Wie Besuchermanagement die Sicherheit in Ihrem Unternehmen verbessern können

Ein digitales Besuchermanagement-System verbessert die Sicherheit in Ihrem Unternehmen, indem es den Zugang kontrolliert, Besucher identifiziert und in Notfällen sofortige Benachrichtigungen ermöglicht. Während Sicherheitskameras und Alarmsysteme bereits Standard sind, wird der Empfangsschalter als erste Verteidigungslinie oft übersehen. Hier sind sieben konkrete Wege, wie Besuchermanagement-Systeme die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöhen.

1. Besucherkontrolle: Wissen, wer sich im Gebäude aufhält

Ein Besuchermanagement-System erhöht die Sicherheit, indem es den Strom ein- und ausgehender Personen kontrolliert. Jeder muss sich beim Betreten und Verlassen des Geländes registrieren. Die Besucher geben persönliche Daten an (Telefonnummer, E-Mail) und können fotografiert werden. Diese Daten werden sicher in der Cloud gespeichert - eine wirksame Abschreckung für Personen mit böswilligen Absichten.

2. Sofortige Benachrichtigung des Gastgebers

Besuchermanagement-Systeme senden sofort eine Benachrichtigung an den Gastgeber, wenn ein Gast eingetroffen ist - per Textnachricht, E-Mail oder über Anwendungen wie Slack oder Teams.

Vorteile:

• Besucher müssen nie lange warten
• Sie wissen immer, ob jemand an der Rezeption ist - auch wenn Sie nicht im Büro sind
• Volle Kontrolle darüber, wer sich wo im Gebäude aufhält

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3. Fälschungssichere Besucherausweise

Von Hand ausgestellte Besucherausweise können leicht verloren gehen, missbraucht oder gefälscht werden. Ein digitales System druckt manipulationssichere Ausweise mit:

• Foto und Daten des Besuchers
• Name des Gastgebers
• Ablaufdatum (verhindert wiederholte Nutzung)

So lässt sich jede Person im Gebäude einfach identifizieren.

4. Evakuierungsmanagement in Notfällen

Bei einem Brand, Gasleck oder anderen Notfall stellen sich kritische Fragen: Wie viele Besucher sind anwesend? Ist das Reinigungspersonal noch im Gebäude?

Ein Besuchermanagement-System ermöglicht:

• Sofortige Benachrichtigung aller im Gebäude Anwesenden
• Übermittlung von Sicherheitsanweisungen per SMS oder E-Mail
• Genaue Evakuierungslisten auf mobilen Geräten abrufbar
• Reibungslose Evakuierung dank vollständiger Anwesenheitsdaten

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5. Digitale Unterzeichnung von Vereinbarungen

Ein Besuchermanagement-System ermöglicht die digitale Unterzeichnung von:

• Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
• Sicherheitsprotokollen
• Unternehmensvorschriften

Die Dokumente werden in der Cloud gespeichert. Die zentralisierte digitale Plattform beschleunigt den Prozess und verbessert die Einhaltung der Vorschriften.

6. Schutz der Besucherdaten (DSGVO-Konformität)

Im Gegensatz zu einem Papierprotokoll garantiert ein digitales System vertrauliche Datensicherheit:

7. Gesundheitsschutz und Kontaktverfolgung

In Zeiten von COVID-19 und anderen Infektionskrankheiten sind Besuchermanagement-Systeme unverzichtbar für den Gesundheitsschutz:

• Besucher können bei der Anmeldung auf Gesundheitsrisiken überprüft werden
• Bei einem Krankheitsausbruch wissen Sie genau, wen Sie benachrichtigen müssen
• Kontaktverfolgung ist sofort möglich

Die Sicherheit Ihrer Gebäude, Mitarbeiter und Besucher beginnt am Empfang. Ein solides Besuchermanagement-System schützt Ihr Unternehmen gegen Sicherheitsrisiken - und ein höheres Sicherheitsgefühl führt nachweislich zu besserer Mitarbeiterbindung und Leistung.

Wir bei Vizito nehmen Sicherheit ernst. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-System Ihrem Unternehmen helfen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Sind noch Fragen offen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zu Besuchermanagement-systemen - und unsere Antworten.