Bezoekersregistratie en noodvoorbereiding: een complete gids

Brand, evacuatie of een andere noodsituatie op de werkvloer: niemand staat er graag bij stil. Toch is een goede voorbereiding cruciaal om te voorkomen dat kleine problemen grote gevolgen krijgen. Een goede crisisplanning is dus onmisbaar voor iedere organisatie.

Bij de beveiliging van bedrijven wordt bezoekersbeheer nog vaak onderschat. Maar een efficiënte bezoekersregistratie is een grote troef voor meer veiligheid en overzicht, zeker tijdens noodsituaties. Met een modern bezoekersregistratiesysteem (visitor management system) weet u altijd precies wie zich in het gebouw bevindt en kunt u meteen passende maatregelen nemen bij een incident.

In deze gids laten we zien waarom noodplanning essentieel is en hoe bezoekersbeheer hierbij een belangrijke rol speelt. We geven praktische tips en inspirerende voorbeelden uit de praktijk. Zo bent u goed voorbereid op elke noodsituatie en beschermt u uw bezoekers en medewerkers optimaal.

• Wat is een visitor management system (VMS)?
• Het belang van noodprocedures op de werkvloer
• Hoe draagt bezoekersbeheer bij aan noodvoorbereiding?
• Praktische toepassingen en cases
• Stappenplan: zo gebruikt u een VMS in een noodsituatie
• Belangrijke functionaliteiten om naar uit te kijken in een bezoekersregistratiesysteem
• Voordelen van Vizito bij noodvoorbereiding en veiligheid
• Conclusie
• Veelgestelde vragen

1. Wat is een visitor management system (VMS)?

Een visitor management system of bezoekersregistratiesysteem is een digitaal platform waarmee organisaties gemakkelijk en efficiënt bezoekers kunnen registreren, beheren en volgen. De tijd van handgeschreven bezoekerslijsten of logboeken bij de receptie is voorbij: die zijn vaak onoverzichtelijk en bieden weinig veiligheid. Met een VMS kunnen bezoekers zich snel aanmelden via een tablet of smartphone. Dat vergroot niet alleen het gebruiksgemak, maar zorgt ook voor meer veiligheid en een beter overzicht van wie zich in het gebouw bevindt.

Hoe werkt het?

Bezoekers checken zelf in bij een self-service check-in kiosk of op een tablet. Ze vullen hun gegevens in en kunnen hier ook een foto maken, een badge printen, en eventueel vereiste documenten ondertekenen, zoals een NDA of veiligheidsinstructies. Met een modern systeem zoals Vizito is ook preregistratie mogelijk, waardoor bezoekers bij aankomst enkel nog een code dienen te scannen.

Bij check-in vertrekt automatisch een melding naar de medewerker die de bezoeker verwacht. Aan het einde van het bezoek checkt de gast eenvoudig weer uit.

Alle bezoekersgegevens worden veilig opgeslagen in de cloud. Zo heeft u op elk moment een realtime overzicht van alle mensen die in het gebouw aanwezig zijn.

Wat zijn de voordelen?

Vandaag kiezen veel bedrijven voor digitaal bezoekersbeheer omdat het veel voordelen biedt ten opzichte van traditionele, papieren bezoekersregistratie:

Digitaal bezoekersbeheer	Papieren logboek
Efficiënt Snelle en foutloze registratie van bezoekers	Niet efficiënt Registratie is omslachtig en fouten zijn snel gemaakt
Veilig Altijd een actueel overzicht van wie aanwezig is, data veilig opgeslagen in de cloud	Onveilig Geen overzicht van wie aanwezig is, gegevens zijn niet afgeschermd
Professioneel Moderne, gastvrije indruk bij binnenkomst	Slordig Ouderwetse, slordige indruk
Privacyveilig Makkelijk om te voldoen aan AVG/GDPR-wetgeving	Niet privacyveilig Gegevens door iedereen in te kijken, niet GDPR-proof
Overzichtelijk Makkelijk om rapporten en overzichten te genereren	Onoverzichtelijk Rapportage is niet mogelijk

De rol van een VMS bij veiligheid

Wanneer bedrijven een digitaal systeem voor bezoekersbeheer overwegen, doen ze dat logischerwijs in de eerste plaats voor het gemak dat dat bij de registratie van bezoekers oplevert. Dat het systeem ook een centrale rol speelt bij het waarborgen van de veiligheid binnen de organisatie, is voor velen verrassend.

Stel: er breekt brand uit in uw bedrijf en iedereen moet geëvacueerd worden. Een VMS geeft in één oogopslag inzicht in wie er aanwezig is. Zo weet u zeker dat niemand vergeten wordt, en kunnen hulpverleners snel en gericht handelen.

Het is maar een van de grote voordelen van een bezoekersregistratiesysteem. Verderop in dit artikel leest u op welke manieren slim bezoekersbeheer kan bijdragen aan de veiligheid binnen uw bedrijf.

Met een modern bezoekersbeheersysteem zoals Vizito zorgt u voor een veilige, efficiënte en professionele gastbeleving en bent u optimaal voorbereid op noodsituaties

2. Belang van noodprocedures binnen organisaties

Wat gebeurt er als zich plotseling een noodsituatie voordoet? Emergency preparedness, ofwel noodvoorbereiding, betekent dat een organisatie vooraf duidelijke procedures opstelt en mensen voorbereidt op onverwachte en potentieel gevaarlijke situaties. Het gaat er niet alleen om dat er een theoretisch plan voorhanden is, maar vooral ook dat onderliggende processen en communicatiekanalen actief en up-to-date gehouden worden.

Noodprocedures zijn essentieel bij uiteenlopende scenario’s, zoals brand, evacuaties, medische noodgevallen, stroomstoringen of lockdowns. In dergelijke situaties telt elke seconde, en is het cruciaal om snel en gestructureerd te kunnen handelen. Weten wie er op dat moment in het pand aanwezig is, helpt direct om iedereen in veiligheid te brengen en hulpdiensten te informeren.

Heeft een organisatie geen goed noodplan of ontbreekt een actueel overzicht van wie zich in het gebouw bevindt, dan neemt het risico op chaos en fouten aanzienlijk toe. Bezoekers of tijdelijke medewerkers worden in panieksituaties makkelijk over het hoofd gezien, waardoor hun veiligheid in gevaar komt. Bovendien kan het ontbreken van heldere procedures leiden tot onduidelijkheid, vertraging bij evacuaties en zelfs reputatieschade.

Noodprocedures en een sluitende bezoekersregistratie zijn met andere woorden onmisbaar om medewerkers én bezoekers te beschermen en grip te houden in kritieke situaties. In dit artikel leest u hoe u te werk gaat om een goed noodplan op te stellen voor de werkplek.

3. Hoe draagt bezoekersbeheer bij aan noodvoorbereiding?

Een goed noodplan valt of staat met actueel inzicht en snelle communicatie. Een digitaal systeem voor bezoekersbeheer biedt daarbij veel voordelen:

• Real-time inzicht in aanwezige bezoekers en personeel
  Met een digitaal bezoekersregistratiesysteem weet u altijd precies wie zich op dat moment in het gebouw bevindt. Het systeem registreert bezoekers, leveranciers en medewerkers bij aankomst én vertrek, waardoor u in geval van nood nooit hoeft te gokken of iemand nog binnen is. Dit actuele overzicht is cruciaal om iedereen in veiligheid te brengen en niemand te vergeten tijdens een evacuatie.

• Snelle en accurate evacuatielijsten
  Een modern bezoekersbeheersysteem genereert direct een complete en actuele evacuatielijst zodra het nodig is. Zo beschikt u binnen enkele seconden over een overzicht van alle aanwezigen: cruciaal voor de bedrijfshulpverleners (BHV) en hulpdiensten.

• Automatische alarm- en notificatiefuncties
  Veel visitor management systemen bieden de mogelijkheid om automatisch alarmmeldingen of pushberichten te sturen naar aanwezigen zodra er een noodsituatie is. Hierdoor worden bezoekers en medewerkers meteen geïnformeerd over wat er aan de hand is en welke stappen ze moeten nemen om veilig het gebouw te verlaten.

• Integratie met bestaande veiligheidsprotocollen
  Een krachtig bezoekersregistratiesysteem sluit naadloos aan op bestaande veiligheidsplannen en protocollen binnen uw organisatie. De software kan gekoppeld worden aan brandmeldsystemen, toegangscontrole of andere veiligheidsoplossingen. Zo ontstaat één geïntegreerd systeem dat tijdens noodsituaties efficiënt en snel werkt.

• Indringers weren
  Een VMS helpt niet alleen tijdens noodsituaties, maar helpt ze ook voorkomen door ongeautoriseerde bezoekers te weren. U kunt eenvoudig instellen dat alleen vooraf goedgekeurde of uitgenodigde personen toegang krijgen. Dit vermindert het risico op indringers en verhoogt de algemene veiligheid binnen uw organisatie.

• Privacyveiligheid
  Moderne systemen zijn ontworpen met privacy en regelgeving in gedachten. Ze helpen u te voldoen aan wettelijke eisen, zoals de AVG/GDPR, door persoonsgegevens veilig te verwerken en te bewaren. Dit biedt gemoedsrust én een professionele uitstraling naar uw bezoekers.

Meer weten? Lees onze artikels over bezoekersregistratie en veiligheid, beveiliging van de werkplek, en tips voor een veilig bezoekersbeleid.

Een actueel overzicht van bezoekers en medewerkers vormt de basis voor een veilige evacuatie bij iedere calamiteit.

4. Praktische toepassingen en cases

Indien u nog nooit een noodsituatie heeft meegemaakt – en hopelijk blijft dat zo – is het wellicht moeilijk om u voor te stellen wat een bezoekersregistratiesysteem concreet kan bekenen. Met onderstaande voorbeelden uit verschillende sectoren laten we zien hoe een VMS in de praktijk bijdraagt aan de veiligheid.

Onderwijs

Een goede school, is een veilige school. Op school ziet u het liefst geen ongewenste bezoekers. Een digitaal systeem voor bezoekersregistratie helpt indringers buiten te houden. Zo kan het gebouw meteen afgesloten worden en worden automatisch de juiste personen gewaarschuwd.

Bij een noodgeval, zoals een brand op school, is het essentieel om te weten welke leerlingen, medewerkers en bezoekers zich in het schoolgebouw bevinden. Met een digitaal bezoekersregistratiesysteem kan snel een volledige evacuatielijst gegenereerd worden. Zo wordt voorkomen dat iemand vergeten wordt bij de evacuatie en verloopt de communicatie met ouders en hulpverleners vlot.

Productie

In een fabriek of productiehal staan veiligheid en overzicht altijd centraal. Zo worden bezoekers vooraf gescreend en kunnen alleen bevoegde personen het terrein betreden. Digitale bezoekersregistratie maakt deze controle heel eenvoudig, onder andere met het digitaal ondertekenen van veiligheidsinstructies.

Mocht er bovendien gevaar ontstaan door bijvoorbeeld een chemisch incident of een machineongeval, dan maakt een VMS evacuatie veel gemakkelijker. Via het systeem weet het noodhulpteam exact waar contractors of leveranciers zich bevinden, zelfs als ze maar tijdelijk aanwezig zijn op het terrein.

Kantoren

In een groot kantoorgebouw is het vaak onduidelijk wie zich allemaal binnen bevindt, zeker als er regelmatig externe bezoekers zijn. Dat kan problemen opleveren in geval van een calamiteit. Met een visitor management system is er meteen een realtime overzicht van alle personen die zich in het gebouw bevinden, kunnen verantwoordelijken snel alarmberichten sturen via het systeem, en verloopt de evacuatie gestructureerd en foutloos.

Het systeem zorgt daarnaast ook voor toegangscontrole. Het is mogelijk om alleen vooraf goedgekeurde bezoekers toegang te verlenen, wat het risico op indringers verkleint. Managers en receptiemedewerkers kunnen met één druk op een knop een alarmbericht uitsturen bij een incident.

Zorginstellingen

Voor ziekenhuizen en andere zorginstellingen zijn bezoekersstromen extra belangrijk, gezien de kwetsbaarheid van patiënten of bewoners. Met een bezoekersregistratiesysteem kunnen bezoekers in de zorgsector via vooraf ingestelde richtlijnen gescreend worden bij binnenkomst. Bij calamiteiten biedt het systeem snel inzicht in wie er op welke afdeling aanwezig is.

Logistiek en magazijnen

Logistieke terreinen krijgen continu tijdelijke bezoekers, chauffeurs en leveranciers over de vloer. De veiligheid verzekeren, is daardoor een uitdaging. Een bezoekersregistratiesysteem helpt om ongewenste bezoekers te voorkomen, en alles duidelijk en gestructureerd te doen verlopen. Incidenten kunnen zo voorkomen worden, bedrijven voldoen aan de strenge veiligheidseisen, en bij noodsituaties is er meteen een actuele lijst van aanwezigen op het terrein.

5. Stappenplan: zo gebruikt u een VMS in noodsituaties

Het is duidelijk dat een digitaal bezoekersbeheersysteem bijdraagt aan de veiligheid. Maar hoe gaat u nu concreet aan de slag bij een noodsituatie? Met dit praktische stappenplan bent u als organisatie voorbereid op elke calamiteit.

1. Inventarisatie: wie is er aanwezig?

De eerste stap in een noodsituatie is altijd een overzicht van alle aanwezigen. Met een digitaal bezoekersregistratiesysteem weet u exact wie er in het gebouw is: medewerkers, bezoekers, leveranciers, tijdelijke krachten… Dit real-time inzicht vormt de basis van een veilige evacuatie en maakt het mogelijk snel in te grijpen bij een incident.

2. Communicatie: aanwezigen waarschuwen

Bij een noodgeval telt iedere seconde. Een bezoekersbeheersysteem stelt u in staat meteen automatische notificaties, waarschuwingen of instructies te sturen via sms, e-mail of pushbericht. Hiermee informeert u snel alle aanwezigen en voorkomt u paniek of miscommunicatie.

3. Evacuatie: registratie van aanwezigen/afwezigen

Tijdens de evacuatie is het dankzij digitale bezoekersregistratie eenvoudig af te vinken wie zich veilig buiten heeft gemeld en wie mogelijk nog in het gebouw is. Een VMS genereert direct een complete en actuele evacuatielijst. Zo kunt u als organisatie effectief en gestructureerd te werk gaan, en voorkomt u dat iemand over het hoofd wordt gezien.

4. Evaluatie: rapportage na de calamiteit

Na een incident is het belangrijk de gebeurtenis te evalueren. Met een VMS beschikt u over heldere rapportages: wie was aanwezig, wie is veilig geëvacueerd en welke communicatie is verstuurd? Deze informatie helpt om processen te verbeteren en de emergency preparedness van uw organisatie verder aan te scherpen.

Met digitale bezoekersregistratie krijgt u direct inzicht, stuurt u gerichte communicatie en voorkomt u dat iemand wordt vergeten bij een evacuatie.

6. Belangrijke functionaliteiten om naar uit te kijken in een bezoekersregistratiesysteem

Bij het kiezen van een digitaal bezoekersbeheersysteem kijkt u natuurlijk naar gebruiksgemak, een intuïtieve interface en soepele integratie met bestaande systemen. Maar zeker zo belangrijk zijn de veiligheidsfeatures die het systeem biedt. Waar moet u op letten?

Essentiële veiligheidsfeatures

Kies voor een bezoekersregistratiesysteem dat uitgerust is met functies die gericht zijn op veiligheid. Denk aan real-time inzicht in aanwezigen, automatische generatie van evacuatielijsten en directe meldingen bij incidenten. Ook functies als bezoekersbadges en het digitaal ondertekenen van veiligheidsinstructies dragen bij aan een veilige werkvloer.

Integratie met alarmsystemen en brandmelders

Kies voor een VMS dat eenvoudig te koppelen is aan bestaande veiligheids- en alarminstallaties in uw bedrijf. Door integraties met bijvoorbeeld brandmelders, toegangscontrolesystemen of alarmsystemen, wordt iedere noodsituatie meteen gesignaleerd en wordt relevante informatie automatisch gedeeld.

Simpele en intuïtieve interface voor snelle acties

In een noodgeval telt elke seconde. Een gebruiksvriendelijke, intuïtieve interface zorgt ervoor dat medewerkers en het hulpverleningsteam snel het overzicht kunnen raadplegen, evacuatielijsten uitdraaien en meldingen kunnen versturen. Kies daarom voor een digitale bezoekersregistratie die gemakkelijk toegankelijk is en eenvoudig in gebruik, ook voor tijdelijke medewerkers of minder technisch onderlegde gebruikers.

7. Voordelen van Vizito bij noodvoorbereiding en veiligheid

Vizito is meer dan een standaard bezoekersbeheersysteem. Het systeem helpt organisaties in uiteenlopende sectoren om de veiligheid te waarborgen en noodsituaties professioneel aan te pakken, met unieke features zoals:

• Realtime inzicht in wie zich in het gebouw bevindt
• Directe evacuatielijsten
• Automatische meldingen via sms, e-mail, of pushberichten
• Printen van bezoekersbadges
• Digitaal ondertekenen van veiligheidsinstructies
• Integratie met bestaande veiligheidssystemen zoals alarmsystemen, brandmelders en toegangscontrole
• Gebruiksvriendelijke, heldere interface in verschillende talen
• Privacyveilig en in overeenstemming met wettelijke voorschriften

Conclusie

Een brand, een indringer, evacuatie of andere noodsituatie: we denken er niet graag aan, maar een goede voorbereiding is essentieel om snel, veilig en doeltreffend te kunnen reageren als het nodig is. Veiligheid op de werkvloer vraagt om de juiste noodplanning. Een modern bezoekersbeheersysteem (VMS) speelt hierin een belangrijke rol.

Een systeem zoals Vizito helpt ongewenste bezoekers buiten te houden, en integreert makkelijk met bestaande alarmsystemen, brandmelders en toegangscontroles. In noodsituaties biedt het systeem u realtime inzicht in wie er aanwezig is, genereert het snel accurate evacuatielijsten en worden automatisch meldingen verstuurd naar medewerkers en bezoekers.

Benieuwd om te ontdekken hoe Vizito de noodvoorbereiding van uw organisatie naar een hoger niveau kan tillen? Start nu een gratis proefperiode en ervaar zelf hoe eenvoudig en effectief digitale bezoekersregistratie kan zijn.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat moet ik doen bij een calamiteit als er bezoekers aanwezig zijn?

Bij een noodgeval is het van cruciaal belang dat u niet alleen uw medewerkers, maar ook alle aanwezige bezoekers veilig naar buiten begeleidt. Gebruik uw digitaal systeem voor bezoekersbeheer om meteen een realtime overzicht te creëren van iedereen die zich in het gebouw bevindt. Genereer snel een digitale evacuatielijst zodat bedrijfshulpverleners en hulpdiensten weten wie er eventueel nog binnen is. Op die manier verhoogt bezoekersregistratie de veiligheid voor uw organisatie.

Hoe kan ik mijn VMS koppelen aan bestaande noodgevallenprotocollen?

De meeste moderne systemen, zoals Vizito, bieden uitgebreide integratiemogelijkheden. U kunt uw VMS eenvoudig koppelen aan brandmeldsystemen, toegangscontrole of andere veiligheidsoplossingen. Zo wordt bij een incident automatisch de juiste informatie gedeeld en blijven alle processen naadloos op elkaar afgestemd. Dit optimaliseert de emergency preparedness binnen uw organisatie en zorgt ervoor dat u snel kunt handelen tijdens noodsituaties.

Is een VMS verplicht in België / Nederland?

Een bezoekersbeheersysteem is niet wettelijk verplicht in België of Nederland. Er bestaat geen specifieke wet die bedrijven verplicht om een digitaal bezoekersregistratiesysteem te gebruiken.

Wel zijn er verplichtingen rond veiligheid en bezoekersregistratie. Volgens de Arbowet (Nederland) en de welzijnswetgeving (België) moeten organisaties kunnen garanderen dat iedereen – dus niet alleen personeel, maar ook bezoekers, leveranciers en contractors – bij een calamiteit op een veilige manier geëvacueerd kan worden.

Bij een inspectie of incident moet duidelijk zijn wie zich op dat moment in het gebouw bevindt. In bepaalde sectoren, zoals de chemische industrie, zorg of scholen kunnen er strengere eisen gelden vanuit de brandweer of overheid.

Veel bedrijven houden hiervoor een bezoekerslijst of logboek bij. Een digitaal bezoekersbeheersysteem is niet verplicht, maar helpt wel om gemakkelijker, sneller en nauwkeuriger aan de wettelijke (veiligheids)verplichtingen te voldoen. Een VMS maakt het eenvoudiger om tijdens een noodsituatie direct een actuele lijst van aanwezigen te genereren.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.