15 astuces de bureau simples qui vous faciliteront la vie

Le bureau est un endroit ennuyeux ? Ce n’est pas forcément le cas. De nombreuses entreprises trouvent des moyens d’automatiser les tâches répétitives, ce qui leur permet d’économiser du temps et de l’argent et d’augmenter la productivité du bureau tout en ajoutant un peu de plaisir au travail quotidien.

Jetons un coup d’œil à ces merveilleux exemples de deux sociétés basées à San Francisco - et à notre propre petit hack.

La chambre secrète de Weebly

Les employés de l’entreprise de sites web et de commerce électronique Weebly doivent sûrement avoir l’impression d’avoir atterri à l’école de sorcellerie de Poudlard, chaque fois qu’ils entrent dans leur salle de réunion/relaxation. Pour entrer, ils doivent tirer un livre spécifique sur une étagère. Un mécanisme qui ouvre la porte est caché à l’intérieur du livre - une histoire de science-fiction de Douglas Adams - mais la pièce secrète de Weebly n’a rien de fantastique.

Le moniteur de café du Pub Nub

Nous aimons beaucoup l’idée de Pub Nub, une entreprise IaaS basée à San Francisco. Ne détestez-vous pas le fait d’avoir envie de votre énième tasse de café de la journée, et qu’au moment où vous arrivez à la machine à café, quelqu’un d’autre en verse les dernières gouttes ?

Le Pub Nub connaît bien les cafetières vides - et a trouvé une solution. Ils ont connecté le distributeur de café à une balance, qui est à son tour connectée à un dispositif Raspberry Pi. Les employés peuvent désormais surveiller le niveau de café depuis leur bureau et être avertis lorsqu’une nouvelle cafetière doit être préparée.

Le lance-roquettes de Vizito

Le hack de bureau de Vizito est un lanceur de fusée personnalisé pour épicer les choses au bureau. Programmer toute la journée peut être un peu ennuyeux, alors quand quelqu’un perd sa concentration et fait échouer un test du système, une fusée en caoutchouc est lancée sur cette personne. C’est juste une façon un peu geek de rendre le travail un peu plus excitant et amusant.

15 choses que vous faites tous les jours et qui peuvent être automatisées

Bien sûr, il n’y a pas que le plaisir. Après tout, le travail doit toujours être fait. Alors comment faire en sorte que vos astuces de bureau fonctionnent pour vous ? Voici 15 façons dont l’automatisation des tâches peut aider votre entreprise à gagner du temps et de l’argent.

Office hack #1 : Gérez vos factures automatiquement

La gestion de vos factures peut être très complexe et prendre beaucoup de temps. Le bon côté des choses, c’est qu’il existe plusieurs tâches que vous pouvez automatiser.

En utilisant un outil d’automatisation de la facturation comme Sage, Scoro, Invoiced ou Wave, la compilation des factures ne prend que quelques secondes. Le système ajoute automatiquement les données du client et calcule le montant dû. Il ne vous reste plus qu’à vérifier la facture et à cliquer sur “envoyer”.

Rappeler aux clients les paiements dus peut être très fastidieux. L’outil s’en charge également pour vous. Un rappel est envoyé dès que la date limite de paiement d’une facture est dépassée.

Les factures entrantes peuvent être gérées avec des outils d’automatisation, tels que Microsoft Power Automate. Vous pouvez utiliser cet outil pour archiver automatiquement vos documents reçus.

Office hack #2 : Automatisez votre boîte aux lettres électronique

S’ils sont utilisés correctement, les e-mails sont un moyen efficace de communiquer. Mais il est facile de perdre des tonnes de temps à les filtrer, les lire, y répondre et les rédiger. Il existe quelques astuces pour éviter cela.

La première chose que vous pouvez faire est de configurer votre client de messagerie pour qu’il crée des modèles (“réponses automatiques” dans Gmail) et des signatures personnalisées. De cette façon, vous n’avez pas besoin de recommencer à zéro la rédaction de chaque e-mail.

Une autre astuce simple pour gagner du temps consiste à définir des règles et des étiquettes pour rendre votre boîte de réception facilement consultable et supprimer automatiquement les messages que vous n’avez pas besoin de lire. Par exemple, faites en sorte que tous les e-mails de votre patron apparaissent en rouge, ou affectez les e-mails de vos clients à un certain dossier.

Vous pouvez également définir des règles de transfert automatique dans votre client de messagerie pour vous assurer que chacun reçoit les informations dont il a besoin, sans avoir à transférer les messages manuellement.

En plus de tout cela, toutes sortes d’outils logiciels s’intègrent à la messagerie. Si vous utilisez un système d’enregistrement des visiteurs, par exemple, vous recevez des alertes automatiques lorsqu’un visiteur est arrivé pour vous voir. Pour en savoir plus sur la façon dont un système d’enregistrement des visiteurs peut vous aider à automatiser les choses au bureau, essayez Vizito pendant un essai de 14 jours.

Office hack #3 : Envoyez des réponses automatiques aux demandes de renseignements.

Les clients (potentiels) n’ont pas tendance à être très patients : lorsqu’ils envoient une demande - que ce soit par e-mail, par chat ou par formulaire - ils aiment recevoir une réponse immédiate. S’ils doivent attendre seulement 10 minutes, ils risquent de passer à côté d’un nouveau prospect potentiel. Mais il est fort probable que vous n’ayez pas un employé à portée de main à chaque minute de la journée pour répondre instantanément à chaque demande.

Une réponse automatique peut être une solution. Même une simple réponse type fait une énorme différence pour votre client, et peut vous faire gagner du temps. Des logiciels tels que Pipedrive et Zendesk offrent de telles fonctionnalités.

Office hack #4 : Suivez le buzz en ligne sur votre entreprise

Bien sûr, vous voulez savoir comment votre entreprise se comporte en ligne. Des outils tels que Google Analytics et Adobe Analytics vous fournissent des informations précieuses que vous pouvez vérifier quotidiennement, comme les performances du site Web, les informations sur l’audience et les résultats des campagnes d’acquisition.

Pour les techniciens d’entre nous, il existe également des alternatives open source qui protègent au mieux la vie privée des visiteurs, comme Umami. Notre site Web s’appuie sur le système d’analyse Umami, centré sur la protection de la vie privée, pour suivre ses performances, et nous l’adorons !

Vous pouvez vérifier ces informations quotidiennement ou demander à ces outils de vous envoyer des rapports automatisés pour obtenir toutes les données que vous souhaitez.

Office hack #5 : Automatiser la publication sur les médias sociaux

Si vous continuez à poster manuellement sur les sites de médias sociaux, il est temps d’arrêter. Il est indispensable d’être actif sur les médias sociaux pour se faire connaître, nouer des relations et créer des réseaux, mais cela peut facilement devenir un travail à plein temps. Des outils tels que Buffer, Hootsuite et CoSchedule vous permettent de programmer et d’automatiser votre contenu sur les médias sociaux bien à l’avance, afin que vous n’ayez pas à interrompre votre travail pour poster des mises à jour sur chacun de vos profils sociaux.

Office hack #6 : Automatisez la disponibilité de vos réunions

Les échanges d’e-mails pour planifier une réunion peuvent prendre beaucoup de temps. Heureusement pour vous, ce processus peut être automatisé.

Des outils comme Google Calendar et Outlook ont des fonctions intégrées qui permettent aux collègues de voir quand les membres de l’équipe sont disponibles pour une réunion.

Pour planifier des réunions avec des personnes extérieures à votre bureau, comme des clients, il existe des outils comme Calendly et Doodle, qui permettent de trouver un moment où tout le monde est disponible sans avoir à partager votre calendrier.

Office hack #7 : Utiliser des Slackbots pour les interactions quotidiennes

Si votre équipe communique dans Slack, vous pouvez utiliser des slackbots pour promouvoir les interactions quotidiennes. Posez à vos coéquipiers des questions automatisées telles que “Comment ça va ?”, “Comment se passe votre projet ?” et “Sur quoi travaillez-vous ?”. Ces connaissances permettent de gagner du temps lors des réunions et de vous tenir au courant.

Office hack #8 : Tenez votre équipe informée.

Des outils comme iDoneThis permettent aux membres de votre équipe de documenter leur travail quotidien. Un récapitulatif matinal des réalisations de l’équipe est envoyé automatiquement par e-mail. Cela peut être particulièrement utile si (une partie de) votre équipe travaille à distance.

Office hack #9 : Optimisez votre planification

L’utilisation de feuilles de calcul désordonnées pour planifier les quarts de travail est source de confusion et d’erreurs. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser un outil de planification tel que Skedulo ou Findmyshift. Tous les membres de l’équipe peuvent facilement consulter leur planning et être informés automatiquement des changements de poste.

Office hack #10 : Réduire la saisie manuelle dans la gestion de projet

Les chefs de projet ont tendance à assumer un grand nombre de tâches. De nombreux outils de gestion de projet, tels que Trello, Asana, Clickup et Basecamp aident les équipes à organiser ces tâches et à améliorer la collaboration.

Ces outils peuvent être intégrés à votre logiciel, pour envoyer des rappels de tâches automatisés ou ajouter automatiquement des tâches à partir d’autres outils.

Office hack #11 : Automatisez vos campagnes de marketing

Pour les petites entreprises, l’email marketing a le meilleur retour sur investissement. Les recherches montrent que chaque dollar dépensé en marketing par e-mail vous rapportera 42 dollars.

Qu’il s’agisse d’envoyer des bulletins d’information hebdomadaires, des vœux d’anniversaire ou des campagnes de goutte à goutte, les possibilités sont infinies.

Grâce à des outils d’email marketing tels que Mailchimp, Sendloop et Customer.io, vous pouvez créer des modèles personnalisés pour envoyer à chaque nouveau client potentiel un email personnalisé.

Office hack #12 : Automatisez votre gestion des visiteurs

Vous utilisez toujours le stylo et le papier pour enregistrer vos visiteurs ? Un registre papier classique peut prendre beaucoup de temps et comporter certains risques - la confidentialité des données étant le premier qui vient à l’esprit. La gestion numérique des visiteurs ne fait pas qu’améliorer la sécurité dans votre entreprise, elle est également meilleure pour le climat et peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Pendant que les visiteurs s’enregistrent sur une tablette et que leurs données sont automatiquement stockées dans le cloud, les réceptionnistes et les chefs de bureau peuvent se concentrer sur d’autres tâches plus importantes, comme offrir aux visiteurs un accueil de première classe.

Les systèmes de gestion numérique des visiteurs s’intègrent à toutes sortes d’outils logiciels, tels que la messagerie, Slack et Teams, afin de vous envoyer une alerte automatique lorsque votre visiteur est arrivé. Si vous souhaitez savoir comment la gestion numérique des visiteurs peut aider votre entreprise, vous pouvez essayer Vizito pendant un essai de 14 jours, discuter avec nous ou réserver une démo.

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Office hack #13 : Automatisez les lumières et la climatisation

Une autre automatisation qui contribue au climat tout en vous faisant économiser du temps et de l’argent, ce sont les capteurs intelligents qui allument l’éclairage, le chauffage et la climatisation uniquement lorsqu’une pièce est utilisée. Cette technologie peut être gérée avec des outils tels que Home Assistant. Elle vous permet de suivre votre consommation d’énergie dans le temps, ce qui permet de prendre des décisions stratégiques étayées.

Office hack #14 : Automatisez votre processus de préparation de café

Comme nous l’avons dit précédemment, rien ne peut gâcher votre journée comme le fait de manquer de café. Pour éviter cela, de nombreuses marques ont mis au point des cafetières qui peuvent être programmées pour infuser jusqu’à 24 heures à l’avance. Si une tasse de café est ce qui fait fonctionner vos employeurs le matin, investir dans l’un de ces appareils peut être une bonne idée.

Office hack #15 : Ne perdez plus de temps à passer l’aspirateur

Personne n’aime passer l’aspirateur. Il y a de fortes chances que vous possédiez déjà un aspirateur robot pour votre maison, mais avez-vous envisagé d’en installer un pour votre bureau ?

Comme nous le savons tous, les espaces de bureau peuvent devenir très vite désordonnés. Lorsque tout le monde se concentre sur les délais et la génération de prospects, personne ne se soucie de la saleté des tapis et des sols. Cependant, des bureaux négligés ne sont pas bénéfiques pour la productivité et les impressions des clients.

L’intervention quotidienne d’un service de nettoyage vous coûtera beaucoup d’argent. Un aspirateur robot peut être une solution. Il existe même des aspirateurs-balais combinés sur le marché, qui balaient, aspirent et passent la serpillière sur vos sols en même temps.

Il est clair que de petites innovations comme celles-ci peuvent avoir un impact énorme sur les petites entreprises. Elles vous permettent d’économiser de l’argent, de gagner du temps, de faire une bonne impression sur les clients potentiels ou simplement de vous amuser un peu.

Alors, quels hacks de bureau allez-vous adopter dans votre entreprise ?

Pour vous faire une idée de la façon dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise, essayez Vizito pendant une période d’essai de 14 jours, chattez avec nous ou réservez une démonstration pour discuter de la façon dont Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

Vous avez d’autres questions ? Voici les 7 questions les plus courantes sur les systèmes de gestion des visiteurs - et nos réponses.