Die 10 wichtigsten Fähigkeiten, die jede Rezeptionist braucht

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Geschrieben von Jill / Am May 16, 2022


Ihr Empfang ist das Gesicht Ihres Unternehmens. Der Empfangsmitarbeiter ist per definitionem die erste Person Ihres Unternehmens, die ein Besucher persönlich trifft. Dieser erste Kontakt ist natürlich von größter Bedeutung: Er ist entscheidend für den ersten Eindruck, den Menschen von Ihrem Unternehmen bekommen.

Damit liegt eine große Verantwortung bei Ihrer Empfangsdame. Ein Lächeln reicht weit, aber die Arbeit einer Empfangsdame ist viel mehr als das. Deshalb ist es wichtig, dass sie über ausgezeichnete Fähigkeiten verfügen.

Nach zwei Jahren, die vom Coronavirus geprägt waren, steigt die Zahl der freien Stellen für Empfangsdamen wieder an. Die meisten Empfangsmitarbeiter sind Frauen: Im letzten Jahr waren 85 Prozent der Bewerber für eine Stelle als Empfangsmitarbeiter Frauen.

Wenn Sie Personal für Ihren Empfangsbereich suchen, sollten Sie auf bestimmte Fähigkeiten achten. Welche Eigenschaften sollte eine gute Empfangsdame haben, damit Ihr Unternehmen glänzen kann?



10 Eigenschaften einer guten Empfangsdame

Ein guter erster Eindruck und eine reibungslos funktionierende Organisation: Das ist das Ziel einer guten Empfangsdame. Hier ein Überblick über die Fähigkeiten, die eine Empfangsdame mitbringen sollte.

  • Kommunikation
  • Multitasking
  • Soziale Kompetenz
  • Organisation
  • Technische Fähigkeiten
  • Widerstandsfähigkeit gegen Stress
  • Problemlösungskompetenz
  • Einfühlungsvermögen
  • Verlässlichkeit
  • Besuchermanagement

Fähigkeiten von Rezeptionisten



1. Kommunikation

Empfangsmitarbeiter stehen ständig in Kontakt mit Menschen, sei es per Telefon, E-Mail oder persönlich. Gute Kommunikationsfähigkeiten stehen daher ganz oben auf der Liste der erwünschten Eigenschaften. Eine gute Empfangsdame ist in der Lage, Informationen klar zu vermitteln, spricht deutlich und laut genug und beherrscht die Kunst der nonverbalen Kommunikation.


2. Multitasking

An Tagen, an denen viel los ist, klingelt das Telefon an der Rezeption ununterbrochen. In der Zwischenzeit warten die Leute vielleicht darauf, persönlich begrüßt zu werden. Es sind Termine zu vereinbaren, Nachrichten zu übermitteln und Verwaltungsaufgaben zu erledigen.

Ein Empfangsmitarbeiter jongliert ständig mit allen möglichen Aufgaben. Es ist wichtig, dass er reibungslos zwischen den Aufgaben wechseln kann, dabei die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt und selbst nicht überfordert oder frustriert wird.


3. Soziale Kompetenz

Natürlich muss eine Empfangsdame auch über eine gewisse soziale Kompetenz verfügen, um Beziehungen zu Kunden, Kollegen und Besuchern aufzubauen. Eine schlechte Erfahrung am Empfang kann in kürzester Zeit einen negativen Eindruck hinterlassen. Die herzliche Begrüßung der Gäste mit einem Lächeln ist daher eine zentrale Aufgabe.


4. Organisation

Wenn man sich in einem Bürogebäude umsieht, ist der Empfangsbereich oft der ordentlichste Ort. Und das sollte er auch sein. Ein Schreibtisch voller Papierkram macht nicht nur einen schlechten Eindruck auf Besucher, er ist auch der Vorbote von Problemen: Dokumente gehen leicht verloren und herumliegende Daten sind ein Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen.

Die perfekte Empfangsdame ist daher sehr gut organisiert. Sie muss in der Lage sein, Akten und Telefonnummern auf Anhieb zu finden. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich ist ein Muss.


5. Technische Fähigkeiten

Komplexe Telefonsysteme, E-Mail, Textverarbeitungsprogramme und Fotokopierer sind für die meisten Empfangsmitarbeiter keine Geheimnisse mehr. Aber in einer Welt, in der sich alles digitalisiert, ist es von großem Vorteil, mit den neuesten Technologien vertraut zu sein. Systeme für die Verwaltung von Räumen, intelligentes Parken und die Registrierung von Besuchern: Empfangsmitarbeiter müssen sie alle kennen.


Kalt und unpersönlich? Zu kompliziert? In diesem Artikel räumen wir mit den 5 größten Mythen über digitales Besuchermanagement auf.


6. Widerstandsfähigkeit gegen Stress

Rezeptionisten müssen starke Nerven haben. Sie müssen oft unter großem Druck arbeiten, da sie mehrere Aufgaben und Besucher gleichzeitig bewältigen müssen. Bei der Erledigung ihrer Aufgaben werden sie oft durch Informationsanfragen, Telefonanrufe oder neue Besucher unterbrochen und müssen sich dann wieder ihrer Arbeit widmen. Dabei müssen sie ruhig und konzentriert bleiben.


Empfangsdame stressresistent



7. Lösung von Problemen

Ein unzufriedener Kunde, ein verpasster Termin, ein Besucher, der sich unwohl fühlt… Jeden Tag können Dutzende von Problemen auftreten. Die Aufgabe der Empfangsdamen ist es, Ruhe zu bewahren und eine Lösung zu finden. In Notsituationen sind Empfangsmitarbeiter auch oft die ersten, die reagieren und entscheiden müssen, was zu tun ist.


8. Einfühlungsvermögen

In jedem Unternehmen kommt es hin und wieder vor, dass ein Besucher unzufrieden, gestresst oder frustriert ist. Um diese Besucher zu beruhigen, müssen Empfangsmitarbeiter ihnen zuhören, ruhig und einfühlsam sein und versuchen, das Problem nicht zu leugnen.


9. Verlässlichkeit

Da Empfangsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit fast allen Kunden und Mitarbeitern in Kontakt stehen, ist es sehr wichtig, dass Sie sich auf sie verlassen können. Kein Unternehmen kann es sich leisten, dass ein Anruf unbeantwortet bleibt oder dass ein Besucher an einem leeren Empfang wartet.

Eine Empfangsdame muss in der Lage sein, selbständig zu arbeiten, pünktlich zu sein, pünktlich von den Pausen zurückzukehren, Verantwortung zu übernehmen und auftretende Probleme zu lösen.


10. Besucherverwaltung

Die Empfangsmitarbeiter sind weitgehend für die Besucherverwaltung verantwortlich. Sie müssen ein Auge darauf haben, wer das Gebäude betritt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, die Besucher einzuchecken und ihre Unterlagen zu verwalten.

Im Jahr 2022 verwenden viele Unternehmen eine Software zur Besucherregistrierung. Durch die Automatisierung der Besucherregistrierung und der Verwaltung ihrer Daten können sich die Empfangsmitarbeiter auf ihre zahlreichen anderen Aufgaben konzentrieren, wie z. B. einen herzlichen Empfang zu gewährleisten und einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln.

Hier können Sie lesen, wie Sie in weniger als 30 Minuten mit der digitalen Besucherregistrierung beginnen können.



Wie Sie Ihre Fähigkeiten verbessern können

Sind Sie auf der Suche nach einer Stelle als Empfangsdame? Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Fähigkeiten verbessern können.


1. Trainieren Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten

Da Kommunikation für eine Empfangsdame von zentraler Bedeutung ist, sollten Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten so oft wie möglich trainieren. Üben Sie am Telefon Ihr aktives Zuhören, indem Sie auf das achten, was Ihr Gesprächspartner sagt, und diese Informationen zusammenfassen. Sie können Ihre Kommunikationsfähigkeiten auch bei Besprechungen mit anderen üben.


2. An der Professionalität arbeiten

Empfangsmitarbeiter müssen den ganzen Tag über professionell bleiben. Eine gute Möglichkeit, dies zu üben, besteht darin, mit jedem, den Sie treffen, auf der gleichen professionellen Ebene zu kommunizieren. Begrüßen Sie zum Beispiel den Postboten mit der gleichen Höflichkeit wie eine Führungskraft in Ihrem Unternehmen.


Soziales Lächeln der Rezeptionistin



3. Notizen machen

Wenn Sie sich Notizen machen und alles dokumentieren, sind Sie besser organisiert und können sich besser auf Details konzentrieren.


4. An der Zuverlässigkeit arbeiten

Empfangsmitarbeiter sollten immer an ihrem Arbeitsplatz sein, um Kunden zu begrüßen, Anrufe zu beantworten und andere Aufgaben zu erledigen. Machen Sie Zuverlässigkeit zu einer Priorität, indem Sie sicherstellen, dass Sie immer erreichbar sind.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase oder sprechen Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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