5 formas en que los sistemas de gestión de visitas ahorran tiempo y mejoran la eficiencia

Como líder empresarial, usted busca constantemente formas de optimizar su lugar de trabajo y mantenerse a la cabeza en un entorno competitivo. Un aspecto crucial que puede mejorar enormemente la eficiencia y la seguridad de su empresa es un sistema de gestión de visitas (VMS).

Los sistemas de gestión de visitas ofrecen numerosas ventajas, como soluciones que ahorran tiempo y control de acceso integrado. Estos sistemas pueden transformar la eficiencia de su oficina, desde las notificaciones automatizadas de visitas hasta la gestión segura y el seguimiento de visitantes.

En esta entrada del blog, hablaremos de cinco formas en las que un sistema de gestión de visitas puede beneficiarle a usted y a su empresa, demostrando por qué es una inversión valiosa para mejorar la eficiencia y la seguridad en el lugar de trabajo. Sigue leyendo para descubrir cómo la adopción de estas soluciones innovadoras puede impulsar tu negocio a nuevas alturas.

1. Proceso de facturación simplificado
2. Facturación sin contacto
3. Notificaciones automáticas de visitantes
4. Seguimiento de visitantes
5. Control de acceso integrado

1. Proceso de facturación simplificado

Los sistemas de gestión de visitantes permiten a las empresas sustituir los engorrosos libros de registro en papel por un proceso de registro digital sin fisuras, lo que reduce significativamente el tiempo que tardan los visitantes en registrarse. Los visitantes pueden introducir sus datos sin esfuerzo, ya sea a través de un intuitivo quiosco de autoservicio o de un método sin contacto, como el escaneado de un código QR.

A su llegada, se envía rápidamente un mensaje automático a su anfitrión, que puede saludarle en la zona de recepción. Este proceso racionalizado no solo reduce los tiempos de espera, sino que también crea una primera impresión para sus huéspedes impecable , haciéndoles sentir valorados y bien atendidos.

Mientras tanto, su personal de recepción puede centrarse en otras tareas esenciales, como dar una cálida bienvenida a los huéspedes y atender sus necesidades. Con un VMS, puede mejorar aún más el proceso de facturación:

• Registre previamente a sus invitados enviándoles una invitación con los detalles de su visita, incluido un código QR exclusivo que podrán escanear a su llegada.
• Personalice formularios de facturación adaptados a sus necesidades específicas, asegurándose de recopilar toda la información necesaria.
• Permita a los visitantes escanear rápidamente sus documentos de identificación, que el sistema puede utilizar para rellenar automáticamente el formulario de registro, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
• Imprima al instante tarjetas de visitante con la foto, el nombre y otra información relevante del visitante, para ayudar al personal a identificar y gestionar fácilmente a los visitantes dentro de las instalaciones.

2. Facturación sin contacto

En respuesta a la pandemia de COVID-19, los sistemas de gestión de visitantes han evolucionado para incorporar opciones de facturación sin contacto, ofreciendo una experiencia más segura y eficiente a los visitantes.

Un método popular, como ya se ha mencionado, es el uso de códigos QR exclusivos. Tras el registro previo, los visitantes reciben su código personalizado por correo electrónico o SMS. Cuando llegan, sólo tienen que escanear el código en el quiosco o la tableta designados, que los registran automáticamente sin contacto físico. Además de los códigos QR, otras opciones de registro sin contacto son las aplicaciones móviles y la tecnología de reconocimiento facial.

Adoptar estas características innovadoras no sólo mejora las medidas de seguridad, sino que también proporciona una experiencia más fluida y agradable al visitante, dejando una impresión duradera en sus huéspedes. Al implementar una opción de facturación sin contacto, demuestra el compromiso de su empresa de dar prioridad al bienestar de sus visitantes y empleados.

3. Notificaciones automáticas a los visitantes

Un visitante se registra y, con la magia de la tecnología, su personal recibe una notificación instantánea de su llegada. El sistema puede enviar alertas automáticas por correo electrónico, SMS, Slack o cualquier otra plataforma de comunicación integrada. Esta comunicación en tiempo real no solo reduce el tiempo de espera de los visitantes, sino que también agiliza todo el proceso de registro, convirtiendo tu lugar de trabajo en una máquina bien engrasada.

Y aún hay más: esta fantástica función también elimina la necesidad de que su recepcionista realice llamadas telefónicas o envíe mensajes manualmente. De nuevo, tiempo ahorrado para su personal de recepción.

4. Seguimiento de visitantes

Ya puede decir adiós a los días de buscar información sobre los visitantes en montones de registros en papel o en hojas de cálculo dispersas. Los sistemas de gestión de visitantes registran y almacenan digitalmente los datos de los visitantes, lo que conlleva varias ventajas:

• Con los datos de visitantes en tiempo real puede seguir la actividad de los visitantes y saber quién se encuentra en su empresa en cada momento, mejorando la seguridad y permitiendo una respuesta eficaz en caso de emergencia.
• Podrá generar informes detallados sobre el historial y los análisis de los visitantes en un abrir y cerrar de ojos, lo que ayudará a su empresa a tomar decisiones con mayor conocimiento de causa.
• Gracias al fácil acceso a toda la información de los visitantes, podrá realizar auditorías o revisar los datos de los visitantes con facilidad y rapidez.
• Al almacenar digitalmente los datos de los visitantes de forma segura, se garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos como el GDPR.
• Al sustituir los métodos manuales de seguimiento de visitantes por un sistema automatizado, mejorará la eficiencia general del lugar de trabajo.

5. Control de acceso integrado

Los sistemas de gestión de visitas pueden integrarse sin esfuerzo con los sistemas de control de acceso existentes, ofreciendo un proceso fluido de entrada y salida para los visitantes y mejorando al mismo tiempo la seguridad general del edificio. Esta conexión sin fisuras ayuda a mantener un sólido proceso de gestión de visitantes, al tiempo que mejora la eficiencia del lugar de trabajo.

Cuando un visitante se registra, el sistema integrado puede concederle automáticamente acceso a zonas específicas del edificio en función de su cita programada o del motivo de su visita. Este nivel de control garantiza que los visitantes sólo puedan acceder a las zonas autorizadas, lo que refuerza la seguridad general. También reduce al mínimo la necesidad de gestionar manualmente las llaves físicas o las tarjetas de identificación, lo que puede llevar mucho tiempo y ser menos seguro.

Además, al disponer de un sistema unificado, es más fácil controlar la actividad de los visitantes y responder rápidamente en caso de que se produzcan fallos de seguridad o emergencias. Este proceso racionalizado también contribuye a mejorar la experiencia de los visitantes, ya que elimina confusiones o retrasos relacionados con el acceso, lo que les permite centrarse en el objetivo de su visita.

Si desea más información sobre cómo mejorar la seguridad en su lugar de trabajo, consulte nuestros artículos sobre seguridad en el lugar de trabajo, cómo mejorar la seguridad con un sistema de gestión de la seguridad, cómo mejorar la seguridad en su empresa alimentaria y tácticas de política de visitas.

Como puede ver, los sistemas de gestión de visitas pueden beneficiar a su empresa de muchas maneras, ayudándole a ahorrar tiempo a la vez que mejoran la eficacia y la seguridad en el lugar de trabajo. Adoptar estas soluciones innovadoras puede impulsar su negocio a nuevas cotas. ¿Está preparado para registrarse en el futuro?

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