O que é trabalho híbrido (em 2022)

Quando a COVID-19 tomou conta do mundo em 2020, abalou o mundo dos negócios. Quer quisessem ou não, as empresas de todo o mundo tiveram de adoptar o teletrabalho. Acabou por ser o início de toda uma nova forma de trabalho, que foi avidamente acolhida em todos os países. É hoje evidente que o trabalho híbrido está aqui para ficar.

Porque é que o trabalho híbrido é tão popular, e porque o deveria adoptar no seu local de trabalho? Este guia leva-o através dos benefícios e desafios do trabalho híbrido, e ensina-o como implementar com sucesso um sistema híbrido na sua empresa.

O trabalho híbrido não é o mesmo que teletrabalho

Durante a pandemia, a maioria das empresas não teve escolha. Excepto em indústrias como a alimentar e a da saúde, as empresas em muitos países tiveram de fechar. Há meio século atrás, isto teria sido um desastre para a maioria das empresas, mas as tecnologias modernas permitiram que os negócios continuassem a funcionar.

Durante meses, milhões de empregados em todo o mundo desempenharam as suas funções a partir das suas mesas de cozinha ou salas de estar. Em alguns casos com crianças aos gritos no fundo, com o gato ao colo ou num pequeno apartamento onde a única mesa de repente tinha de ser usada para comer, estudar e trabalhar. Mas o trabalho foi feito, e a economia sobreviveu.

Hoje em dia, a maioria dos empregadores deram as boas-vindas às suas equipas de volta ao escritório. Mas o novo normal não é nada parecido com a situação antes da COVID. Os empregados habituaram-se à flexibilidade de trabalhar a partir de casa, e os empregadores também estão a ver os benefícios. Isto resultou em trabalho híbrido.

Teletrabalho, também referido como trabalho à distância ou teletrabalho, está a trabalhar num local diferente do local de trabalho, utilizando tecnologias de informação e comunicação. A forma mais comum de teletrabalho é trabalho a partir de casa, mas também inclui o trabalho a partir de um escritório satélite* ou de um espaço de trabalho*.

O trabalho híbrido é uma forma de trabalho flexível em que um empregado divide o seu tempo entre o local de trabalho e o teletrabalho*.

Um exemplo: Em Vizito, criámos um ambiente de trabalho híbrido. Todo o nosso pessoal trabalha parte do tempo no escritório, e parte de casa. Os dias em que toda a equipa se reúne no escritório são acordados. Há muita flexibilidade quando um membro da equipa precisa de estar em casa, por exemplo para ir buscar as crianças à escola ou para receber um pacote.

O principal objectivo do trabalho híbrido é oferecer aos funcionários flexibilidade e um melhor equilíbrio entre trabalho e vida privada. Mas há também benefícios para o empregador.

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Benefícios do trabalho híbrido

A mudança para o trabalho híbrido oferece muitas oportunidades tanto para empregados como para empregadores.

Para os empregados, um melhor equilíbrio trabalho-vida* é primordial na escolha do trabalho híbrido. Como têm de deslocar-se menos, poupam tempo, que podem utilizar para fazer recados, ir buscar as crianças à escola ou para passatempos.

Além disso, podem agendar as suas horas de trabalho quando lhes convém. Por exemplo, podem escolher trabalhar quando as crianças se tiverem deitado, ou ajustar o seu ritmo de trabalho aos momentos em que são mais produtivos.

Outro benefício importante é saúde*. A crise aguda de saúde pode ter terminado, mas o coronavírus está longe de ter desaparecido. As pessoas na maioria dos países têm a sua liberdade de volta, mas isso implica que a COVID, bem como outros vírus, circulam livremente. O trabalho híbrido significa que menos pessoas estão no escritório ao mesmo tempo, o que reduz o risco de serem infectadas. Além disso, os empregados que estão doentes podem trabalhar em segurança a partir de casa sem infectar os seus colegas.

Os empregados também relatam que a sua productividade e concentração são muito melhores em casa do que no escritório, onde existem muitas distracções - o que é um benefício importante para os empregadores.

Para os empregadores, o trabalho híbrido também pode ser financeiramente interessante*. Como há menos pessoas no escritório ao mesmo tempo, é possível poupar significativamente no espaço do escritório - e consequentemente nos custos de energia.

Porquê mudar para trabalho híbrido?

Se precisa apenas de um último empurrão para adoptar um sistema híbrido no seu local de trabalho, pergunte-se o seguinte: como posso permanecer competitivo na era pósCOVID? A pandemia da coroa colocou grandes desafios às empresas, mas a nova coroa mundial também o criou. Os empregados não querem voltar à antiga forma de trabalho: o trabalho híbrido está agora a tornar-se a nova norma.

Algumas estatísticas:

• Research by Buffer descobriu que 97%* dos empregados querem trabalhar à distância.

• 60%* de milénios estariam dispostos a sacrificar parte do seu salário por um acordo de trabalho mais flexível, de acordo com o fornecedor de serviços financeiros Bankrate.

• Um estudo da Owl Labs concluiu que 84%* dos trabalhadores são mais felizes quando lhes é dada a oportunidade de trabalhar a partir de casa pelo menos uma parte do tempo.

• Segundo Bloomberg, uma sondagem do consultor de gestão AWA descobriu que apenas 3%* dos trabalhadores de escritório em todo o mundo gostariam de regressar ao escritório a tempo inteiro.

• De facto, meio* deles prefeririam deixar os seus empregos a regressar ao escritório a tempo inteiro, segundo a empresa de consultoria de RH Robert Half.

Se os líderes da empresa quiserem atrair novos empregados, manter o seu pessoal motivado e empenhado, e evitar perder talento no panorama empresarial competitivo, parece que terão de oferecer a partir de agora a opção de trabalho híbrido.

Melhores práticas de trabalho híbrido

Se vai implementar uma cultura híbrida na sua empresa, poderá ter de fazer algumas alterações. Aqui estão 6 melhores práticas para um local de trabalho híbrido bem sucedido.

1. Fazer um horário adequado

Numa cultura de trabalho híbrida, o pessoal trabalha parte do tempo no escritório, e a outra parte em casa. Em alguns casos, podem escolher o seu próprio horário de trabalho. Isto requer obviamente algum planeamento.

Algumas questões a considerar:

• Os funcionários podem escolher o(s) dia(s) em que vêm ao escritório, ou deixam os seus gestores decidir?

• Vai criar equipas que se revezam a vir ao escritório, ou reúne todos no escritório, um ou mais dias por semana?

• Irá implementar “hot desking”, onde os funcionários podem levar qualquer cadeira disponível, ou “hotelaria de escritório”, onde devem reservar um espaço de trabalho?

• Que tarefas serão realizadas em casa, e quais no escritório?

Se os funcionários não estiverem todos os dias no escritório, é ainda mais importante ter um horário claro. Afinal, todos precisam de saber onde, quando e como têm de trabalhar.

2. Comunicar claramente

Um segundo grande desafio no trabalho híbrido é a comunicação. Não ver os seus empregados todos os dias não deve ser motivo para comprometer a comunicação.

Um empregado que trabalha regularmente a partir de casa sentirá falta de algumas das conversas que têm lugar no local de trabalho. Não se pode assumir que cada empregado está sempre ciente de tudo o que se passa no escritório. Por conseguinte, as questões importantes devem ser sempre comunicadas com clareza.

Conversas de conversação, mensagens de correio electrónico e reuniões em vídeo são ferramentas úteis para uma boa comunicação. A organização de uma reunião (digital) de tempos a tempos ajuda a reforçar a interacção e a melhorar a comunicação.

3. Mantenha o seu pessoal motivado

O teletrabalho é bom para a produtividade, mas algumas pessoas sentem-se sós no seu escritório em casa. É importante manter o seu pessoal motivado para que possam aproveitar ao máximo o seu tempo de trabalho, mesmo em casa.

Oriente os membros do seu pessoal na elaboração da sua rotina de trabalho. Mostrem interesse na sua situação de trabalho em casa, e dêem-lhes a liberdade de planear o seu próprio espaço e tempo de trabalho. Se necessário, agende uma breve chamada telefónica ou vídeo no início ou fim do dia para acompanhar o trabalho realizado.

4. Criar um bom espaço de trabalho

Mesmo que os seus empregados já não entrem todos os dias, o escritório continua a ser da maior importância para a sua experiência de trabalho. De agora em diante, o escritório significa contacto com colegas, reuniões com clientes, networking, brainstorming e colaboração.

É mais importante do que nunca que estes encontros tenham lugar num ambiente que alimente a criatividade, onde as pessoas gostam de vir e onde podem fazer o seu trabalho com propósito.

Os membros do pessoal marcam agora os seus encontros com (potenciais) clientes, parceiros, candidatos e outros visitantes em dias de escritório. Com um aplicativo para gestão de visitantes, como o Vizito, pode facilmente gerir os seus compromissos. Além disso, não perderá tempo à espera do seu convidado, pois será automaticamente notificado quando o seu visitante chegar. Descubra por si próprio como a gestão digital de visitantes pode ajudar o seu negócio e experimente Vizito gratuitamente durante um teste de 14 dias.

5. Melhorar a colaboração remota

Trabalhar em conjunto à distância pode parecer complicado. Afinal de contas, como pode cada membro da equipa saber quem está a fazer que tarefa e como o trabalho está a progredir? Felizmente, há muitas ferramentas que o podem ajudar com isto.

Algumas ferramentas populares para o trabalho híbrido:

• Para gerir tarefas: Trello, Asana, Clickup, Basecamp

• Partilhar documentos: Dropbox, Google Drive, WeTransfer

• Organizar reuniões em vídeo: Zoom, Google Meet

• Para comunicar com a sua equipa: Slack, Equipas Microsoft

• Para registar o tempo de trabalho: Toggl, Clockify

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6. Reforçar a coesão dentro da sua equipa

O reforço dos laços entre colegas e a coesão no seio da equipa não acontece por si só. Exige um esforço dos líderes da empresa. Aqui estão algumas possibilidades:

• Organizar eventos da equipa para evitar perder o contacto, tais como um jantar ou uma actividade desportiva

• Falar sobre outras coisas para além do trabalho de vez em quando: por exemplo, pode perguntar ao membro da sua equipa sobre um livro ou um quadro que vê no fundo

• Programar horários regulares quando toda a equipa vem ao escritório

O trabalho híbrido é o novo normal. Requer alguns pequenos ajustes, mas proporcionar flexibilidade aos seus empregados levará a uma maior produtividade e criatividade, e a longo prazo, a melhores resultados para o seu negócio.

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