7 einfache Ideen zur Verbesserung Ihres Empfangsbereichs

Geschrieben von Pieter-Jan / Am Nov 18, 2022

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7 Sekunden…

Laut Wissenschaft ist das die Zeit, die Menschen brauchen, um einen ersten Eindruck zu gewinnen. Das bedeutet, dass Sie als Unternehmen nicht viel Zeit haben, um Ihre Besucher zu beeindrucken. Diese Ideen für Ihren Empfangsbereich helfen Ihnen, das Beste aus diesen 7 Sekunden zu machen.

Ein potenzieller Kunde besucht Ihr Unternehmen zum ersten Mal. Wenn er Ihren Empfangsbereich betritt, schaut er sich einen Moment um, um die Umgebung aufzunehmen. Dann geht er zur Rezeption, wo ein Rezeptionist anderen Gästen hilft. 7 Sekunden sind vergangen.

Unmöglich, in dieser kurzen Zeitspanne einen professionellen, freundlichen und modernen Eindruck zu hinterlassen? Nein, das ist es nicht. Diese kleinen, einfachen Veränderungen in Ihrem Empfangsbereich werden Sie weit bringen.

Wie sorgen Sie dafür, dass Ihr Empfangsbereich funktionell und modern ist und einen guten Eindruck auf Ihre Besucher macht?

Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren oder wählen Sie einen bestimmten Tipp aus:

  1. Aufräumen
  2. Etwas Grün hinzufügen
  3. Verwenden Sie ein Besucherverwaltungssystem
  4. In komfortable Möbel investieren
  5. Ein Getränk anbieten
  6. Weg mit den Zeitschriften, stattdessen Couchtischbücher
  7. Zeigen Sie Ihre Marke


Was ist ein Empfangsbereich?

Bevor wir uns diesen 7 Möglichkeiten zuwenden, Ihren Empfangsbereich zu einem coolen Ort zu machen, ist es wichtig zu wissen, über welche(n) Raum(e) wir genau sprechen.

Ein Empfangsbereich ist der Teil Ihrer Büroräume, in dem Sie Besucher begrüßen und ihnen einen Sitzbereich zur Verfügung stellen, in dem sie auf ihren Gastgeber warten können.

Die Größe dieses Raums steht in der Regel im Verhältnis zur Größe des Unternehmens. Davon hängen auch die Kosten ab, die Sie bereit sind, für die Einrichtung Ihres Empfangsbereichs zu investieren.

Wesentliche Bestandteile eines Empfangsbereichs sind:

  • Ein Empfangstresen
  • Bequeme Stühle für den/die Empfangsmitarbeiter
  • Bequeme Sitzgelegenheiten für die Gäste
  • Ein Tisch für Bildbände oder als Ablage für die Besucher während der Wartezeit

Funktionaler Empfangsbereich





1. Aufräumen

Weniger ist mehr: Diese goldene Regel gilt auch für Ihren Empfangsbereich. Wir können nicht genug betonen, dass Ihr Empfangsbereich die Visitenkarte Ihres Unternehmens ist. Auf den ersten Blick erhält Ihr Besucher eine Fülle von Informationen.

Haben Sie einen kleinen, mit Möbeln und unnötiger Dekoration vollgestopften Empfangsbereich oder einen schönen, aufgeräumten Raum, der funktionell eingerichtet ist und in dem Sie den vorhandenen Platz und das Tageslicht optimal nutzen?

Es versteht sich von selbst, dass Ihr Empfangsbereich sauber und aufgeräumt sein muss. Untersuchungen haben gezeigt, dass unaufgeräumte Räume zu Depressionen und Müdigkeit führen und dass Menschen in einer unordentlichen Umgebung Konzentrationsprobleme haben können.

Die Botschaft ist klar: Das Aufräumen des Tresens, das Abstauben der Kaffeetische und das ordentliche Aufstellen aller Kissen nimmt nur wenige Minuten in Anspruch, kann aber einen erheblichen Unterschied ausmachen.


Sauberer moderner Empfangsbereich





2. Etwas Grün hinzufügen

Die Wissenschaft hat bewiesen: Mit Zimmerpflanzen fühlt man sich besser. Eine Studie der NASA hat gezeigt, dass Pflanzen innerhalb von 24 Stunden 87 Prozent der Giftstoffe aus der Luft entfernen, indem sie Kohlendioxid in Sauerstoff umwandeln.

Aber das ist noch nicht alles. Pflanzen verschönern Ihren Empfangsbereich und sorgen für mehr Ruhe. Und das ist genau das, was Sie wollen: dass Ihre Besucher entspannt sind.


Pflanzen begrünen Empfangsbereich Rezeptionist ruft





3. Verwenden Sie ein Besucherverwaltungssystem

Wenn Sie das ideale Umfeld geschaffen haben, ist es an der Zeit, sich weiter mit dem Besuchererlebnis zu befassen. Ein perfekter Weg, um einen professionellen und modernen Eindruck auf Ihre Besucher zu machen, ist die Verwendung eines Besucherverwaltungssystems.

Das Ausfüllen eines Papier-Besucherbuches mag für Ihre Gäste ein geringer Aufwand sein, aber in Zeiten von Automatisierung und Datenschutz machen Sie mit einem solchen veralteten System keinen guten Eindruck mehr. Mit einer digitalen Lösung für die Besucherregistrierung werden Sie die Erwartungen Ihrer Gäste übertreffen.

Sie müssen sich nur noch auf einem Tablet anmelden, und schon wird eine Nachricht an den Gastgeber gesendet. Zu den weiteren Vorteilen gehört die Vermeidung von Warteschlangen an Ihrer Rezeption. In der Zwischenzeit kann sich Ihr Rezeptionist auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind: den Besuchern ein großartiges Willkommenserlebnis zu bieten.

Vizito bietet ein umfassendes Besucherverwaltungssystem, das Ihren Empfang intelligenter macht. Ein intelligentes Besucherverwaltungssystem ist der beste Weg, die Sicherheit zu gewährleisten und gleichzeitig Ihre Besucher zu beeindrucken.

Um herauszufinden, wie ein Besucherverwaltungssystem Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern, können Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase ausprobieren. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um alle Vorteile zu entdecken.



4. Investieren Sie in komfortable Möbel

Wenn Ihre Besucher im Empfangsbereich auf ihren Gastgeber warten müssen, sollten Sie ihnen die Wartezeit so angenehm wie möglich gestalten. Ein gemütlicher Empfangsbereich trägt zu glücklichen und entspannten Gästen bei.

Entscheidend ist dabei eine gute Einrichtung. Entscheiden Sie sich nicht nur für ein attraktives Aussehen, sondern achten Sie auch auf den Komfort. Sie möchten nicht, dass Ihre Besucher Ihr Unternehmen mit Rücken- und Kopfschmerzen verlassen. Wenn Sie auf die Ergonomie achten, zeigt das, dass Ihr Unternehmen sich für Gesundheit und Sicherheit einsetzt.

Deshalb ist es wichtig, die Möbel vor der Benutzung selbst zu testen: Können Sie 30 Minuten lang bequem darin sitzen, ohne zu tief in den Polstern zu versinken?

Einige weitere Tipps:

  • Licht. Nutzen Sie das natürliche Licht so gut wie möglich. Wenn es keins gibt, finden Sie ein gutes Gleichgewicht zwischen weißen und gelben Lampen, um das natürliche Licht zu imitieren.
  • Musik. Es geht nichts über Musik, um gute Laune zu bekommen, und das gilt auch für Ihren Empfangsbereich. Musik kann Stress und Schmerzen lindern und die kognitiven und motorischen Fähigkeiten verbessern, aber vor allem schafft Musik eine angenehme Atmosphäre. Außerdem beeinflusst Musik, wie wir die Zeit erleben. Wenn Sie sich also Sorgen machen, weil Ihre Gäste eine Weile warten müssen, könnte Musik genau die richtige Lösung sein.

komfortable möbel empfangsbereich





5. Biete ein Getränk an

Was gibt Ihnen ein wärmeres Gefühl als eine Tasse Kaffee? Es ist immer gut, wenn Sie Ihren Besuchern ein Getränk und einen Snack anbieten. Das gibt ihnen ein gutes Gefühl und zeigt, dass Ihr Unternehmen sich um sie kümmert.

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit vielen Besuchern haben, ist es nicht immer möglich, alle Besucher zu bedienen. Die perfekte Lösung ist eine Selbstbedienungsbar, an der die Besucher ihre eigene Tasse Kaffee oder Tee, einen Snack oder ein Stück Obst mitnehmen können, während sie warten.



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Wenn es darum geht, einen guten Eindruck bei den Besuchern zu hinterlassen, ist ein schöner Empfangsbereich von großer Bedeutung. Aber auch Ihre Empfangsdame spielt eine wichtige Rolle. [Erfahren Sie, welche Fähigkeiten eine Empfangsdame braucht, damit Ihr Unternehmen glänzen kann.



6. Weg mit den Zeitschriften, her mit den Couchtisch-Bücher

Wenn Sie in Ihrem Empfangsbereich noch Zeitschriften herumliegen haben, ist es jetzt an der Zeit, sie wegzuwerfen. Durchgeblätterte, mit Eselsohren versehene Zeitschriften sehen nicht nur traurig und unordentlich aus, sie vermitteln Ihren Gästen auch den Eindruck, dass Sie sich nicht viel Mühe geben wollen.

Anstelle von Zeitungen und Zeitschriften sollten Sie in ein paar schöne Bildbände investieren. Sie sehen schicker aus, sind nachhaltiger, interessanter und nicht nach ein paar Wochen abgenutzt.

Couchtischbücher bieten Ihnen auch die Möglichkeit, eine bestimmte Botschaft zu vermitteln oder die Philosophie Ihres Unternehmens widerzuspiegeln. Machen Sie sich dies zunutze, indem Sie Bücher auswählen, die zu Ihrer Marke passen.



7. Zeigen Sie Ihre Marke

Ihr Empfangsbereich ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens, und das können Sie sehr wörtlich nehmen. Ihr Empfangsbereich sollte die Identität und die Marke Ihres Unternehmens ausstrahlen. Wenn das nicht der Fall ist, kann er Ihre Besucher verwirren.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie hätten gerade eine Besprechung in einem Unternehmen, dessen Hausfarben Rot und Weiß sind. Sie würden sich unwohl fühlen, wenn der Empfangstresen in diesem Unternehmen grün gestrichen wäre. Ein anderes Beispiel ist ein Besucherprotokoll in Papierform an der Rezeption eines Unternehmens, das von sich behauptet, innovativ zu sein.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, visuelle Anhaltspunkte zu schaffen, die Ihre Marke vermitteln und Ihre Identität zeigen. Einige Möglichkeiten, dies zu tun:



Mit diesen Tipps haben Sie einen guten Start hingelegt. Sie wissen jetzt, worauf es bei einem Empfangsbereich ankommt. Wenn Sie unsere Tipps befolgen, werden Sie garantiert einen professionellen und angenehmen ersten Eindruck bei allen Ihren Gästen hinterlassen. Mit welchen Ideen werden Sie beginnen?



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Haben Sie weitere Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besucherverwaltung - und unsere Antworten.

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