Was sind die Vorteile der digitalen Besuchermanagement?

Digitale Besuchermanagement spart Zeit durch automatisierte Registrierung, reduziert Papierverbrauch, erhöht die Sicherheit durch kontaktlose Anmeldung, schützt Besucherdaten DSGVO-konform und ermöglicht ein individuell anpassbares Erscheinungsbild passend zur Corporate Identity.

Finden Besucher das digitale Besuchermanagement-System einfach zu bedienen?

Ja, die meisten Besucher sind von der neuen Art der Registrierung begeistert. Sie können sich sofort anmelden, ohne auf einen Mitarbeiter zu warten. Vorab registrierte Besucher scannen bei Ankunft nur ihren QR-Code. Das System begrüsst Besucher zudem in ihrer eigenen Sprache.

Ersetzt ein digitales Besuchermanagement-System die Empfangsdame?

Nein, die meisten Unternehmen nutzen das System als Ergänzung zum bestehenden Empfang. Es automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Registrierung und Benachrichtigung, sodass sich Rezeptionisten auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren können.

Wie viel Zeit braucht die Installation eines Besuchermanagement-Systems?

Die Installation dauert weniger als 30 Minuten. Sie benötigen lediglich ein Tablet (iPad oder Android) oder einen PC mit Touchscreen. Erstellen Sie ein Konto, installieren Sie die App und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

Ist das Besuchermanagement-System mit anderen Systemen integrierbar?

Ja, viele Systeme wie Vizito bieten Integrationen mit Microsoft Entra ID, Slack, Teams, E-Mail und SMS-Benachrichtigungen. Zudem steht eine API für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.

7 häufige Fragen zu digitalen Besuchermanagement-Systemen

Q: Welche Unternehmen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme?

Alle Arten von Unternehmen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme - von kleinen Betrieben bis hin zu multinationalen Konzernen, in Branchen wie Technologie, Rechenzentren, Krankenhäuser und Universitäten.

Q: Wie trägt digitale Besuchermanagement zur Sicherheit bei?

Digitale Besuchermanagement ermöglicht jederzeit einen Überblick, wer sich im Gebäude befindet. Besucher können vorab überprüft werden. Gedruckte Ausweise mit Foto erleichtern die Identifikation. In Notfällen können alle Anwesenden sofort benachrichtigt werden.

Digitales Besuchermanagement spart Zeit, reduziert Papier und hinterlässt einen professionellen ersten Eindruck bei Ihren Besuchern. Es automatisiert die Registrierung, schützt Besucherdaten DSGVO-konform und erhöht die Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Hier beantworten wir die sieben häufigsten Fragen rund um digitale Besuchermanagement-Systeme.

Welche Vorteile bietet die digitale Besuchermanagement?

Die Vorteile der digitalen Besuchermanagement sind vielfältig:

Vorteil	Beschreibung
Zeitersparnis	Empfangsmitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr mit manueller Registrierung, Logbüchern und Benachrichtigungen
Weniger Papier	Alle Besucherinformationen zentral in einem Dashboard verwalten - standortübergreifend
Sicherheit	Kontaktlose Anmeldung per QR-Code nach Vorregistrierung - kein physischer Kontakt nötig
Datenschutz	Besucherdaten werden sicher und DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert
Anpassbares Design	Erscheinungsbild vollständig an Ihre Corporate Identity anpassbar, inklusive Sicherheitshinweise

Finden Besucher das System einfach zu bedienen?

Ja, die meisten Besucher sind von der digitalen Registrierung begeistert. Unsere Kunden berichten durchweg positive Erfahrungen. Die wichtigsten Vorteile für Ihre Gäste:

Sofortige Anmeldung ohne Wartezeit auf einen Empfangsmitarbeiter
QR-Code-Scan für vorab registrierte Besucher - Anmeldung in Sekunden
Mehrsprachige Begrüssung in der Muttersprache des Besuchers
Einfaches Ausfüllen des Anmeldeformulars dank intuitiver Benutzerführung

Ersetzt das System den Empfangsmitarbeiter?

Nein. Die meisten Unternehmen setzen ein digitales Besuchermanagement-System als Ergänzung zum bestehenden Empfang ein - zu einem Bruchteil der Kosten eines zusätzlichen Mitarbeiters. Das System automatisiert sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben:

Besucherregistrierung
Führen von Logbüchern
Drucken von Ausweisen
Benachrichtigung der Gastgeber

So haben Ihre Empfangsmitarbeiter mehr Zeit für die persönliche Betreuung Ihrer Gäste.

Wie lange dauert die Installation und was wird benötigt?

Die Installation eines digitalen Besuchermanagement-Systems dauert weniger als 30 Minuten. Was Sie benötigen:

Apple iPad (ab Baujahr 2015) oder Android-Tablet (ab Baujahr 2018)
Alternativ ein PC mit Touchscreen und Kiosk-Software wie KioWare
Optional eine Tablet-Halterung und einen Etikettendrucker für Besucherausweise

Schritte zur Einrichtung:

Konto erstellen
App installieren
System an Ihre Bedürfnisse anpassen

Sie können beliebig viele Geräte mit Ihrem Konto verknüpfen. Das Vizito-Team steht Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Welche Unternehmen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme?

Unternehmen aller Grossen und Branchen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme. Vizito wird weltweit eingesetzt in:

Unternehmen und Bürogebäuden
Rechenzentren
Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen
Universitäten und Bildungseinrichtungen
Produktionsbetrieben und Logistikzentren

Welche Integrationen bietet das System?

Viele Besuchermanagement-Systeme wie Vizito bieten umfangreiche Integrationen:

Microsoft Entra ID für die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten
Slack, Teams, E-Mail und SMS für automatische Benachrichtigungen bei Besucherankunft
API für benutzerdefinierte Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen

Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass eine offene API für individuelle Anpassungen verfügbar ist.

Wie trägt digitale Besuchermanagement zur Sicherheit bei?

Ein digitales Besuchermanagement-System fungiert als Sicherheitsschild für Ihr Unternehmen:

Zugangsüberwachung: Sie wissen jederzeit, wer sich in Ihren Gebäuden aufhält
Besucherüberprüfung: Gäste können vor dem Zutritt überprüft werden
Identifikation: Gedruckte Ausweise mit Foto ermöglichen die einfache Identifizierung vor Ort
Notfallmanagement: Bei Brand oder anderen Notfällen können alle angemeldeten Personen sofort benachrichtigt werden
Kontaktverfolgung: Im Falle einer Erkrankung lassen sich potenzielle Risikokontakte schnell ermitteln

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Jill

Content Managerin · Vizito

Jill ist Content Managerin bei Vizito mit einer Leidenschaft für Arbeitsplatzinnovation und Besuchererfahrung. Sie schreibt über Facility Management, Sicherheit und die Zukunft des modernen Arbeitsplatzes.