5 mythes over digitaal bezoekersbeheer

Digitaal bezoekersbeheer is een systeem waarbij bedrijven hun bezoekers registreren via een tablet of computer, in plaats van met een papieren logboek. Het is geschikt voor bedrijven van elke omvang, verbetert de veiligheid en biedt een professionelere ontvangst - ondanks hardnekkige misverstanden die beweren dat het kil, onveilig of enkel voor grote bedrijven zou zijn.

Hieronder houden we 5 veelgehoorde mythes tegen het licht.

Mythe 1: ‘Alleen grote bedrijven hebben digitale bezoekersregistratie nodig’

Waarheid: elk bedrijf heeft baat bij digitaal bezoekersbeheer, ongeacht de omvang.

Als u een klein bedrijf heeft dat tot nu toe altijd een papieren logboek bijhield, ziet u een upgrade naar een digitaal systeem mogelijk als een luxe. Maar digitale bezoekersregistratie biedt ook uw bedrijf concrete voordelen:

• Printbare badges met foto-ID verhogen de veiligheid in alle bedrijven, groot of klein
• Beleidslijnen zoals veiligheidsbeleid kunt u gemakkelijk communiceren aan bezoekers
• Bij noodevacuaties beschikt u over digitale evacuatielijsten, toegankelijk op mobiele apparaten
• Bezoekers kunnen contactloos inchecken met hun eigen smartphone
• Privacywetgeving zoals de GDPR/AVG geldt voor elk bedrijf - een digitaal systeem helpt u hieraan te voldoen

Mythe 2: ‘Digitaal inchecken is kil en onpersoonlijk’

Waarheid: digitaal inchecken leidt uw bezoekers juist sneller naar het persoonlijke contact waarvoor ze komen.

De werkelijkheid is vaak dat uw receptionist even weg, aan het bellen of met een andere bezoeker bezig is wanneer een gast binnenkomt. Lange wachttijden leiden tot een ongewenste eerste indruk.

Digitale bezoekersregistratie draagt bij tot een warmere ontvangst:

• Elke bezoeker wordt professioneel ontvangen, in zijn eigen taal
• De receptionist krijgt meer tijd voor bezoekers die extra aandacht nodig hebben
• De contactpersoon wordt meteen verwittigd, wat de wachttijd inkort
• De gastheer beschikt direct over de juiste informatie van zijn gast

Mythe 3: ‘Digitaal bezoekersbeheer is niet veilig’

Waarheid: digitale systemen zijn aantoonbaar veiliger dan papieren logboeken.

Bij een papieren systeem liggen de gegevens van uw bezoekers in het zicht voor iedereen die binnenkomt. Papieren logboeken kunnen bovendien verloren gaan, gestolen worden, of vernield worden door iets simpels als een kopje koffie.

Digitale systemen voor bezoekersbeheer bieden betere bescherming:

• Alle data worden veilig in de cloud opgeslagen
• Niets gaat verloren
• U bepaalt zelf hoelang de gegevens bewaard blijven, in lijn met uw richtlijnen en de GDPR/AVG-wetgeving

Toch liever op papier? In dit artikel geven we 5 tips om uw bezoekerslogboek te verbeteren.

Mythe 4: ‘Bezoekers weten niet hoe ze het systeem moeten gebruiken’

Waarheid: digitale bezoekersregistratie is intuitief voor bezoekers en personeel.

Digitale registratie is zeer eenvoudig. Bezoekers vullen het formulier gemakkelijk in, zonder assistentie van een receptionist. De duidelijke knoppen leiden hen intuitief door het incheckproces.

Wat u met een digitaal systeem wel kunt en met pen en papier niet:

• Gegevens gemakkelijk archiveren of verwijderen wanneer u ze niet langer nodig heeft
• Gegevens snel en veilig opslaan
• Meteen een badge afdrukken met een bezoekersfoto

Ook de installatie is eenvoudig: alles wat u nodig heeft is een stabiele wifi-connectie en u kunt in minder dan 30 minuten aan de slag.

Mythe 5: ‘Digitaal bezoekersbeheer kost banen’

Waarheid: bezoekersbeheersystemen werken het best als aanvulling op een menselijke receptionist.

Bij Vizito zien we bezoekersbeheer niet als vervanging van een receptionist, maar als aanvulling op een bestaande receptie. Het merendeel van onze klanten gebruikt de software als hulpmiddel om de workflow te optimaliseren.

Door repetitieve taken te automatiseren, krijgen receptionisten meer tijd voor:

• Vragen van bezoekers beantwoorden
• Een drankje aanbieden
• Zorgen voor een persoonlijke en warme ontvangst

Klaar om te starten met digitaal bezoekersbeheer?

Nu u meer weet over de misverstanden die nog bestaan rond digitaal bezoekersbeheer, wilt u misschien zelf aan de slag gaan met een digitaal systeem. Of u nu een groot of een klein bedrijf heeft, u vindt vast een systeem met de nodige flexibiliteit om aan uw noden te voldoen. Vizito biedt een reeks formules die op uw bedrijf kunnen worden afgestemd om het onthaal en beheer van uw bezoekers zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen groeien, kan u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Of chat met ons om te ontdekken hoe Vizito u kan helpen uw receptie te verbeteren.

Nog vragen? Dit zijn de 7 meestgestelde vragen over digitaal bezoekersbeheer - en onze antwoorden.