Las 10 principales habilidades de los recepcionistas (necesarias en 2022)

Su recepción es la cara de su empresa. El recepcionista es, por definición, la primera persona de su organización que un visitante conoce en persona. No hace falta decir que este primer contacto es de suma importancia: es decisivo para la primera impresión que la gente se lleva de su empresa.

Esto hace que su recepcionista tenga una gran responsabilidad. Una sonrisa sirve de mucho, pero el trabajo de un recepcionista es mucho más que eso. Por eso es esencial que tengan excelentes aptitudes.

Tras dos años dominados por el coronavirus, las vacantes de recepcionistas vuelven a aumentar. La mayoría de los recepcionistas son mujeres: el año pasado, el 85% de los solicitantes de puestos de recepcionista eran mujeres.

Si busca personal para su área de recepción, querrá fijarse en ciertas aptitudes. ¿Qué cualidades debe tener un buen recepcionista para que su empresa brille?

10 cualidades de un buen recepcionista

Una buena primera impresión y una organización que funciona sin problemas: ese es el objetivo de un buen recepcionista. He aquí un resumen de las habilidades que todo recepcionista debe tener.

• Comunicación
• Multitarea
• Habilidades sociales
• Organización
• Habilidades técnicas
• Resistencia al estrés
• Resolución de problemas
• Empatía
• Fiabilidad
• Gestión de las visitas

1. Comunicación

Los recepcionistas siempre están en contacto con la gente, ya sea por teléfono, correo electrónico o en persona. Por tanto, las buenas habilidades de comunicación ocupan el primer lugar en la lista de cualidades deseables. Un buen recepcionista es capaz de transmitir información con claridad, habla con claridad y en voz alta y domina el arte de la comunicación no verbal.

2. Multitarea

En los días de mayor actividad, el teléfono de la recepción no para de sonar. Mientras tanto, la gente puede estar esperando a ser recibida personalmente. Hay que concertar citas, transmitir mensajes y realizar tareas administrativas.

Un recepcionista hace malabares constantemente con todo tipo de tareas. Es importante que pueda pasar de una tarea a otra sin problemas, teniendo en cuenta las necesidades de todos y sin sentirse abrumado o frustrado.

3. Habilidades sociales

Ni que decir tiene que un recepcionista también debe poseer bastantes habilidades sociales para entablar relaciones con clientes, colegas y visitantes. Una mala experiencia en la recepción puede dejar una impresión negativa en poco tiempo. Por tanto, recibir a los invitados con calidez y una sonrisa es una tarea fundamental.

4. Organización

En un edificio de oficinas, la zona de recepción suele ser el lugar más ordenado. Y así debe ser. Un escritorio lleno de papeles no sólo causa una mala impresión a los visitantes, sino que también es un preludio de problemas: los documentos se pierden con facilidad y los datos que quedan por ahí son una violación de las normas de protección de datos.

El recepcionista perfecto es, por tanto, muy organizado. Debe ser capaz de encontrar archivos y números de teléfono al instante. Un espacio de trabajo ordenado es imprescindible.

5. Habilidades técnicas

Los complejos sistemas telefónicos, el correo electrónico, los programas de procesamiento de textos y las fotocopiadoras no tienen secretos para la mayoría de los recepcionistas. Pero en un mundo en el que todo se digitaliza, estar al día de las últimas tecnologías es una gran baza. Sistemas de gestión de salas, aparcamiento inteligente y registro de visitantes: los recepcionistas tienen que conocerlos todos.

¿Frío e impersonal? ¿Demasiado complicado? En este artículo desmontamos los 5 principales mitos sobre la gestión digital de visitantes.

6. Resistencia al estrés

Los recepcionistas deben tener nervios de acero. A menudo tienen que trabajar bajo una gran presión, ya que tienen que gestionar varias tareas y visitantes al mismo tiempo. Mientras realizan sus tareas, a menudo son interrumpidos por personas que solicitan información, por una llamada telefónica o por un nuevo visitante, y luego vuelven a su trabajo. Sin embargo, deben mantener la calma y la concentración.

7. Resolución de problemas

Un cliente insatisfecho, una cita perdida, un visitante que no se encuentra bien… Todos los días pueden surgir decenas de problemas. El trabajo del recepcionista consiste en mantener la calma y encontrar una solución. En situaciones de emergencia, los recepcionistas también suelen ser las primeras personas que tienen que reaccionar y decidir qué hacer.

8. Empatía

De vez en cuando, toda organización se enfrenta a algún visitante insatisfecho, estresado o frustrado. Para tranquilizar a estos visitantes, los recepcionistas deben escucharlos, mostrarse tranquilos y empáticos, y tratar de no negar el problema.

9. Fiabilidad

Dado que los recepcionistas tienen contacto con casi todos los clientes y empleados, es muy importante que se pueda confiar en ellos. Ninguna empresa puede permitirse que una llamada telefónica quede sin respuesta o que un visitante espere en un mostrador de recepción vacío.

Un recepcionista debe ser capaz de trabajar de forma independiente, ser puntual, volver de los descansos a tiempo, asumir responsabilidades y resolver los problemas que surjan.

10. Gestión de los visitantes

Los recepcionistas son los principales responsables de la gestión de los visitantes. Deben vigilar quién entra en el edificio para garantizar la seguridad. Registrar a los visitantes y hacer un seguimiento de sus registros también forma parte de sus funciones.

En 2022, muchas empresas utilizan un software de registro de visitantes. Al automatizar el registro de visitantes y la gestión de sus datos, los recepcionistas pueden concentrarse en sus muchas otras tareas, como garantizar una cálida bienvenida y crear una primera impresión positiva.

Aquí puede leer cómo puede empezar con el registro digital de visitantes en menos de 30 minutos.

¿Qué es un recepcionista?

Merriam Webster describe a un recepcionista de la siguiente manera:

re-cepción-ista

una persona empleada para recibir a las personas que llaman por teléfono, visitantes, pacientes o clientes

Un recepcionista es una persona que se encarga de la recepción de una organización. Da la bienvenida a los visitantes en una empresa, hotel u hospital y realiza tareas administrativas.

El trabajo de un recepcionista es vital en una organización. Por definición, el recepcionista es la primera persona con la que se encuentra un visitante. Es su responsabilidad ofrecer un servicio de atención al cliente de primera clase y causar una buena primera impresión. En otras palabras, el recepcionista es la cara de la empresa.

¿Cuáles son las principales tareas de un recepcionista?

Las tareas de un recepcionista son muy diversas. Las responsabilidades específicas pueden variar según la organización o el sector. Estas son algunas de las principales tareas diarias de la mayoría de los recepcionistas:

• Dar la bienvenida y guiar a los visitantes
• Controlar el acceso de los visitantes
• Imprimir tarjetas de visitante
• Contestar y transferir llamadas telefónicas
• Contestar o reenviar correos electrónicos
• Proporcionar información, en persona, por teléfono o correo electrónico
• Gestionar consultas y reclamaciones
• Recibir, clasificar, distribuir y enviar correo
• Gestionar agendas y planificar reuniones
• Mantener ordenada la zona de recepción
• Registrar y controlar los gastos de oficina
• Pedir material de recepción
• Archivar documentos
• Reservar vuelos y alojamiento
• Coordinar eventos internos y externos

Los recepcionistas tienen muchas responsabilidades. La automatización de ciertas tareas libera tiempo para su trabajo más importante: dar a los visitantes una cálida bienvenida y garantizar una primera impresión excepcional.

Una forma de hacerlo es trabajar con el registro digital de visitantes. Los visitantes pueden registrarse en una tableta, mientras que el recepcionista puede centrarse en dar la bienvenida perfecta. Para descubrir cómo un sistema de registro de visitantes puede ayudar a tu recepción, prueba Vizito gratis durante 14 días de prueba.

¿Qué cualificaciones necesita un recepcionista?

El trabajo de recepcionista no requiere ninguna educación o formación específica, aunque los requisitos pueden variar según la empresa.

Educación: Normalmente basta con un título de bachillerato, pero algunas empresas esperan que sus recepcionistas tengan una licenciatura en comunicación o gestión empresarial. Algunos sectores, como el hospitalario o el jurídico, pueden exigir titulaciones adicionales.

Formación: En la mayoría de los casos, los recepcionistas reciben formación en el puesto de trabajo. La formación se centra en las necesidades del sector o la empresa.

Experiencia: El conocimiento de programas y software informáticos, como Microsoft Office, es muy útil, ya que estas aplicaciones se utilizan para muchas tareas de recepcionista. El conocimiento de sistemas telefónicos es una ventaja. Además, algunas empresas tienen requisitos específicos basados en sus necesidades particulares, como experiencia con un sistema de software específico.

¿Qué depara el futuro a los trabajos de recepcionista?

Hoy en día ya se están automatizando algunas tareas, pero no hay que temer que la tecnología sustituya por completo los trabajos de recepcionista. Al contrario, estas herramientas permiten a los recepcionistas hacer su trabajo con más eficacia.

El software de gestión de visitas, por ejemplo, permite que los visitantes se registren ellos mismos, imprime tarjetas de visitante y almacena automáticamente los datos necesarios. De este modo, los recepcionistas tienen más tiempo para centrarse en sus tareas importantes.

Los recepcionistas siguen siendo el primer punto de contacto para los visitantes y las personas que llaman, por lo que asumen un papel importante dentro de la empresa. Los recepcionistas siempre serán necesarios, pero el trabajo evoluciona, al igual que las habilidades que necesita un recepcionista.

Un buen ejemplo es la tendencia al trabajo flexible. El hecho de que los empleados trabajen ahora más a distancia también ha supuesto un cambio para los recepcionistas. Habilidades como la comunicación verbal y una voz clara, saber escuchar y resolver problemas son hoy más importantes que nunca.

Cómo mejorar las habilidades de recepcionista

¿Buscas un trabajo de recepcionista? Hay varias cosas que puedes hacer para mejorar tus habilidades y convertirte en un gran recepcionista.

1. Entrena tus habilidades de comunicación

Como la comunicación es clave para un recepcionista, es importante que entrenes tus habilidades comunicativas siempre que sea posible. Practica tu capacidad de escucha activa por teléfono, prestando atención a lo que dice la otra persona y resumiendo esta información. También puedes practicar tu comunicación durante las reuniones con otras personas.

2. Trabajar la profesionalidad

Los recepcionistas deben mantener la profesionalidad durante todo el día. Una buena manera de practicarlo es comunicándose al mismo nivel profesional con todas las personas que conoce. Por ejemplo, salude al cartero con la misma cortesía que a un ejecutivo de su empresa.

3. Tomar notas

Si toma notas y documenta todo, se organizará mejor y se centrará más en los detalles.

4. Trabajar en la fiabilidad

Los recepcionistas deben estar siempre en su mesa para saludar a los clientes, responder a las llamadas telefónicas y realizar otras tareas. Haga de la fiabilidad una prioridad asegurándose de estar siempre disponible para ayudar.

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