5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

5 misverstanden over digitaal bezoekersbeheer

Een gestroomlijnd, efficiënt en veilig systeem voor bezoekersbeheer is niet meer weg te denken in een moderne organisatie. Bedrijven zien steeds meer heil in digitaal bezoekersbeheer. Maar de voordelen zijn nog niet voor iedereen even duidelijk. Dat is begrijpelijk, want er bestaan nog veel misverstanden over digitaal bezoekersbeheer.

Als u zelf een digitaal systeem voor bezoekersbeheer overweegt, heeft u wellicht veel vragen. Is het systeem wel weggelegd voor uw bedrijf? Wat zullen uw gasten ervan vinden? En zal iemand zijn werk verliezen? Om de verwarring weg te nemen, houden we 5 hardnekkige mythes tegen het licht.

Mythe 1: ‘Digitale bezoekersregistratie is alleen voor grote bedrijven’

Waarheid: Elk bedrijf kan baat hebben bij digitaal bezoekersbeheer. Veiligheid is belangrijk voor alle organisaties, ongeacht hun omvang.

Als u een klein bedrijf heeft dat tot nu toe altijd een papieren logboek bijhield, ziet u een upgrade naar een digitaal systeem mogelijk als een luxe, iets dat enkel is weggelegd voor grote bedrijven. Maar digitale bezoekersregistratie kan ook uw bedrijf voordelen bieden. Ook al ontvangt u niet dagelijks tientallen bezoekers, dat betekent niet dat u geen baat heeft bij een efficiënt aanmeldingsproces en een systeem dat de veiligheid verhoogt.

De implementatie van een modern systeem voor bezoekersbeheer kan een blijvende indruk nalaten op uw gasten en potentiële klanten, en kan uw bedrijf de uitstraling geven die u nodig heeft om te kunnen meespelen met de grote jongens.

Dit zijn enkele manieren waarop grote én kleine bedrijven voordeel kunnen halen uit een digitaal bezoekersbeheersysteem:

• Printbare badges met foto-ID zijn een goede manier om de veiligheid te verhogen in alle bedrijven, groot of klein
• Beleidslijnen, zoals een gezondheids- en veiligheidsbeleid, zijn er in elk bedrijf. Een bezoekersbeheersysteem maakt het gemakkelijk om die te communiceren aan bezoekers
• Een noodevacuatie is uiteraard nooit leuk, maar met digitaal bezoekersbeheer kan een evacuatie in ieder geval soepeler verlopen omdat u over evacuatielijsten beschikt die toegankelijk zijn op mobiele apparaten
• De coronapandemie heeft ons allen voorzichtiger gemaakt, en veel bezoekers voelen er weinig voor om een klembord en pen aan te raken die door ieders handen gaan. Moderne apps maken het mogelijk in te checken met hun eigen smartphone, terwijl ze voldoende afstand kunnen houden van het receptiepersoneel
• Groot of klein: privacywetgeving zoals GDPR geldt voor elk bedrijf. Met een digitaal bezoekersbeheersysteem voldoet u aan alle regels

Mythe 2: ‘Digitaal bezoekersbeheer is kil en onpersoonlijk’

Waarheid: Digitaal inchecken leidt uw bezoekers net sneller naar het persoonlijke contact waarvoor ze komen.

Gastvrijheid associëren we vaak met een vriendelijke receptionist die bezoekers met een glimlach begroet en helpt. Maar de werkelijkheid is vaak anders. Op het moment dat een bezoeker binnenkomt, kan uw receptionist even weg zijn voor een sanitaire pauze, aan het bellen zijn of met een andere bezoeker bezig zijn. Lange wachttijden aan de receptie kunnen leiden tot ongemakkelijke situaties en een ongewenste eerste indruk.

Hoewel het misschien tegenstrijdig klinkt, kan digitale bezoekersregistratie net bijdragen tot een warmere en persoonlijkere ontvangst.

Om te beginnen wordt elke bezoeker op een professionele manier ontvangen, in zijn eigen taal. Doordat gasten zichzelf registreren, kan uw receptionist zich concentreren op bezoekers die extra aandacht nodig hebben en op het creëren van een aangename ontvangst.

Wanneer een bezoeker ingecheckt is, wordt zijn contactpersoon meteen verwittigd. De wachttijd wordt zo ingekort, en de gastheer kan zijn bezoeker sneller verwelkomen op een warme en vriendelijke manier. Bovendien beschikt hij meteen over de juiste informatie van zijn gast, waardoor pijnlijke vergissingen voorkomen worden.

Mythe 3: ‘Digitaal bezoekersbeheer is niet veilig’

Waarheid: In tegenstelling tot bij een papieren logboek, worden de gegevens van uw bezoekers veilig opgeslagen in de cloud.

Het klopt dat elk apparaat dat met het internet verbonden is, gehackt kan worden. Om die reden aarzelen sommigen om over te schakelen op digitale bezoekersregistratie.

Toch zijn de meeste systemen voor bezoekersbeheer zeer veilig, zeker in vergelijking met papieren logboeken. Als u een papieren systeem gebruikt, liggen de gegevens van uw bezoekers in het zicht voor iedereen die binnenkomt. Uw gasten kunnen zomaar zien wie zich eerder die dag heeft aangemeld. Papieren logboeken kunnen bovendien verloren gaan, gestolen worden, of vernield worden door iets simpels als een kopje koffie.

Digitale systemen voor bezoekersbeheer zijn een veiligere manier om de gegevens van uw werknemers, klanten en bezoekers te beschermen. Met een digitaal systeem worden alle data veilig in de cloud opgeslagen, waardoor er niets verloren gaat. U bepaalt zelf hoelang de gegevens bewaard blijven, zodat alles in lijn is met uw eigen richtlijnen en de GDPR-wetgeving.

Toch liever op papier? In dit artikel geven we 5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren.

Mythe 4: ‘Bezoekers zullen niet weten hoe ze het systeem moeten gebruiken’

Waarheid: Digitale bezoekersregistratie is gemakkelijk voor bezoekers én uw personeel

Digitale registratie is zeer eenvoudig. Bezoekers kunnen het digitale formulier gemakkelijk invullen, zonder dat de assistentie van een receptionist nodig is. De eenvoud van het systeem en de duidelijke knoppen leiden uw bezoekers op een intuïtieve manier door de verschillende stappen van het incheckproces.

Klanten van Vizito loven het gebruiksgemak en zeggen dat hun bezoekers enthousiast zijn over de nieuwe manier van inchecken.

Ook voor uw personeel vergemakkelijkt het systeem de taken. Zou u bijvoorbeeld het volgende kunnen met pen en papier?
Gegevens gemakkelijk archiveren of verwijderen wanneer u ze niet langer nodig heeft
Gegevens snel en veilig opslaan
Meteen een badge afdrukken met een bezoekersfoto

Ook wat de installatie betreft, hoeft u zich geen zorgen te maken. Alles wat u nodig heeft, is een stabiele wifi-connectie en u kunt in minder dan 30 minuten aan de slag. Na de installatie is er weinig onderhoud nodig - afgezien van het vervangen van de printrol als u kiest voor een badgeprinter.

Mythe 5: ‘Digitaal bezoekersbeheer zal iemand zijn job kosten’

Waarheid: Bezoekersbeheersystemen werken het best in combinatie met een menselijke receptionist.

Sommigen vrezen dat een systeem voor bezoekersbeheer kan leiden tot ontslagen. Terecht? Dit is niet uitgesloten, bijvoorbeeld in kleine bedrijven die niet de nodige middelen hebben voor een receptiemedewerker. Bij Vizito zien we bezoekersbeheer echter niet als vervanging van een receptionist, maar als aanvulling op een bestaande receptie.

Het merendeel van onze klanten gebruikt de software als een hulpmiddel om de workflow te optimaliseren en een dynamische receptie-ervaring te ondersteunen.

Receptionisten jongleren dag in dag uit met tal van taken. Het automatiseren van de meest repetitieve taken stelt hen in staat prioriteit te geven aan hun belangrijkste verantwoordelijkheden en een meer persoonlijke ontvangst. Zo krijgen ze meer tijd om vragen van bezoekers te beantwoorden, hen een drankje aan te bieden of hun jas aan te nemen.

Bent u klaar voor digitaal bezoekersbeheer?

Nu u meer weet over de misverstanden die nog bestaan rond digitaal bezoekersbeheer, wilt u misschien zelf aan de slag gaan met een digitaal systeem. Of u nu een groot of een klein bedrijf heeft, u vindt vast een systeem met de nodige flexibiliteit om aan uw noden te voldoen. Vizito biedt een reeks formules die op uw bedrijf kunnen worden afgestemd om het onthaal en beheer van uw bezoekers zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.