Gestion des visiteurs et préparation aux urgences : Guide complet

Personne n’aime s’attarder sur un incendie, une évacuation ou toute autre situation d’urgence sur le lieu de travail. Pourtant, une bonne préparation est essentielle pour éviter que de petits problèmes ne se transforment en problèmes majeurs. Une bonne planification de crise est donc indispensable pour toute organisation.

Dans le domaine de la sécurité des entreprises, la gestion des visiteurs est souvent négligée. Pourtant, un enregistrement efficace des visiteurs est un atout qui renforce la sécurité et permet d’avoir une vue d’ensemble, notamment en cas d’urgence. Grâce à un système moderne de gestion des visiteurs, vous savez toujours exactement qui se trouve dans le bâtiment et vous pouvez immédiatement prendre les mesures qui s’imposent en cas d’incident.

Dans ce guide, nous expliquons pourquoi la planification d’urgence est essentielle et détaillons le rôle important de la gestion des visiteurs. Nous vous fournissons également des conseils pratiques et des exemples inspirants tirés de la vie réelle. Vous serez ainsi parfaitement préparé à toute situation d’urgence et pourrez protéger vos visiteurs et vos employés de manière optimale.

• Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs (VMS) ?
• L’importance des procédures d’urgence sur le lieu de travail
• Comment la gestion des visiteurs contribue-t-elle à la préparation aux situations d’urgence ?
• Applications et cas pratiques
• Feuille de route : comment utiliser un VMS dans une situation d’urgence
• Caractéristiques importantes à rechercher dans un système d’enregistrement des visiteurs
• Les avantages de Vizito en matière de préparation aux situations d’urgence et de sécurité
• Conclusion
• Questions fréquentes

1. Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs (VMS) ?

Un système de gestion des visiteurs ou système d’enregistrement des visiteurs est une plateforme numérique qui permet aux organisations d’enregistrer, de gérer et de suivre les visiteurs de manière simple et efficace. L’époque des listes de visiteurs manuscrites ou des carnets de bord à l’accueil est révolue : ils sont souvent encombrés et offrent peu de sécurité. Avec un VMS, les visiteurs peuvent se connecter rapidement via une tablette ou un smartphone. Cela augmente non seulement la facilité d’utilisation, mais offre également une plus grande sécurité et une meilleure vue d’ensemble des personnes présentes dans le bâtiment.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Les visiteurs peuvent s’enregistrer à un kiosque en libre-service ou sur une tablette. Ils peuvent remplir leurs coordonnées, prendre une photo, imprimer un badge et signer tout document requis, tel qu’un accord de non-divulgation (NDA) ou des consignes de sécurité. Avec un système moderne tel que Vizito, les visiteurs peuvent s’inscrire à l’avance, ce qui leur permet de scanner un code à leur arrivée.

Une notification est automatiquement envoyée à l’hôte. À la fin de la visite, il suffit à l’invité de s’enregistrer à nouveau.

Toutes les données relatives aux visiteurs sont stockées en toute sécurité dans le nuage. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment.

Quels sont les avantages ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises optent pour des systèmes numériques de gestion des visiteurs parce qu’ils offrent de nombreux avantages par rapport aux systèmes traditionnels d’enregistrement des visiteurs sur papier :

Le rôle du VMS dans la sécurité

Lorsqu’elles envisagent de se doter d’un tel système, les entreprises le font avant tout pour la commodité qu’il offre en matière d’enregistrement des visiteurs. Beaucoup sont surpris d’apprendre que ce système joue également un rôle central dans la garantie de la sécurité au sein de l’organisation.

Prenons l’exemple d’un incendie se déclarant dans votre entreprise et nécessitant l’évacuation de tous les occupants. Un VMS permet de savoir d’un seul coup d’œil qui est présent. Vous pouvez ainsi vous assurer que personne n’est oublié et permettre aux services d’urgence d’agir rapidement et efficacement.

Ce n’est là qu’un des nombreux avantages d’un système d’enregistrement des visiteurs. Dans la suite de cet article, vous découvrirez comment une gestion intelligente des visiteurs peut contribuer à la sécurité de votre entreprise.

Un système de gestion des visiteurs moderne, comme Vizito, garantit une expérience sûre, efficace et professionnelle pour les visiteurs, tout en optimisant la préparation aux situations d’urgence.

2. L’importance des procédures d’urgence dans les organisations

Que se passe-t-il en cas d’urgence soudaine ? La préparation aux situations d’urgence consiste à établir des procédures claires à l’avance et à sensibiliser les personnes à des situations inattendues et potentiellement dangereuses. Il ne suffit pas d’avoir un plan en place ; il est également essentiel de maintenir les processus sous-jacents et les canaux de communication actifs et à jour.

Les procédures d’urgence sont essentielles dans divers scénarios, comme les incendies, les évacuations, les urgences médicales, les pannes de courant ou les blocages. Dans de telles situations, chaque seconde compte, il est donc crucial de pouvoir réagir rapidement et de manière structurée. Savoir qui se trouve dans le bâtiment permet de s’assurer que tout le monde est présent et que les services d’urgence sont prévenus.

En l’absence d’un plan d’urgence adéquat ou d’une liste à jour des personnes présentes, le risque de chaos et d’erreurs est considérablement accru. Les visiteurs et les employés temporaires peuvent en effet être oubliés dans la panique, ce qui met leur sécurité en danger. De plus, l’absence de procédures claires peut entraîner des ambiguïtés, des retards d’évacuation et des atteintes à la réputation.

En d’autres termes, les procédures d’urgence et l’enregistrement complet des visiteurs sont indispensables pour protéger les employés et les visiteurs et garder le contrôle dans les situations critiques. Cet article explique comment mettre en œuvre une procédure d’urgence.

3. Comment la gestion des visiteurs contribue-t-elle à la préparation aux situations d’urgence ?

Un plan d’urgence efficace requiert des informations actualisées et une communication rapide. À cet égard, un système numérique de gestion des visiteurs présente plusieurs avantages :

• Vision en temps réel des visiteurs et du personnel présents
  Avec un système numérique d’enregistrement des visiteurs, vous savez toujours exactement qui se trouve dans le bâtiment. Le système enregistre les visiteurs, les fournisseurs et les employés à leur arrivée et à leur départ. En cas d’urgence, vous ne devrez jamais deviner si quelqu’un est encore à l’intérieur. Cette vue d’ensemble actualisée est cruciale pour s’assurer que tout le monde est pris en compte et évacué en toute sécurité.

• Des listes d’évacuation rapides et précises
  Un système moderne de gestion des visiteurs génère instantanément une liste d’évacuation complète et actualisée chaque fois que cela est nécessaire. Cette fonction permet d’obtenir en quelques secondes une vue d’ensemble de tous les participants, ce qui est essentiel pour l’équipe d’intervention d’urgence interne (FAFS) et les services d’urgence.

• Fonctions d’alarme et de notification automatiques
  De nombreux systèmes de gestion des visiteurs envoient automatiquement des notifications d’alarme ou des messages push aux participants dès qu’une situation d’urgence se produit. Ces notifications informent immédiatement les visiteurs et le personnel de la situation et des mesures à prendre pour évacuer le bâtiment en toute sécurité.

• Intégration aux protocoles de sécurité existants
  Un puissant système d’enregistrement des visiteurs s’intègre de manière transparente aux plans et protocoles de sécurité existants au sein de votre organisation. Le logiciel peut être relié aux systèmes d’alarme incendie, de contrôle d’accès ou à d’autres solutions de sécurité. Cela permet de créer un système intégré qui fonctionne efficacement et rapidement en cas d’urgence.

• Élimination des intrus
  Un VMS permet d’éviter les situations d’urgence en empêchant les visiteurs non autorisés d’entrer. Vous pouvez facilement réserver l’accès aux seules personnes autorisées ou invitées. Vous réduisez ainsi le risque d’intrusion et augmentez la sécurité globale de votre organisation.

• Sécurité de la vie privée
  Les systèmes modernes sont conçus en tenant compte de la vie privée et des réglementations. Ils vous aident à vous conformer aux exigences légales, telles que le GDPR, en traitant et en stockant les données personnelles en toute sécurité. Cela vous permet d’avoir l’esprit tranquille et de donner une image professionnelle à vos visiteurs.

Vous voulez en savoir plus ? Lisez nos articles sur l’enregistrement et la sécurité des visiteurs, la sécurité sur le lieu de travail et les conseils pour une politique des visiteurs sûre.

Il est essentiel de disposer d’un registre à jour des visiteurs et des employés pour garantir une évacuation en toute sécurité en cas d’urgence.

4. Applications et cas pratiques

Si vous n’avez jamais été confronté à une situation d’urgence — et nous l’espérons, ce ne sera jamais le cas —, il peut être difficile d’imaginer les avantages concrets d’un système d’enregistrement des visiteurs. Les exemples ci-dessous illustrent la manière dont un VMS contribue à la sécurité dans différents secteurs d’activité.

L’éducation

Une bonne école, c’est une école sûre. À l’école, vous préférez ne pas voir de visiteurs indésirables. Un système numérique d’enregistrement des visiteurs permet d’empêcher les intrus d’entrer. Le bâtiment peut par exemple être verrouillé immédiatement et les bonnes personnes sont automatiquement alertées.

En cas d’urgence, comme un incendie, il est essentiel de savoir qui se trouve dans l’établissement. Un tel système permet de générer rapidement une liste d’évacuation complète. Cela permet d’éviter d’oublier quelqu’un lors de l’évacuation et de garantir une communication fluide avec les parents et les services de secours.

Production

Dans une usine ou un hall de production, la sécurité et la surveillance sont essentielles. Les visiteurs sont notamment contrôlés à l’avance et seuls les individus autorisés peuvent entrer dans les locaux. L’enregistrement numérique des visiteurs facilite grandement cette tâche, y compris la signature numérique des consignes de sécurité.

En cas d’incident chimique ou d’accident de machine, par exemple, un système VMS facilite également l’évacuation. L’équipe d’intervention d’urgence peut en effet utiliser le système pour localiser les entrepreneurs ou les fournisseurs, même s’ils ne sont présents que temporairement sur le site.

Bureaux

Dans un grand immeuble de bureaux, il peut être difficile de savoir qui se trouve à l’intérieur, notamment en présence de visiteurs réguliers. Cela peut poser problème en cas d’urgence. Un système de gestion des visiteurs offre une vue d’ensemble immédiate et en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment. Les responsables peuvent ainsi envoyer rapidement des messages d’alarme et assurer une évacuation ordonnée.

Il permet également de contrôler l’accès. L’accès n’est accordé qu’aux visiteurs préalablement autorisés, ce qui réduit le risque d’intrusion. En cas d’incident, les responsables et le personnel de la réception peuvent envoyer des messages d’alarme en appuyant simplement sur un bouton.

La santé

Pour les hôpitaux et autres établissements de santé, les flux de visiteurs sont particulièrement importants, compte tenu de la vulnérabilité des patients ou des résidents. Grâce à un système d’enregistrement des visiteurs, il est possible de contrôler les visiteurs du secteur de la santé à l’entrée selon des directives prédéfinies. En cas d’urgence, il est possible de savoir rapidement qui se trouve dans quel service.

Logistique et entrepôts

Les sites logistiques reçoivent en effet continuellement des visiteurs temporaires, des chauffeurs et des fournisseurs. Assurer la sécurité est donc un défi. Un système d’enregistrement des visiteurs permet d’éviter les intrus et de maintenir l’ordre. Il permet de prévenir les incidents, de s’assurer que les entreprises respectent des exigences strictes en matière de sécurité et de fournir une liste à jour des personnes présentes sur les lieux en cas d’urgence.

5. Feuille de route : comment utiliser un VMS dans une situation d’urgence

Il est évident qu’un système numérique de gestion des visiteurs améliore la sécurité. Mais comment se préparer à une telle situation ? Ce plan pratique en plusieurs étapes préparera votre organisation à toute situation d’urgence.

1. Inventaire : qui est présent ?

En cas d’urgence, la première étape consiste à dresser l’inventaire des personnes présentes. Grâce à un système numérique d’enregistrement des visiteurs, vous savez toujours qui se trouve dans le bâtiment : employés, visiteurs, fournisseurs, travailleurs temporaires, etc. Ces informations en temps réel sont essentielles pour assurer une évacuation en toute sécurité et permettre une intervention rapide en cas d’incident.

2. Communication : alerter les participants

En cas d’urgence, chaque seconde compte. Un système de gestion des visiteurs vous permet d’envoyer immédiatement des notifications automatiques, des alertes ou des instructions par SMS, e-mail ou notification push. Vous pouvez ainsi informer rapidement toutes les personnes présentes et éviter la panique ou les erreurs de communication.

3. Évacuation : enregistrement des personnes présentes/absentes

En cas d’évacuation, l’enregistrement numérique des visiteurs permet de vérifier rapidement qui a pu sortir en toute sécurité et qui se trouve encore à l’intérieur. Un VMS génère instantanément une liste d’évacuation complète et à jour. Votre organisation peut ainsi réagir de manière efficace et efficiente, en veillant à ce que personne ne soit oublié.

4. Évaluation : rapport post-événement

Il est important d’évaluer ce qui s’est passé après un incident. Un VMS fournit des rapports clairs sur les personnes présentes, celles qui ont été évacuées en toute sécurité et sur les communications envoyées. Ces informations vous permettent d’améliorer vos processus et de renforcer la préparation de votre organisation aux situations d’urgence.

L’enregistrement numérique des visiteurs offre une vision instantanée, permet une communication ciblée et garantit qu’aucun visiteur n’est oublié en cas d’évacuation.

6. Caractéristiques importantes à rechercher dans un système d’enregistrement des visiteurs

Lors du choix d’un système numérique de gestion des visiteurs, la facilité d’utilisation, une interface intuitive et une intégration aisée avec les systèmes existants sont naturellement des éléments importants. Toutefois, les fonctions de sécurité offertes par le système sont tout aussi importantes. Quelles fonctions faut-il rechercher ?

Fonctions de sécurité essentielles

Optez pour un système d’enregistrement des visiteurs doté de fonctionnalités axées sur la sécurité. Recherchez notamment une vision en temps réel des participants, la génération automatique de listes d’évacuation et des notifications instantanées en cas d’incident. Parmi les autres fonctions utiles, citons les badges des visiteurs et la signature numérique des consignes de sécurité.

Intégration avec les systèmes d’alarme et les alarmes incendie

Choisissez un VMS qui se connecte facilement aux systèmes de sécurité et d’alarme existants de votre entreprise. Grâce à ces intégrations, toute situation d’urgence sera immédiatement signalée et les informations pertinentes seront automatiquement partagées.

Une interface simple et intuitive pour des actions rapides

En cas d’urgence, chaque seconde compte. Une interface conviviale et intuitive permet aux employés et à l’équipe d’intervention d’urgence d’accéder rapidement à une vue d’ensemble, d’imprimer des listes d’évacuation et d’envoyer des notifications. Optez pour un système numérique d’enregistrement des visiteurs facile d’accès et d’utilisation, même pour le personnel temporaire ou les personnes peu familiarisées avec la technologie.

7. Les avantages de Vizito en matière de préparation aux situations d’urgence et de sécurité

Vizito est bien plus qu’un simple système de gestion des visiteurs. Il aide les organisations de divers secteurs à assurer la sécurité et à gérer les situations d’urgence de manière professionnelle. Ses caractéristiques uniques sont les suivantes :

• Visibilité en temps réel des personnes présentes dans le bâtiment ;
• Listes d’évacuation instantanées ;
• Notifications automatiques par SMS, e-mail ou notifications push ;
• Impression de badges pour les visiteurs ;
• Signature numérique des instructions de sécurité ;
• Intégration avec les systèmes de sécurité existants, tels que les systèmes d’alarme, les systèmes d’alarme incendie et les systèmes de contrôle d’accès ;
• Une interface claire et conviviale en plusieurs langues ;
• Sécurité de la vie privée et conformité aux exigences légales.

Conclusion

Incendie, intrusion, évacuation ou autre urgence : nous n’aimons pas y penser, mais une bonne préparation est essentielle pour réagir rapidement, en toute sécurité et efficacement en cas de besoin. Un système moderne de gestion des visiteurs (VMS) joue un rôle important dans ce processus.

Vizito, par exemple, permet d’empêcher les visiteurs indésirables d’entrer et s’intègre facilement aux systèmes d’alarme, aux alarmes incendie et aux contrôles d’accès existants. En cas d’urgence, Vizito offre une visibilité en temps réel des personnes présentes, génère rapidement des listes d’évacuation précises et envoie automatiquement des notifications aux employés et aux visiteurs.

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Questions fréquentes (FAQ)

Que dois-je faire en cas d’urgence en présence de visiteurs ?

Il est essentiel d’escorter en toute sécurité vos employés et tous les visiteurs à l’extérieur en cas d’urgence. Utilisez votre système numérique de gestion des visiteurs pour générer instantanément une liste en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment. Créez ensuite une liste d’évacuation numérique pour que les premiers intervenants et les services d’urgence sachent qui peut encore se trouver à l’intérieur. L’enregistrement des visiteurs renforce ainsi la sécurité de votre organisation.

Comment puis-je connecter mon VMS aux protocoles d’intervention d’urgence existants ?

La plupart des systèmes modernes, comme Vizito, offrent des possibilités d’intégration étendues. Vous pouvez ainsi facilement connecter votre VMS aux systèmes d’alarme incendie, de contrôle d’accès et à d’autres solutions de sécurité. En cas d’incident, les bonnes informations sont automatiquement partagées, garantissant ainsi que tous les processus restent parfaitement alignés. Vous optimisez ainsi la préparation de votre organisation aux situations d’urgence et vous vous assurez de pouvoir réagir rapidement en cas de besoin.

Un système de gestion des visiteurs est-il obligatoire en France ?

Un système de gestion des visiteurs n’est pas légalement obligatoire en France. Il n’existe pas de loi spécifique obligeant les entreprises à utiliser une solution numérique d’enregistrement des visiteurs.

Cependant, les entreprises ont l’obligation de garantir la sécurité des personnes présentes sur site, y compris les salariés, les visiteurs, les fournisseurs et les sous-traitants. Selon le Code du travail et les normes de sécurité en vigueur, il doit être possible de savoir, en cas d’évacuation d’urgence, exactement qui se trouve dans le bâtiment.

En cas de contrôle ou d’incident, l’entreprise doit être en mesure de fournir une liste précise des personnes présentes sur les lieux à un instant donné. Certains secteurs, comme la chimie, la santé ou l’enseignement, peuvent être soumis à des exigences spécifiques supplémentaires imposées par les autorités locales ou les services de secours.

De nombreuses entreprises tiennent un registre ou un cahier d’enregistrement des visiteurs pour répondre à ces obligations. L’utilisation d’un système de gestion des visiteurs numérique n’est pas imposée par la loi, mais facilite grandement la gestion, la rapidité et la fiabilité de l’information en cas d’urgence. Un VMS permet par exemple de générer instantanément une liste à jour de toutes les personnes présentes sur site.

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