Las 10 principales habilidades que necesita todo recepcionista

post-thumb

Escrito por Jill / A May 16, 2022


Su recepción es la cara de su empresa. El recepcionista es, por definición, la primera persona de su organización que un visitante conoce en persona. No hace falta decir que este primer contacto es de suma importancia: es decisivo para la primera impresión que la gente se lleva de su empresa.

Esto hace que su recepcionista tenga una gran responsabilidad. Una sonrisa sirve de mucho, pero el trabajo de un recepcionista es mucho más que eso. Por eso es esencial que tengan excelentes aptitudes.

Tras dos años dominados por el coronavirus, las vacantes de recepcionistas vuelven a aumentar. La mayoría de los recepcionistas son mujeres: el año pasado, el 85% de los solicitantes de puestos de recepcionista eran mujeres.

Si busca personal para su área de recepción, querrá fijarse en ciertas aptitudes. ¿Qué cualidades debe tener un buen recepcionista para que su empresa brille?



10 cualidades de un buen recepcionista

Una buena primera impresión y una organización que funciona sin problemas: ese es el objetivo de un buen recepcionista. He aquí un resumen de las habilidades que todo recepcionista debe tener.

  • Comunicación
  • Multitarea
  • Habilidades sociales
  • Organización
  • Habilidades técnicas
  • Resistencia al estrés
  • Resolución de problemas
  • Empatía
  • Fiabilidad
  • Gestión de las visitas

Habilidades de la recepcionista



1. Comunicación

Los recepcionistas siempre están en contacto con la gente, ya sea por teléfono, correo electrónico o en persona. Por tanto, las buenas habilidades de comunicación ocupan el primer lugar en la lista de cualidades deseables. Un buen recepcionista es capaz de transmitir información con claridad, habla con claridad y en voz alta y domina el arte de la comunicación no verbal.


2. Multitarea

En los días de mayor actividad, el teléfono de la recepción no para de sonar. Mientras tanto, la gente puede estar esperando a ser recibida personalmente. Hay que concertar citas, transmitir mensajes y realizar tareas administrativas.

Un recepcionista hace malabares constantemente con todo tipo de tareas. Es importante que pueda pasar de una tarea a otra sin problemas, teniendo en cuenta las necesidades de todos y sin sentirse abrumado o frustrado.


3. Habilidades sociales

Ni que decir tiene que un recepcionista también debe poseer bastantes habilidades sociales para entablar relaciones con clientes, colegas y visitantes. Una mala experiencia en la recepción puede dejar una impresión negativa en poco tiempo. Por tanto, recibir a los invitados con calidez y una sonrisa es una tarea fundamental.


4. Organización

En un edificio de oficinas, la zona de recepción suele ser el lugar más ordenado. Y así debe ser. Un escritorio lleno de papeles no sólo causa una mala impresión a los visitantes, sino que también es un preludio de problemas: los documentos se pierden con facilidad y los datos que quedan por ahí son una violación de las normas de protección de datos.

El recepcionista perfecto es, por tanto, muy organizado. Debe ser capaz de encontrar archivos y números de teléfono al instante. Un espacio de trabajo ordenado es imprescindible.


5. Habilidades técnicas

Los complejos sistemas telefónicos, el correo electrónico, los programas de procesamiento de textos y las fotocopiadoras no tienen secretos para la mayoría de los recepcionistas. Pero en un mundo en el que todo se digitaliza, estar al día de las últimas tecnologías es una gran baza. Sistemas de gestión de salas, aparcamiento inteligente y registro de visitantes: los recepcionistas tienen que conocerlos todos.


¿Frío e impersonal? ¿Demasiado complicado? En este artículo desmontamos los 5 principales mitos sobre la gestión digital de visitantes.


6. Resistencia al estrés

Los recepcionistas deben tener nervios de acero. A menudo tienen que trabajar bajo una gran presión, ya que tienen que gestionar varias tareas y visitantes al mismo tiempo. Mientras realizan sus tareas, a menudo son interrumpidos por personas que solicitan información, por una llamada telefónica o por un nuevo visitante, y luego vuelven a su trabajo. Sin embargo, deben mantener la calma y la concentración.


Recepcionista resistente al estrés



7. Problem solving

An unsatisfied customer, a missed appointment, a visitor who is unwell… Dozens of problems can arise every day. It is the receptionist’s job to remain calm and find a solution. In emergency situations, receptionists are also often the first people who have to react and decide what to do.


8. Empatía

De vez en cuando, toda organización se enfrenta a algún visitante insatisfecho, estresado o frustrado. Para tranquilizar a estos visitantes, los recepcionistas deben escucharlos, mostrarse tranquilos y empáticos, y tratar de no negar el problema.


9. Fiabilidad

Dado que los recepcionistas tienen contacto con casi todos los clientes y empleados, es muy importante que se pueda confiar en ellos. Ninguna empresa puede permitirse que una llamada telefónica quede sin respuesta o que un visitante espere en un mostrador de recepción vacío.

Un recepcionista debe ser capaz de trabajar de forma independiente, ser puntual, volver de los descansos a tiempo, asumir responsabilidades y resolver los problemas que surjan.


10. Gestión de los visitantes

Los recepcionistas son los principales responsables de la gestión de los visitantes. Deben vigilar quién entra en el edificio para garantizar la seguridad. Registrar a los visitantes y hacer un seguimiento de sus registros también forma parte de sus funciones.

En 2022, muchas empresas utilizan un software de registro de visitantes. Al automatizar el registro de visitantes y la gestión de sus datos, los recepcionistas pueden concentrarse en sus muchas otras tareas, como garantizar una cálida bienvenida y crear una primera impresión positiva.

Aquí](/es/blog/como-empezar-con-el-registro-digital-de-visitantes-en-menos-de-30-minutos/) puede leer cómo puede empezar con el registro digital de visitantes en menos de 30 minutos.



Cómo mejorar tus habilidades

¿Buscas un trabajo de recepcionista? Hay varias cosas que puedes hacer para mejorar tus habilidades.


1. Entrena tus habilidades de comunicación

Como la comunicación es clave para un recepcionista, es importante que entrenes tus habilidades comunicativas siempre que sea posible. Practica tu capacidad de escucha activa por teléfono, prestando atención a lo que dice la otra persona y resumiendo esta información. También puedes practicar tu comunicación durante las reuniones con otras personas.


2. Trabajar la profesionalidad

Los recepcionistas deben mantener la profesionalidad durante todo el día. Una buena manera de practicarlo es comunicándose al mismo nivel profesional con todas las personas que conoce. Por ejemplo, salude al cartero con la misma cortesía que a un ejecutivo de su empresa.


Recepcionista sonrisa social



3. Tomar notas

Si toma notas y documenta todo, se organizará mejor y se centrará más en los detalles.


4. Trabajar en la fiabilidad

Los recepcionistas deben estar siempre en su mesa para saludar a los clientes, responder a las llamadas telefónicas y realizar otras tareas. Haga de la fiabilidad una prioridad asegurándose de estar siempre disponible para ayudar.

Para tener una idea de cómo un sistema moderno de gestión de visitas puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito durante una prueba de 14 días o chatee con nosotros para discutir cómo Vizito puede ayudarle a mejorar su recepción.

¿Tienes más preguntas? Estas son las 7 preguntas más comunes sobre la gestión digital de las visitas, y nuestras respuestas.

Pruebe Vizito gratis