7 Gründe, warum Sie im Jahr 2023 Ihr Besucherprotokoll auf Papier ersetzen sollten

Ein Besucherprotokoll auf Papier ist ineffizient, unsicher und verletzt die Privatsphäre Ihrer Gäste. In einer Zeit, in der Beleuchtung, Klimakontrolle und Besprechungen digital gesteuert werden, ist ein papierbasiertes Besuchermanagement-System nicht mehr zeitgemäss. Hier sind sieben konkrete Gründe, warum Sie auf ein digitales Besuchermanagement-System umsteigen sollten.

Papier vs. Digital: Die 7 Nachteile auf einen Blick

1. Papierprotokolle sind nicht effizient

Auf den ersten Blick scheint ein Gästebuch bequem. Doch die Probleme beginnen sofort:

• Unleserliche Handschrift - zeitaufwändig zu entziffern
• Unvollständige oder falsche Daten durch vergessliche Besucher
• Hoher Platzbedarf für Archivierung
• Keine Zentralisierung bei mehreren Standorten
• Schwierige Suche nach bestimmten Besucherdaten

Ein digitales VMS löst all diese Probleme: Daten sind vollständig, Dokumente werden digital signiert, alles wird automatisch in der Cloud gespeichert und ist von jedem Ort aus durchsuchbar.

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2. Papierprotokolle gefährden die Sicherheit

Ihr Besuchermanagement-System ist die einzige Möglichkeit zu wissen, wer sich auf Ihrem Gelände aufhält. Bei Notfällen sind Papierprotokolle nutzlos:

• Unklare Handschrift und leere Felder gefährden Besucher
• Keine Möglichkeit, alle Gäste schnell zu informieren
• Unklar, wer bereits gegangen ist

Ein digitales VMS bietet dagegen:

• Genaue Informationen über alle Anwesenden
• Zugriff auf Daten über jedes mobile Gerät
• Sofortige Warnungen an alle Besucher vor Ort
• Daten bleiben zugänglich, selbst wenn Hardware beschädigt wird

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3. Papierprotokolle verletzen den Datenschutz

Bei einem Papier-Anmeldebuch sind persönliche Informationen für jeden nachfolgenden Besucher sichtbar. Das ist ein klarer Verstoss gegen die DSGVO.

Vorteile des digitalen Systems:

• Alle Daten vertraulich und sicher in der Cloud
• Nur autorisierte Personen haben Zugriff
• Private Informationen für andere nicht einsehbar
• Einfache Einhaltung der DSGVO-Anforderungen

4. Papierprotokolle sind lästig für Besucher

Die meisten Besucher empfinden die Papieranmeldung als unangenehm:

• Zeitaufwändig - besonders bei Warteschlangen
• Stressig für Gäste, die spät dran sind oder nicht alle Daten parat haben
• Frustrierend, wenn die Empfangsdame nicht verfügbar ist

Digitale Vorteile:

• Keine Warteschlangen bei der Anmeldung
• Autovervollständigung und Vorregistrierung
• Sofortige Benachrichtigung des Gastgebers - kürzere Wartezeit

5. Papierprotokolle schaden Ihrem Image

Der erste Eindruck entscheidet. Ein schlampiges, altmodisches Papierprotokoll passt nicht zu einem modernen, innovativen Unternehmen. Ein digitales System vermittelt dagegen:

• Ein professionelles Check-in-Erlebnis
• Ein optisch ansprechendes, schnelles und einfaches System
• Ein einladendes, zukunftsorientiertes Unternehmensimage

6. Papierprotokolle sind nicht nachhaltig

Papierbücher und traditioneller Ausweisdruck verbrauchen viel Papier, das archiviert und irgendwann entsorgt werden muss. Ein digitales VMS:

• Ist auch für kleine Unternehmen erschwinglich
• Speichert alle Daten automatisch in der Cloud
• Hilft Ihnen, Abfall zu reduzieren und Kosten zu sparen

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7. Papierprotokolle sind nicht flexibel

Verschiedene Besuchertypen haben unterschiedliche Anforderungen. Ein Papierformular kann das nicht abbilden.

Ein digitales VMS bietet:

• Individuelles Erlebnis pro Besuchertyp
• Benutzerdefinierte Begrüssungs- und Abmeldemeldungen
• Individuelle Anmeldefelder pro Besuchertyp
• Festlegung, wer NDAs oder Umfragen erhält
• Foto und Ausweisdruck nach Bedarf
• Vollständige Anpassung an Ihr Branding (Layout, Farben, Logos). Sie können visuelle Elemente einfach bearbeiten, denn mit modernen Tools ist es ein Kinderspiel, Hintergründe aus Bildern zu entfernen und Prozesse zu automatisieren.

Die Nachteile des Papierprotokolls sind zahlreich. Heute gibt es umfassende Besuchermanagement-Systeme, die Ihrem Unternehmen ein professionelles, modernes Erscheinungsbild verleihen. Immer mehr Unternehmen werden papierlos. Was ist Ihre Wahl?

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-System Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen kann, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

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