7 Gründe, warum Sie im Jahr 2023 Ihr Besucherprotokoll auf Papier ersetzen sollten

In einer Zeit, in der fast alles digitalisiert wird - von der Beleuchtung über die Klimakontrolle bis hin zu Besprechungen - erscheint es seltsam, dass Sie Ihre Besucher immer noch mit Papier und Stift registrieren. Vor allem, wenn man bedenkt, dass Ihr Besuchermanagement-system (VMS) die einzige Möglichkeit ist, zu kontrollieren, wer Zugang zu Ihren Gebäuden hat und wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort aufhält.

Dennoch war im Jahr 2022 das Papiergästebuch immer noch das beliebteste Mittel zur Besucherregistrierung in Unternehmen weltweit.

Wir bei Vizito haben beschlossen, dass die Zeit für das Papier-Besucherbuchbuch vorbei ist. Und hier ist der Grund dafür:

1. Es ist nicht effizient

Sie denken vielleicht, dass ein Besucherprotokoll auf Papier bequem ist. Wenn ein Besucher kommt, legen Sie ihm einfach Ihr Gästebuch vor, er füllt ein paar Felder aus, und das war’s. Einfach für Sie, ein geringer Aufwand für Ihren Gast, oder?

Nun, nein.

Zunächst einmal kann die Entzifferung der Handschrift von Dutzenden von Besuchern pro Tag eine sehr schwierige und zeitaufwändige Aufgabe für Ihr Empfangspersonal sein. Ganz zu schweigen davon, dass manche Besucher vielleicht vergessen, einige ihrer Daten auszufüllen, oder falsche Angaben machen.

Und was ist mit der Speicherung all dieser Informationen? Papierprotokolle nehmen viel Platz in Anspruch. Wenn Ihre Gäste Vertraulichkeitserklärungen oder andere Dokumente unterzeichnen müssen, gibt es noch mehr Papiere zu archivieren (oder zu verlieren). Und wenn Sie mehrere Einrichtungen haben, sind die Informationen nicht zentralisiert.

Außerdem: Wie würden Sie die Informationen über eine bestimmte Person, die Ihr Unternehmen besucht hat, wiederfinden? Sie brauchen ein sehr gutes Ablagesystem, wenn Sie nicht stundenlang all diese Bücher durchgehen wollen.

Ein digitales Besuchermanagement-system löst all diese Probleme:

• Keine unvollständigen oder unleserlichen Daten mehr
• Dokumente können beim Einchecken digital signiert werden
• Besucherdaten werden automatisch in der Cloud gespeichert
• Einfacher Zugriff auf Besucherdaten von jedem Ort aus
• Einfaches Analysieren, Suchen oder Erstellen von Besucherberichten

Wenn sich Ihre Gäste auf einem Tablet anmelden und ihre Daten automatisch gespeichert werden, kann sich Ihr Empfangsmitarbeiter auf seine wichtigste Aufgabe konzentrieren: den Besuchern einen angenehmen Empfang zu bereiten.

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2. Es ist nicht sicher

Wie wir bereits erwähnt haben, ist Ihr Besuchermanagementsystem die einzige Möglichkeit zu wissen, wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Ihrem Gelände aufhält. Niemand wünscht sich einen Brand oder ein Gasleck, aber es gibt Notfälle, und in diesem Fall ist es äußerst wichtig, genau zu wissen, wer sich vor Ort aufhält.

In Notfällen sind Logbücher auf Papier nutzlos. Selbst wenn Sie die Möglichkeit haben, sie während der Evakuierung des Gebäudes mitzunehmen, gibt es noch einige Probleme. Unklare Handschrift, leere Felder und falsche Daten gefährden Ihre Besucher. Woher wissen Sie, welche Gäste bereits gegangen sind und wer sich noch im Gebäude befindet? Und wie können Sie alle Gäste schnell darüber informieren, was vor sich geht?

So hilft Ihnen ein digitales VMS bei der Sicherheit Ihrer Besucher:

• Genaue Informationen darüber, wer vor Ort ist und wer bereits gegangen ist
• Die Besucherdaten sind genau und vollständig
• Alle Daten können über das Dashboard auf jedem mobilen Gerät abgerufen werden
• Warnungen können an jeden Besucher vor Ort verschickt werden, zusammen mit den vorherrschenden Sicherheitsmaßnahmen
• Falls Ihr Tablet beschädigt wird, bleiben alle Daten zugänglich

3. Es verletzt die Privatsphäre Ihrer Besucher

Einige der Daten, um die Sie Ihre Besucher bitten, können vertrauliche oder sensible Informationen sein. Nicht jeder möchte, dass sein Name, seine Telefonnummer und seine (Firmen-)Adresse für jedermann einsehbar herumliegen.

Doch genau das passiert, wenn Sie ein Papier-Anmeldebuch verwenden. Persönliche Informationen über Ihre Besucher sind für jeden sichtbar, der nach ihnen Ihren Empfangsbereich betritt. Wenn Sie also die Privatsphäre Ihrer Gäste schützen und die GDPR-Gesetzgebung einhalten wollen, ist ein Logbuch aus Papier vielleicht nicht die beste Wahl.

Hier kommt das digitale Besucherregistrierungssystem ins Spiel:

• Alle Daten werden vertraulich und sicher in der Cloud gespeichert.
• Nur autorisierte Personen können auf die Daten zugreifen
• Private Informationen sind für andere nicht einsehbar
• Einfaches Einhalten der GDPR-Anforderungen

4. Es ist lästig für Besucher

Das Ausfüllen von ein paar Feldern mag einfach erscheinen und nur eine kleine Anstrengung sein, aber die meisten Besucher empfinden dies als sehr unangenehm. Es ist zeitaufwändig - vor allem, wenn sich Warteschlangen bilden - und kann für einen Gast, der bereits spät dran ist oder nicht alle erforderlichen Daten zur Hand hat, stressig sein. Noch schlimmer wird es, wenn Ihre Empfangsdame nicht da ist und Ihr Besucher auf die Anmeldung warten muss.

Ein digitales VMS bietet mehrere Vorteile:

• Keine Warteschlangen mehr bei der Anmeldung
• Das Ausfüllen des Formulars ist einfacher, mit Autovervollständigung und Vorregistrierungsoptionen
• Der Gastgeber wird zur gleichen Zeit benachrichtigt, in der sich der Besucher anmeldet, was die Wartezeit verkürzt.

5. Es ist schlecht für Ihr Image

Der erste Eindruck zählt. Sehr viel.

Für Ihr Unternehmen kommt es auf den Empfangsbereich an, um bei Ihren Gästen einen guten Eindruck zu hinterlassen (/de/blog/empfangsbereich-verbessern/). Was werden sie von einem schlampigen und altmodischen Logbuch aus Papier halten, das nicht den modernen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften entspricht? Richtig, es lässt Sie nicht gerade gut aussehen.

Und es macht überhaupt keinen Sinn: Ihr Unternehmen ist wahrscheinlich ziemlich modern und innovativ, verwendet alle Arten von IT-bezogener Ausrüstung und Hightech-Tools, aber das erste, was Besucher in Ihrem Büro sehen, ist ein veraltetes, unordentliches und unsicheres Papierlogbuch.

Ein digitales System für die Besuchermanagement hilft Ihnen, bei Ihren Gästen einen guten Eindruck zu hinterlassen:

• Ein professionelles Check-in-Erlebnis
• Ein optisch ansprechendes System, das schnell und einfach zu bedienen ist
• Es zeigt Ihren Besuchern, dass Sie ein einladendes und innovatives Unternehmen sind

6. Es ist nicht nachhaltig

Alle Unternehmen produzieren Abfall. Selbst wenn Sie nur ein kleines Unternehmen besitzen, kommen Sie um Verpackungs-, Lebensmittel- und Papierabfälle nicht herum. Eine sehr einfache Möglichkeit, Abfall zu reduzieren, ist die digitale Verwaltung Ihrer Besucher.

Papierbücher und der traditionelle Ausweisdruck sind kostspielig und verbrauchen viel Papier. Papier, das archiviert und gelagert werden muss und am Ende weggeworfen wird.

Ein digitales VMS hilft Ihnen, Kosten zu sparen und Ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern:

• Digitale Anmelde-Apps sind nicht teuer, auch nicht für kleine Unternehmen
• Die Gäste melden sich digital an, und die Daten werden automatisch in der Cloud gespeichert: große Papierstapel werden überflüssig.
• Papierloses Arbeiten hilft Ihnen, Abfall zu reduzieren

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7. Es ist nicht flexibel

Die Daten, um die ein Gast gebeten wird, variieren oft von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Besucher zu Besucher. Einige Unternehmen bitten ihre Gäste nur um einige sehr grundlegende Informationen, andere benötigen - aus Sicherheitsgründen - einige vertraulichere Daten.

Manchmal werden einige Gäste gebeten, mehr Informationen zu geben als andere. Einige müssen vielleicht eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben, andere werden gebeten, einen Ausweis vorzulegen.

Wie kann man das mit einem Anmeldebogen aus Papier und Stift lösen? Nun, das geht nicht.

Mit einem digitalen VMS - Sie haben es erraten - ist es ein Kinderspiel:

• Mit einem digitalen VMS können Sie den verschiedenen Besuchertypen ein individuelles Erlebnis bieten
• Benutzerdefinierte Begrüßungs- und Abmeldemeldungen für jeden Besuchertyp
• Benutzerdefinierte Anmeldefelder für jeden Besuchertyp
• Legen Sie fest, welche Besuchertypen mit rechtlichen Dokumenten, NDAs, Umfragen, … konfrontiert werden.
• Legen Sie fest, von welchen Besuchertypen ein Foto gemacht und ein Ausweis gedruckt werden soll
• Reflektieren Sie Ihr Branding durch Anpassung von Layout, Farben, Bildern, Logos. Sie können visuelle Elemente ganz einfach bearbeiten, bevor Sie sie hinzufügen, denn mit modernen Tools ist es ein Kinderspiel, Hintergründe aus Bildern zu entfernen und generell alle möglichen Prozesse zu automatisieren.

Die Nachteile des veralteten Fahrtenbuchs aus Papier sind zahllos. Es ist nicht effizient, es ist unsicher und es verletzt die Privatsphäre Ihrer Gäste, um nur einige zu nennen.

Heute gibt es viele umfassende Besuchermanagementsysteme, die Ihrem Unternehmen einen professionellen und modernen Eindruck verleihen. Viele Unternehmen gehen dazu über, papierlos zu arbeiten. Einige Unternehmen halten jedoch immer noch am traditionellen Papier und Stift fest. Was ist Ihre Wahl?

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihrem Unternehmen zu mehr Wachstum verhelfen kann, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.