7 preguntas comunes sobre los sistemas digitales de gestión de visitas

Escrito por Jill / A Feb 09, 2022

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Ahorrar tiempo, reducir el papel y dejar una primera impresión indeleble en sus clientes: la gestión digital de visitas ofrece muchas ventajas.

Si está pensando en un sistema digital de gestión de visitas, probablemente tenga muchas preguntas. Aquí están las siete preguntas que escuchamos con más frecuencia - y, por supuesto, nuestras respuestas.

1. ¿Cuáles son los beneficios de la gestión digital de visitantes?

Las ventajas de la gestión digital de visitantes son numerosas. Enumeramos algunas:

  • Ahorro de tiempo. Gracias a la gestión digital de visitas, sus recepcionistas ya no pierden tiempo registrando a los visitantes, llevando libros de registro, imprimiendo credenciales y rastreando y notificando a los contactos. Esto les libera tiempo para concentrarse en sus otras responsabilidades.
  • Menos papel y administración. Mantener los libros de registro y la información de los visitantes en papel es cosa del pasado. A partir de ahora, podrá gestionar cómodamente toda la información de todas sus sedes y edificios desde un solo panel.
  • Seguridad. Después de Covid-19, un sistema que permite el registro sin contacto es muy bienvenido. Algunos sistemas digitales de gestión de visitantes, como Vizito, permiten a sus visitantes registrarse previamente para que, cuando lleguen, sólo tengan que escanear un código QR con su smartphone. Completamente a prueba de coronación.
  • Protección de datos. La gestión digital de los visitantes es más segura que una lista de papel que se encuentra en la recepción y en la que los visitantes pueden ver la información de otras personas. Los datos de tus visitantes se procesan y almacenan de forma segura de acuerdo con la legislación GDPR.
  • Aspecto personalizable. Con la mayoría de los sistemas digitales de gestión de visitantes, como Vizito, puedes personalizar completamente el aspecto para que coincida con tu propia identidad corporativa. Si lo desea, también puede compartir información importante, como las instrucciones de seguridad, con sus visitantes.

2. ¿Los visitantes encuentran el sistema fácil de usar?

Sí, la mayoría lo hace. Según nuestros clientes, sus visitantes están entusiasmados con la nueva forma de registrarse.

La gestión digital de visitantes ofrece ventajas a sus invitados: no tienen que esperar a que un empleado les registre, sino que pueden empezar a trabajar de inmediato. Los visitantes que se registran con antelación sólo tienen que escanear su código QR a su llegada. Esto también les ahorra tiempo.

La gestión digital de visitantes también le permite dar la bienvenida a sus visitantes en su propio idioma. Así les resulta más fácil rellenar el formulario de registro y leer cualquier información adicional.

3. ¿Sustituye el sistema a mi recepcionista?

Eso depende, por supuesto, de usted, pero la mayoría de nuestros clientes eligen Vizito para complementar su actual mostrador de recepción, y a una fracción del coste de un miembro adicional del personal. La gran ventaja en este caso es que el sistema automatiza varias tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, permitiendo a sus recepcionistas centrarse en otras responsabilidades.

4. ¿Cuánto tiempo se tarda en instalar el sistema y qué necesito?

La mayoría de los usuarios instalan un sistema digital de gestión de visitantes en una tableta. Vizito está disponible para tabletas Apple iPad y Android, pero también funciona en un PC con pantalla táctil. Puedes vincular tantos dispositivos a tu cuenta como quieras.

El sistema es fácil de instalar. Cree una cuenta, instale la aplicación y personalícela según sus necesidades, ya que sólo tarda unos instantes en configurarse. El equipo de Vizito está siempre disponible para responder a cualquiera de tus preguntas.

5. ¿Qué empresas utilizan la gestión digital de visitantes?

Todo tipo de empresas, desde pequeñas empresas hasta multinacionales, utilizan la gestión digital de visitantes. Vizito se utiliza en todo el mundo en todo tipo de industrias: desde empresas sobre centros de datos hasta hospitales y universidades.

6. ¿Se integra la aplicación con otros sistemas?

No todos los sistemas de registro de visitantes ofrecen integraciones, pero muchas aplicaciones, como Vizito, lo hacen. Puedes sincronizar el sistema con tu servidor de Active Directory, sistemas de notificación y más. Por ejemplo, puede hacer que su personal reciba automáticamente una alerta a través de Slack, Teams, correo electrónico y/o mensajes de texto cuando su invitado haya llegado. Esté atento a los sistemas que ofrecen una API para crear integraciones personalizadas.

7. ¿Cómo puede ayudar la gestión digital de visitantes a la seguridad?

La gestión digital de visitantes proporciona un cortafuegos para su empresa. Al permitir que los visitantes se registren digitalmente y proporcionen la información necesaria, sabrá quién está en sus edificios en cualquier momento. También tiene la posibilidad de examinar a sus visitantes antes de concederles acceso. Y al utilizar tarjetas de identificación impresas, posiblemente con una foto, también puede identificar fácilmente a las personas que se encuentran en sus edificios.

En caso de emergencia, como un incendio, un sistema como Vizito también le permite enviar una alerta a todas las personas que se han registrado y no han salido, para que sus visitantes puedan abandonar el edificio a tiempo.

Durante las pandemias, un sistema digital de registro de visitantes también es útil para el seguimiento de los contactos cuando alguien cae enfermo. Ayudará a su personal y a sus familias a mantenerse a salvo notificándoles los posibles contactos de alto riesgo.



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