Wie Besuchermanagement die Sicherheit in Ihrem Unternehmen verbessern können

Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Besucher: In vielen Unternehmen gehen den ganzen Tag über Menschen ein und aus. Das birgt gewisse Risiken. Wie verhindern Sie, dass unerwünschte Besucher Ihr Gebäude betreten? Wie halten Sie Ihren Arbeitsplatz gesund? Wie schützen Sie die Daten Ihrer Besucher? Und wie sorgen Sie für die Sicherheit aller, wenn zum Beispiel ein Feuer ausbricht?

Sicherheitskameras und Alarmsysteme sind in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Sie reichen jedoch nicht aus, um die Risiken zu begrenzen. Oft wird übersehen, dass Ihr Empfangsschalter Ihre erste Verteidigungslinie ist. Durch die Umstellung auf ein Besuchermanagementsystem sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitsplatz sicher und gesund bleibt.

Im Folgenden finden Sie sieben Möglichkeiten, wie Besuchermanagement-systeme die Sicherheit in Ihrem Unternehmen verbessern können.

1. Besucherkontrolle

Besuchermanagement-systeme erhöhen die Sicherheit in erster Linie dadurch, dass sie den Strom der ein- und ausgehenden Personen steuern. Jeder, der das Gebäude betritt, muss sich beim Betreten oder Verlassen des Geländes registrieren lassen. Auf diese Weise wissen Sie genau, wer sich zu jeder Zeit vor Ort aufhält.

Die Besucher werden auch gebeten, einige persönliche Daten anzugeben, z. B. eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, und sie können sich fotografieren lassen. Diese Daten werden dann in der Cloud gespeichert. Dies kann Personen mit böswilligen Absichten davon abhalten, das Gebäude zu betreten.

2. Sofortige Benachrichtigung

Menschen kommen und gehen in Unternehmen, das ist eine Tatsache. Besuchermanagement-systeme senden sofort eine Benachrichtigung an den Gastgeber, wenn sein Gast angekommen ist. Dies kann eine Textnachricht, eine E-Mail oder eine Benachrichtigung über eine andere Anwendung wie Slack sein.

Ob Sie nun im Büro sind oder nicht, Sie wissen sofort, wenn jemand an Ihrer Rezeption auftaucht. Auf diese Weise müssen Besucher nie lange warten und Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer sich wo in Ihrem Gebäude aufhält.

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3. Ausweise

Von Hand ausgestellte Besucherausweise können leicht verloren gehen, missbraucht oder gefälscht werden. Mit einem Besuchermanagement-system kann Ihr Besucher einen Ausweis ausdrucken, der nicht manipuliert werden kann.

Dieser Ausweis enthält ein Foto und die Daten des Besuchers, so dass jeder, der vor Ort ist, leicht identifiziert werden kann. Außerdem enthält der Ausweis den Namen des Gastgebers und ein Ablaufdatum, so dass der Ausweis nicht immer wieder verwendet werden kann.

4. Evakuierungsmanagement

Alle Unternehmen, auch das Ihre, bemühen sich um die Sicherheit in ihren Räumlichkeiten. Aber eine Notsituation kann immer eintreten.

Stellen Sie sich folgende Situation vor. In Ihrem Gebäude bricht ein Feuer aus. Das gesamte Personal hat sich draußen versammelt, aber was ist mit dem Reinigungspersonal, das im Gebäude arbeitet? Und wie viele Besucher sind in diesem Moment anwesend?

Ohne ein nahtloses Check-in- und Check-out-System gibt es viele Lücken in Ihrer Evakuierungsstrategie. Glücklicherweise leben wir in einem Zeitalter, in dem die Technologie diese Bedenken ausräumen kann. Mit einem Besuchermanagement-system kann die Rezeption im Falle eines Brandes, eines Einbruchs oder eines anderen Notfalls sofort alle im Gebäude Anwesenden benachrichtigen. Sicherheitsanweisungen können problemlos übermittelt werden, und eine Evakuierung kann reibungslos ablaufen.

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5. Einhaltung digitaler Vereinbarungen

Müssen Ihre Besucher ein Formular oder eine Vereinbarung unterschreiben? Mit einem Besuchermanagement-system können Sie sie Vertraulichkeitsvereinbarungen, Sicherheitsprotokolle oder Unternehmensvorschriften digital unterzeichnen lassen. Die Informationen werden dann in der Cloud gespeichert. Die Bereitstellung der Dokumente über eine zentralisierte digitale Plattform beschleunigt den Prozess und sorgt für eine bessere Einhaltung der Vorschriften.

6. Schutz der Daten

Im Gegensatz zu einem Papierprotokoll garantiert die Besuchermanagement vertrauliche Datensicherheit. Besucher können nur auf ihre eigenen Informationen zugreifen und haben keinen Einblick in die Daten anderer Gäste am Empfang. Nach dem Registrierungsprozess werden alle Informationen schnell und sicher in der Datenbank gespeichert.

7. Gesundheit

In vielen Unternehmen ist nach der Corona-Krise alles wieder normal. Kundenbesprechungen, Vorstandssitzungen und Networking-Veranstaltungen können wie vor der Pandemie ablaufen. Das Personal ist wieder da, ebenso wie die Lieferanten von Betriebsrestaurants, Kaffee und Verkaufsautomaten. Vielleicht haben Sie Auftragnehmer, die Ihre Büros umbauen, um den neuen Trends des flexiblen und hybriden Arbeitens Rechnung zu tragen.

Kurz gesagt, in den Unternehmen herrscht wieder rege Betriebsamkeit. Und jeder Besucher, den Sie in Ihrem Unternehmen begrüßen, ist ein potenzieller Überträger von COVID-19.

Besuchermanagementsysteme sind unverzichtbar geworden, um die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Besuchern zu schützen. Sie können dabei helfen, Besucher zu überprüfen, und wenn es zu einem Ausbruch kommt, wissen Sie genau, wer zu benachrichtigen ist.

Die Sicherheit Ihrer Gebäude, Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Besucher ist ein Hauptanliegen für jede Organisation. Alles beginnt an Ihrem Empfang. Ein solides Besuchermanagementsystem kann Ihr Unternehmen gegen alle möglichen Sicherheitsrisiken wappnen. Und ein höheres Sicherheitsgefühl ist wiederum mit einer besseren Mitarbeiterbindung und Leistung verbunden.

Wir bei Vizito nehmen Sicherheit ernst. Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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