Wat is hybride werken (in 2022)

Toen COVID-19 in 2020 de wereld overnam, werd het bedrijfsleven grondig door elkaar geschud. Overal ter wereld schakelden bedrijven over op telewerk. Het bleek het begin van een heel nieuwe manier van werken, die in alle landen enthousiast onthaald werd. Vandaag is duidelijk: hybride werken is een blijver.

Waarom is hybride werk zo populair, en waarom mag ook u niet achterblijven? Deze gids leidt u door de voordelen en uitdagingen van hybride werk, en leert u hoe u succesvol een hybride systeem invoert op uw werkplek.

Hybride werk is niet hetzelfde als telewerk

Tijdens de coronapandemie hadden de meeste ondernemingen geen keuze. Behalve in sectoren als voeding en gezondheid moesten bedrijven in veel landen op slot. Een halve eeuw geleden zou dat voor de meeste ondernemingen een ware ramp geweest zijn, maar dankzij moderne technologieën kon de zakenwereld tijdens de pandemie toch draaiende gehouden worden.

Overal ter wereld voerden werknemers maandenlang - of zelfs langer - hun werk uit van aan hun eigen keukentafel of woonkamer. Soms met roepende kinderen op de achtergrond, met de kat op schoot of in een klein flatje waar de enige tafel plots dienst moest doen voor eten, studeren én werken. Maar het werk werd gedaan, en de economie bleef overeind.

Intussen hebben de meeste werkgevers hun teams opnieuw op kantoor verwelkomd. Maar het nieuwe normaal lijkt in niets meer op de situatie voor corona. Werknemers zijn gewoon geraakt aan de flexibiliteit van thuiswerken, en ook werkgevers zien de voordelen ervan in. Het resultaat is hybride werk.

Telewerken is werken op een andere locatie dan de arbeidsplaats, met behulp van informatie- en communicatietechnologie. De meest voorkomende vorm van telewerk is thuiswerk, maar ook werken vanuit een satellietkantoor of een coworking space valt hieronder.

Hybride werken is een vorm van flexibel werken waarbij een werknemer zijn tijd verdeelt tussen de werkplek en telewerk.

Een voorbeeld: bij Vizito hebben we een hybride werkomgeving gecreëerd. Al onze personeelsleden werken een deel van de tijd op kantoor, en een deel van thuis uit. Er wordt afgesproken welke dagen het hele team op kantoor werkt. Er is een grote mate van flexibiliteit wanneer een personeelslid thuis moet zijn, bijvoorbeeld om de kinderen van school te halen of een pakje te ontvangen.

Het belangrijkste doel van hybride werk is werknemers flexibiliteit en een betere werk-privébalans te bieden. Maar ook voor de werkgever zijn er voordelen.

Lees ook
5 trends in facility management die opvallen in 2022

Voordelen van hybride werk

De switch naar hybride werken biedt vele kansen, zowel voor werknemers als werkgevers.

Bij werknemers staat een betere werk-privébalans voorop bij de keuze voor hybride werken. Omdat ze minder moeten pendelen besparen ze tijd, die ze kunnen gebruiken om boodschappen te doen, de kinderen van school te halen of voor hobby’s.

Anderzijds kunnen ze hun werkuren gemakkelijker zelf plannen. Zo kunnen ze er bijvoorbeeld voor kiezen te werken wanneer de kinderen naar bed zijn, of hun werkritme aan te passen aan de momenten waarop ze het meest productief zijn.

Een ander belangrijk voordeel is gezondheid. De acute gezondheidscrisis mag dan voorbij zijn, corona is verre van verdwenen. Nu mensen in de meeste landen hun vrijheden terug hebben, doen COVID maar ook andere virussen weer vlot de ronde. Hybride werken betekent dat er minder mensen tegelijk op kantoor zijn, wat het risico om besmet te worden verkleint. Bovendien kunnen zieke werknemers veilig van thuis uit werken zonder hun collega’s te besmetten.

Werknemers geven ook aan dat hun productiviteit en concentratie thuis beter zijn dan op kantoor, waar vaak veel afleiding is. Dat is ook voor werkgevers een belangrijk voordeel.

Voor werkgevers kan hybride werk ook financieel interessant zijn. Omdat er minder mensen tegelijk op kantoor zijn, kunt u flink besparen op kantoorruimte, en bijgevolg ook op energiekosten.

Waarom overschakelen naar hybride werk?

Als u nog een laatste zetje nodig heeft om een hybride systeem in te voeren op uw werkplek, stel u dan eens de vraag hoe u competitief kunt blijven in het post-COVID-tijdperk. De coronapandemie stelde het bedrijfsleven al voor grote uitdagingen, maar de nieuwe wereld na corona doet dat ook. Werknemers willen immers niet terug naar het oude: hybride werk is voor hen het nieuwe normaal.

Enkele statistieken:

• Onderzoek van Buffer toonde aan dat 97% van de werknemers op afstand wil werken.

• 60% van de millennials zou bereid zijn loon in te leveren voor een meer flexibele arbeidsregeling, volgens financiële dienstverlener Bankrate.

• Een studie van Owl Labs wees dan weer uit dat 84% van de werknemers gelukkiger is als ze de kans krijgen om ten minste een deel van de tijd van thuis uit te werken.

• Volgens Bloomberg blijkt uit een peiling van management-consultant AWA dat slechts 3 procent van het kantoorpersoneel wereldwijd opnieuw voltijds naar kantoor wil.

• De helft van de werknemers zou zelfs liever zijn job opzeggen dan voltijds terug te keren naar kantoor, volgens HR-adviesbureau Robert Half.

Willen bedrijfsleiders nieuwe medewerkers aantrekken, hun personeel gemotiveerd en betrokken houden, en voorkomen dat ze talent verliezen in het concurrerende landschap, lijkt het er dus op dat ze vanaf nu de mogelijkheid van hybride werken zullen moeten aanbieden.

Best practices van hybridewerk

Als u de hybride werkcultuur gaat implementeren in uw bedrijf, zult u mogelijk enkele aanpassingen moeten doorvoeren. Dit zijn 6 best practices voor een succesvolle hybride werkplek.

1. Maak een duidelijke planning

In een hybride werkcultuur werkt het personeel een deel van de tijd op kantoor, en het andere deel vanop afstand. Soms kunnen ze hierbij ook hun eigen werktijd bepalen. Dit vergt uiteraard enige planning.

Enkele vragen om rekening mee te houden:

• Mogen werknemers zelf kiezen welke dag(en) ze naar kantoor komen, of laat u uw managers de roosters beheren?

• Werkt u met verschillende ploegen die afwisselend naar kantoor komen, of verzamelt u het hele team een vaste dag in de week op kantoor?

• Kiest u voor ‘hot desking’, waarbij werknemers om het even welke beschikbare stoel kunnen innemen, of ‘office hoteling’, waarbij ze een werkplek moeten reserveren?

• Welk werk gebeurt thuis, en welke taken op kantoor?

Als personeelsleden niet elke dag op kantoor aanwezig zijn, is het des te belangrijker dat er een duidelijke planning is. Iedereen moet immers tijdig weten waar, wanneer en hoe er gewerkt moet worden.

2. Maak werk van een goede communicatie

Een tweede belangrijke uitdaging bij hybride werk is communicatie. Het feit dat u uw werknemer niet elke dag ziet, mag geen reden zijn om in te boeten op communicatie.

Een werknemer die geregeld van thuis werkt, mist sommige gesprekken die plaatsvinden op de werkvloer. U kunt er dus niet van uitgaan dat elke werknemer altijd op de hoogte is van alles wat er op de werkvloer reilt en zeilt. Vergeet daarom niet belangrijke zaken altijd te communiceren.

Chatgesprekken, e-mailberichten of videovergaderingen zijn handige hulpmiddelen voor een goede communicatie. Van tijd tot tijd een (digitale) vergadering beleggen, helpt om de interactie te versterken en de communicatie te verbeteren.

3. Houd uw personeel gemotiveerd

Telewerken is goed voor de productiviteit, maar sommigen voelen zich in hun thuiskantoor soms eenzaam. Het is belangrijk om uw personeel gemotiveerd te houden, zodat ze ook thuis het maximum uit hun werktijd kunnen halen.

Begeleid uw personeelsleden bij het uitwerken van hun werkroutine. Toon interesse voor hun thuiswerksituatie, en geef hen de vrijheid om hun werkruimte en -tijd zelf creatief in te vullen. Plan eventueel aan het begin of het einde van de dag een kort telefoongesprek of videocall om het werk op te volgen.

4. Maak van het kantoor een fijne werkplek

Ook al komen uw werknemers niet meer elke dag op kantoor, toch blijft dat kantoor van enorm belang voor hun werkbeleving. Voortaan staat het kantoor synoniem met contact met de collega’s, ontmoetingen met klanten, netwerken, brainstormen, samenwerken en vergaderen.

Het is meer dan ooit van belang dat deze samenkomsten plaatsvinden in een omgeving die de creativiteit aanwakkert, waar mensen graag naartoe komen en waar ze doelgericht hun werk kunnen doen.

Personeelsleden plannen hun afspraken met (potentiële) klanten, partners, sollicitanten en andere bezoekers voortaan tijdens de kantoortijd. Met een app voor bezoekersregistratie, zoals Vizito, kunt u uw afspraken gemakkelijk beheren. U verliest bovendien geen tijd met het wachten op uw gast: met behulp van handige integraties wordt u automatisch verwittigd wanneer uw bezoeker gearriveerd is. Als u zelf wilt ontdekken hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen.

5. Zorg voor een naadloze samenwerking

Samenwerken, maar dan vanop afstand. Het klinkt ingewikkeld, want hoe kunnen teamleden weten wie welke taken uitvoert, wat de deadline is, en hoe het werk verloopt? Gelukkig zijn er heel wat tools die u hierbij kunnen helpen.

Enkele populaire tools voor hybride werk:

• Om taken te beheren: Trello, Asana, Clickup, Basecamp

• Om documenten te delen: Dropbox, Google Drive, WeTransfer

• Om videovergaderingen te houden: Zoom, Google Meet

• Om snel en gericht te communiceren met uw team: Slack, Microsoft Teams

• Om de werktijd te registreren: Toggl, Clockify

Lees ook
15 inspirerende hacks om dingen op kantoor te automatiseren

6. Versterk de cohesie binnen uw team

De band tussen collega’s en de cohesie binnen het team versterken, gaat niet vanzelf. Dit vraagt een inspanning van leidinggevenden. Enkele mogelijkheden:

• Organiseer teamevents om het contact niet te verliezen, zoals een etentje of een sportieve activiteit

• Praat ook eens over andere dingen dan werk: vraag bijvoorbeeld eens naar een boek of een schilderij dat u op de achtergrond ziet

• Plan geregeld een tijdstip waarop het hele team op kantoor is

Hybride werk is het nieuwe normaal. Het vergt enkele kleine aanpassingen, maar het bieden van flexibiliteit aan uw werknemers zal leiden tot een hogere productiviteit en creativiteit, en op langere termijn tot betere resultaten voor uw bedrijf.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien in een hybride omgeving, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.