Een unieke ontvangst voor iedereen: 5 bezoekerstypes en hoe ze te verwelkomen

Heeft u wel eens stilgestaan bij de stroom van bezoekers die uw bedrijf dagelijks binnenwandelen? Elk met een eigen doel, een andere achtergrond, en een unieke reden voor het bezoek. Geen twee gasten zijn dezelfde. En die bonte verzameling van karakters vraagt om een verwelkoming die net zo gevarieerd is als zijzelf.

In die wirwar van bezoekers hebben we toch vijf soorten weten te onderscheiden – van de “Huisvriend”, die zich door het kantoorgebouw beweegt alsof het zijn tweede thuis is, tot de “Toerist”, die verwonderd rondkijkt bij elke stap achter de schermen.

Om die diversiteit eer aan te doen, is het cruciaal om elk type bezoeker een ontvangst op maat te bieden. Een eerste indruk maakt u immers slechts één keer, en is voor het leven. Met een systeem voor digitale bezoekersregistratie staat u al een stap verder en maakt u van elk bezoek een persoonlijke ervaring. En wie weet, misschien wordt die “Toerist” op termijn wel een “Huisvriend”.

1. De Huisvriend

Voorbeelden: Zakenpartners, investeerders, trouwe klanten

Profiel: Of het nu gaat om een vaste klant, een zakenpartner die geregeld langskomt voor overleg, of een voormalige medewerker die nog steeds sterke banden heeft met de organisatie, de Huisvriend is een vertrouwd gezicht binnen uw bedrijf en voelt zich er thuis. Hij/zij/die navigeert met gemak door het incheckproces en het gebouw, is bekend bij het receptiepersoneel, begroet medewerkers bij naam en staat altijd open voor een praatje.

Aanpak: Voor de Huisvriend geen snelle, zakelijke afhandeling van het incheckproces. U verwelkomt hem/haar/hun het liefst warm en vriendschappelijk, en maakt even tijd voor een informele babbel. De werking van het incheckproces moet u niet meer uitleggen en u hoeft de Huisvriend niet wegwijs te maken. Wel is het van belang zijn/haar/hun bijdrage aan het bedrijf te erkennen en appreciëren, zodat de Huisvriend zich gewaardeerd en onderdeel van de organisatie voelt.

2. Het Groentje

Voorbeelden: Sollicitanten, potentiële klanten, nieuwe werknemers, stagiairs

Profiel: Het Groentje betreedt nieuw terrein. Hij/zij/die is voor het eerst in uw bedrijf, en is vaak vol verwachting over wat er komen gaat. Deze eerste ervaring kan bepalend zijn voor toekomstige relaties. Het Groentje kan vragen hebben, of zich wat zenuwachtig voelen – zeker in het geval van sollicitanten of nieuwe stagiairs.

Aanpak: Het Groentje heeft duidelijke instructies nodig, bijvoorbeeld over het incheckproces en waar hij/zij/die precies moet zijn. Een warme, ondersteunende ontvangst is cruciaal. Ontvang het Groentje vriendelijk en informatief, met extra zorg en aandacht, om een onvergetelijke eerste indruk na te laten. Pas de benadering aan op basis van de specifieke behoeften van het Groentje: stel sollicitanten gerust door een ontspannen gesprek, geef nieuwe werknemers een rondleiding door het bedrijf, en bied potentiële klanten een gedetailleerde introductie van uw organisatie en haar waarden. Zo voelt elk Groentje zich welkom, gewaardeerd en goed geïnformeerd.

Lees ook
De receptie is het visitekaartje van uw onderneming. Maar benut u daadwerkelijk het volledige potentieel ervan? Dit zijn 10 onmisbare elementen voor elke moderne receptie.
Een goede eerste indruk en een soepel lopende organisatie: dat is het doel van een goede receptionist. Ontdek hier welke topvaardigheden elke receptionist moet hebben.

3. De Snelle Passant

Voorbeelden: Leveranciers van kantoorbenodigdheden, koeriersdiensten, voedselbezorgers

Profiel: De Snelle Passant is iemand die snel het bedrijf binnenkomt om een pakje, bestelde materialen, of lunchpakketten af te leveren, en vertrekt onmiddellijk weer nadat de levering afgerond is. Deze bezoekers hebben vaak een strak schema en werken onder tijdsdruk.

Aanpak: Voor de Snelle Passant is efficiëntie van het grootste belang. Hij/zij/die waardeert een snelle en vloeiende service, zonder onnodig oponthoud. Tijd voor een babbel, of om te wachten tot de juiste persoon de levering in ontvangst kan nemen, is er niet. De focus bij de ontvangst ligt op het faciliteren van de taak op een praktische en gestroomlijnde manier. Een vlotte check-in- en check-out-ervaring, eventueel ondersteund door vooraf ingevulde gegevens of een versneld proces, vergemakkelijkt de taak van de Snelle Passant aanzienlijk.

4. De Vakman

Voorbeelden: Aannemers, onderhoudsmonteurs, schoonmaakdiensten, veiligheidsexperts, cateraars

Profiel: Voor de Vakman telt elke seconde. Deze professionals komen naar uw bedrijf met een missie. Of het nu gaat om een reparatie, onderhoudswerken, of de catering tijdens een evenement, het bezoek van de Vakman is gericht en doelmatig, vaak onder tijdsdruk om het werk binnen een vastgestelde termijn te voltooien.

Aanpak: Een vlotte en professionele aanpak is essentieel, gezien de zakelijke aard van het bezoek. De Vakman waardeert een gestroomlijnde incheckprocedure, heldere instructies en efficiënte toegang tot de nodige faciliteiten of locaties. Voorzieningen die bijdragen aan een ongehinderde uitvoering van de werkzaamheden, zijn digitale bezoekersregistratie, een snelle check-in met preregistratie, en bezoekerspassen op maat. Maar leg de Vakman gerust ook in de watten. Door een drankje of een snack aan te bieden, toont u erkenning voor zijn/haar/hun harde werk.

5. De Toerist

Voorbeelden: Studentengroepen, potentiële klanten of andere bezoekers tijdens bedrijfsrondleidingen, familieleden van werknemers

Profiel: Voor u is uw werk bittere ernst, maar de Toerist is tijdens het bezoek aan uw bedrijf vooral op zoek naar entertainment en educatie. Deze categorie omvat personen die deelnemen aan rondleidingen door uw bedrijf of persoonlijke gasten van werknemers, nieuwsgierig naar de werkplek van hun geliefden. De Toerist is er om te ontdekken, te leren en tegelijk plezier te hebben.

Aanpak: Dit is geen zakelijk, maar een ontspannen bezoek. Het tempo kan daarom wat lager liggen, met ruimte voor humor en speelsheid. Een gastvrije, informatieve rondleiding geeft de Toerist een memorabele ervaring. Toch blijft het in deze informele setting belangrijk om de professionaliteit en kernwaarden van uw bedrijf uit te dragen. Het aanbieden van een welkomstpakket, goodiebag of informatiegids kan een leuke manier zijn om waardering te tonen, en geeft de bezoekers iets tastbaars om mee naar huis te nemen.

Herkent u de verschillende soorten bezoekers die uw bedrijf binnenkomen? Het identificeren van bezoekerstypes is essentieel om iedereen een op maat gemaakt en persoonlijk welkom te bieden. Want ongeacht wie u voor u hebt, u wilt er zeker van zijn dat elke ontvangst een blijvende positieve indruk achterlaat.

Digitale bezoekersregistratie biedt de perfecte ondersteuning om het incheckproces soepel en efficiënt te laten verlopen, waardoor u een uitstekende eerste indruk op uw gasten maakt. Zo kunt u meer tijd besteden aan een vriendelijke en ontspannen ontvangst, terwijl u voor elke bezoeker een gepersonaliseerd welkom kunt creëren, dat past bij hun unieke behoeften en verwachtingen.

Het systeem laat toe om voor elke soort bezoeker te bepalen welke persoonlijke informatie u opvraagt, of u een foto neemt en een bezoekersbadge uitreikt, of vooraf registreren mogelijk is, en noem maar op. Een menselijke touch en een glimlach maken het plaatje compleet.

Om een idee te krijgen van hoe digitaal bezoekersbeheer uw bedrijf kan helpen, kunt u Vizito 14 dagen gratis uitproberen. Chat met ons of boek een demo om te ontdekken hoe Vizito uw receptie kan verbeteren.