Anpassung von Besuchermanagement Software an hybride und entfernte Arbeitskräfte

In einer Welt, die sich zunehmend digitalisiert, sind Arbeitsplätze nicht mehr auf vier Wände beschränkt. Da die Pandemie uns dazu gebracht hat, “normal” neu zu definieren, haben Unternehmen auf der ganzen Welt mit Begeisterung das Modell der hybriden und dezentralen Belegschaft angenommen.

Ein wichtiges Paradigma in diesem Wandel ist das Besucherverwaltungssystem (VMS), das über das einfache Ein- und Auschecken hinausgeht. Doch der Weg zum Wandel ist nicht ohne Hindernisse.

Dieser Artikel befasst sich mit den neuesten Technologien, Tools und Best Practices, die eine nahtlose Integration von Besuchermanagementsystemen in die hybride und dezentrale Arbeitsumgebung gewährleisten.

Hybride und dezentrale Belegschaften verstehen

Fernarbeitskräfte arbeiten völlig außerhalb einer herkömmlichen Büroumgebung. Diese Mitarbeiter können von überall aus arbeiten, sei es von zu Hause aus, in einem Café oder auf der anderen Seite des Globus. Dieses Modell bietet beträchtliche Flexibilität und führt zu einer besseren Work-Life-Balance und oft auch zu höherer Produktivität. Entscheidend ist, dass die Unternehmen ihre Systeme, z. B. die Besucherverwaltung, anpassen, um dieser neuen Arbeitsweise gerecht zu werden.

Andererseits zeigt eine Untersuchung, dass 83 % der Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen, was die Beliebtheit dieser Methode unterstreicht. Eine hybride Belegschaft ist eine Art von Arbeitsmodell, das traditionelle Büroarbeit und Fernarbeit kombiniert. Einer der Hauptvorteile des Hybridmodells besteht darin, dass es den Arbeitnehmern ein Gefühl von Autonomie und Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld und ihren Zeitplan vermittelt.

Ein Grafikdesigner in einer Werbeagentur könnte sich beispielsweise dafür entscheiden, an bestimmten Tagen aus der Ferne zu arbeiten, um sich ohne die typischen Ablenkungen im Büro auf die Erstellung von Designs zu konzentrieren. An anderen Tagen könnten sie dann für Teambesprechungen und gemeinsame Brainstorming-Sitzungen ins Büro kommen.

Die Bedeutung der Anpassung von Besucherverwaltungssystemen

Das digitale Zeitalter hat die Unternehmenslandschaft grundlegend verändert und die Arbeitsweise von Organisationen geprägt. Im Zuge dieses Wandels haben sich Besucherverwaltungssysteme von reinen Papierlogbüchern zu umfassenden Verwaltungslösungen entwickelt, die die Funktionalität moderner Arbeitskräfte unterstützen. Mit der weltweiten Verlagerung hin zu Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen mussten sich diese Systeme anpassen und neue, wichtige Aufgaben übernehmen.

Der Einsatz von Software für die elektronische Ablage hat sich als erster Schritt der Entwicklung von der traditionellen papiergestützten Besucherverwaltung zu digitalen Besucherverwaltungssystemen erwiesen. Die Integration der digitalen Ablage in ein VMS bietet eine effiziente Besucherverwaltung und Datenspeicherung, so dass Unternehmen Platz sparen, die Unordnung reduzieren und Besucherdaten länger aufbewahren können.

Außerdem gewährleistet die digitale Dokumentenverwaltung in einem VMS Sicherheit und Compliance. Mit fortschrittlicher Verschlüsselung und benutzerspezifischen Zugriffskontrollen kann Digital Filing Softwares dazu beitragen, sensible Besucherdaten zu schützen, was angesichts der heutigen Cyber-Bedrohungslage von größter Bedeutung ist.

Moderne Besuchermanagementsysteme sind heute so konzipiert, dass sie die Sicherheit aufrechterhalten, die Kommunikation rationalisieren, Zeit sparen und die Gesamteffizienz verbessern, indem sie mit mehreren digitalen Tools integriert werden.

Sehen wir uns einige der besten Funktionen an, die moderne VMS bieten.

Die Funktionen eines modernen Besucherverwaltungssystems

Digitale Check-In-Systeme: Umstellung von herkömmlichen Logbüchern auf digitale Systeme. So können Besucher beispielsweise ihre Daten bei der Ankunft am Arbeitsplatz vor Ort in ein Tablet oder einen Kiosk eingeben. Diese Methode verbessert nicht nur den Check-in-Prozess, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Sicherheit der Daten.

Vorregistrierung von Besuchern: Dies könnte über ein Online-Portal erfolgen, in dem die Besucher ihre Daten vor ihrer Ankunft angeben, wodurch der Check-in-Prozess beschleunigt wird. Die Vorregistrierung erleichtert auch die Vorbereitung des Besuchers durch das Unternehmen, indem sichergestellt wird, dass seine Besprechungen und sein Arbeitsbereich angemessen gestaltet sind.

Besucherausweise: Einführung eines automatischen Systems zur Erstellung von Besucherausweisen unmittelbar nach dem Check-in. Dies hilft bei der Identifizierung und Nachverfolgung der Besucher vor Ort und erhöht damit die Sicherheit und die Einhaltung der Zugangskontrollprotokolle.

Benachrichtigungen: Automatisieren Sie Benachrichtigungen, um Mitarbeiter zu alarmieren, wenn ihre Besucher eintreffen. Dies kann per E-Mail oder Textnachricht erfolgen, um Wartezeiten zu minimieren und das Besuchererlebnis zu verbessern.

Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle: Integrieren Sie in den laufenden hybriden und postpandemischen Arbeitskontext Gesundheits- und Sicherheitskontrollen in Ihr VMS, z. B. Fragebögen zu den Symptomen, wobei die Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern Vorrang hat.

Besucheranalyse: Nutzen Sie die gesammelten Daten, um Besuchertrends und -muster zu untersuchen. Die gewonnenen Erkenntnisse können Sie bei der Planung von Veranstaltungen, der Bewältigung von Besucherspitzen und der Verstärkung von Sicherheitsmaßnahmen unterstützen.

Integration mit digitalen Tools: Ein digitales Besucherregistrierungssystem kann nahtlos in andere Software in Ihrer Organisation integriert werden. Zum Beispiel können Sie durch Nutzung von Automatisierungswerkzeugen ohne Code die im VMS gesammelten Daten nutzen, um maßgeschneiderte Berichte, Dashboards und Analysetools zu erstellen.

Eine solche Integration bietet Projektmanagern wertvolle Erkenntnisse, die es ihnen ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Engpässe zu erkennen und die Projektleistung zu optimieren.

Anpassung der VMS-Funktionen an verschiedene Besuchertypen

In hybriden Arbeitsumgebungen sind die Besuchermanagementsysteme für verschiedene Arten von Besuchern von Nutzen.

Entfernte Mitarbeiter

Obwohl Remote-Mitarbeiter in erster Linie aus der Ferne arbeiten, können sie gelegentliche Besuche im Büro machen. Ein effizientes Besuchermanagementsystem kann diese Besuche unterstützen und sicherstellen, dass diese Mitarbeiter nahtlos von der Fernarbeit zur persönlichen Arbeit übergehen können. Dies kann die Implementierung eines optimierten Check-in-Prozesses, eines einfachen Zugangs zu den erforderlichen Ressourcen und eines geeigneten Arbeitsplatzes für die Erfüllung ihrer Aufgaben beinhalten.

Besucher von Drittanbietern

Besucher von Dritten, wie Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmer, müssen sorgfältig verwaltet werden. Durch Hinzufügen einer QR-Code-Funktion kann der Check-in-Prozess für diese Besucher beschleunigt und vereinfacht werden. Sie können den QR-Code scannen, die erforderlichen Informationen eingeben und werden dann zu ihrem Ansprechpartner im Unternehmen weitergeleitet. Und das Beste daran? Diese Funktion ist in digitale Besuchermanagementlösungen enthalten.

Dieses System kann sogar so programmiert werden, dass es Benachrichtigungen über die Ankunft der Besucher an die zuständigen Mitarbeiter sendet, um sicherzustellen, dass diese Besucher umgehend und professionell empfangen werden. Dies ermöglicht eine reibungslose Kommunikation und sorgt für ein außergewöhnliches Erlebnis für diese Besucher.

Rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte im Mittelpunkt

Bei der Einführung eines Besuchermanagementsystems für eine gemischte Belegschaft sind mehrere rechtliche und sicherheitsrelevante Aspekte zu berücksichtigen. Ein Hauptanliegen ist der Datenschutz im Zusammenhang mit digitalen Anmeldungen. Ein VMS sammelt und speichert persönliche Informationen von Besuchern, die ihren Namen, ihre Kontaktdaten, Unternehmensinformationen und sogar Fotos umfassen können.

Daher müssen Organisationen besonders vorsichtig sein, wie diese Daten verwaltet werden. Sie müssen die Besucher über die Datenerhebung und deren Zweck informieren und sicherstellen, dass die Daten sicher gespeichert, nicht ohne Zustimmung weitergegeben und gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden, im Einklang mit Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.

Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Frage der Datensicherheit bei virtuellen Besuchen. Virtuelle Besuche, die im Rahmen des hybriden Arbeitsmodells immer häufiger vorkommen, beinhalten den Austausch von Informationen über digitale Kanäle. Sie müssen sicherstellen, dass diese digitalen Interaktionen sicher und frei von Cyber-Bedrohungen sind. Eine solide Verschlüsselung der Daten und sichere Konferenztools sind für die Aufrechterhaltung dieser Sicherheit unerlässlich.

Schließlich müssen die Unternehmen bei der Einführung eines VMS die lokalen und internationalen Vorschriften einhalten. Dazu können Gesetze zum Datenschutz, zur Gesundheit und Sicherheit sowie zur Antidiskriminierung gehören. Daher ist es ratsam, sich bei der Entwicklung und Einführung eines VMS rechtlich beraten zu lassen, um die Einhaltung aller Vorschriften zu gewährleisten.

Praktische Umsetzung: Besuchermanagementsysteme in verschiedenen Branchen

Produktionsstätten

Für Fertigungsbetriebe, die eine Vielzahl von Mitarbeitern, Auftragnehmern und Besuchern koordinieren müssen, kann ein VMS eine entscheidende Rolle spielen. Diese Einrichtungen haben oft mit einer großen Anzahl von Personen zu tun, die täglich das Gelände betreten und verlassen, was den Bedarf an einer effektiven Besucherverwaltung erhöht.

Mit digitalen Besuchermanagementsystemen können Fertigungsbetriebe alle Personen, die das Gelände betreten, effizient verfolgen und überwachen und so die Sicherheit gewährleisten. Die Daten von Auftragnehmern und Besuchern, einschließlich ihrer Kontaktdaten, des Zwecks und der Dauer des Besuchs, können digital erfasst werden, was den Papieraufwand und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Darüber hinaus würde ein robustes VMS in Notfallsituationen wie Bränden oder chemischen Lecks eine genaue und sofortige Übersicht über alle Personen vor Ort liefern, was für Evakuierungspläne und Notfallmaßnahmen von entscheidender Bedeutung ist.

Darüber hinaus kann ein fortschrittliches Besuchermanagementsystem in die für die Fertigungsindustrie spezifischen Compliance-Anforderungen integriert werden. So können Besucher beispielsweise aufgefordert werden, Sicherheitsprotokolle digital zu unterzeichnen oder sich beim Einchecken eine Sicherheitsunterweisung anzusehen, um sicherzustellen, dass sie sich der Risiken des Standorts und ihrer Verantwortung bewusst sind.

Krankenhäuser

Auch der Gesundheitssektor, insbesondere Krankenhäuser, kann von der Einführung eines VMS erheblich profitieren. Angesichts der Sensibilität und Vertraulichkeit von Patientendaten und der Notwendigkeit einer strengen Infektionskontrolle ist das Besuchermanagement in einem Krankenhaus von entscheidender Bedeutung.

Eine digitale Lösung für die Besucherregistrierung kann Krankenhäusern helfen, den Besucherstrom effizient zu überwachen und zu steuern und so Überbelegung und potenzielle Infektionsrisiken zu verringern. Krankenhäuser können Maßnahmen wie die Vorregistrierung von Besuchern, die Planung von Besuchszeiten, die Begrenzung der Anzahl von Besuchern pro Patient und die Einrichtung von Zonen, in denen Besucher zugelassen sind, umsetzen.

Krankenhäuser haben oft eine Vielzahl von Fachleuten zu Besuch, darunter Pharmavertreter, Ausrüstungslieferanten, Auftragnehmer und Medizinstudenten. Ein VMS würde eine transparente Aufzeichnung dieser Besucher, einschließlich ihres Besuchszwecks und der besuchten Abteilungen, ermöglichen und so ein höheres Maß an Sicherheit und Verantwortlichkeit gewährleisten.

Außerdem könnte ein VMS mit einer berührungslosen Check-in-Funktion das Infektionsrisiko durch Kontakt minimieren. Es kann auch so angepasst werden, dass Besucher auf Symptome oder den Impfstatus untersucht werden, was mit den Infektionskontrollprotokollen des Krankenhauses übereinstimmt.

Marketing-Agenturen

In einer hybriden und dezentralen Arbeitsumgebung spielt das Projektmanagement und der Ausgleich der Arbeitsbelastung für Marketingagenturen eine entscheidende Rolle. Es sorgt für Struktur und gewährleistet, dass die Aufgaben rechtzeitig erledigt und die Teammitglieder koordiniert werden. Dazu gehört der Einsatz von Projektmanagement-Tools, um die Aufgaben der Mitarbeiter zu organisieren und den Fortschritt zu verfolgen.

In diesem Zusammenhang ist die Synergie zwischen einer Besuchermanagementlösung und einem Projektmanagement-Tool besonders wertvoll. Nehmen wir zum Beispiel ein Szenario, in dem eine Marketing-Agentur einen Kunden zu einem Projekt-Kick-off-Meeting einlädt. Projektmanagement-Tools können den Arbeitsablauf der Agentur optimieren, indem sie Aufgaben wie die Vorbereitung der Tagesordnung, das Sammeln relevanter Daten, die Festlegung von Fristen und die Zuweisung eines Moderators zuweisen. Andererseits kann das VMS, das mit dem Projektmanagement-Tool synchronisiert ist, die Vorabregistrierung des Kundenbesuchs erleichtern und so die betreffenden Teammitglieder über das geplante Treffen informieren.

Wie man eine Agentur für digitales Marketing ausbaut ist eine wichtige Überlegung für Marketingagenturen, die ihre Dienstleistungen und ihren Kundenkreis erweitern möchten. Nach der Besprechung können alle Rückmeldungen oder neuen Anforderungen des Kunden in Echtzeit im Projektmanagement-Tool aktualisiert werden. Dies gewährleistet nicht nur einen systematischen Arbeitsablauf, sondern sorgt auch dafür, dass alle Teammitglieder auf derselben Seite stehen, was die Produktivität steigert und die Projektergebnisse verbessert.

Moderne Besucherverwaltungssysteme verbessern das hybride Arbeitsmodell

Auf dem Weg ins digitale Zeitalter ist die Umstellung von VMS auf hybride und dezentrale Arbeitsformen nicht mehr nur ein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Der Wechsel von traditionellen Büroräumen zu flexiblen Arbeitsmodellen hat eine Reihe von Herausforderungen, aber auch eine Fülle von Chancen mit sich gebracht.

In diesem Artikel haben wir uns mit der Bedeutung der Anpassung von Besuchermanagementlösungen an das neue Arbeitsparadigma befasst und sind auf die Funktionen eingegangen, die ein VMS effektiv machen, sowie auf die Bedeutung der Anpassung dieser Systeme an verschiedene Besuchertypen.

Durch den Einsatz von Technologie und innovativen Funktionen für die digitale Besucherverwaltung können Unternehmen einen reibungslosen Übergang gewährleisten, die betriebliche Effizienz steigern und eine sichere, produktive Arbeitsumgebung aufrechterhalten. Die Zukunft ist flexibel, und mit einem anpassungsfähigen Besuchermanagementsystem kann das auch Ihr Unternehmen sein.

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