Wie Sie in weniger als 30 Minuten mit der digitalen Besucherregistrierung beginnen können

Erwägen Sie den Umstieg auf ein digitales Besuchermanagementsystem? Sobald Sie das perfekte System ausgewählt haben, das alle Ihre Anforderungen erfüllt, ist es an der Zeit, loszulegen.

Ein wichtiger erster Schritt, um das Beste aus Ihrer digitalen Besucherregistrierungs-App herauszuholen, ist die korrekte Installation auf dem richtigen Gerät. Wir erklären Ihnen, was Sie benötigen, wie Sie das System installieren und wie Sie die Anwendung für Ihre speziellen Anforderungen konfigurieren.

Was Sie brauchen

Um Ihre Besucher digital zu verwalten, brauchen Sie nicht viel. Mit nichts weiter als einem Tablet oder einem Computer können Sie bereits loslegen. Setzen Sie Ihr Tablet in eine Tablet-Halterung oder einen Ständer und fügen Sie einen Etikettendrucker hinzu, und schon haben Sie die perfekte Einrichtung.

Tablet oder Computer

Das Besuchermanagementsystem Vizito kann auf jedem Apple iPad installiert werden, das nach 2015 gebaut wurde. Die meisten Kunden entscheiden sich für das reguläre 10,2 Zoll iPad (Modell 2020).

Für Android empfehlen wir Geräte, die nach 2018 gebaut wurden, um eine optimale Kompatibilität zu gewährleisten. Die meisten unserer Kunden entscheiden sich für Samsung-Tablets, wie zum Beispiel das Samsung Galaxy Tab A 10.1 (SM-T510).

Sie haben kein Tablet zur Hand? Kein Problem: Sie können auch einen PC mit Touchscreen verwenden, um die App auszuführen. Wir empfehlen die Verwendung einer Systemsperranwendung, um den PC vor unerwünschtem Zugriff zu schützen, wie z. B. KioWare.

Tablet-Halterung

Um das Tablet elegant in Ihren Empfangsbereich zu integrieren, können Sie eine Tablet-Halterung verwenden, wie z. B. Bouncepad.

Sie können sich für ein Tischmodell, eine Wandhalterung oder einen Bodenständer entscheiden.

Etikettendrucker

Wenn Sie Ausweise für Ihre Besucher drucken möchten, benötigen Sie auch einen Etikettendrucker. Wir empfehlen diesen Brother Etikettendrucker.

Hier finden Sie eine Übersicht über die Hardware, die Sie für die digitale Besuchermanagement benötigen.

Wie Sie schnell loslegen können

Die Installation eines digitalen Besuchermanagementsystems dauert nicht lange. Die folgenden Schritte müssen Sie ausführen.

1. Ein Konto erstellen

Erstellen Sie Ihr Konto hier. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein: Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.

2. Installieren Sie die App

Sobald Sie Ihr Konto bestätigt haben, können Sie die App auf einem kompatiblen Gerät installieren.

IPad-Nutzer können die Vizito-App im App Store herunterladen.

Android-Nutzer können die Vizito-App im Google Play Store herunterladen.

Wenn Sie kein Tablet haben, haben wir auch für Sie vorgesorgt. Sie können Vizito auch in den Browsern Google Chrome oder FireFox auf Ihrem PC verwenden. Öffnen Sie diese Seite zum Starten des Emulators.

3. Aktivieren Sie Ihr Gerät

Sie können so viele Geräte für Ihr Konto aktivieren, wie Sie möchten.

Öffnen Sie die Vizito-App, nachdem Sie sie installiert haben. Sie werden die folgenden Informationen sehen:

Klicken Sie auf “Ich habe ein Vizito-Konto”.

Es wird ein eindeutiger Code angezeigt, den Sie zur Aktivierung des Geräts benötigen. Lassen Sie die Vizito-App geöffnet und das Gerät aktiv.

Öffnen Sie https://backoffice.vizito.be in Ihrem Browser und navigieren Sie zu “Geräte”. Klicken Sie auf “Ein Gerät hinzufügen”.

Geben Sie den eindeutigen Code ein, der auf Ihrem Gerät angezeigt wird. Ihr Gerät ist nun erfolgreich mit Ihrem Konto verknüpft.

Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Aktivierung Ihres Geräts haben, werfen Sie bitte einen Blick auf unser Help Center.

4. Konfigurieren Sie Ihr Konto

Melden Sie sich auf der Backoffice-Websitean um die App an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen. Sie können Besuchertypen und Felder auswählen, die in der App angezeigt werden sollen, und die App an Ihr Branding anpassen.

Layout

• Wählen Sie ein Foto für den Anmelde- und Abmeldebildschirm
• Wählen Sie ein Foto oder Video für den Startbildschirm
• Wählen Sie Farben für die verschiedenen Schaltflächen in der App
• …

Das Vizito-Team kann Ihnen dabei helfen, Fotos zur Verfügung zu stellen, um die App zu personalisieren.

Um das Beste aus Ihrer digitalen Besucherregistrierungs-App herauszuholen, sollten Sie Corporate Web Design Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass die Oberfläche Ihres Systems professionell und benutzerfreundlich ist.

Allgemein

• Wählen Sie, in welchen Sprachen Sie Ihre Besucher begrüßen möchten
• Legen Sie E-Mail- und Textnachrichten-Benachrichtigungen fest
• Verwenden Sie QR-Codes für eine schnellere An- und Abmeldung
• Privatsphäre-Einstellungen
• …

Weitere Informationen zu den Datenschutzeinstellungen in Vizito finden Sie hier.

Besuchstypen

Standardmäßig ist eine Besuchsart aktiv und aktiviert. Es steht Ihnen frei, weitere Besuchstypen hinzuzufügen, wie z. B. “Lieferant” oder “Mitarbeiter”. In der Vizito-App wird der Besucher aufgefordert, die entsprechende Besuchsart auszuwählen.

Sie können diese Besuchertypen separat konfigurieren. So können Sie beispielsweise für jeden Besuchertyp eine andere Begrüßungsnachricht anzeigen, festlegen, ob Dokumente unterzeichnet werden sollen und ob ein Ausweis gedruckt werden soll.

Weitere Informationen zu Besuchertypen finden Sie hier.

Integrationen

Sie können die App mit den Anwendungen integrieren, die Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, wie z. B. Google Workspace, eID-Integration, Slack, Teams oder KioWare QR-Code-Scanner.

Weitere Informationen zu Integrationen finden Sie hier.

Eine vollständige Übersicht über alle Einstellungen in der Vizito-App finden Sie in unserem Help Center.

5. Sperren Sie Ihr Tablet im Kioskmodus

Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihr Tablet im Kioskmodus sperren, damit die Besucher nur Zugriff auf die Registrierungs-App haben. Dadurch wird verhindert, dass die Benutzer Einstellungen ändern oder das Tablet für andere Zwecke verwenden.

Erfahren Sie, wie Sie den Kioskmodus auf dem iPad aktivieren hier.

Erfahren Sie, wie Sie den Kioskmodus auf Ihrem Android-Tablet aktivieren hier.

Wenn Sie nicht mit einem Tablet, sondern mit einem PC arbeiten, können Sie den Kioskmodus mit einer speziellen App wie KioWare.

Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, können Sie mit der digitalen Besucherregistrierung beginnen. Sie können mehr über die Vorteile der digitalen Besucherregistrierung erfahren hier.

Noch Fragen? Unser Team bei Vizito hilft Ihnen gerne weiter. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu entdecken, was Vizito für Sie tun kann.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase oder sprechen Sie mit uns darüber, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.