May 28, 2026
Política de visitantes: cómo crearla [plantilla gratuita]
Sistema de Gestión de Visitantes para empresas modernas
Optimice su recepción con un sistema de gestión de visitantes seguro, conforme con el RGPD y fácil de usar. Vizito da una cálida bienvenida a sus invitados mientras automatiza el registro, las notificaciones y el control de visitantes.
Alojado en Europa
Certificación ISO 27001
Cumple el GDPR
234+ reseñas
No se requiere tarjeta de créditoCon la confianza de más de 2.000 empresas en 80 países
Vizito, un sistema de gestión de visitantes altamente personalizable
Vizito es un sistema de gestión de visitantes basado en la nube para oficinas, escuelas, instalaciones logísticas, obras de construcción, y a través de muchas otras industrias. Nuestra aplicación de registro puede adaptarse a las necesidades y requisitos específicos de una empresa u organización. Puede configurar opciones como los campos que se deben capturar, la impresión de credenciales, los acuerdos, la política de privacidad, la captura de fotos y mucho más.
Nuestra aplicación de registro de visitantes es personalizable y le ofrece la posibilidad de personalizarla para que represente plenamente su marca. Puede añadir su logotipo y elegir los colores de su marca para crear un aspecto profesional y coherente, lo que puede ayudar a causar una gran primera impresión a los visitantes.
Cómo funciona nuestro sistema de gestión de visitantes
Sustituya el proceso de registro con lápiz y papel por un sistema digital que automatice muchas de las tareas de gestión de visitantes. Registrar a los visitantes con una tableta o un código QR es mucho más rápido y eficaz, especialmente con la función de registro previo.
El visitante se registra utilizando el dispositivo (o mediante el inicio de sesión sin contacto), rellena el formulario, firma los acuerdos y reclama la tarjeta de identificación impresa.
El anfitrión (empleado) recibe una notificación instantánea de la llegada del visitante por correo electrónico, SMS, Teams o Slack.
En un breve espacio de tiempo, el anfitrión da la bienvenida al visitante.
El visitante firma su salida buscando su nombre en el sistema y, opcionalmente, rellena una encuesta de satisfacción del visitante.
Reimagine su proceso de gestión de visitantes
Vizito transformará su área de recepción en una moderna recepción de oficina. Algunos temen que los sistemas digitales de registro de visitantes sustituyan a los recepcionistas de carne y hueso o compliquen en exceso el proceso de registro, sin embargo, ambos son mitos. Aunque esta solución puede utilizarse, y de hecho se utiliza, para reducir los costes de las empresas más pequeñas, en realidad es mejor utilizarla en combinación con un recepcionista.
Los recepcionistas tienen una gran carga de trabajo y la automatización de las tareas repetitivas les permitirá dar prioridad a proporcionar una cálida bienvenida y ofrecer asistencia en caso de preguntas. Nuestros clientes también reciben a menudo elogios sobre lo fácil e intuitivo que es para sus visitantes utilizar Vizito. Al mismo tiempo, puede realizar un seguimiento de sus visitantes y tomar decisiones basadas en datos para mejorar la experiencia general del visitante con un esfuerzo mínimo.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Visitantes?
Un sistema de gestión de visitantes (en inglés, Visitor Management System o VMS) es una solución digital que ayuda a las empresas a registrar, identificar y hacer seguimiento de todas las personas que entran y salen de sus instalaciones. Sustituye el clásico libro de visitas en papel por un proceso automatizado, seguro y conforme con la normativa de protección de datos.
Un buen software de gestión de visitantes deja una excelente primera impresión, refuerza la seguridad del edificio y libera al personal de recepción de tareas administrativas repetitivas.
El propio proceso de gestión de visitantes se vuelve mucho más sencillo con esta tecnología: notificaciones automáticas al anfitrión, registro sin contacto mediante código QR, impresión de credenciales, firma digital de acuerdos y alertas de emergencia en tiempo real son funciones estándar en cualquier VMS moderno.
¿Quién debería utilizar un sistema de gestión de visitantes?
Cualquier organización que reciba visitantes puede beneficiarse de un sistema digital de gestión de visitantes. Es un error común pensar que es sólo para grandes empresas: oficinas corporativas, centros logísticos, obras de construcción, centros educativos, fábricas y residencias para personas mayores utilizan a diario un software de gestión de visitantes para cumplir con la normativa y mejorar la seguridad.
Esta solución ahorra tiempo tanto al visitante como a la empresa, por lo que también es una herramienta útil para pequeñas y medianas empresas con recursos limitados. En Vizito, nuestros planes de precios dependen del número de visitantes que reciba en su establecimiento cada mes.
Si tienes dudas sobre si un sistema de gestión de visitantes es la opción adecuada para ti, sigue leyendo para saber más sobre sus ventajas, su funcionamiento y sus principales características.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de visitantes?
Ahorre tiempo y recursos
Haga que el proceso de registro sea fácil para todos los implicados. Su personal puede dedicar su tiempo y energía a tareas de mayor valor añadido, mientras que sus visitantes siguen siendo recibidos en su oficina de forma excepcional. Al digitalizar el flujo de trabajo, estos sistemas pueden agilizar el proceso de registro y eliminar la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce el tiempo de espera de los visitantes.
Causar una excelente primera impresión
Impresione a sus visitantes desde el primer momento con una experiencia de registro fluida en una moderna aplicación de registro que refleje la identidad de su marca. Con un VMS, los visitantes pueden registrarse antes de llegar para saber qué esperar cuando lleguen al recinto. Una vez que llegan, pueden registrarse fácilmente en un quiosco de autoservicio o en una tableta. El proceso es rápido y eficaz, lo que ahorra tiempo y molestias a los visitantes y garantiza que se sientan bienvenidos y valorados.
Gane visibilidad y control
Con un sistema digital de gestión de visitantes, puede realizar un seguimiento y una auditoría precisos de la actividad de los visitantes. En comparación con los libros de registro en papel, hay mejor visibilidad y control sobre quién está en las instalaciones en cada momento. Al capturar y almacenar la información de los visitantes, estos sistemas pueden proporcionar información valiosa sobre su comportamiento, como la frecuencia con la que entran y salen y el tiempo que permanecen.
Gestione y proteja los datos
En cuanto a la gestión de datos, las soluciones digitales de registro de visitantes pueden ayudar a proteger los datos de los visitantes eliminando la necesidad de libros de registro en papel. Estas hojas de registro son visibles para otras personas y pueden exponer potencialmente la información de sus otros visitantes. El VMS puede ayudarle a cumplir requisitos y normativas de privacidad como el GDPR.
Aumentar la seguridad
Esté tranquilo sabiendo que se encuentra en un lugar seguro con el control de visitantes y las medidas en caso de emergencia. Mejore la seguridad de los visitantes durante una evacuación masiva evitando el pánico y alertando a los visitantes con prontitud para promover la calma. Demuestre que la salud y la seguridad son una prioridad en su empresa, especialmente durante una pandemia, ofreciendo opciones de inicio de sesión sin contacto para minimizar el contacto físico.
Estandarización en todas las ubicaciones
Personalice su VMS para reflejar las necesidades de sus diferentes ubicaciones sin dejar de ofrecer un proceso de registro coherente y un marco estandarizado para la gestión de visitantes. Asegúrese de que dispone de un registro centralizado de la actividad de los visitantes en todas las ubicaciones para facilitar el cumplimiento de las normativas y los requisitos de elaboración de informes.
Solución perfecta
Tenemos una experiencia increíble con esta aplicación Vizito y ahora lo utilizamos en 6 lugares en Europa y tal vez la expansión sobre más sitios. El soporte también es perfecto y cuando el sistema está funcionando no necesitamos más soporte.
Tim C. | Empleado superior de TI, Transporte/Camiones/Industria ferroviariaFunciones clave de un sistema de gestión de visitantes
Estas funciones de nuestro software de gestión de visitantes están diseñadas para que la gestión de visitantes en su empresa sea más sencilla, segura y eficiente.
Notificaciones automáticas
Los anfitriones reciben al instante una notificación cuando llega un visitante, por lo que nadie pasará desapercibido ni quedará desatendido.
Control de visitantes
Tras recibir la notificación, los anfitriones también pueden aprobar o rechazar a los visitantes al iniciar sesión.
Soporte multilingüe
Da la bienvenida a tus visitantes en su propio idioma. ¡Vizito soporta 31 idiomas!
Alertas de emergencia
Alerta a todos tus visitantes en caso de emergencia y ten un registro de quién está en el lugar.
Registro sin contacto
Mantenga el distanciamiento social y evite la contaminación cruzada de dispositivos durante la pandemia.
Impresión de tarjetas
Utilice tarjetas de identificación impresas para identificar fácilmente a los visitantes que se encuentran en su edificio.
Acuerdos
Haga que los visitantes firmen los acuerdos y políticas de la empresa o vean sus vídeos de instrucciones antes de entrar.
Política de privacidad
Personalice su propia política de privacidad y cumpla toda la normativa al respecto.
Preinscripción
Envíe una invitación a sus visitantes y permítales registrarse previamente y rellenar el formulario sobre la marcha.
Producto, Servicio y Precio todo A+++
Vizito me ha permitido pre-registrar al usuario del servicio de mi proyecto, así como a mis voluntarios y equipo de personal. Vizito me permite mantener a salvo a las personas que utilizan el edificio, me permite informar sobre el uso y, en esta época sin precedentes de COVID-19, me permite rastrear y localizar a los visitantes al minuto. Es más que fácil de usar, puedo añadir y cambiar parámetros muy fácilmente y he podido hacer que parezca nuestra propia aplicación con la marca, etc. He probado algunos otros antes de encontrar Vizito y estoy muy contento de haberlo hecho, no te arrepentirás de usar esto.
Robin A. | DIRECTOR GENERALIntegraciones perfectas con tus aplicaciones favoritas
Microsoft Entra ID
Sincroniza a tus colegas rápida y fácilmente con Microsoft Entra ID.
Webhooks
Conecta Vizito con otros sistemas mediante mensajes automáticos.
REST API
Crea tus propias integraciones con la API de Vizito para una sincronización perfecta.
Microsoft Teams
Notifica a tu equipo al instante con notificaciones automáticas a través de Microsoft Teams.
Microsoft Bookings
Optimiza citas y permite a los clientes reservar fácilmente con Microsoft Bookings.
Aerohive
Gestiona el Wi-Fi de invitados con tokens temporales, revocados automáticamente al salir.
Descubre todas las integraciones de Vizito →
Tipos de sistemas de gestión de visitantes
No todos los sistemas de gestión de visitantes están construidos de la misma manera. La elección correcta depende de dónde se almacenan sus datos, cuántas ubicaciones gestiona y hasta qué punto quiere que su recepción se gestione por sí sola. Estos son los principales tipos que comparará:
Los sistemas en la nube funcionan como software como servicio - no hay nada que instalar, se accede desde cualquier navegador y el proveedor se encarga del alojamiento, la seguridad y las actualizaciones. Plataformas en la nube como Vizito están operativas en menos de 10 minutos y escalan a través de múltiples ubicaciones.
Los sistemas locales (on-premise) se instalan en sus instalaciones y almacenan los datos en sus propios servidores - máximo control, pero necesita recursos de TI para el mantenimiento. Un sistema en la nube con alojamiento europeo y certificación ISO 27001 cumple los mismos requisitos de conformidad sin esa carga.
Los quioscos de autoservicio convierten una tableta en recepción en un punto de registro desatendido - consulte nuestro hardware recomendado.
Los sistemas sin contacto permiten que los invitados se registren con su propio smartphone escaneando un código QR - sin ninguna superficie compartida.
Los sistemas integrados conectan los datos de los visitantes con el control de acceso, los proveedores de identidad y la red Wi-Fi mediante una API REST, webhooks y sincronización con Microsoft Entra ID.
Casos de uso de la gestión de visitantes por sector
La tarea principal - saber con exactitud quién está en sus instalaciones y por qué motivo - es siempre la misma, pero las prioridades cambian según el sector.
Sanidad y atención asistencial
Controle los horarios de visita, verifique a los invitados y mantenga un registro completo para la prevención de infecciones y la protección de los residentes.
Colegios y educación
Verifique a cada adulto que entra en el edificio, señale a los visitantes no autorizados y vea quién está dentro durante un confinamiento o una evacuación.
Oficinas y coworking
Utilice la preinscripción y las notificaciones al anfitrión para ofrecer a clientes, candidatos y contratistas una llegada fluida y acorde con su marca.
Administración pública y edificios oficiales
Verificaciones de identidad estrictas, cotejo con listas de exclusión y registros a prueba de manipulaciones que mantienen el control de su personal de seguridad.
Fabricación y logística
Imponga las instrucciones de seguridad, restrinja las zonas peligrosas y gestione a contratistas y conductores con credenciales de acceso temporales.
Servicios financieros y de consultoría
Confidencialidad, acuerdos de confidencialidad firmados durante el check-in y una sólida trazabilidad para el cumplimiento normativo en empresas con trato directo al cliente.
Por qué el registro de visitantes es clave para la seguridad y el cumplimiento normativo
El registro de visitantes en una empresa no es una mera formalidad burocrática - es una pieza central de la seguridad física y el cumplimiento normativo. Un sistema digital de gestión de visitantes:
- Crea una trazabilidad consultable de cada entrada y salida, sustituyendo a los libros de registro que se pierden, se copian o se falsifican con facilidad.
- Mejora la preparación ante emergencias con una visión en tiempo real de todas las personas presentes - y alertas a todos los visitantes con un solo clic.
- Controla el acceso mediante el control de visitantes, la aprobación del anfitrión y el cotejo con listas de exclusión antes de conceder la entrada.
- Respalda las obligaciones de protección de datos con recogida del consentimiento, plazos de retención y funciones de eliminación para cumplir con el RGPD y la NIS2.
Principales tendencias en la gestión de visitantes
Los sistemas que se imponen en 2026 comparten algunas características que conviene tener en cuenta en cualquier decisión de compra.
Nube y móvil primero
La ausencia de infraestructura local y el registro desde el smartphone del visitante se están convirtiendo en la norma, no en un extra de pago.
Inteligencia artificial
La IA acelera la verificación de identidad, lee automáticamente los documentos de identificación y detecta patrones que ayudan a planificar el personal y los espacios.
Sin contacto y biométrico
El acceso higiénico y sin fricciones ha convertido el registro por código QR y biométrico en el estándar en recepciones con mucho tráfico.
Integración más profunda
La gestión de visitantes ya no es una aplicación aislada, sino una capa conectada de la infraestructura de control de acceso e identidad del edificio.
Retos y consideraciones
Un sistema de gestión de visitantes aporta el máximo valor cuando se anticipan desde el principio algunos obstáculos habituales:
- Adopción en recepción. Elija un sistema que sea realmente sencillo e intuitivo, para que el personal y los visitantes lo usen sin formación.
- Protección de datos. Defina qué datos recoge, dónde se alojan y cuánto tiempo los conserva - dé preferencia al alojamiento europeo y a los plazos de retención configurables.
- Conectividad y hardware. Asegúrese de que la recepción cuente con una red Wi-Fi fiable y el hardware adecuado de tableta, soporte e impresora de etiquetas.
- Escalabilidad. Si es posible que añada más ubicaciones, elija un sistema que facilite la incorporación de nuevas ubicaciones desde el primer día.
Cómo elegir el mejor sistema de gestión de visitantes
Utilice esta lista de comprobación al comparar sistemas de gestión de visitantes:
- Modelo de implementación - la nube por su rapidez y bajo mantenimiento, lo local sólo si sus políticas exigen alojamiento en sus instalaciones.
- Funciones esenciales - registro sin contacto, preinscripción, impresión de credenciales, notificaciones al anfitrión, acuerdos y alertas de emergencia.
- Seguridad y cumplimiento normativo - alojamiento europeo, certificación ISO 27001 y controles de retención y consentimiento conformes con el RGPD.
- Integraciones - compruebe si el sistema puede conectarse con su control de acceso, su proveedor de identidad y sus herramientas de calendario.
- Coste total - busque precios transparentes y predecibles con visitantes ilimitados en lugar de tarifas por visitante.
- Soporte y facilidad de uso - una prueba rápida y un soporte ágil cuentan más que una larga lista de funciones.
Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión de visitantes
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¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?
Un sistema de gestión de visitantes (VMS, del inglés Visitor Management System) es un software que digitaliza el proceso de registro, identificación y seguimiento de las personas que entran y salen de un edificio. La gestión de visitantes abarca toda la experiencia del visitante: desde la preinscripción y el check-in en recepción, hasta la notificación al anfitrión, la firma de acuerdos, la impresión de credenciales y el check-out al final de la visita.
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¿Para qué sirve un software de gestión de visitantes?
Un software de gestión de visitantes sirve para sustituir el libro de visitas en papel por un proceso digital seguro y automatizado. Registra la actividad de entrada y salida, captura fotos y firmas, imprime credenciales, envía notificaciones al anfitrión por correo, SMS, Teams o Slack y mantiene un registro auditable para cumplir con el RGPD y otras normativas de seguridad.
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¿Por qué es importante el registro de visitantes en una empresa?
El registro de visitantes en una empresa mejora la seguridad, refuerza el cumplimiento normativo y proyecta una imagen profesional. La recepción es la primera línea de defensa frente a visitantes no autorizados; un sistema digital ofrece visibilidad en tiempo real del flujo de personas en el edificio y deja una trazabilidad completa en caso de auditoría o emergencia. Por eso un proceso formal de gestión de visitantes resulta esencial en cualquier organización que reciba personas externas.
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¿Cuánto tiempo se tarda en implantar un sistema de gestión de visitantes?
Con Vizito, normalmente puede empezar en menos de 30 minutos. El plazo puede variar en función de la complejidad de los requisitos, la configuración de la empresa, el proceso de aprobación interno y la adquisición del hardware (tableta, impresora de credenciales, soporte).
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¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de visitantes?
Existen tres grandes tipos: lápiz y papel (el método tradicional, hoy insuficiente para cumplir con el RGPD y los requisitos de seguridad), software local instalado en los servidores de la empresa y software de gestión de visitantes en la nube, como Vizito. Las soluciones cloud son las más rentables y fáciles de implantar y mantener, ya que el proveedor se encarga del alojamiento, las actualizaciones y la seguridad.
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¿Qué hardware necesito para usar un sistema de gestión de visitantes?
Necesita una tableta o un ordenador (Vizito es compatible con Apple, Android y cualquier quiosco basado en navegador) y un soporte para fijar el dispositivo en recepción. Si imprime credenciales, también necesitará una impresora de etiquetas. Hemos publicado una lista de hardware recomendado para facilitar la elección.
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¿Qué funciones debe tener un buen sistema de gestión de visitantes?
Las características esenciales son: registro sin contacto por código QR, preinscripción, captura de foto, impresión de credenciales, firma digital de acuerdos, notificaciones automáticas al anfitrión (correo, SMS, Teams, Slack), alertas de emergencia, soporte multilingüe, opciones de personalización con su marca e integraciones con sistemas de control de acceso vía API o webhooks.
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¿Cumple Vizito con el RGPD?
Sí. Vizito cumple plenamente con el RGPD y está certificado ISO 27001. Todos los datos se alojan en Europa e incluye funciones de privacidad integradas: políticas de retención configurables, recogida del consentimiento durante el registro y derecho de los visitantes a solicitar la eliminación de sus datos. Más información sobre el cumplimiento RGPD.
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¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de visitantes?
Los sistemas de gestión de visitantes en la nube oscilan entre planes gratuitos limitados y suscripciones empresariales. Vizito ofrece tres niveles a partir de 29,95 €/mes (facturación anual) para Standard, 59,95 €/mes para Pro y 99,95 €/mes para Enterprise, todos con una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito. Consulte la página de precios para todos los detalles.
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¿Se puede integrar un sistema de gestión de visitantes con el control de acceso?
Sí. Un sistema de gestión de visitantes moderno se integra con sistemas de control de acceso (SCA) mediante API REST o webhooks. Esto permite generar automáticamente credenciales temporales, abrir tornos o puertas para visitantes autorizados y revocar permisos al hacer check-out. Vizito también ofrece integraciones nativas con Microsoft Entra ID, Teams, Slack, Microsoft Bookings y Aerohive.
Sistema de gestión de visitantes PDF
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Reseñas de clientes
4.9 / 5 · Basado en 234 opiniones verificadas
Excelente.
"Practicidad, interfaz sencilla."
Experiencia RISE
"Sistema flexible, rentable y al mismo tiempo cumple con nuestras necesidades como oficina local en el norte de Suecia."
Software versatil con precios justos
"- Facil de configurar - Interfaz multilingue y la facilidad de configurar multiples idiomas en nuestro flujo de registro es una gran ventaja - Numero ilimitado de administradores (conveniente para nosotros, asi IT, marketing y RRHH pueden tener cada uno su propia cuenta en Vizito) - Buen sistema de notificaciones - Facil seguimiento del uso y registro de visitantes en el panel de control"
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