7 häufige Fragen zu digitalen Besuchermanagement-Systemen

Digitales Besuchermanagement spart Zeit, reduziert Papier und hinterlässt einen professionellen ersten Eindruck bei Ihren Besuchern. Es automatisiert die Registrierung, schützt Besucherdaten DSGVO-konform und erhöht die Sicherheit in Ihrem Unternehmen. Hier beantworten wir die sieben häufigsten Fragen rund um digitale Besuchermanagement-Systeme.

Welche Vorteile bietet die digitale Besuchermanagement?

Die Vorteile der digitalen Besuchermanagement sind vielfältig:

Finden Besucher das System einfach zu bedienen?

Ja, die meisten Besucher sind von der digitalen Registrierung begeistert. Unsere Kunden berichten durchweg positive Erfahrungen. Die wichtigsten Vorteile für Ihre Gäste:

• Sofortige Anmeldung ohne Wartezeit auf einen Empfangsmitarbeiter
• QR-Code-Scan für vorab registrierte Besucher - Anmeldung in Sekunden
• Mehrsprachige Begrüssung in der Muttersprache des Besuchers
• Einfaches Ausfüllen des Anmeldeformulars dank intuitiver Benutzerführung
  
  

Ersetzt das System den Empfangsmitarbeiter?

Nein. Die meisten Unternehmen setzen ein digitales Besuchermanagement-System als Ergänzung zum bestehenden Empfang ein - zu einem Bruchteil der Kosten eines zusätzlichen Mitarbeiters. Das System automatisiert sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben:

• Besucherregistrierung
• Führen von Logbüchern
• Drucken von Ausweisen
• Benachrichtigung der Gastgeber

So haben Ihre Empfangsmitarbeiter mehr Zeit für die persönliche Betreuung Ihrer Gäste.

Wie lange dauert die Installation und was wird benötigt?

Die Installation eines digitalen Besuchermanagement-Systems dauert weniger als 30 Minuten. Was Sie benötigen:

• Apple iPad (ab Baujahr 2015) oder Android-Tablet (ab Baujahr 2018)
• Alternativ ein PC mit Touchscreen und Kiosk-Software wie KioWare
• Optional eine Tablet-Halterung und einen Etikettendrucker für Besucherausweise

Schritte zur Einrichtung:

1. Konto erstellen
2. App installieren
3. System an Ihre Bedürfnisse anpassen

Sie können beliebig viele Geräte mit Ihrem Konto verknüpfen. Das Vizito-Team steht Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Welche Unternehmen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme?

Unternehmen aller Grossen und Branchen nutzen digitale Besuchermanagement-Systeme. Vizito wird weltweit eingesetzt in:

• Unternehmen und Bürogebäuden
• Rechenzentren
• Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen
• Universitäten und Bildungseinrichtungen
• Produktionsbetrieben und Logistikzentren
  
  

Welche Integrationen bietet das System?

Viele Besuchermanagement-Systeme wie Vizito bieten umfangreiche Integrationen:

• Microsoft Entra ID für die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten
• Slack, Teams, E-Mail und SMS für automatische Benachrichtigungen bei Besucherankunft
• API für benutzerdefinierte Integrationen mit Ihren bestehenden Systemen

Achten Sie bei der Auswahl eines Systems darauf, dass eine offene API für individuelle Anpassungen verfügbar ist.

Wie trägt digitale Besuchermanagement zur Sicherheit bei?

Ein digitales Besuchermanagement-System fungiert als Sicherheitsschild für Ihr Unternehmen:

• Zugangsüberwachung: Sie wissen jederzeit, wer sich in Ihren Gebäuden aufhält
• Besucherüberprüfung: Gäste können vor dem Zutritt überprüft werden
• Identifikation: Gedruckte Ausweise mit Foto ermöglichen die einfache Identifizierung vor Ort
• Notfallmanagement: Bei Brand oder anderen Notfällen können alle angemeldeten Personen sofort benachrichtigt werden
• Kontaktverfolgung: Im Falle einer Erkrankung lassen sich potenzielle Risikokontakte schnell ermitteln

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-system Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.