Vereinbarungen verwalten
Vizito ermöglicht es Ihnen, alle Vereinbarungen mit Ihren Besuchern digital zu verwalten. Ob es sich um Sicherheitsanweisungen, NDAs oder Schulungsvideos handelt. Durch den Verzicht auf Papier ersparen Sie sich die Nachverfolgung und Aufbewahrung von Dokumenten und schonen gleichzeitig die Umwelt durch den Verzicht auf Papier.
Ach, Sie sind's!
Identifizieren Sie Personen schnell mit Hilfe der Ausweise, die automatisch gedruckt werden, wenn sich Besucher anmelden. Fügen Sie wichtige Informationen und ein Bild hinzu, um die Echtheit des Ausweises zu überprüfen.
Datenschutz
Holen Sie Einverständniserklärungen von Ihren Besuchern ein, die sicher auf den Vizito-Servern gespeichert werden.
Zugriffsrechte
Ermöglichen Sie Ihren Kollegen den Zugriff auf Ihr Besucherlogbuch. Schützen Sie die Konfiguration, indem Sie den Personen die richtigen Rollen zuweisen.
Aufbewahrung und Löschung von Daten
Definieren Sie Ihre eigenen Richtlinien, wann Besucherinformationen automatisch entfernt werden müssen. Erfüllen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens und die GDPR.
Rechtssicherheit mit einem modernen Besuchermanagementsystem (VMS)
Ein Besuchermanagementsystem (VMS) verarbeitet personenbezogene Daten - Namen, Kontaktdaten, Unterschriften, teilweise auch Ausweisinformationen oder Fotos. Damit wird die Besucherverwaltung schnell zu einem wichtigen Baustein Ihrer DSGVO-Compliance. Vizito wurde von Beginn an mit europaeischem Datenschutz im Hinterkopf entwickelt und unterstuetzt Sie dabei, Ihre rechtlichen Verpflichtungen effizient zu erfuellen.
AGB und Nutzungsbedingungen
Unsere Allgemeinen Geschaeftsbedingungen regeln die Nutzung der Vizito-Plattform: Leistungsumfang, Verfuegbarkeit, Abrechnung, Haftung und Kuendigung. Sie sind klar formuliert, damit Einkauf, Rechtsabteilung und IT schnell die relevanten Informationen finden.
Datenschutzerklaerung und DSGVO-Position
In unserer Datenschutzerklaerung erlaeutern wir transparent, welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange. Vizito agiert gegenueber seinen Kunden als Auftragsverarbeiter: Sie als Organisation sind Verantwortlicher fuer die Daten Ihrer Besucher, waehrend wir die technische Verarbeitung im Rahmen Ihres Auftrags uebernehmen.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)
Wir stellen jedem Kunden einen standardisierten Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfuegung, der die Anforderungen von Artikel 28 DSGVO erfuellt. Der AVV definiert:
- Gegenstand, Dauer und Art der Verarbeitung
- Kategorien betroffener Personen und Daten
- Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)
- Pflichten bei Datenschutzverletzungen
- Unterstuetzung bei Betroffenenanfragen
Unterauftragsverarbeiter und EU-Datenhaltung
Die Liste unserer Unterauftragsverarbeiter ist transparent und aktuell. Alle Produktionsdaten werden ausschliesslich in Rechenzentren innerhalb der Europaeischen Union gespeichert. So vermeiden Sie die Komplexitaet, die Drittlandtransfers nach dem Schrems-II-Urteil mit sich bringen, und erleichtern die Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Aufbewahrungsfristen und Datenloeschung
Vizito erlaubt es Ihnen, eigene Aufbewahrungsfristen fuer Besucherdaten zu definieren. Nach Ablauf werden Daten automatisch anonymisiert oder geloescht - passend zu Ihrer internen Loeschrichtlinie und den Anforderungen der DSGVO. Auf diese Weise wird die digitale Besucheranmeldung nicht zu einem unbegrenzten Archiv, sondern bleibt datensparsam.
Betroffenenrechte erfuellen
Die DSGVO raeumt Besuchern weitreichende Rechte ein: Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung und Datenuebertragbarkeit. Mit Vizito koennen Sie Besucherregistrierungen gezielt suchen, exportieren oder loeschen. So koennen Sie Betroffenenanfragen schnell und nachvollziehbar bearbeiten, ohne Papierberge zu durchsuchen.
Audit- und Sicherheitsdokumentation
Fuer Audits, Lieferantenbewertungen und interne Pruefungen stellen wir auf Anfrage unsere Sicherheitsdokumentation zur Verfuegung: Uebersicht ueber Zertifizierungen, TOM, Notfallkonzept, Backup- und Verschluesselungsstrategie sowie Informationen zu Penetrationstests. So koennen Sie Ihr Besuchermanagementsystem (VMS) mit gutem Gewissen in regulierten Umgebungen einsetzen.
