Le Système de Gestion des Visiteurs qui Optimise Votre Lieu de Travail

Garantissez un lieu de travail sûr, conforme et productif grâce à notre système de gestion des visiteurs digne de confiance qui accueille chaleureusement vos invités.

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Certifié ISO 27001 |

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Vizito

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Vizito, un système de gestion des visiteurs hautement personnalisable

Vizito est un système de gestion des visiteurs basé sur le cloud pour les bureaux, les écoles, les installations logistiques, les sites de construction, et à travers beaucoup d’autres industries. Notre application d’ouverture de session peut être adaptée aux besoins et exigences spécifiques d’une entreprise ou d’une organisation. Vous pouvez configurer des paramètres tels que les champs à saisir, l’impression des badges, les accords, la politique de confidentialité, la capture de photos, et plus encore.

Notre application d’enregistrement des visiteurs est personnalisable et vous donne la possibilité de la personnaliser pour qu’elle représente pleinement votre marque. Vous pouvez ajouter votre logo et choisir les couleurs de votre marque pour créer un aspect professionnel et cohérent, ce qui peut aider à faire une bonne première impression sur les visiteurs.

Comment fonctionne notre système de gestion des visiteurs

Remplacez le processus d’inscription au stylo et au papier par un système numérique qui automatise la plupart des tâches liées à la gestion des visiteurs. L’enregistrement des visiteurs à l’aide d’une tablette ou d’un code QR est beaucoup plus rapide et efficace, en particulier avec la fonction de pré-enregistrement.

Le visiteur s’identifie lui-même à l’aide de l’appareil (ou par le biais de l’identification sans contact), remplit le formulaire, signe les accords et réclame le badge imprimé.

L’hôte (l’employé) est instantanément informé de l’arrivée du visiteur par e-mail, SMS, Teams ou Slack.

En peu de temps, l’invité est chaleureusement accueilli par son hôte.

Le visiteur se déconnecte en recherchant son nom sur le système et remplit éventuellement un questionnaire de satisfaction.

Réimaginez votre processus de gestion des visiteurs

Vizito transformera votre espace d’accueil en une réception de bureau moderne. Certains craignent que les systèmes numériques d’enregistrement des visiteurs ne remplacent les réceptionnistes ou ne compliquent à l’excès le processus d’enregistrement, mais il s’agit là de mythes. Les réceptionnistes ont une lourde charge de travail et l’automatisation des tâches répétitives leur permettra d’accorder la priorité à un accueil chaleureux et à l’aide aux questions. Nos clients reçoivent souvent des compliments sur la facilité et l’intuitivité de l’utilisation de Vizito par leurs visiteurs. En même temps, vous pouvez suivre vos visiteurs et prendre des décisions basées sur des données afin d’améliorer l’expérience globale des visiteurs avec un minimum d’effort.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs Visitor Management System est un outil qui permet d’assurer la sécurité des lieux de travail en suivant les personnes qui entrent et sortent des locaux. L’utilisation d’une application de signature numérique donne une première impression remarquable aux visiteurs et est plus facile à gérer que la méthode traditionnelle du stylo et du papier.

Le processus de gestion des visiteurs lui-même devient moins complexe grâce à cette technologie. Les systèmes de gestion des visiteurs sont également plus avancés, car ils permettent non seulement d’avoir une vue d’ensemble des visiteurs en temps réel, mais aussi d’envoyer des notifications à l’hôte, des alertes en cas d’urgence, et bien plus encore

Tableau de bord d'enregistrement des visiteurs

Qui devrait utiliser un système de gestion des visiteurs ?

Système de gestion des visiteurs pour l'OMS

Toute organisation qui reçoit des visiteurs peut bénéficier d’un système numérique d’enregistrement des visiteurs. On pense souvent à tort que ce système est réservé aux grandes entreprises. Cette solution permet au visiteur et à l’entreprise de gagner du temps, ce qui en fait un outil utile pour les petites et moyennes entreprises disposant de ressources limitées. Chez Vizito, nos niveaux d’abonnement dépendent du nombre de visiteurs que vous accueillez dans votre établissement chaque mois.

Si vous ne savez pas si c’est le bon choix pour vous, lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages, le fonctionnement et les principales caractéristiques.

Quels sont les avantages d’un système de gestion des visiteurs ?

Gagner du temps

Facilitez le processus d’ouverture de session pour toutes les personnes concernées. Votre personnel peut consacrer son temps et son énergie à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que vos visiteurs sont toujours accueillis dans votre bureau de manière exceptionnelle. En numérisant le flux de travail, ces systèmes peuvent rationaliser le processus d’enregistrement et éliminer la nécessité d’une saisie manuelle des données, ce qui réduit les temps d’attente pour les visiteurs.

Bonne première impression

Impressionnez vos visiteurs dès leur entrée avec une expérience d’enregistrement transparente sur une application d’enregistrement moderne qui reflète l’identité de votre marque. Avec un VMS, les visiteurs peuvent se préenregistrer avant d’arriver, de sorte qu’ils savent à quoi s’attendre lorsqu’ils arrivent sur le site. Une fois sur place, ils peuvent s’enregistrer facilement à l’aide d’un kiosque en libre-service ou d’une tablette. Le processus est rapide et efficace, ce qui permet aux visiteurs de gagner du temps et de s’épargner des tracas, tout en s’assurant qu’ils se sentent bien accueillis et appréciés.

Gagner en visibilité

Avec un système numérique de gestion des visiteurs, vous pouvez suivre et contrôler avec précision l’activité des visiteurs. Par rapport aux carnets de bord papier, il y a une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les personnes présentes dans les locaux à un moment donné. En capturant et en stockant les informations relatives aux visiteurs, ces systèmes peuvent fournir des indications précieuses sur le comportement des visiteurs, notamment sur la fréquence de leurs allées et venues et sur la durée de leur séjour.

Protéger les données

En termes de gestion des données, les solutions numériques d’enregistrement des visiteurs peuvent contribuer à protéger les données des visiteurs en éliminant le besoin de registres papier. Ces feuilles d’enregistrement sont visibles par d’autres personnes et peuvent potentiellement exposer les informations de vos autres visiteurs. Le VMS peut vous aider à vous conformer aux exigences et aux réglementations en matière de protection de la vie privée telles que le GDPR.

Augmenter la sécurité

Soyez à l’aise en sachant que vous êtes dans un lieu sécurisé grâce au contrôle des visiteurs et aux mesures en cas d’urgence. Améliorer la sécurité des visiteurs lors d’une évacuation massive en évitant la panique et en alertant rapidement les visiteurs pour favoriser le calme. Montrez que la santé et la sécurité sont une priorité dans votre entreprise, en particulier en cas de pandémie, en proposant des options de signature sans contact pour minimiser le contact physique.

Standardiser tous les sites

Personnalisez votre VMS pour qu’il réponde aux besoins de vos différents sites tout en offrant un processus d’enregistrement cohérent et un cadre normalisé pour la gestion des visiteurs. Assurez-vous de disposer d’un enregistrement centralisé de l’activité des visiteurs sur l’ensemble des sites afin de répondre aux exigences en matière de conformité et d’établissement de rapports.

Une solution parfaite

Nous avons une expérience extraordinaire avec cette application Vizito et nous l’utilisons maintenant dans 6 sites en Europe et nous allons peut-être l’étendre à d’autres sites. L’assistance est également parfaite et lorsque le système fonctionne, nous n’avons plus besoin d’assistance.

Tim C. | Employé senior en informatique, Industrie des transports, du camionnage et des chemins de fer

Fonctionnalités pour une meilleure expérience des visiteurs

Toutes les fonctionnalités de notre système d’enregistrement des visiteurs sont conçues pour rendre la gestion des visiteurs plus simple et plus facile pour vous.

Notifications automatiques

Les hôtes reçoivent instantanément une notification à l’arrivée d’un visiteur, de sorte que personne ne passe inaperçu ou n’est laissé sans surveillance.

Contrôle des visiteurs

Après avoir reçu une notification, les hôtes peuvent également approuver ou rejeter les visiteurs lors de la connexion.

Support multilingue

Accueillez vos visiteurs dans leur propre langue. Vizito supporte 30 langues !

Alertes d'urgence

Alertez tous vos visiteurs en cas d’urgence et gardez une trace des personnes présentes sur le site.

Ouverture de session sans contact

Maintenez une distance sociale et évitez la contamination croisée des appareils pendant la pandémie.

Impression de badges

Utilisez des badges imprimés pour identifier facilement les visiteurs qui se trouvent dans votre bâtiment.

Accords

Demandez aux visiteurs de signer les accords et les politiques de l’entreprise ou de regarder vos vidéos d’instruction avant d’entrer.

Politique de confidentialité

Personnalisez votre propre politique de confidentialité et respectez toutes les réglementations en la matière.

Préinscription

Envoyez une invitation à vos visiteurs et permettez-leur de s’inscrire à l’avance et de remplir le formulaire sur place.

Produit, service et prix tous A+++

Vizito m’a permis de pré-enregistrer les utilisateurs de mon projet ainsi que mes bénévoles et mon équipe. Vizito me permet d’assurer la sécurité des personnes qui utilisent le bâtiment, de faire des rapports sur l’utilisation et, en cette période sans précédent de COVID-19, de suivre et de tracer les visiteurs à la minute près. Il est extrêmement facile à utiliser, je peux ajouter et modifier des paramètres très facilement et j’ai pu le faire ressembler à notre propre application avec la marque, etc. J’ai essayé quelques autres logiciels avant de trouver Vizito et j’en suis très heureux, vous ne regretterez pas de l’avoir utilisé.

Robin A. | PDG

Intégration avec vos applications existantes

Microsoft Teams
Informer instantanément les employés (hôtes) par l’intermédiaire de Microsoft Teams.

Slack
Envoyer des notifications automatiques aux employés ou aux hôtes via Slack.

Google Workspace
Connexion et synchronisation avec vos outils Google Workspace.

Microsoft Bookings
Optimisez le calendrier de votre personnel et donnez à vos clients la possibilité de réserver une heure.

Azure Active Directory
Gagnez du temps en configurant tous vos collègues dans Vizito en intégrant simplement votre serveur Active Directory, qu’il soit sur site ou sur Azure.

Aerohive
Générer des jetons WiFi temporaires pour les invités et révoquer l’accès lors de la déconnexion.

Voir toutes les intégrations Vizito →

Système de gestion des visiteurs PDF

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Questions et réponses

Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs est un processus qui aide les entreprises à suivre les personnes qui visitent leurs bâtiments. L’accueil des visiteurs n’est qu’une petite partie de ce processus, qui comprend également l’enregistrement des visiteurs, la vérification qu’ils respectent vos politiques et la notification aux employés de l’arrivée de leur invité.
Pourquoi la gestion des visiteurs est-elle importante ?

Un plan de gestion des visiteurs peut améliorer la sécurité, la sécurité et l’efficacité de votre entreprise. Votre bureau d’accueil est votre première ligne de défense contre les visiteurs indésirables. Un système numérique d’enregistrement des visiteurs vous permet d’avoir une visibilité sur le flux de personnes dans votre bâtiment, en mettant en œuvre de multiples fonctions de renforcement de la sécurité.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un système de gestion des visiteurs ?

Normalement, avec Vizito, vous pouvez démarrer en moins de 30 minutes. Ce délai peut varier en fonction de la complexité des besoins et de la configuration de votre entreprise. Un autre élément important à prendre en compte est l’acquisition du matériel et le processus d’approbation interne.
Que fait un système de gestion des visiteurs ?

Ce système enregistre les activités de connexion et de déconnexion et collecte des données en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise à des fins d’audit et de prise de décision fondée sur des données. Il peut également capturer des photos et des signatures, imprimer des badges et envoyer des notifications aux hôtes et aux visiteurs, entre autres.
Quels sont les types de systèmes de gestion des visiteurs ?

Il existe trois types de systèmes de gestion des visiteurs : le système analogique papier-crayon, le système sur site et le système en nuage. Le papier-crayon est l’ancienne méthode traditionnelle de gestion des visiteurs, mais avec l’augmentation des réglementations et des risques de sécurité, cette méthode n’est plus suffisante pour assurer la tranquillité d’esprit de la plupart des entreprises. Les logiciels sur site sont installés localement sur les serveurs de votre entreprise, tandis que les logiciels en nuage, tels que Vizito, sont des logiciels proposés en tant que services accessibles via l’internet et dont l’hébergement est pris en charge par le fournisseur. Les systèmes basés sur l’informatique en nuage sont plus rentables et plus faciles à déployer et à entretenir.
De quoi ai-je besoin pour gérer un système de gestion des visiteurs ?

Vous aurez besoin d’une tablette ou d’un ordinateur (Vizito est compatible avec Apple, Android ou tout kiosque basé sur un navigateur) et d’un support pour tablette afin de sécuriser l’appareil. Si votre entreprise a besoin d’imprimer des badges, vous aurez également besoin d’une imprimante d’étiquettes. Pour vous aider à choisir votre matériel, nous avons dressé la liste de notre matériel recommandé sur cette page.
Que faut-il rechercher dans un système de gestion des visiteurs ?

Vous devez toujours rechercher les caractéristiques essentielles suivantes : Ouverture de session sans contact, options de personnalisation de la mise en page, pré-enregistrement, capture de photos, impression de badges, notifications aux hôtes, accords avec capture de signature et mesures d’urgence.

Vous avez d’autres questions ?

Réservez une réunion ou une courte démonstration sur Vizito, discutons ensemble de vos besoins et des possibilités offertes par notre système d’enregistrement des visiteurs.

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