7 Vantagens das reuniões presenciais na era digital

Nos últimos anos, a popularidade das plataformas de reuniões digitais aumentou. Especialmente durante a pandemia da COVID, tornaram-se ferramentas essenciais para as empresas em todo o mundo, oferecendo continuidade, flexibilidade e conveniência.

Na nossa era tecnológica, com o fascínio de conveniências digitais como o Zoom, Teams e similares, podemos perguntar-nos: as reuniões presenciais ainda têm alguma relevância?

A resposta é: sim. Curiosamente, muitas organizações estão a redescobrir os benefícios inerentes às interacções pessoais. As reuniões presenciais estão a regressar, e eis porquê:

1. Melhor colaboração
2. Maior envolvimento
3. Maior produtividade
4. Maior eficácia
5. Reforço do espírito de equipa
6. Melhoria da experiência dos trabalhadores
7. Tratamento optimizado de questões sensíveis

Assim, embora as reuniões em linha ainda possam ser úteis para reuniões rápidas, as empresas não devem abandonar totalmente as interacções presenciais tradicionais. Nesta publicação do blogue, vamos aprofundar estas vantagens. Como bónus, partilharemos as nossas dicas para organizar reuniões presenciais eficazes.

O que são reuniões presenciais?

As reuniões presenciais exigem que os participantes se reúnam no mesmo local para discutir trabalho, colaborar ou tomar decisões. Os aspectos típicos destas reuniões são:

• Interação face a face
• Presença física
• Recursos partilhados, tais como quadros brancos e projectores

Embora as reuniões presenciais possam consumir mais tempo do que as reuniões digitais e tenham alguns desafios, como os custos de deslocação e a necessidade de espaços físicos, os benefícios superam frequentemente os inconvenientes.

Vantagens das reuniões presenciais

Então, porque é que as reuniões presenciais são melhores do que as realizadas através do Zoom ou de outras plataformas online? Se colocarmos esta questão a muitos profissionais, um número significativo elogiará a conveniência das reuniões virtuais. Pode participar a partir de qualquer lugar, sem ter de enfrentar o trânsito ou longas deslocações. Mas quando se trata de comunicar eficazmente e colaborar com os colegas, nada melhor do que uma boa e velha reunião presencial.

1. Melhor colaboração

Uma das principais vantagens das reuniões presenciais é a dinâmica da comunicação cara a cara. As reuniões digitais, embora convenientes, podem dificultar a compreensão total do que um colega está a transmitir. Num ambiente físico, os participantes podem imediatamente fazer perguntas e reagir ao feedback de outra pessoa.

Outro fator crítico é o facto de os membros da equipa não ouvirem apenas as palavras uns dos outros, mas também verem pistas não verbais, como expressões faciais, gestos e linguagem corporal. Um aceno de concordância, um franzir de sobrolho cético ou um gesto de mão entusiástico podem dizer mais do que palavras, ajudando os colegas a compreender melhor as perspectivas uns dos outros e garantindo menos mal-entendidos.

Estas dinâmicas são particularmente importantes durante as sessões de brainstorming. A natureza espontânea das interacções cara a cara significa que as ideias podem ser lançadas, desenvolvidas e aperfeiçoadas em tempo real. O imediatismo do feedback, aliado à capacidade de avaliar as reacções instantaneamente, ajuda a aperfeiçoar e a desenvolver ideias de forma orgânica.

Para uma visão mais alargada dos benefícios que o local de trabalho físico oferece, leia o nosso artigo sobre as vantagens de trabalhar no escritório. Também pode consultar as nossas dicas para o trabalho híbrido.

2. Mais envolvimento

O envolvimento é um fator crucial em qualquer discussão produtiva, e as reuniões presenciais muitas vezes superam as suas contrapartes digitais neste aspeto. Quando os participantes se reúnem num espaço físico partilhado, ficam naturalmente mais sintonizados com a conversa e com as pessoas que os rodeiam.

Uma vantagem notável das reuniões presenciais é a minimização das distracções. Num ambiente digital, é muito fácil os participantes distraírem-se - seja verificando os e-mails ou as redes sociais, seja atendendo a um colega de quarto ou a um animal de estimação que esteja a disputar a atenção. Em contrapartida, um ambiente presencial exige atenção. O próprio ato de se sentar à volta de uma mesa de conferência ou de estar na linha de visão direta de um orador fomenta o sentido de responsabilidade de se manter concentrado.

A presença tangível de colegas também significa que os colegas de trabalho têm mais probabilidades de participar ativamente na discussão. Encoraja as pessoas a partilharem os seus pensamentos, a fazerem perguntas e a responderem às ideias apresentadas pelos outros.

3. Produtividade melhorada

À medida que a força de trabalho digital se expande, um número crescente de funcionários prefere o teletrabalho ao trabalho no escritório e a comunicação digital a qualquer outra forma. No entanto, apesar da rápida evolução das ferramentas de colaboração empresarial, nada provou ser mais eficaz do que as interacções cara a cara.

De acordo com um inquérito da Great Business Schools, as conversas presenciais são geralmente mais positivas e consideradas mais credíveis do que as discussões em linha. Uma explicação reside no facto de as palavras que dizemos constituírem apenas uma pequena fração (7%) da comunicação humana. Entretanto, o tom de voz é responsável por 38% e as expressões faciais por uns impressionantes 55%.

Além disso, quando se compara a geração de ideias, as interacções presenciais produzem mais ideias (13,36 por sessão) do que as virtuais (10,43 por sessão). A qualidade destas ideias é também considerada superior durante as reuniões presenciais.

É claro que as interacções não têm apenas a ver com números, mas também com a profundidade das relações que fomentam. 85% dos inquiridos acreditam que as reuniões presenciais criam ligações comerciais mais fortes e significativas. Quase metade (49%) também considera que estas reuniões permitem um pensamento estratégico mais complexo.

Ao organizar estas inestimáveis reuniões presenciais, é crucial otimizar e proteger a experiência do visitante. Se quiser experimentar as vantagens de um sistema moderno de gestão de visitantes, tire partido do teste de 14 dias do Vizito.

4. Maior eficácia

As reuniões presenciais prestam-se, por inerência, a abordagens mais eficazes de resolução de problemas. Ferramentas visuais e práticas, como quadros brancos e flip charts, são muitas vezes mais eficazes do que as suas contrapartes virtuais.

A presença física amplifica a energia criativa, facilitando uma compreensão mais clara e um feedback mais imediato, levando, em última análise, a soluções mais accionáveis e inovadoras.

5. Formação de equipas mais forte

Partilhar uma gargalhada num momento espontâneo, conversas casuais antes e depois de uma reunião, ou mesmo a experiência partilhada de uma refeição ou de uma pausa para café - estes momentos aparentemente insignificantes contribuem significativamente para a união da equipa.

O simples ato de se reunir num espaço partilhado pode promover um sentimento de camaradagem e compreensão mútua que as interacções virtuais muitas vezes não conseguem reproduzir. Estar fisicamente presente com os membros da equipa permite uma troca orgânica de histórias pessoais, experiências e interesses, o que, por sua vez, pode reforçar as relações interpessoais e a confiança.

Se está a estabelecer uma ligação com um novo cliente ou com alguém com quem ainda está a construir uma relação, pense em marcar uma reunião presencial durante um café ou no seu escritório para solidificar a ligação.

6. Melhoria da experiência dos funcionários

Quando os funcionários se reúnem pessoalmente, isso promove um sentimento de pertença e de comunidade. Podem estabelecer ligações a um nível mais pessoal, partilhar experiências e construir relações que vão para além das interacções profissionais. Os laços estabelecidos em ambientes presenciais traduzem-se frequentemente numa melhoria do moral, da lealdade e da satisfação profissional.

Além disso, as reuniões presenciais dão aos empregados a oportunidade de obter feedback direto, fazer perguntas e esclarecer dúvidas. Esta comunicação bidirecional imediata garante que os funcionários se sintam ouvidos e valorizados, promovendo um ambiente de trabalho transparente e inclusivo.

Em suma, embora as ferramentas digitais ofereçam conveniência e flexibilidade, as interacções presenciais complementam estas vantagens, acrescentando um toque humano à experiência do colaborador, tornando-a mais gratificante.

Para mais informações e dicas sobre como melhorar a satisfação dos funcionários, leia o nosso artigo sobre o impacto de um ambiente de trabalho positivo na moral e na felicidade.

7. Tratamento ótimo de questões sensíveis

Abordar tópicos sensíveis requer uma abordagem diferenciada e, em muitos casos, as reuniões presenciais são o melhor meio para essas discussões. Num ambiente físico, é mais fácil transmitir empatia, compreensão e preocupação genuína - qualidades que podem ser difíceis de comunicar digitalmente. Quando os participantes podem ver as expressões faciais e a linguagem corporal uns dos outros, há mais hipóteses de compaixão e compreensão, reduzindo o risco de mal-entendidos ou interpretações erradas.

Além disso, a privacidade de uma discussão presencial garante a confidencialidade e oferece um ambiente em que as pessoas podem sentir-se mais seguras e abertas para expressar as suas preocupações ou sentimentos. Em situações em que a confiança e a discrição são fundamentais, as reuniões presenciais continuam a ser a norma.

Dicas para reuniões presenciais

Garantir que as reuniões presenciais são eficientes e produtivas é crucial para tirar o máximo partido do tempo de todos. Aqui estão algumas dicas para ajudar a conseguir isso:

• Definir objectivos claros: Antes da reunião, defina o objetivo e os resultados pretendidos. Isto orientará a discussão e ajudará os participantes a manterem-se no caminho certo.
• Preparar uma agenda: Distribua uma ordem de trabalhos bem estruturada com antecedência, para que os participantes saibam o que esperar e se possam preparar em conformidade.
• Convidar os participantes relevantes: Inclua apenas as pessoas necessárias para os tópicos em questão. Por vezes, um maior número de pessoas pode levar a discussões mais longas e menos produtivas.
• Começar a tempo: Respeite o tempo de todos, iniciando (e terminando) a reunião como previsto. Isto dá um tom profissional.
• Atribuir papéis: Nomeie um facilitador para orientar a reunião, um cronometrista para garantir que os limites de tempo são respeitados e um anotador para documentar as decisões e os pontos de ação.
• Incentivar a participação: Crie um ambiente onde os participantes se sintam à vontade para partilhar ideias, fazer perguntas e expressar preocupações.
• Limitar as distracções: Peça aos participantes para silenciarem os telemóveis e não utilizarem computadores portáteis, a menos que tal seja necessário para a reunião. Certifique-se de que o espaço da reunião é propício à discussão sem interrupções externas.
• Utilizar recursos visuais: Utilize gráficos, diapositivos ou quadros brancos para clarificar e realçar pontos importantes.
• Manter o tema: Apesar de alguns desvios poderem conduzir a ideias valiosas, é essencial reconduzir a discussão à ordem de trabalhos se esta se desviar demasiado.
• Conclua com itens de ação: Antes de terminar, reveja as decisões tomadas e atribua tarefas com prazos claros. Certifique-se de que todos conhecem as suas responsabilidades no futuro.
• Procure obter feedback: Após a reunião, peça feedback sobre o seu desenrolar. Isto pode fornecer informações sobre como as reuniões futuras podem ser ainda mais produtivas.
• Dar seguimento: Envie prontamente as actas das reuniões, resumindo os pontos principais, as decisões e os passos seguintes. Isto não só serve de documentação, como também garante que todos estão alinhados após a reunião.
• Utilizar um VMS para dar as boas-vindas aos convidados: Ao organizar reuniões presenciais, especialmente com participantes externos como clientes ou parceiros, é vital garantir um processo de entrada e saída sem problemas. Um sistema de gestão de visitantes aumenta a segurança ao manter o registo de todos os que entram e saem das suas instalações e eleva a imagem profissional da sua organização. Ao gerir eficazmente o registo de visitantes, fornecer crachás e notificar o pessoal relevante aquando da chegada de um visitante, um sistema de gestão de visitantes pode tornar todo o processo de reunião mais simples e sem complicações, tanto para os anfitriões como para os convidados.

Ao incorporar estas dicas, as reuniões presenciais podem tornar-se mais eficientes, objectivas e orientadas para os resultados, garantindo que acrescentam valor a todos os participantes e à organização em geral.

Conclusion

Na nossa era digital, é tentador confiar apenas em plataformas virtuais para a comunicação empresarial. No entanto, como já explorámos, o valor insubstituível das reuniões presenciais não pode ser exagerado. As interacções presenciais oferecem uma profundidade de compreensão, colaboração e construção de relações que os meios digitais muitas vezes não conseguem captar. Embora ferramentas como o Zoom e o Teams tenham os seus méritos, devem complementar e não substituir os diálogos presenciais.

A integração de ferramentas modernas, como um sistema de gestão de visitantes (VMS), pode melhorar significativamente a experiência das interacções presenciais. As soluções VMS, como o Vizito, simplificam a chegada e a gestão dos convidados, combinando as vantagens tradicionais do contacto direto com tecnologia de ponta para otimizar a experiência da reunião.

Para as empresas que procuram prosperar no complexo panorama atual, é fundamental encontrar o equilíbrio certo entre as interacções digitais e presenciais. Abrace a conveniência das ferramentas digitais, mas nunca subestime o impacto profundo de um aperto de mão, de uma gargalhada partilhada ou de uma conversa cara a cara.

Para ter uma ideia de como um sistema moderno de gestão de visitantes pode ajudar a sua empresa, experimente o Vizito durante um teste de 14 dias. Fale connosco ou marque uma demonstração para saber como o Vizito o pode ajudar a melhorar a sua receção.