7 Ventajas de las reuniones en persona en la era digital

En los últimos años, la popularidad de las plataformas digitales de reuniones se ha disparado. Especialmente durante la pandemia del COVID, se convirtieron en herramientas esenciales para las empresas de todo el mundo, ofreciendo continuidad, flexibilidad y comodidad.

En nuestra era tecnológica, con el atractivo de las comodidades digitales como Zoom, Teams y similares, cabe preguntarse si las reuniones en persona siguen siendo importantes.

La respuesta es: sí. Curiosamente, muchas organizaciones están redescubriendo los beneficios inherentes a las interacciones personales. Las reuniones cara a cara están resurgiendo, y he aquí por qué:

1. Mejor colaboración
2. Mayor compromiso
3. Mayor productividad
4. Mayor eficacia
5. Fortalecimiento del equipo
6. Mejora de la experiencia de los empleados
7. Gestión óptima de asuntos delicados

Así pues, aunque las reuniones en línea pueden seguir siendo útiles para realizar comprobaciones rápidas, las empresas no deberían abandonar por completo las interacciones tradicionales cara a cara. En este artículo profundizaremos en estas ventajas. Además, compartiremos nuestros consejos para organizar reuniones eficaces en persona.

¿Qué son las reuniones en persona?

Las reuniones presenciales requieren que los participantes se reúnan en el mismo lugar para debatir el trabajo, colaborar o tomar decisiones. Los aspectos típicos de estas reuniones son:

• Interacción cara a cara
• Presencia física
• Recursos compartidos, como pizarras y proyectores

Aunque las reuniones en persona pueden llevar más tiempo que las digitales y plantear algunos problemas, como los gastos de viaje y la necesidad de espacios físicos, las ventajas suelen superar a los inconvenientes.

Ventajas de las reuniones en persona

Entonces, ¿por qué es mejor reunirse en persona que a través de Zoom u otras plataformas en línea? Plantee esta pregunta a muchos profesionales, y un número significativo alabará la comodidad de las reuniones virtuales. Puedes reunirte desde cualquier lugar, sin tener que enfrentarte al tráfico o a largos desplazamientos. Pero cuando se trata de comunicarse eficazmente y colaborar con colegas, no hay nada mejor que una buena reunión cara a cara.

1. Mejor colaboración

Una de las principales ventajas de reunirse en persona es la dinámica de la comunicación cara a cara. Las reuniones digitales, aunque cómodas, pueden dificultar la comprensión plena de lo que transmite un colega. En un entorno físico, los participantes pueden hacer preguntas inmediatamente y reaccionar a los comentarios de los demás.

Otro factor crítico es que los miembros del equipo no sólo escuchan las palabras de los demás, sino que también ven las señales no verbales, como las expresiones faciales, los gestos y el lenguaje corporal. Un gesto de asentimiento, un ceño escéptico o un gesto entusiasta con la mano pueden decir más que las palabras, ayudando a los compañeros a entender mejor las perspectivas de los demás y garantizando menos malentendidos.

Esta dinámica es especialmente importante durante las sesiones de brainstorming. La naturaleza espontánea de las interacciones cara a cara permite lanzar ideas, desarrollarlas y perfeccionarlas en tiempo real. La inmediatez de los comentarios, unida a la posibilidad de evaluar las reacciones al instante, ayuda a perfeccionar y desarrollar las ideas de forma orgánica.

Para una visión más amplia de las ventajas que ofrece el lugar de trabajo físico, lea nuestro artículo sobre las ventajas de trabajar en la oficina. También puede consultar nuestros consejos para el trabajo híbrido.

2. Más compromiso

El compromiso es un factor crucial en cualquier debate productivo, y las reuniones cara a cara suelen superar a sus homólogas digitales en este aspecto. Cuando los participantes se reúnen en un espacio físico compartido, están más atentos a la conversación y a las personas que les rodean.

Una ventaja destacada de las reuniones en persona es la reducción al mínimo de las distracciones. En un entorno digital, es muy fácil que los participantes se distraigan, ya sea consultando el correo electrónico o las redes sociales, o atendiendo a un compañero de piso o a una mascota que reclama su atención. En cambio, un entorno cara a cara exige atención. El mero hecho de sentarse en torno a una mesa de conferencias o estar en el campo visual directo de un orador fomenta el sentido de la responsabilidad de permanecer concentrado.

La presencia tangible de los compañeros también significa que es más probable que participen activamente en el debate. Anima a las personas a compartir sus pensamientos, hacer preguntas y responder a las ideas planteadas por los demás.

3. Mejora de la productividad

A medida que la fuerza de trabajo digital se expande, un número cada vez mayor de empleados prefiere el teletrabajo al trabajo en la oficina, y la comunicación digital a cualquier otra forma. Sin embargo, a pesar de la rápida evolución de las herramientas de colaboración empresarial, nada ha demostrado ser más eficaz que las interacciones cara a cara.

Según una encuesta de Great Business Schools, las conversaciones cara a cara suelen ser más positivas y se perciben como más creíbles en comparación con los debates en línea. Una explicación reside en el hecho de que las palabras reales que decimos representan sólo una pequeña fracción (7%) de la comunicación humana. Mientras tanto, el tono de voz representa el 38% y las expresiones faciales la friolera del 55%.

Además, al comparar la generación de ideas, las interacciones cara a cara producen más ideas (13,36 por sesión) que las virtuales (10,43 por sesión). La calidad de estas ideas también se percibe como superior durante las reuniones en persona.

Por supuesto, las interacciones no son sólo números, sino la profundidad de las relaciones que fomentan. El 85% de los encuestados cree que las reuniones en persona forjan conexiones empresariales más sólidas y significativas. Casi la mitad (49%) también cree que estas reuniones permiten un pensamiento estratégico más intrincado.

A la hora de organizar estas valiosas reuniones cara a cara, es fundamental agilizar y asegurar la experiencia de los visitantes. Si desea experimentar las ventajas de un sistema moderno de gestión de visitantes, aproveche la prueba de 14 días hoy de Vizito.

4. Mayor eficacia

Las reuniones en persona se prestan intrínsecamente a enfoques más eficaces de resolución de problemas. Las herramientas prácticas y visuales, como las pizarras blancas y los rotafolios, suelen ser más eficaces que sus equivalentes virtuales.

La presencia física amplifica la energía creativa, facilita una comprensión más clara y una retroalimentación más inmediata, lo que en última instancia conduce a soluciones más procesables e innovadoras.

5. Creación de equipos más fuertes

Compartir una carcajada en un momento espontáneo, conversaciones informales antes y después de una reunión, o incluso la experiencia compartida de una comida o una pausa para el café: estos momentos aparentemente sin importancia contribuyen significativamente a la creación de lazos de equipo.

El simple hecho de reunirse en un espacio compartido puede fomentar un sentimiento de camaradería y comprensión mutua que las interacciones virtuales a menudo tienen dificultades para reproducir. Estar físicamente presente con los miembros del equipo permite un intercambio orgánico de historias personales, experiencias e intereses, lo que a su vez puede fortalecer las relaciones interpersonales y la confianza.

Si estás en contacto con un cliente nuevo o con alguien con quien todavía estás construyendo una relación, piensa en organizar una reunión cara a cara tomando un café o en tu oficina para consolidar el vínculo.

6. Mejora de la experiencia de los empleados

Cuando los empleados se reúnen en persona, se fomenta un sentimiento de pertenencia y comunidad. Pueden conectar a un nivel más personal, compartir experiencias y establecer relaciones que van más allá de las meras interacciones profesionales. El vínculo que se establece en persona suele traducirse en una mejora de la moral, la lealtad y la satisfacción laboral.

Además, las reuniones cara a cara dan a los empleados la oportunidad de recibir comentarios directos, hacer preguntas y aclarar dudas. Esta comunicación bidireccional inmediata garantiza que los empleados se sientan escuchados y valorados, fomentando un entorno de trabajo transparente e integrador.

En esencia, mientras que las herramientas digitales ofrecen comodidad y flexibilidad, las interacciones en persona complementan estas ventajas añadiendo un toque humano a la experiencia del empleado, haciéndola más satisfactoria.

Para más información y consejos sobre cómo mejorar la satisfacción de los empleados, lea nuestro artículo sobre el impacto de un entorno de trabajo positivo en la moral y la felicidad.

7. Tratamiento óptimo de temas delicados

Abordar temas delicados requiere un enfoque matizado y, en muchos casos, las reuniones cara a cara son el mejor medio para este tipo de discusiones. En un entorno físico, es más fácil transmitir empatía, comprensión y preocupación genuina, cualidades que pueden ser difíciles de comunicar digitalmente. Cuando los participantes pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás, hay más posibilidades de compasión y comprensión, lo que reduce el riesgo de malentendidos o interpretaciones erróneas.

Además, la privacidad de una conversación en persona garantiza la confidencialidad y ofrece un entorno en el que las personas pueden sentirse más seguras y abiertas a la hora de expresar sus preocupaciones o sentimientos. En situaciones en las que la confianza y la discreción son primordiales, las reuniones cara a cara siguen siendo la norma.

Consejos para reuniones en persona

Garantizar que las reuniones en persona sean eficaces y productivas es crucial para aprovechar al máximo el tiempo de todos. He aquí algunos consejos para lograrlo:

• Establecer objetivos claros: Antes de la reunión, defina el objetivo y los resultados deseados. Esto guiará el debate y ayudará a los participantes a mantener el rumbo.
• Preparar un orden del día: Distribuya con antelación un orden del día bien estructurado, para que los participantes sepan a qué atenerse y puedan prepararse en consecuencia.
• Invite a los participantes pertinentes: Incluya sólo a las personas necesarias para los temas tratados. A veces, un mayor número de personas puede dar lugar a debates más largos y menos productivos.
• Empezar a tiempo: Respete el tiempo de todos empezando (y terminando) la reunión según lo previsto. Esto da un tono profesional.
• Asigne funciones: Designe a un moderador que guíe la reunión, a un cronometrador que garantice que se respetan los límites de tiempo y a un anotador que documente las decisiones y los puntos de acción.
• Fomentar la participación: Cree un ambiente en el que los asistentes se sientan cómodos compartiendo ideas, haciendo preguntas y expresando sus preocupaciones.
• Limitar las distracciones: Pida a los participantes que silencien los teléfonos y se abstengan de utilizar ordenadores portátiles a menos que sea necesario para la reunión. Asegúrese de que el espacio de la reunión propicia el debate sin interrupciones externas.
• Utilice ayudas visuales: Utilice gráficos, diapositivas o pizarras blancas para aclarar y subrayar los puntos importantes.
• Centrarse en el tema: Aunque desviarse un poco del tema puede dar lugar a ideas valiosas, es esencial reconducir el debate al orden del día si se desvía demasiado.
• Concluir con acciones: Antes de terminar, revise las decisiones tomadas y asigne tareas con plazos claros. Asegúrese de que todos conocen sus responsabilidades de cara al futuro.
• Solicite comentarios: Después de la reunión, pida opiniones sobre el desarrollo de la misma. Esto puede aportar ideas para que las reuniones futuras sean aún más productivas.
• Haga un seguimiento: Envíe puntualmente las actas de la reunión, resumiendo los puntos clave, las decisiones y los pasos siguientes. Esto no sólo sirve como documentación, sino que garantiza que todo el mundo esté de acuerdo después de la reunión.
• Utilice un VMS para dar la bienvenida a los invitados: Cuando se celebran reuniones en persona, especialmente con asistentes externos como clientes o socios, es vital garantizar un proceso de entrada y salida fluido. Un sistema de gestión de visitantes mejora la seguridad al llevar un registro de todas las personas que entran y salen de sus instalaciones y eleva la imagen profesional de su organización. Un sistema de gestión de visitas puede hacer que todo el proceso de la reunión sea más fluido y sin complicaciones, tanto para los anfitriones como para los invitados, ya que gestiona eficazmente el registro de las visitas, proporciona tarjetas identificativas y notifica al personal pertinente la llegada de un visitante.

Al incorporar estos consejos, las reuniones en persona pueden ser más ágiles, útiles y orientadas a los resultados, garantizando que añaden valor a todos los participantes y a la organización en general.

Conclusión

En nuestra era digital, resulta tentador confiar únicamente en las plataformas virtuales para la comunicación empresarial. Sin embargo, como hemos visto, nunca se insistirá lo suficiente en el valor insustituible de las reuniones en persona. Las interacciones cara a cara ofrecen una profundidad de comprensión, colaboración y creación de relaciones que los medios digitales a menudo no llegan a captar. Aunque herramientas como Zoom y Teams tienen sus méritos, deben complementar los diálogos en persona, no sustituirlos.

La integración de herramientas modernas, como un sistema de gestión de visitas (VMS), puede mejorar significativamente la experiencia de las interacciones en persona. Las soluciones VMS como Vizito agilizan la llegada y gestión de invitados, fusionando las ventajas tradicionales del cara a cara con la tecnología punta para optimizar la experiencia de la reunión.

Para las empresas que quieren prosperar en el complejo panorama actual, es primordial encontrar el equilibrio adecuado entre las interacciones digitales y las presenciales. Aprovecha la comodidad de las herramientas digitales, pero nunca subestimes el profundo impacto de un apretón de manos, una risa compartida o una conversación cara a cara.

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