Die 10 wichtigsten Fähigkeiten von Rezeptionisten (erforderlich im Jahr 2022)

Ihr Empfang ist das Gesicht Ihres Unternehmens. Der Empfangsmitarbeiter ist per definitionem die erste Person Ihres Unternehmens, die ein Besucher persönlich trifft. Dieser erste Kontakt ist natürlich von größter Bedeutung: Er ist entscheidend für den ersten Eindruck, den Menschen von Ihrem Unternehmen bekommen.

Damit liegt eine große Verantwortung bei Ihrer Empfangsdame. Ein Lächeln reicht weit, aber die Arbeit einer Empfangsdame ist viel mehr als das. Deshalb ist es wichtig, dass sie über ausgezeichnete Fähigkeiten verfügen.

Nach zwei Jahren, die vom Coronavirus geprägt waren, steigt die Zahl der freien Stellen für Empfangsdamen wieder an. Die meisten Empfangsmitarbeiter sind Frauen: Im letzten Jahr waren 85 Prozent der Bewerber für eine Stelle als Empfangsmitarbeiter Frauen.

Wenn Sie Personal für Ihren Empfangsbereich suchen, sollten Sie auf bestimmte Fähigkeiten achten. Welche Eigenschaften sollte eine gute Empfangsdame haben, damit Ihr Unternehmen glänzen kann?

10 Eigenschaften einer guten Empfangsdame

Ein guter erster Eindruck und eine reibungslos funktionierende Organisation: Das ist das Ziel einer guten Empfangsdame. Hier ein Überblick über die Fähigkeiten, die eine Empfangsdame mitbringen sollte.

• Kommunikation
• Multitasking
• Soziale Kompetenz
• Organisation
• Technische Fähigkeiten
• Widerstandsfähigkeit gegen Stress
• Problemlösungskompetenz
• Einfühlungsvermögen
• Verlässlichkeit
• Besuchermanagement

1. Kommunikation

Empfangsmitarbeiter stehen ständig in Kontakt mit Menschen, sei es per Telefon, E-Mail oder persönlich. Gute Kommunikationsfähigkeiten stehen daher ganz oben auf der Liste der erwünschten Eigenschaften. Eine gute Empfangsdame ist in der Lage, Informationen klar zu vermitteln, spricht deutlich und laut genug und beherrscht die Kunst der nonverbalen Kommunikation.

2. Multitasking

An Tagen, an denen viel los ist, klingelt das Telefon an der Rezeption ununterbrochen. In der Zwischenzeit warten die Leute vielleicht darauf, persönlich begrüßt zu werden. Es sind Termine zu vereinbaren, Nachrichten zu übermitteln und Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

Ein Empfangsmitarbeiter jongliert ständig mit allen möglichen Aufgaben. Es ist wichtig, dass er reibungslos zwischen den Aufgaben wechseln kann, dabei die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt und selbst nicht überfordert oder frustriert wird.

3. Soziale Kompetenz

Natürlich muss eine Empfangsdame auch über eine gewisse soziale Kompetenz verfügen, um Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Besuchern aufzubauen. Eine schlechte Erfahrung am Empfang kann in kürzester Zeit einen negativen Eindruck hinterlassen. Die herzliche Begrüßung der Gäste mit einem Lächeln ist daher eine zentrale Aufgabe.

4. Organisation

Wenn man sich in einem Bürogebäude umsieht, ist der Empfangsbereich oft der ordentlichste Ort. Und das sollte er auch sein. Ein Schreibtisch voller Papierkram macht nicht nur einen schlechten Eindruck auf Besucher, er ist auch der Vorbote von Problemen: Dokumente gehen leicht verloren und herumliegende Daten sind ein Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen.

Die perfekte Empfangsdame ist daher sehr gut organisiert. Sie muss in der Lage sein, Akten und Telefonnummern auf Anhieb zu finden. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich ist ein Muss.

5. Technische Fähigkeiten

Komplexe Telefonsysteme, E-Mail, Textverarbeitungsprogramme und Fotokopierer sind für die meisten Empfangsmitarbeiter keine Geheimnisse mehr. Aber in einer Welt, in der sich alles digitalisiert, ist es von großem Vorteil, mit den neuesten Technologien vertraut zu sein. Systeme für die Verwaltung von Räumen, intelligentes Parken und die Registrierung von Besuchern: Empfangsmitarbeiter müssen sie alle kennen.

Kalt und unpersönlich? Zu kompliziert? In diesem Artikel räumen wir mit den 5 größten Mythen über digitales Besuchermanagement auf.

6. Widerstandsfähigkeit gegen Stress

Rezeptionisten müssen starke Nerven haben. Sie müssen oft unter großem Druck arbeiten, da sie mehrere Aufgaben und Besucher gleichzeitig bewältigen müssen. Bei der Erledigung ihrer Aufgaben werden sie oft durch Informationsanfragen, Telefonanrufe oder neue Besucher unterbrochen und müssen sich dann wieder ihrer Arbeit widmen. Dabei müssen sie ruhig und konzentriert bleiben.

7. Lösung von Problemen

Ein unzufriedener Kunde, ein verpasster Termin, ein Besucher, der sich unwohl fühlt… Jeden Tag können Dutzende von Problemen auftreten. Die Aufgabe der Empfangsdamen ist es, Ruhe zu bewahren und eine Lösung zu finden. In Notsituationen sind Empfangsmitarbeiter auch oft die ersten, die reagieren und entscheiden müssen, was zu tun ist.

8. Einfühlungsvermögen

In jedem Unternehmen kommt es hin und wieder vor, dass ein Besucher unzufrieden, gestresst oder frustriert ist. Um diese Besucher zu beruhigen, müssen Empfangsmitarbeiter ihnen zuhören, ruhig und einfühlsam sein und versuchen, das Problem nicht zu leugnen.

9. Verlässlichkeit

Da Empfangsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit fast allen Kunden und Mitarbeitern in Kontakt stehen, ist es sehr wichtig, dass Sie sich auf sie verlassen können. Kein Unternehmen kann es sich leisten, dass ein Anruf unbeantwortet bleibt oder dass ein Besucher an einem leeren Empfang wartet.

Eine Empfangsdame muss in der Lage sein, selbständig zu arbeiten, pünktlich zu sein, pünktlich von den Pausen zurückzukehren, Verantwortung zu übernehmen und auftretende Probleme zu lösen.

10. Besuchermanagement

Die Empfangsmitarbeiter sind weitgehend für die Besuchermanagement verantwortlich. Sie müssen ein Auge darauf haben, wer das Gebäude betritt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, die Besucher einzuchecken und ihre Unterlagen zu verwalten.

Im Jahr 2022 verwenden viele Unternehmen eine Software zur Besucherregistrierung. Durch die Automatisierung der Besucherregistrierung und der Verwaltung ihrer Daten können sich die Empfangsmitarbeiter auf ihre zahlreichen anderen Aufgaben konzentrieren, wie z. B. einen herzlichen Empfang zu gewährleisten und einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln.

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Was ist eine Empfangsdame?

Merriam Webster beschreibt eine Empfangsdame wie folgt:

Empfangsdame

eine Person, die beschäftigt ist, um Telefonanrufer, Besucher, Patienten oder Kunden zu begrüßen

Eine Empfangsdame oder ein Empfangsmitarbeiter ist eine Person, die den Empfang einer Organisation leitet. Er oder sie empfängt Besucher in einem Unternehmen, Hotel oder Krankenhaus und nimmt Verwaltungsaufgaben wahr.

Die Arbeit eines Rezeptionisten ist in einer Organisation von entscheidender Bedeutung. Per Definition ist der Empfangsmitarbeiter die erste Person, die ein Besucher trifft. Es ist seine/ihre Aufgabe, einen erstklassigen Kundenservice zu bieten und einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Eine Empfangsdame ist mit anderen Worten das Gesicht des Unternehmens.

Was sind die Hauptaufgaben einer Empfangsdame?

Die Aufgaben einer Empfangsdame sind sehr vielfältig. Die spezifischen Aufgaben können je nach Unternehmen oder Branche variieren. Hier sind einige der Hauptaufgaben, die die meisten Empfangsmitarbeiter täglich haben:

• Begrüßung und Führung von Besuchern
• Kontrolle des Besucherzugangs
• Ausdrucken von Besucherausweisen
• Telefonanrufe entgegennehmen und weiterleiten
• E-Mails beantworten oder weiterleiten
• Auskünfte erteilen, persönlich, per Telefon oder E-Mail
• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden
• Entgegennahme, Sortieren, Verteilen und Versenden von Post
• Verwalten von Tagesordnungen und Planen von Sitzungen
• den Empfangsbereich in Ordnung zu halten
• Aufzeichnung und Verfolgung der Bürokosten
• Empfangsmaterial bestellen
• Dokumente archivieren
• Buchen von Flügen und Unterkünften
• Koordinieren von internen und externen Veranstaltungen

Rezeptionisten haben viele Aufgaben. Durch die Automatisierung bestimmter Aufgaben gewinnen sie Zeit für ihre wichtigste Aufgabe: den Besuchern einen herzlichen Empfang zu bereiten und einen hervorragenden ersten Eindruck zu vermitteln.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Arbeit mit der digitalen Besucherregistrierung. Die Besucher können sich über ein Tablet anmelden, während sich der Empfangsmitarbeiter auf den perfekten Empfang konzentrieren kann. Um herauszufinden, wie ein Besucherregistrierungssystem Ihre Rezeption unterstützen kann, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen.

Welche Qualifikationen braucht eine Empfangsdame?

Für den Beruf des/der Empfangsmitarbeiters/in ist keine bestimmte Ausbildung erforderlich, die Anforderungen können jedoch von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Ausbildung: In der Regel reicht ein High-School-Abschluss aus, aber einige Unternehmen erwarten von ihren Rezeptionisten einen Bachelor-Abschluss in Kommunikation oder Betriebswirtschaft. In einigen Branchen - wie z. B. in Krankenhäusern oder in der Rechtsbranche - können zusätzliche Abschlüsse erforderlich sein.

Ausbildung: Empfangsmitarbeiter werden in den meisten Fällen on-the-job ausgebildet. Die Ausbildung richtet sich nach den Bedürfnissen der Branche oder des Unternehmens.

Erfahrung: Kenntnisse von Computerprogrammen und -software, wie Microsoft Office, sind von Vorteil, da diese Anwendungen für viele Aufgaben im Empfangsbereich verwendet werden. Kenntnisse von Telefonanlagen sind von Vorteil. Darüber hinaus haben einige Unternehmen spezifische Anforderungen, die auf ihren besonderen Bedürfnissen beruhen, z. B. Erfahrungen mit einem bestimmten Softwaresystem.

Was bringt die Zukunft für den Beruf der Empfangsdame?

Einige Aufgaben werden bereits heute automatisiert, aber man sollte nicht befürchten, dass die Technologie die Arbeit von Empfangsdamen vollständig ersetzen wird. Im Gegenteil, diese Tools ermöglichen es den Empfangsmitarbeitern, ihre Arbeit effizienter zu erledigen.

Mit einer Besuchermanagementsoftware können sich die Besucher beispielsweise selbst anmelden, Besucherausweise drucken und die erforderlichen Daten automatisch speichern. Dadurch haben die Mitarbeiter am Empfang mehr Zeit, sich auf ihre wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Empfangsmitarbeiter sind nach wie vor die erste Anlaufstelle für Besucher und Anrufer und nehmen damit eine wichtige Rolle im Unternehmen ein. Empfangsmitarbeiter werden immer gebraucht werden, aber der Beruf entwickelt sich weiter, und damit auch die Fähigkeiten, die ein Empfangsmitarbeiter braucht.

Ein gutes Beispiel dafür ist der Trend zum flexiblen Arbeiten. Die Tatsache, dass die Mitarbeiter jetzt vermehrt aus der Ferne arbeiten, hat auch einen Wandel bei den Empfangsdamen bewirkt. Fähigkeiten wie verbale Kommunikation und eine klare Stimme, gutes Zuhören und Problemlösungsfähigkeiten sind heute wichtiger denn je.

Wie man seine Fähigkeiten als Empfangsdame verbessert

Sind Sie auf der Suche nach einer Stelle als Empfangsdame? Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern und eine gute Empfangsdame zu werden.

1. Trainieren Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten

Da Kommunikation für eine Empfangsdame von zentraler Bedeutung ist, sollten Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten so oft wie möglich trainieren. Üben Sie am Telefon Ihr aktives Zuhören, indem Sie auf das achten, was Ihr Gesprächspartner sagt, und diese Informationen zusammenfassen. Sie können Ihre Kommunikationsfähigkeiten auch bei Besprechungen mit anderen üben.

2. An der Professionalität arbeiten

Empfangsmitarbeiter müssen den ganzen Tag über professionell bleiben. Eine gute Möglichkeit, dies zu üben, besteht darin, mit jedem, den Sie treffen, auf der gleichen professionellen Ebene zu kommunizieren. Begrüßen Sie zum Beispiel den Postboten mit der gleichen Höflichkeit wie eine Führungskraft in Ihrem Unternehmen.

3. Notizen machen

Wenn Sie sich Notizen machen und alles dokumentieren, sind Sie besser organisiert und können sich besser auf Details konzentrieren.

4. An der Zuverlässigkeit arbeiten

Empfangsmitarbeiter sollten immer an ihrem Arbeitsplatz sein, um Kunden zu begrüßen, Anrufe zu beantworten und andere Aufgaben zu erledigen. Machen Sie Zuverlässigkeit zu einer Priorität, indem Sie sicherstellen, dass Sie immer erreichbar sind.

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