7 häufige Fragen zu digitalen Besuchermanagementsystemen

Geschrieben von Jill / Am Feb 09, 2022

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Zeit sparen, Papier reduzieren und einen bleibenden ersten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen: Die digitale Besucherverwaltung bietet viele Vorteile.

Wenn Sie über ein digitales Besuchermanagementsystem nachdenken, haben Sie wahrscheinlich eine Menge Fragen. Hier sind die sieben Fragen, die wir am häufigsten hören - und natürlich unsere Antworten.

1. Was sind die Vorteile der digitalen Besucherverwaltung?

Die Vorteile der digitalen Besucherverwaltung sind zahlreich. Wir zählen einige auf:

  • Zeitersparnis. Dank der digitalen Besucherverwaltung verschwenden Ihre Empfangsmitarbeiter keine Zeit mehr mit der Registrierung von Besuchern, dem Führen von Logbüchern, dem Drucken von Ausweisen und dem Aufspüren und Benachrichtigen von Kontakten. So haben sie mehr Zeit, sich auf ihre anderen Aufgaben zu konzentrieren.
  • Weniger Papier und Verwaltung. Das Führen von Logbüchern und Besucherinformationen auf Papier gehört der Vergangenheit an. Von nun an können Sie alle Informationen von allen Ihren Standorten und Gebäuden bequem von einem Dashboard aus verwalten.
  • Sicherheit. Nach Covid-19 ist ein System, das die kontaktlose Anmeldung unterstützt, sehr willkommen. Einige digitale Besuchermanagementsysteme, wie z. B. Vizito, ermöglichen es Ihren Besuchern, sich vorab zu registrieren, so dass sie bei ihrer Ankunft nur noch einen QR-Code mit ihrem Smartphone scannen müssen. Völlig koronasicher.
  • Schutz der Daten. Eine digitale Besucherverwaltung ist sicherer als eine Papierliste, die an der Rezeption herumliegt und auf der die Besucher die Daten anderer Personen sehen können. Die Daten Ihrer Besucher werden sicher und in Übereinstimmung mit der GDPR-Gesetzgebung verarbeitet und gespeichert.
  • Anpassbares Aussehen. Bei den meisten digitalen Besucherverwaltungssystemen, wie z. B. Vizito, können Sie das Erscheinungsbild vollständig an Ihre eigene Corporate Identity anpassen. Wenn Sie möchten, können Sie Ihren Besuchern auch wichtige Informationen, wie z. B. Sicherheitshinweise, zukommen lassen.

2. Finden die Besucher das System einfach zu bedienen?

Ja, die meisten schon. Unsere Kunden berichten, dass ihre Besucher von der neuen Art der Registrierung begeistert sind.

Die digitale Besucherverwaltung bietet Vorteile für Ihre Gäste: Sie müssen nicht auf einen Mitarbeiter warten, der sie eincheckt, sondern können sofort loslegen. Besucher, die sich im Voraus registrieren, müssen bei ihrer Ankunft nur noch ihren QR-Code scannen. Auch das spart ihnen Zeit.

Mit der digitalen Besucherverwaltung können Sie Ihre Besucher auch in ihrer eigenen Sprache begrüßen. Das erleichtert ihnen das Ausfüllen des Anmeldeformulars und das Lesen von Zusatzinformationen.

3. Ersetzt das System meine Empfangsdame?

Das bleibt natürlich ganz Ihnen überlassen, aber die meisten unserer Kunden entscheiden sich für Vizito, um ihren bestehenden Empfang zu ergänzen - und das zu einem Bruchteil der Kosten eines zusätzlichen Mitarbeiters. Der große Vorteil dabei ist, dass das System mehrere sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben automatisiert, so dass sich Ihre Rezeptionisten auf andere Aufgaben konzentrieren können.

4. Wie viel Zeit wird für die Installation des Systems benötigt, und was benötige ich?

Die meisten Nutzer installieren ein digitales Besuchermanagementsystem auf einem Tablet. Vizito ist für Apple iPad und Android-Tablets erhältlich, funktioniert aber auch auf einem PC mit Touchscreen. Sie können so viele Geräte mit Ihrem Konto verknüpfen, wie Sie möchten.

Das System ist einfach zu installieren. Erstellen Sie ein Konto, installieren Sie die App und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an, was nur wenige Augenblicke dauert. Das Team von Vizito steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten.

5. Welche Unternehmen nutzen die digitale Besucherverwaltung?

Alle Arten von Unternehmen - von kleinen Betrieben bis hin zu multinationalen Konzernen - sie alle nutzen digitales Besuchermanagement. Vizito wird weltweit in allen möglichen Branchen eingesetzt: von Unternehmen über Rechenzentren bis hin zu Krankenhäusern und Universitäten.

6. Ist die App mit anderen Systemen integriert?

Nicht alle Besucherregistrierungssysteme bieten Integrationen an, aber viele Anwendungen wie Vizito tun dies. Sie können das System mit Ihrem Active Directory-Server, Benachrichtigungssystemen und mehr synchronisieren. So können Sie beispielsweise Ihre Mitarbeiter automatisch über Slack, Teams, E-Mail und/oder Textnachrichten benachrichtigen lassen, wenn ein Gast eingetroffen ist. Halten Sie Ausschau nach Systemen, die eine API für die Erstellung benutzerdefinierter Integrationen bieten.

7. Wie kann die digitale Besucherverwaltung zur Sicherheit beitragen?

Die digitale Besucherverwaltung bietet eine Firewall für Ihr Unternehmen. Indem Sie Besuchern erlauben, sich digital anzumelden und bei Bedarf Informationen zu liefern, wissen Sie, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in Ihren Gebäuden aufhält. Sie haben auch die Möglichkeit, Ihre Besucher zu überprüfen, bevor Sie ihnen Zutritt gewähren. Und durch die Verwendung gedruckter Ausweise, möglicherweise mit einem Foto, können Sie die Personen in Ihren Gebäuden leicht identifizieren.

In Notfällen, z. B. bei einem Brand, können Sie mit einem System wie Vizito auch eine Warnung an alle Personen senden, die sich angemeldet und noch nicht abgemeldet haben, damit Ihre Besucher das Gebäude rechtzeitig verlassen können.

Bei Pandemien ist ein digitales Besucherregistrierungssystem auch nützlich, um Kontakte zu verfolgen, wenn jemand erkrankt. Sie helfen Ihren Mitarbeitern und deren Familien, sicher zu bleiben, indem Sie sie über potenzielle Risikokontakte informieren.



Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besucherverwaltungssystem Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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