Jul 16, 2024
Descubra cómo un sistema de gestión de visitas aumenta la eficiencia en el lugar de trabajo. Infórmese sobre la agilización del registro, las opciones sin contacto, las notificaciones automatizadas, el seguimiento de visitantes y el control de acceso integrado. Mejore su negocio con un VMS.
Escrito por Jill & Mary - Escrito: 26 de junio de 2023
Como líder empresarial, usted busca constantemente formas de optimizar su lugar de trabajo y mantenerse a la cabeza en un entorno competitivo. Un aspecto crucial que puede mejorar enormemente la eficiencia y la seguridad de su empresa es un sistema de gestión de visitas (VMS).
Los sistemas de gestión de visitas ofrecen numerosas ventajas, como soluciones que ahorran tiempo y control de acceso integrado. Estos sistemas pueden transformar la eficiencia de su oficina, desde las notificaciones automatizadas de visitas hasta la gestión segura y el seguimiento de visitantes.
En esta entrada del blog, hablaremos de cinco formas en las que un sistema de gestión de visitas puede beneficiarle a usted y a su empresa, demostrando por qué es una inversión valiosa para mejorar la eficiencia y la seguridad en el lugar de trabajo. Sigue leyendo para descubrir cómo la adopción de estas soluciones innovadoras puede impulsar tu negocio a nuevas alturas.
Los sistemas de gestión de visitantes permiten a las empresas sustituir los engorrosos libros de registro en papel por un proceso de registro digital sin fisuras, lo que reduce significativamente el tiempo que tardan los visitantes en registrarse. Los visitantes pueden introducir sus datos sin esfuerzo, ya sea a través de un intuitivo quiosco de autoservicio o de un método sin contacto, como el escaneado de un código QR.
A su llegada, se envía rápidamente un mensaje automático a su anfitrión, que puede saludarle en la zona de recepción. Este proceso racionalizado no solo reduce los tiempos de espera, sino que también crea una primera impresión para sus huéspedes impecable , haciéndoles sentir valorados y bien atendidos.
Mientras tanto, su personal de recepción puede centrarse en otras tareas esenciales, como dar una cálida bienvenida a los huéspedes y atender sus necesidades. Con un VMS, puede mejorar aún más el proceso de facturación:
En respuesta a la pandemia de COVID-19, los sistemas de gestión de visitantes han evolucionado para incorporar opciones de facturación sin contacto, ofreciendo una experiencia más segura y eficiente a los visitantes.
Un método popular, como ya se ha mencionado, es el uso de códigos QR exclusivos. Tras el registro previo, los visitantes reciben su código personalizado por correo electrónico o SMS. Cuando llegan, sólo tienen que escanear el código en el quiosco o la tableta designados, que los registran automáticamente sin contacto físico. Además de los códigos QR, otras opciones de registro sin contacto son las aplicaciones móviles y la tecnología de reconocimiento facial.
Adoptar estas características innovadoras no sólo mejora las medidas de seguridad, sino que también proporciona una experiencia más fluida y agradable al visitante, dejando una impresión duradera en sus huéspedes. Al implementar una opción de facturación sin contacto, demuestra el compromiso de su empresa de dar prioridad al bienestar de sus visitantes y empleados.
Un visitante se registra y, con la magia de la tecnología, su personal recibe una notificación instantánea de su llegada. El sistema puede enviar alertas automáticas por correo electrónico, SMS, Slack o cualquier otra plataforma de comunicación integrada. Esta comunicación en tiempo real no solo reduce el tiempo de espera de los visitantes, sino que también agiliza todo el proceso de registro, convirtiendo tu lugar de trabajo en una máquina bien engrasada.
Y aún hay más: esta fantástica función también elimina la necesidad de que su recepcionista realice llamadas telefónicas o envíe mensajes manualmente. De nuevo, tiempo ahorrado para su personal de recepción.
Ya puede decir adiós a los días de buscar información sobre los visitantes en montones de registros en papel o en hojas de cálculo dispersas. Los sistemas de gestión de visitantes registran y almacenan digitalmente los datos de los visitantes, lo que conlleva varias ventajas:
Los sistemas de gestión de visitas pueden integrarse sin esfuerzo con los sistemas de control de acceso existentes, ofreciendo un proceso fluido de entrada y salida para los visitantes y mejorando al mismo tiempo la seguridad general del edificio. Esta conexión sin fisuras ayuda a mantener un sólido proceso de gestión de visitantes, al tiempo que mejora la eficiencia del lugar de trabajo.
Cuando un visitante se registra, el sistema integrado puede concederle automáticamente acceso a zonas específicas del edificio en función de su cita programada o del motivo de su visita. Este nivel de control garantiza que los visitantes sólo puedan acceder a las zonas autorizadas, lo que refuerza la seguridad general. También reduce al mínimo la necesidad de gestionar manualmente las llaves físicas o las tarjetas de identificación, lo que puede llevar mucho tiempo y ser menos seguro.
Además, al disponer de un sistema unificado, es más fácil controlar la actividad de los visitantes y responder rápidamente en caso de que se produzcan fallos de seguridad o emergencias. Este proceso racionalizado también contribuye a mejorar la experiencia de los visitantes, ya que elimina confusiones o retrasos relacionados con el acceso, lo que les permite centrarse en el objetivo de su visita.
Si desea más información sobre cómo mejorar la seguridad en su lugar de trabajo, consulte nuestros artículos sobre seguridad en el lugar de trabajo, cómo mejorar la seguridad con un sistema de gestión de la seguridad, cómo mejorar la seguridad en su empresa alimentaria y tácticas de política de visitas.
Como puede ver, los sistemas de gestión de visitas pueden beneficiar a su empresa de muchas maneras, ayudándole a ahorrar tiempo a la vez que mejoran la eficacia y la seguridad en el lugar de trabajo. Adoptar estas soluciones innovadoras puede impulsar su negocio a nuevas cotas. ¿Está preparado para registrarse en el futuro?
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¿Tiene más preguntas? Estas son las 7 preguntas más frecuentes sobre los sistemas de gestión de visitas - y nuestras respuestas.