5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren

5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren.

Inclusief een gratis sjabloon voor uw bezoekerslogboek.

Veel bedrijven maken gebruik van een bezoekerslijst om bij te houden wie er binnenkomt en buitengaat. De kans is groot dat u dat ook doet. Maar wist u dat het nog efficiënter kan?

Uit onderzoek blijkt dat er maar weinig bedrijven zijn die hun bezoekerslijst optimaal benutten. Dat is een gemiste kans, want als u het goed doet is uw aanmeldingsformulier veel meer dan een simpel logboek. Het is ook een hulpmiddel voor branding, klantenbinding en bovenal veiligheid.

Hoe weet u nu welke manier om bezoekers te registreren de juiste is voor uw bedrijf? En hoe haalt u het maximum uit het systeem dat u gekozen heeft? We gidsen u door de mogelijkheden.

Wat is een bezoekerslogboek?

Een bezoekerslogboek of aanmeldingsformulier is een essentieel instrument om bij te houden welke mensen uw gebouw bezocht hebben. Het bevat belangrijke informatie over de identiteit van uw bezoekers, het bedrijf dat ze vertegenwoordigen, wie ze komen bezoeken en hun contactgegevens.

Er zijn bezoekerslogboeken in papieren en in digitale vorm. Een papieren logboek is het gekende invulformulier aan de receptie, waarop gasten hun gegevens achterlaten. Een digitaal bezoekerslogboek is een geautomatiseerde en gestroomlijnde versie, waarbij informatie wordt ingevoerd en bewaard met behulp van technologie. Dit biedt extra mogelijkheden, zoals het maken van een foto, inschrijven met behulp van een QR-code en een automatische melding dat uw gast gearriveerd is.

De meeste organisaties kiezen nog altijd voor het klassieke pen-en-papier om hun bezoekers te registreren. Daarom laten we digitaal bezoekersbeheer hier verder even buiten beschouwing.

Aan het einde van deze blogpost vindt u een sjabloon voor een papieren bezoekerslogboek dat u gratis kunt downloaden.

Waarom heeft u een bezoekerslogboek nodig?

Veiligheid is meer dan ooit een prioriteit voor elke instelling, dus ook op kantoor. Het beveiligen van uw gebouw is een must om de veiligheid van uw werknemers te garanderen. Door een bezoekerslogboek bij te houden, verzekert u zich ervan dat niet zomaar iedereen uw gebouw kan betreden.

Een bezoekerslogboek houdt ook bij wie er in uw bedrijf aanwezig is. In noodsituaties weet u zo perfect wie er zich in het gebouw bevindt. Dat is essentiële informatie, bijvoorbeeld wanneer uw gebouw geëvacueerd moet worden bij een brand.

Het logboek kan ook gebruikt worden als hulpmiddel bij het opstellen van noodprocedures, omdat het u informatie geeft over hoeveel bezoekers er elke dag op de site komen.

Tot slot kan het een handig hulpmiddel zijn voor gegevensanalyse. Uw logboek bevat een heleboel informatie over de bezoekers die u over de vloer heeft gehad. Dit kan helpen om weloverwogen beslissingen te nemen en de nodige maatregelen te treffen om uw werkplek nog beter te beschermen.

Hoe houdt u op een efficiënte wijze een bezoekerslogboek bij?

Beeld u in dat u een moderne, indrukwekkende receptie binnenwandelt, en aan het onthaal een rommelig aanmeldingsformulier aantreft. Gevolg: uw hoge verwachtingen worden niet ingelost. De realiteit is helaas dat veel bedrijven op deze manier een teleurstellende eerste indruk nalaten.

Daarom geven we u 5 tips om uw aanmeldingsformulier te verbeteren.

1. Zorg ervoor dat uw formulier duidelijk en gemakkelijk te lezen is

Een net en duidelijk invulformulier is een eerste basisvereiste voor een goed onthaal van uw gasten. Voor veel bezoekers geldt de registratie als het eerste contact binnen uw bedrijf. Zorg ervoor dat het voor hen een aangename ervaring is.

Kies voor een professioneel en duidelijk leesbaar lettertype, zoals Arial, Helvetica of Times New Roman. Zorg ervoor dat de letters groot genoeg zijn, zodat uw bezoeker geen moeite moet doen om de tekst te kunnen lezen.

Geef uw bezoeker ook voldoende ruimte om de velden in te vullen. Namen en handschriften zijn er immers in alle vormen en maten.

2. Vraag niet meer informatie dan u nodig heeft

Basisgegevens die u waarschijnlijk zult willen weten van u bezoeker, zijn:

• Datum
• Naam
• Bedrijf
• Reden van het bezoek
• Contactpersoon
• Tijdstip van aankomst
• Tijdstip van vertrek

Afhankelijk van de noden van uw bedrijf, kunt u ook vragen naar bijkomende details. Zo zult u misschien ook willen vragen naar het telefoonnummer of e-mailadres van uw bezoeker.

Denk wel goed na over de gegevens die u opvraagt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) vereist in de Europese Unie dat de opgevraagde persoonsgegevens “toereikend en relevant zijn en beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt”. Andere landen hebben hun eigen privacywetgeving, die op dezelfde principes gebaseerd zijn.

In tijden van pandemie zijn er nog bijkomende zaken om rekening mee te houden. Misschien wilt u de gezondheid van bezoekers screenen om besmettingen bij uw personeel te voorkomen. Ook deze gegevens dient u veilig te verzamelen en verwerken.

Wilt u geen boete krijgen, moet u dus bepalen hoe uw bezoekersregistratie er moet uitzien, welke gegevens u wilt bijhouden en hoe u dat op een veilige en privacyvriendelijke manier kunt doen. U zult het juiste evenwicht moeten vinden tussen het opvragen van gegevens en het naleven van de regelgeving.

3. Gebruik meerdere aanmeldingsformulieren

Wist u dat 40 tot 50 procent van de vergaderingen te laat start? Onderzoek van Joseph A. Allen aan de universiteit van Nebraska wees uit dat een vergadering die tien minuten vertraging oploopt veel minder efficiënt verloopt.

Een van de redenen dat veel vergaderingen te laat starten, zijn lange rijen aan de receptie. U heeft het ongetwijfeld zelf al meegemaakt: u arriveert ruim op tijd voor een afspraak, maar omdat u in de rij staat om aan te melden maakt u toch nog een slechte indruk omdat u te laat bent.

Het is een van de redenen waarom we aanraden gebruik te maken van een cloud-based bezoekersbeheer systeem waarbij uw gasten zichzelf kunnen inchecken. Als u toch vasthoudt aan pen en papier, is de beste oplossing meerdere inschrijvingsformulieren bij de hand te houden om de stroom bezoekers aan uw receptie onder controle te houden.

4. Vul zoveel mogelijk velden vooraf in

Nog beter is het als u een vooraf ingevulde lijst heeft van de bezoekers die u verwacht. Dat kost u uiteraard wat extra werk: u moet informatie over geplande vergaderingen en bezoeken opvragen bij uw collega’s, de namen en relevante informatie van de bezoekers oplijsten – bijvoorbeeld in alfabetische volgorde – en de lijst afdrukken.

Deze werkwijze heeft twee voordelen: uw bezoekers zien hun naam op de lijst en voelen zich meteen welkom; bovendien verloopt de inschrijving een heel pak sneller.

Met een digitale oplossing zoals Vizito moet u zich geen zorgen maken over het extra werk voor uw personeel en de stapel papier die u moet bijhouden. U kunt de gegevens van al uw bezoekers beheren in een dashboard, en gasten kunnen zich vooraf registreren zodat hun aanmelding in enkele seconden voltooid is.

5. Waak over de privacy van uw bezoekers

Dit is waar het schoentje knelt. Of u dat nu wil of niet, papieren inschrijvingsformulieren schenden de privacy van uw bezoekers. Iedereen die aan de receptie komt, kan uw logboek lezen. De gegevens van mensen die zich hebben ingeschreven, liggen zomaar in het zicht van de volgende bezoekers.

Hier komen privacywetgevingen zoals de GDPR weer in zicht. Denk dus goed na over de gegevens die u aan uw bezoekers vraagt, maar ook over hoe u die bezoekersgegevens bewaart en op welke manier u er zich uiteindelijk van ontdoet.

Een systeem als Vizito helpt u veilig met de gegevens van uw bezoekers om te gaan. Hun informatie ligt niet te grabbel aan de balie. Alle gegevens worden verwerkt en veilig opgeslagen in overeenstemming met de GDPR-wetgeving.

Gratis sjabloon voor aanmeldingsformulieren

Heeft u enkel een gratis sjabloon nodig om aanwezigheden te registreren in uw winkel, op kantoor, op school of voor een workshop, evenement of opendeurdag?

Hoewel wij het gebruik van digitale inschrijvingsformulieren ten zeerste aanmoedigen, helpen wij u graag verder. Of u nu een formulier voor persoonlijk of zakelijk gebruik nodig hebt, met ons gratis, printbaar sjabloon (te downloaden in PDF) zit u gebeiteld:

Klik hier voor het gratis sjabloon.

Tijd om het papieren formulier weg te gooien?

Dat u een bezoekersbeheersysteem heeft, is uiteraard een goede zaak. Wij geloven echter dat het nog beter is om over te schakelen op een systeem zonder papier – om de afvalberg te verkleinen en de veiligheid te verhogen.

We raden u dan ook aan te kiezen voor een systeem voor digitale bezoekersregistratie, dat uw bezoekers en hun gegevens beschermt.

Wilt u meer weten over de voordelen van digitale bezoekersregistratie, en hoe het uw bedrijf kan helpen groeien? U kunt Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.