent donc un rôle important au sein de l’entreprise. On aura toujours besoin de réceptionnistes, mais le travail évolue, tout comme les compétences dont un réceptionniste a besoin.

Quelles sont les principales tâches d’un réceptionniste ?

Les tâches d’un réceptionniste sont très diverses. Les responsabilités spécifiques peuvent varier selon l’organisation ou l’industrie. Voici quelques-unes des principales tâches que la plupart des réceptionnistes accomplissent au quotidien :

• Accueillir et guider les visiteurs
• Contrôler l’accès des visiteurs
• Imprimer les badges des visiteurs
• Répondre et transférer les appels téléphoniques
• Répondre aux courriels ou les transférer
• Fournir des renseignements, en personne, par téléphone ou par courriel
• Traiter les demandes de renseignements et les plaintes
• Recevoir, trier, distribuer et envoyer du courrier
• Gérer les ordres du jour et planifier les réunions
• Maintenir l’espace de réception en ordre
• Enregistrer et suivre les dépenses de bureau
• Commander les fournitures de réception
• Archiver des documents
• Réserver des vols et des hébergements
• coordonner les événements internes et externes.

Les réceptionnistes ont de nombreuses responsabilités. L’automatisation de certaines tâches leur permet de se consacrer à leur mission la plus importante : accueillir chaleureusement les visiteurs et leur garantir une première impression exceptionnelle.

Une façon d’y parvenir est de travailler avec l’enregistrement numérique des visiteurs. Les visiteurs peuvent s’enregistrer sur une tablette, tandis que le réceptionniste peut se concentrer sur l’accueil parfait. Pour découvrir comment un système d’enregistrement des visiteurs peut aider votre réception, essayez gratuitement Vizito pendant 14 jours d’essai.

Quelles sont les qualifications nécessaires à un réceptionniste ?

Le poste de réceptionniste n’exige pas d’études ou de formation particulières, mais les exigences peuvent varier selon les entreprises.

Education: Habituellement, un diplôme d’études secondaires suffit, mais certaines entreprises attendent de leurs réceptionnistes qu’ils aient une licence en communication ou en gestion des affaires. Certaines industries - comme les hôpitaux ou l’industrie juridique - peuvent exiger des diplômes supplémentaires.

Formation: Dans la plupart des cas, les réceptionnistes sont formés en cours d’emploi. La formation est axée sur les besoins du secteur ou de l’entreprise.

Expérience: La connaissance des programmes et logiciels informatiques, tels que Microsoft Office, est utile car ces applications sont utilisées pour de nombreuses tâches de réceptionniste. La connaissance des systèmes téléphoniques est un plus. En outre, certaines entreprises ont des exigences spécifiques en fonction de leurs besoins particuliers, comme l’expérience d’un système logiciel spécifique.

Que réserve l’avenir aux emplois de réceptionniste ?

Certaines tâches sont déjà automatisées aujourd’hui, mais n’ayez pas peur que la technologie remplace complètement les emplois de réceptionniste. Au contraire, ces outils permettent aux réceptionnistes de faire leur travail plus efficacement.

Les logiciels degestion des visiteurs, par exemple, permettent aux visiteurs de s’inscrire eux-mêmes, d’imprimer des badges visiteurs et de stocker automatiquement les données nécessaires. Les réceptionnistes ont ainsi plus de temps pour se concentrer sur leurs tâches importantes.

Les réceptionnistes sont toujours le premier point de contact des visiteurs et des appelants, et jouent donc un rôle important au sein de l’entreprise. On aura toujours besoin de réceptionnistes, mais le travail évolue, tout comme les compétences dont un réceptionniste a besoin.

La tendance à la flexibilité du travail en est un bon exemple. Le fait que les membres du personnel travaillent désormais davantage à distance a également entraîné un changement pour les réceptionnistes. Des compétences telles que la communication verbale et une voix claire, une bonne capacité d’écoute et de résolution des problèmes sont plus importantes aujourd’hui que jamais.

Comment améliorer les compétences d’un réceptionniste

Vous êtes à la recherche d’un emploi de réceptionniste ? Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour améliorer vos compétences et devenir une excellente réceptionniste.

1. Entraînez vos compétences en communication

La communication étant essentielle pour un réceptionniste, il est important d’entraîner vos compétences en communication chaque fois que possible. Pratiquez votre écoute active au téléphone, en prêtant attention à ce que dit votre interlocuteur et en résumant ces informations. Vous pouvez également pratiquer votre communication lors de réunions avec d’autres personnes.

2. Travailler le professionnalisme

Les réceptionnistes doivent maintenir leur professionnalisme tout au long de la journée. Une bonne façon de le faire est de communiquer au même niveau professionnel avec toutes les personnes que vous rencontrez. Par exemple, accueillez le facteur avec la même courtoisie qu’un cadre de votre entreprise.

3. Prenez des notes

Lorsque vous prenez des notes et que vous documentez tout, vous êtes mieux organisé et vous vous concentrez davantage sur les détails.

4. Travailler sur la fiabilité

Les réceptionnistes doivent toujours être à leur bureau pour accueillir les clients, répondre aux appels téléphoniques et effectuer d’autres tâches. Faites de la fiabilité une priorité en vous assurant que vous êtes toujours disponible pour aider.

5. S’adapter et apprendre

Les lieux de travail changent et se transforment constamment pour s’adapter aux nouvelles réglementations et tendances. Ces changements exigent des réceptionnistes qu’ils s’adaptent aux nouveaux modes de travail, en intégrant les outils numériques à la présence physique afin de maintenir une touche et un lien personnels.

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