Uma Saudação Única para Todos: 5 Tipos de Visitantes e Como Recebê-los

Você já refletiu sobre o fluxo de visitantes que entram na sua empresa diariamente? Cada um com seu próprio propósito, diferentes origens e um motivo único para a sua visita. Nenhum visitante é igual ao outro. E essa variada coleção de personagens exige uma recepção tão diversificada quanto eles.

Dentro desta mistura de visitantes, conseguimos distinguir cinco tipos – do “Amigo”, que se movimenta pelo prédio do escritório como se fosse sua segunda casa, ao “Turista”, que olha maravilhado a cada passo nos bastidores.

Para honrar essa diversidade, é crucial fornecer a cada tipo de visitante uma recepção sob medida. Afinal, a primeira impressão é feita apenas uma vez, e dura para sempre. Com um sistema de registro digital de visitantes, você está um passo à frente, transformando cada visita em uma experiência personalizada. E quem sabe, talvez aquele “Turista” eventualmente se torne um “Amigo”.

1. O Amigo

Exemplos: Parceiros de negócios, investidores, clientes fiéis

Perfil: Seja um cliente regular, um parceiro de negócios que frequentemente vem para discussões ou um ex-funcionário que ainda mantém fortes laços com a organização, o Amigo é um rosto familiar dentro da sua empresa e se sente em casa. Eles navegam com facilidade pelo processo de check-in e pelo edifício, são conhecidos pelo pessoal da recepção, cumprimentam os funcionários pelo nome e estão sempre dispostos a conversar.

Abordagem: Para o Amigo, uma gestão rápida e profissional do processo de check-in não é adequada. Você prefere recebê-los calorosamente e cordialmente, reservando um tempo para uma conversa informal. Não há necessidade de explicar o funcionamento do processo de check-in para eles, nem de guiar o Amigo pelo local. No entanto, é importante reconhecer e apreciar a contribuição deles para a empresa, fazendo com que o Amigo se sinta valorizado e parte integrante da organização.

2. O Novato

Exemplos: Candidatos, clientes potenciais, novos funcionários, estagiários

Perfil: O Novato está se aventurando em território desconhecido. Esta é a primeira vez que ele visita sua empresa, e muitas vezes está cheio de antecipação sobre o que está por vir. Esta experiência inicial pode ser fundamental para os relacionamentos futuros. O Novato pode ter perguntas ou sentir-se um pouco nervoso, especialmente se forem candidatos ou novos estagiários.

Abordagem: O Novato precisa de instruções claras, como funciona o processo de check-in e para onde ele deve ir. Um acolhimento caloroso e de suporte é crucial. Cumprimente o Novato de maneira amigável e informativa, com cuidado e atenção extras, para deixar uma primeira impressão inesquecível. Adapte sua abordagem com base nas necessidades específicas do Novato: tranquilize os candidatos com uma conversa descontraída, forneça aos novos funcionários um tour pela empresa e ofereça aos clientes potenciais uma introdução detalhada à sua organização e seus valores. Dessa forma, cada Novato se sentirá bem-vindo, valorizado e bem informado.

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3. O Visitante Rápido

Exemplos: Fornecedores de materiais de escritório, serviços de courier, entregadores de comida

Perfil: O Visitante Rápido é alguém que entra rapidamente na empresa para entregar um pacote, materiais encomendados ou refeições, e sai imediatamente após a entrega. Esses visitantes geralmente têm um cronograma apertado e estão sob pressão de tempo.

Abordagem: Para o Visitante Rápido, a eficiência é primordial. Eles apreciam um serviço rápido e tranquilo, sem atrasos desnecessários. Não há tempo para uma conversa ou para esperar pela pessoa certa para receber a entrega. O foco durante a recepção está em facilitar suas necessidades de maneira prática e eficiente. Uma experiência de check-in e check-out tranquila, possivelmente apoiada por dados pré-preenchidos ou um processo acelerado, facilita significativamente a tarefa do Visitante Rápido.

4. O Profissional

Exemplos: Contratados, técnicos de manutenção, serviços de limpeza, especialistas em segurança, fornecedores de catering

Perfil: O tempo é essencial para o Profissional. Esses especialistas visitam sua empresa com uma missão em mente. Seja para reparos, manutenção ou fornecimento de catering durante um evento, a visita do Profissional é focada e direcionada, muitas vezes sob a pressão de completar a tarefa dentro de um prazo estabelecido.

Abordagem: Uma abordagem tranquila e profissional é fundamental, dada a natureza comercial da visita. O Profissional aprecia um procedimento de check-in simplificado, instruções claras e acesso eficiente às instalações ou locais necessários. Facilidades que permitem a execução desimpedida de suas tarefas, como a registro digital de visitantes, check-in rápido com pré-registro e crachás personalizados, são inestimáveis. Mas não hesite em mimar o Profissional também. Oferecer uma bebida ou um lanche demonstra reconhecimento pelo seu trabalho árduo.

5. O Turista

Exemplos: Grupos de estudantes, clientes potenciais ou outros visitantes durante visitas guiadas pela empresa, familiares de funcionários

Perfil: Embora seu trabalho seja um assunto sério para você, o Turista está principalmente em busca de entretenimento e educação durante a visita à sua empresa. Esta categoria inclui pessoas que participam de visitas guiadas ou convidados pessoais de funcionários, curiosos para conhecer o local de trabalho de seus entes queridos. O Turista está aqui para explorar, aprender e se divertir ao mesmo tempo.

Abordagem: Esta não é uma visita de negócios, mas uma visita relaxada. O ritmo pode ser um pouco mais lento, com espaço para humor e diversão. Uma visita acolhedora e informativa oferece ao Turista uma experiência memorável. No entanto, mesmo neste ambiente informal, é importante transmitir o profissionalismo e os valores fundamentais da sua empresa. Oferecer um pacote de boas-vindas, uma sacola de brindes ou um guia informativo pode ser uma boa forma de mostrar apreço e dar aos visitantes algo tangível para levar para casa.

Você reconhece os diferentes tipos de visitantes que entram na sua empresa? Identificar os tipos de visitantes é essencial para fornecer a todos um acolhimento personalizado e sob medida. Porque não importa com quem você esteja lidando, você quer garantir que cada recepção deixe uma impressão positiva duradoura.

O registro digital de visitantes oferece suporte perfeito para tornar o processo de check-in tranquilo e eficiente, causando uma excelente primeira impressão em seus convidados. Isso permite que você dedique mais tempo a uma recepção amigável e relaxada, criando um acolhimento personalizado para cada visitante que atenda às suas necessidades e expectativas únicas.

O sistema permite que você determine para cada tipo de visitante quais informações pessoais solicitar, se deve tirar uma foto e emitir um crachá de visitante, permitir a pré-inscrição e assim por diante. Um toque humano e

um sorriso completam o quadro.

Para ter uma ideia de como um moderno sistema de gerenciamento de visitantes pode ajudar sua empresa, experimente o Vizito durante um teste gratuito de 14 dias. Converse conosco ou agende uma demonstração para discutir como o Vizito pode ajudá-lo a melhorar sua recepção.