5 Mythen über die digitale besucher-management-system

Geschrieben von Jill / Am Mar 03, 2022

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5 Missverständnisse über die digitale besucher-management-system


Ein schlankes, effizientes und sicheres Besuchermanagementsystem ist ein Muss für ein modernes Unternehmen. Digitale Besuchermanagementsysteme werden in Unternehmen immer beliebter. Doch die Vorteile sind noch nicht jedem klar. Verständlich, denn es gibt immer noch viele Missverständnisse über die digitale besucher-management-system.

Wenn Sie ein digitales Besuchermanagementsystem in Betracht ziehen, haben Sie vielleicht viele Fragen. Ist das System das Richtige für Ihr Unternehmen? Was werden Ihre Gäste davon halten? Und wird jemand seinen Arbeitsplatz verlieren? Um die Verwirrung zu beseitigen, räumen wir mit den 5 größten Mythen über die digitale besucher-management-system auf.



Mythos 1: “Digitales besucher-management-system ist nur etwas für große Organisationen”

Die Wahrheit: Jedes Unternehmen kann von der digitalen besucher-management-system profitieren. Sicherheit ist der Schlüssel für alle Organisationen, unabhängig von ihrer Größe.

Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, das schon immer ein Papierprotokoll verwendet hat, sehen Sie die Umstellung auf ein digitales System vielleicht als Luxus an, der für große Unternehmen gedacht ist. Aber die digitale besucher-management-system kann auch Ihrem Unternehmen helfen. Nur weil Sie nicht jeden Tag Dutzende von Besuchern haben, heißt das nicht, dass Sie nicht von einem effizienten Anmeldeverfahren und einem System, das die Sicherheit erhöht, profitieren können.

Die Einführung eines modernen Besuchermanagementsystems kann bei Ihren Gästen und potenziellen Kunden einen bleibenden Eindruck hinterlassen und Ihrem Unternehmen das Aussehen und die Atmosphäre verleihen, die Sie brauchen, um mit den großen Jungs zu konkurrieren.

Dies sind nur einige der Möglichkeiten, wie große und kleine Unternehmen von einem digitalen Besuchermanagementsystem profitieren können:

  • Bedruckbare Ausweise mit Foto-ID sind eine großartige Möglichkeit zur Erhöhung der Sicherheit in allen Unternehmen, ob groß oder klein
  • Richtlinien, wie z. B. eine Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie, gibt es in jedem Unternehmen. Ein besucher-management-system macht es einfach, sie den Besuchern zu vermitteln.
  • Eine Evakuierung im Notfall würde man lieber vermeiden, aber mit einer digitalen besucher-management-system kann zumindest eine Evakuierung reibungsloser organisiert werden, da die Evakuierungslisten auf mobilen Geräten zugänglich sind
  • Die Corona-Pandemie hat uns alle vorsichtiger gemacht, und viele Besucher scheuen sich davor, ein Klemmbrett und einen Stift in die Hand zu nehmen, die durch alle Hände gehen. Moderne Apps ermöglichen es den Menschen, mit ihrem eigenen Smartphone einzuchecken und dabei Abstand vom Empfangspersonal zu halten
  • Ob groß oder klein: Datenschutzgesetze wie die GDPR gelten für jedes Unternehmen. Mit einem digitalen Besuchermanagementsystem halten Sie alle Vorschriften ein


Mythos 2: “Digitale besucher-management-system ist kalt und unpersönlich”

Die Wahrheit: Der digitale Check-in kann Ihre Besucher tatsächlich schneller zum persönlichen Teil ihres Besuchs führen.

Mit Gastfreundschaft verbinden wir oft eine freundliche Empfangsdame, die Besucher mit einem Lächeln empfängt und ihnen hilft. Aber die Realität sieht oft anders aus. Wenn ein Besucher eintritt, ist Ihr Empfangsmitarbeiter vielleicht gerade auf der Toilette, er oder sie telefoniert oder ist mit einem anderen Besucher beschäftigt. Lange Schlangen an der Rezeption können zu unangenehmen Situationen und einem unerwünschten ersten Eindruck führen.

Obwohl es widersprüchlich klingen mag, kann die digitale Besucherregistrierung in der Tat zu einem herzlichen und persönlichen Empfang beitragen.

Zunächst einmal wird jeder Besucher professionell und in seiner eigenen Sprache begrüßt. Da sich die Gäste selbst registrieren, kann sich Ihr Empfangsmitarbeiter auf die Besucher konzentrieren, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, und ihnen einen angenehmen Empfang bereiten.

Wenn ein Besucher eingecheckt ist, wird sein Gastgeber sofort benachrichtigt. Die Wartezeit wird dadurch verkürzt, und der Gastgeber kann seinen Besucher schneller und freundlicher empfangen. Außerdem verfügt er sofort über alle korrekten Informationen über seinen Gast, was peinliche Fehler verhindert.



Mythos 3: “Die digitale besucher-management-system ist nicht sicher”

Die Wahrheit: Anders als bei einem Logbuch auf Papier sind die Daten Ihrer Besucher sicher in der Cloud gespeichert.’

Es ist richtig, dass jedes mit dem Internet verbundene Gerät gehackt werden kann. Aus diesem Grund zögern einige Leute, auf eine digitale Besucherregistrierung umzusteigen.

Die meisten besucher-management-systeme sind jedoch sehr sicher, insbesondere im Vergleich zu Papierprotokollen. Wenn Sie ein papierbasiertes System verwenden, sind Ihre Besuchereinträge für jeden, der Ihr Gebäude betritt, sichtbar. Alle Ihre Gäste können sehen, wer sich an diesem Tag bereits angemeldet hat. Papierprotokolle können auch durch etwas so Einfaches wie eine Tasse Kaffee verloren, gestohlen oder zerstört werden.

Digitale Besuchermanagementsysteme sind ein sicherer Weg, die Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Besucher zu schützen. Bei einem digitalen System werden alle Daten sicher in der Cloud gespeichert, sodass nichts verloren geht. Sie können entscheiden, wie lange die Daten aufbewahrt werden, und sicherstellen, dass alles im Einklang mit der GDPR-Gesetzgebung und Ihren eigenen Richtlinien steht.

Bevorzugen Sie immer noch Papier? In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie Ihr Besucherprotokoll verbessern können.



Mythos 4: “Die Besucher wissen nicht, wie man das System benutzt”

Die Wahrheit: Die digitale Besucherregistrierung ist sowohl für die Besucher als auch für Ihre Mitarbeiter einfach.

Die digitale Registrierung ist sehr einfach. Die Besucher können das digitale Formular leicht ausfüllen, ohne die Hilfe einer Empfangsdame in Anspruch nehmen zu müssen. Die Einfachheit des Systems und die klaren Schaltflächen führen Ihre Besucher intuitiv durch die einzelnen Schritte des Check-in-Prozesses.

Vizito-Kunden loben die Benutzerfreundlichkeit und sagen, dass ihre Besucher von der neuen Art des Eincheckens begeistert sind.

Das System vereinfacht auch die Aufgaben für Ihr Personal. Könnten Sie zum Beispiel die folgenden Aufgaben mit Stift und Papier erledigen?
Daten einfach archivieren oder löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen
Daten schnell und sicher speichern
sofort einen Ausweis mit einem Besucherfoto ausdrucken

Auch um die Installation müssen Sie sich nicht kümmern. Alles, was Sie brauchen, ist eine stabile Wi-Fi-Verbindung, und in weniger als 30 Minuten sind Sie einsatzbereit. Nach der Installation ist nur noch wenig Wartung erforderlich - abgesehen vom Austausch der Druckrolle, wenn Sie einen Ausweisdrucker verwenden.



Mythos 5: “Die digitale besucher-management-system wird jemanden den Job kosten”

Die Wahrheit: besucher-management-systeme funktionieren am besten in Kombination mit einem echten Empfangsmitarbeiter

Manche befürchten, dass ein Besuchermanagementsystem zu Entlassungen führen könnte. Das ist natürlich nicht auszuschließen, z.B. in kleinen Unternehmen, die sich keinen Empfangsmitarbeiter leisten können. Wir bei Vizito sehen das Besuchermanagement jedoch nicht als Ersatz, sondern als Ergänzung zu einem bestehenden Empfangsschalter.

Die meisten unserer Kunden nutzen die Software als Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu optimieren und einen dynamischen Empfang zu unterstützen.

Rezeptionisten jonglieren den ganzen Tag über mit einer Vielzahl von Aufgaben. Die Automatisierung der sich am häufigsten wiederholenden Aufgaben ermöglicht es ihnen, ihre wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und einen persönlicheren Empfang zu bieten. So haben sie mehr Zeit, um Fragen der Besucher zu beantworten, ihnen ein Getränk anzubieten oder ihre Mäntel entgegenzunehmen.



Sind Sie bereit für die digitale besucher-management-system?

Nachdem wir Sie nun über die falschen Vorstellungen aufgeklärt haben, die immer noch über die digitale besucher-management-system bestehen, möchten Sie vielleicht selbst mit einem digitalen System beginnen. Unabhängig davon, ob Sie ein großes oder ein kleines Unternehmen haben, werden Sie sicher ein System finden, das flexibel genug ist, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Vizito bietet eine Reihe von Plänen, die an Ihr Unternehmen angepasst werden können, um den Empfang und die besucher-management-system Ihrer Besucher so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes besucher-management-system Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen besucher-management-system – und unsere Antworten.

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