5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren

Een bezoekerslogboek is een essentieel hulpmiddel om bij te houden wie uw gebouw betreedt, maar de meeste bedrijven benutten het niet optimaal. Met de juiste aanpak is uw aanmeldingsformulier veel meer dan een simpel logboek: het is een hulpmiddel voor personalisatie, klantenbinding en veiligheid.

Hieronder vindt u vijf tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren, plus een gratis sjabloon dat u kunt downloaden.

Wat is een bezoekerslogboek?

Een bezoekerslogboek of aanmeldingsformulier is een essentieel instrument om bij te houden welke mensen uw gebouw bezocht hebben. Het bevat belangrijke informatie over de identiteit van uw bezoekers, het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, wie ze komen bezoeken en hun contactgegevens.

Er zijn bezoekerslogboeken in papieren en in digitale vorm:

De meeste organisaties kiezen nog altijd voor het klassieke pen-en-papier om hun bezoekers te registreren. Daarom laten we digitaal bezoekersbeheer hier verder even buiten beschouwing.

Aan het einde van deze blogpost vindt u een sjabloon voor een papieren bezoekerslogboek dat u gratis kunt downloaden.

Veiligheid, noodevacuatie en data-analyse: waarom u een bezoekerslogboek nodig heeft

Er zijn vier belangrijke redenen om een bezoekerslogboek bij te houden:

• Veiligheid: door een bezoekerslogboek bij te houden, verzekert u zich ervan dat niet zomaar iedereen uw gebouw kan betreden
• Noodsituaties: in geval van evacuatie weet u precies wie er zich in het gebouw bevindt
• Noodprocedures: het logboek geeft informatie over hoeveel bezoekers er dagelijks op de site komen, wat helpt bij het opstellen van noodprocedures
• Gegevensanalyse: uw logboek bevat waardevolle informatie die helpt bij het nemen van weloverwogen beslissingen om uw werkplek beter te beschermen

5 tips voor een beter aanmeldingsformulier

Beeld u in dat u een moderne, indrukwekkende receptie binnenwandelt, en aan het onthaal een rommelig aanmeldingsformulier aantreft. Die teleurstelling wilt u uw bezoekers besparen.

1. Zorg ervoor dat uw formulier duidelijk en gemakkelijk te lezen is

Een net en duidelijk invulformulier is een eerste basisvereiste voor een goed onthaal van uw gasten. Let op het volgende:

• Kies voor een professioneel en duidelijk leesbaar lettertype, zoals Arial, Helvetica of Times New Roman
• Zorg ervoor dat de letters groot genoeg zijn
• Geef uw bezoeker voldoende ruimte om de velden in te vullen

2. Vraag niet meer informatie dan nodig conform de GDPR/AVG

Basisgegevens die u waarschijnlijk nodig heeft van uw bezoeker:

• Datum
• Naam
• Bedrijf
• Reden van het bezoek
• Contactpersoon
• Tijdstip van aankomst
• Tijdstip van vertrek

Afhankelijk van de noden van uw bedrijf, kunt u ook vragen naar bijkomende details zoals een telefoonnummer of e-mailadres.

Denk wel goed na over de gegevens die u opvraagt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) vereist in de Europese Unie dat de opgevraagde persoonsgegevens “toereikend en relevant zijn en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt”. Andere landen hebben hun eigen privacywetgeving, die op dezelfde principes gebaseerd zijn.

Wilt u geen boete krijgen, moet u dus bepalen hoe uw bezoekersregistratie er moet uitzien, welke gegevens u wilt bijhouden en hoe u dat op een veilige en privacyvriendelijke manier kunt doen.

3. Gebruik meerdere aanmeldingsformulieren om wachtrijen te voorkomen

Wist u dat 40 tot 50 procent van de vergaderingen te laat start? Onderzoek van Joseph A. Allen aan de universiteit van Nebraska wees uit dat een vergadering die tien minuten vertraging oploopt veel minder efficiënt verloopt.

Een van de redenen dat veel vergaderingen te laat starten, zijn lange rijen aan de receptie. We raden daarom aan gebruik te maken van een cloud-based bezoekersbeheer systeem waarbij uw gasten zichzelf kunnen inchecken. Als u toch vasthoudt aan pen en papier, is de beste oplossing meerdere inschrijvingsformulieren bij de hand te houden.

4. Vul zoveel mogelijk velden vooraf in voor een snellere registratie

Een vooraf ingevulde lijst van verwachte bezoekers biedt twee voordelen:

• Uw bezoekers zien hun naam op de lijst en voelen zich meteen welkom
• De inschrijving verloopt een heel pak sneller

Dit kost u extra werk: informatie over geplande vergaderingen en bezoeken opvragen, namen oplijsten en de lijst afdrukken. Met een digitale oplossing zoals Vizito hoeft u zich geen zorgen te maken over dat extra werk. U beheert de gegevens van al uw bezoekers in een dashboard, en gasten kunnen zich vooraf registreren zodat hun aanmelding in enkele seconden voltooid is.

5. Bescherm de privacy van uw bezoekers conform de GDPR/AVG

Hier knelt het schoentje. Papieren inschrijvingsformulieren schenden de privacy van uw bezoekers: iedereen die aan de receptie komt, kan uw logboek lezen. De gegevens van eerdere bezoekers liggen zomaar in het zicht.

Privacywetgevingen zoals de GDPR/AVG vereisen dat u goed nadenkt over:

• Welke gegevens u aan uw bezoekers vraagt
• Hoe u die bezoekersgegevens bewaart
• Op welke manier u er zich uiteindelijk van ontdoet

Een systeem als Vizito helpt u veilig met de gegevens van uw bezoekers om te gaan. Alle gegevens worden verwerkt en veilig opgeslagen in overeenstemming met de GDPR/AVG-wetgeving.

Gratis sjabloon voor aanmeldingsformulieren

Heeft u enkel een gratis sjabloon nodig om aanwezigheden te registreren in uw winkel, op kantoor, op school of voor een workshop, evenement of opendeurdag?

Hoewel wij het gebruik van digitale inschrijvingsformulieren ten zeerste aanmoedigen, helpen wij u graag verder. Of u nu een formulier voor persoonlijk of zakelijk gebruik nodig hebt, met ons gratis, printbaar sjabloon (te downloaden in PDF) zit u gebeiteld:

Klik hier voor het gratis sjabloon.

Tijd om over te schakelen naar digitale bezoekersregistratie?

Dat u een bezoekersbeheersysteem heeft, is uiteraard een goede zaak. Wij geloven echter dat het nog beter is om over te schakelen op een systeem zonder papier - om de afvalberg te verkleinen en de veiligheid te verhogen.

We raden u dan ook aan te kiezen voor een systeem voor digitale bezoekersregistratie, dat uw bezoekers en hun gegevens beschermt.

Wilt u meer weten over de voordelen van digitale bezoekersregistratie, en hoe het uw bedrijf kan helpen groeien? U kunt Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.