7 einfache Ideen zur Verbesserung Ihres Empfangsbereichs

Menschen bilden sich innerhalb von 7 Sekunden einen ersten Eindruck. Ihr Empfangsbereich entscheidet, wie Besucher Ihr Unternehmen wahrnehmen - professionell, modern und einladend oder veraltet und nachlässig. Mit diesen sieben einfachen Veränderungen machen Sie das Beste aus den entscheidenden ersten Sekunden.

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1. Aufräumen
2. Etwas Grün hinzufügen
3. Besuchermanagement-system nutzen
4. Komfortable Möbel
5. Ein Getränk anbieten
6. Couchtischbücher statt Zeitschriften
7. Marke zeigen

Was ist ein Empfangsbereich?

Ein Empfangsbereich ist der Teil Ihrer Büroräume, in dem Sie Besucher begrüssen und ihnen einen Wartebereich zur Verfügung stellen.

Wesentliche Bestandteile:

• Empfangstresen
• Bequeme Stühle für Empfangsmitarbeiter
• Komfortable Sitzgelegenheiten für Gäste
• Tisch für Bildbände oder als Ablage

1. Aufräumen: Weniger ist mehr

Ihr Empfangsbereich ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Untersuchungen belegen:

• Unaufgeräumte Räume führen zu Depressionen und Müdigkeit
• Menschen in unordentlicher Umgebung haben Konzentrationsprobleme

Die Botschaft ist klar: Tresen aufräumen, Kaffeetische abstauben, Kissen ordentlich aufstellen - wenige Minuten Aufwand mit grosser Wirkung.

2. Zimmerpflanzen für besseres Raumklima

Eine NASA-Studie hat gezeigt: Pflanzen entfernen innerhalb von 24 Stunden 87 % der Giftstoffe aus der Luft. Darüber hinaus verschönern Pflanzen den Raum und sorgen für eine ruhige, entspannte Atmosphäre - genau das richtige für wartende Besucher.

3. Digitales Besuchermanagement-System einsetzen

Ein Besuchermanagement-System hinterlässt einen professionellen, modernen Eindruck. Im Vergleich zum veralteten Papier-Besucherbuch bietet ein digitales System:

• Schnelle Anmeldung per Tablet - keine Warteschlangen
• Automatische Benachrichtigung des Gastgebers
• Mehr Zeit für Rezeptionisten, sich auf die persönliche Begrüssung zu konzentrieren
• Erhöhte Sicherheit im Unternehmen - lesen Sie mehr dazu

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4. In komfortable, ergonomische Möbel investieren

Wenn Besucher warten müssen, sollte die Wartezeit so angenehm wie möglich sein. Achten Sie auf:

• Ergonomie vor Design - testen Sie die Möbel selbst (30 Minuten bequem sitzen?)
• Beleuchtung: Natürliches Licht maximal nutzen; sonst ein gutes Gleichgewicht zwischen weissen und gelben Lampen
• Musik: Schafft angenehme Atmosphäre, lindert Stress und lässt Wartezeiten kürzer erscheinen

5. Getränke und Snacks bereithalten

Eine Tasse Kaffee gibt Besuchern ein Willkommensgefühl und zeigt, dass Ihr Unternehmen sich um sie kümmert. Für Unternehmen mit vielen Besuchern ist eine Selbstbedienungsbar mit Kaffee, Tee, Snacks und Obst die perfekte Lösung.

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Wenn es darum geht, einen guten Eindruck bei den Besuchern zu hinterlassen, ist ein schöner Empfangsbereich von grosser Bedeutung. Aber auch Ihre Empfangsdame spielt eine wichtige Rolle. [Erfahren Sie, welche Fähigkeiten eine Empfangsdame braucht, damit Ihr Unternehmen glänzen kann.

6. Bildbände statt Zeitschriften

Durchgeblätterte, mit Eselsohren versehene Zeitschriften wirken nachlässig. Bildbände sind die bessere Alternative:

• Professioneller und schicker
• Nachhaltiger - nicht nach wenigen Wochen abgenutzt
• Strategisch nutzbar - Bücher wählen, die zur Unternehmensphilosophie passen

7. Unternehmensmarke im Empfangsbereich zeigen

Ihr Empfangsbereich sollte die Identität und Marke Ihres Unternehmens widerspiegeln. Inkonsistenz kann Besucher verwirren.

Möglichkeiten zur Markenpräsenz:

• Markenartikel auf Tresen und Tischen aufstellen
• Wände in Unternehmensfarben streichen
• Firmenlogo auf Bildschirmen anzeigen
• Ihr Logo in Ihrem Besuchermanagement-System verwenden

Mit diesen sieben Tipps schaffen Sie einen professionellen, einladenden Empfangsbereich, der bei jedem Gast einen positiven ersten Eindruck hinterlässt. Erfahren Sie mehr darüber, was ein Besuchermanagement-System leisten kann, in unserem vollständigen Leitfaden zum Besuchermanagement.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-System Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Probezeit. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Haben Sie weitere Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.