15 sencillos trucos de oficina que te harán la vida más fácil

¿La oficina es un lugar aburrido? No tiene por qué serlo. Muchas empresas están encontrando formas de automatizar las tareas repetitivas, lo que les permite ahorrar tiempo y dinero y aumentar la productividad de la oficina al tiempo que añaden un poco de diversión al trabajo diario.

Veamos estos maravillosos ejemplos de dos empresas con sede en San Francisco, y un pequeño truco nuestro.

El cuarto secreto de Weebly

Los empleados de la empresa de comercio electrónico Weebly deben sentirse como si hubieran acabado en el Colegio Hogwarts de Magia y Hechicería cada vez que entran en su sala de reuniones y descanso. Para entrar, deben tirar de un libro específico en una estantería. En el interior del libro -un relato de ciencia ficción de Douglas Adams- se esconde un mecanismo que abre la puerta, pero la sala secreta de Weebly no es en absoluto fantasía.

Monitor de café del Pub Nub

Nos encanta el truco de oficina de la empresa de IaaS Pub Nub, con sede en San Francisco. ¿No odias cuando te apetece tu enésima taza de café del día, y justo cuando llegas a la máquina de café alguien está vertiendo las últimas gotas?

Pub Nub lo sabe todo sobre las cafeteras vacías, y ha encontrado una solución. Han conectado el dispensador de café a una báscula, que a su vez está conectada a un dispositivo Raspberry Pi. Ahora los empleados pueden controlar el nivel de café desde su propia mesa y recibir una notificación cuando haya que preparar una nueva cafetera.

El lanzacohetes de Vizito

El hack de Vizito para la oficina es un lanzador de cohetes personalizado para animar las cosas en la oficina. Programar todo el día puede ser un poco aburrido, así que cuando alguien pierde la concentración y hace que una prueba del sistema vaya mal, se dispara un cohete de goma a esa persona. Es una forma friki de hacer el trabajo un poco más emocionante y divertido.

15 cosas que haces cada día y que se pueden automatizar

Por supuesto, no todo es diversión. Al fin y al cabo, hay que seguir trabajando. Entonces, ¿cómo puedes hacer que tus trucos de oficina te sirvan? Aquí tienes 15 formas de automatizar tareas que pueden ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y dinero.

Hack de oficina nº 1: Gestiona tus facturas automáticamente

La gestión de las facturas puede ser muy compleja y requerir mucho tiempo. El lado positivo es que hay varias tareas que puedes automatizar.

Utilizando una herramienta de automatización de la facturación como Sage, Scoro, Invoiced o Wave, compilar las facturas sólo lleva unos segundos. El sistema añade automáticamente los datos del cliente y calcula el importe a pagar. Lo único que hay que hacer es comprobar la factura y hacer clic en “enviar”.

Recordar a los clientes los pagos vencidos puede ser muy pesado. La herramienta también lo hace por usted. Se envía un recordatorio en el momento en que una factura cruza su plazo.

Las facturas recibidas pueden gestionarse con herramientas de automatización, como Microsoft Power Automate. Puedes utilizar esta herramienta para archivar automáticamente los documentos recibidos.

Office hack #2: Automatizar el buzón de correo

Si se utilizan correctamente, los correos electrónicos son una forma eficaz de comunicarse. Pero es fácil perder toneladas de tiempo en filtrarlos, leerlos, responderlos y escribirlos. Hay algunos trucos para evitarlo.

Lo primero que puedes hacer es configurar tu cliente de correo electrónico para que cree plantillas (“respuestas enlatadas” en Gmail) y firmas personalizadas. Así no tendrás que empezar a escribir cada correo desde cero.

Otro truco sencillo para ahorrar tiempo es establecer reglas y etiquetas para que tu bandeja de entrada sea fácilmente escaneable y eliminar automáticamente los correos que no tienes que leer. Por ejemplo: haz que todos los correos de tu jefe se muestren en rojo, o asigna los correos de los clientes a una determinada carpeta.

También puedes configurar reglas de reenvío automático en tu cliente de correo electrónico para asegurarte de que todo el mundo recibe la información que necesita, sin que tengas que reenviar los correos manualmente.

Además de todo esto, todo tipo de herramientas de software se integran con el correo electrónico. Si utilizas un sistema de registro de visitantes, por ejemplo, recibirás alertas automáticas cuando un visitante llegue a verte. Para saber más sobre cómo un sistema de registro de visitas puede ayudarte a automatizar las cosas en la oficina, prueba Vizito durante 14 días de prueba.

Office hack #3: Enviar respuestas automáticas a las consultas

Los clientes (potenciales) no suelen ser muy pacientes: cuando envían una consulta -ya sea por correo electrónico, chat o formulario- les gusta obtener una respuesta instantánea. Hacerles esperar sólo 10 minutos puede implicar perder un nuevo cliente potencial. Pero lo más probable es que no tenga un empleado a mano cada minuto del día para atender cada consulta al instante.

Una respuesta automática puede ser una solución. Incluso una respuesta sencilla y planificada supone una gran diferencia para su cliente y puede hacerle ganar tiempo. Programas como Pipedrive y Zendesk ofrecen estas funciones.

Truco de oficina #4: Sigue los comentarios en línea sobre tu empresa

Por supuesto que quieres saber cómo le va a tu empresa en Internet. Herramientas como Google Analytics y Adobe Analytics te proporcionan información valiosa que puedes comprobar a diario, como el rendimiento del sitio web, las perspectivas de la audiencia y los resultados de las campañas de adquisición.

Para los técnicos, también existen alternativas de código abierto que protegen mejor la privacidad de los visitantes, como Umami. Nuestro sitio web se basa en el análisis de Umami, centrado en la privacidad, para realizar un seguimiento del rendimiento del sitio web, ¡y nos encanta!

Puedes consultar esta información a diario o hacer que estas herramientas te envíen informes automatizados para obtener todos los datos que desees.

Office hack #5: Automatizar la publicación en las redes sociales

Si sigues publicando en las redes sociales de forma manual, es hora de que dejes de hacerlo. Estar activo en las redes sociales es una necesidad para la creación de marca, relaciones y redes, pero puede ser fácilmente un trabajo a tiempo completo. Herramientas como Buffer, Hootsuite y CoSchedule te permiten programar y automatizar tus contenidos en las redes sociales con mucha antelación, para que no tengas que interrumpir tu trabajo para publicar actualizaciones en cada uno de tus perfiles sociales.

Office hack #6: Automatiza la disponibilidad de tus reuniones

Enviar correos electrónicos de ida y vuelta para programar una reunión puede llevar mucho tiempo. Por suerte, este proceso se puede automatizar.

Herramientas como Google Calendar y Outlook tienen funciones integradas para que los compañeros vean cuándo están disponibles los miembros del equipo para reunirse.

Para programar reuniones con personas de fuera de la oficina, como clientes, existen herramientas como Calendly y Doodle, para encontrar un momento en el que todo el mundo esté disponible sin tener que compartir tu calendario.

Office hack #7: Usar Slackbots para las interacciones diarias

Si tu equipo se comunica en Slack, puedes utilizar Slackbots para promover las interacciones diarias. Haz a tus compañeros de equipo preguntas automatizadas como “¿Cómo te va?”, “¿Cómo va tu proyecto?” y “¿En qué estás trabajando?”. Este conocimiento ayuda a ahorrar tiempo en las reuniones y te mantiene actualizado.

Office hack #8: Mantén a tu equipo actualizado

Herramientas como iDoneThis permiten a los miembros de tu equipo documentar su trabajo diario. Se envía automáticamente por correo electrónico un resumen matutino de los logros del equipo. Esto puede ser especialmente útil si (parte de) tu equipo trabaja a distancia.

Office hack #9: Optimiza tu planificación

El uso de hojas de cálculo desordenadas para planificar los turnos es propenso a la confusión y a los líos. Para evitarlo, puedes utilizar una herramienta de planificación como Skedulo o Findmyshift. Todos los miembros del equipo pueden consultar fácilmente su horario y ser notificados automáticamente de los cambios de turno.

Office hack #10: Reducir las entradas manuales en la gestión de proyectos

Los gestores de proyectos suelen encargarse de muchas tareas. Muchas herramientas de gestión de proyectos, como Trello, Asana, Clickup y Basecamp ayudan a los equipos a organizar estas tareas y mejorar la colaboración.

Estas herramientas pueden integrarse en su software, para enviar recordatorios automáticos de tareas o añadir tareas automáticamente desde otras herramientas.

Office hack #11: Automatizar las campañas de marketing

Para las pequeñas empresas, el marketing por correo electrónico tiene el mayor retorno de la inversión. Las investigaciones demuestran que cada dólar gastado en marketing por correo electrónico le hará ganar 42 dólares.

Desde el envío de boletines semanales, felicitaciones de cumpleaños o campañas de goteo: las posibilidades son infinitas.

Con herramientas de marketing por correo electrónico como Mailchimp, Sendloop y Customer.io puedes crear plantillas personalizadas para enviar a cada nuevo cliente potencial un mensaje de correo electrónico personalizado.

Office hack #12: Automatizar la gestión de las visitas

¿Sigues utilizando papel y lápiz para registrar a los visitantes? El clásico registro en papel puede llevar mucho tiempo y conlleva ciertos riesgos: el primero que se me ocurre es la privacidad de los datos. La gestión digital de las visitas no sólo mejora la seguridad en su empresa, sino que también es mejor para el clima y puede ahorrarle mucho tiempo.

Mientras los visitantes se registran en una tableta y sus datos se almacenan automáticamente en la nube, los recepcionistas y los directores de oficina pueden centrarse en otras tareas más importantes, como ofrecer a los visitantes una experiencia de bienvenida de primera clase.

Los sistemas para la gestión digital de visitantes se integran con todo tipo de herramientas de software, como el correo electrónico, Slack y Teams, para enviarle una alerta automática cuando su visitante ha llegado. Si estás interesado en conocer cómo la gestión digital de visitantes puede ayudar a tu negocio, puedes probar Vizito durante una prueba de 14 días, chatear con nosotros o reservar una demo.

Leer más sobre la gestión digital de visitantes

¿Qué es la gestión de visitantes?

5 mitos sobre la gestión digital de visitantes

Cómo empezar con el registro digital de visitantes en menos de 30 minutos

Office hack #13: Automatizar las luces y el aire acondicionado

Otra automatización que ayuda a la climatización a la vez que ahorra tiempo y dinero, son los sensores inteligentes para encender la iluminación, la calefacción y el aire acondicionado sólo cuando una habitación está en uso. Esta tecnología puede gestionarse con herramientas como Home Assistant. Permite controlar el uso de la energía a lo largo del tiempo, lo que hace posible tomar decisiones estratégicas fundamentadas.

Office hack #14: Automatizar el proceso de preparación del café

Como hemos dicho antes, no hay nada que te arruine el día como quedarte sin café. Para evitarlo, muchas marcas han creado cafeteras que pueden programarse para preparar el café con hasta 24 horas de antelación. Si una taza de café es lo que pone en marcha a tus jefes por la mañana, invertir en uno de estos dispositivos puede ser algo que quieras considerar.

Hack de oficina #15: No pierdas más tiempo en pasar la aspiradora

A nadie le gusta pasar la aspiradora. Lo más probable es que ya tengas un robot aspirador para tu casa, pero ¿has pensado en uno para tu oficina?

Como todos sabemos, los espacios de la oficina pueden ensuciarse muy rápidamente. Cuando todo el mundo está concentrado en los plazos de entrega y en generar clientes potenciales, nadie se preocupa por las alfombras y los suelos sucios. Sin embargo, las oficinas descuidadas no son beneficiosas para la productividad ni para la impresión de los clientes.

Tener un servicio de limpieza a diario le costará mucho dinero. Un robot aspirador puede ser una solución. Incluso existen en el mercado aspiradoras combinadas que barren, aspiran y friegan el suelo al mismo tiempo.

Está claro que pequeñas innovaciones como éstas pueden tener un gran impacto en las pequeñas empresas. Te ayudan a ahorrar dinero, a ahorrar tiempo, a causar una gran impresión en los clientes potenciales o simplemente a crear un poco de diversión.

¿Qué trucos de oficina adoptarás en tu empresa?

Para conocer cómo un moderno sistema de gestión de visitas puede ayudar a su negocio, pruebe Vizito durante un 14 días de prueba, chatee con nosotros o reserve una demostración para discutir cómo Vizito puede ayudarle a mejorar su recepción.

¿Tienes más preguntas? Estas son las 7 preguntas más comunes sobre los sistemas de gestión de visitas - y nuestras respuestas._