7 Vorteile von persönlichen Treffen im digitalen Zeitalter

In den letzten Jahren haben digitale Meeting-Plattformen stark an Popularität gewonnen. Vor allem während der COVID-Pandemie wurden sie zu unverzichtbaren Instrumenten für Unternehmen weltweit, da sie Kontinuität, Flexibilität und Komfort bieten.

In unserem technologischen Zeitalter und angesichts der Verlockung digitaler Annehmlichkeiten wie Zoom, Teams und dergleichen könnte man sich fragen: Sind persönliche Meetings noch von Bedeutung?

Die Antwort lautet: Ja. Interessanterweise entdecken viele Unternehmen die Vorteile des persönlichen Austauschs wieder. Face-to-Face-Meetings erleben ein Comeback, und hier ist der Grund dafür:

1. Bessere Zusammenarbeit
2. Mehr Engagement
3. Verbesserte Produktivität
4. Größere Effektivität
5. Stärkere Teambildung
6. Verbessertes Mitarbeitererlebnis
7. Optimaler Umgang mit sensiblen Themen

Online-Meetings können zwar immer noch nützlich sein, wenn es darum geht, sich schnell abzustimmen, doch sollten Unternehmen nicht gänzlich auf die traditionelle persönliche Interaktion verzichten. In diesem Blogbeitrag gehen wir näher auf diese Vorteile ein. Als Bonus geben wir Ihnen unsere Tipps für die Durchführung effektiver persönlicher Meetings.

Was sind persönliche Besprechungen?

Bei persönlichen Besprechungen müssen die Teilnehmer am selben Ort zusammenkommen, um Arbeit zu besprechen, zusammenzuarbeiten oder Entscheidungen zu treffen. Typische Aspekte dieser Besprechungen sind:

• Interaktion von Angesicht zu Angesicht
• Physische Präsenz
• Gemeinsame Ressourcen, wie Whiteboards und Projektoren

Persönliche Treffen sind zwar zeitaufwändiger als digitale Zusammenkünfte und bringen einige Herausforderungen mit sich, wie z. B. Reisekosten und die Notwendigkeit physischer Räumlichkeiten, doch überwiegen die Vorteile oft die Nachteile.

Vorteile von persönlichen Treffen

Warum ist ein persönliches Treffen also besser als ein Treffen über Zoom oder andere Online-Plattformen? Stellen Sie diese Frage vielen Fachleuten, und eine große Zahl wird die Bequemlichkeit virtueller Meetings loben. Sie können von überall aus teilnehmen, ohne sich mit dem Verkehr auseinandersetzen oder lange Wege in Kauf nehmen zu müssen. Aber wenn es um effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen geht, geht nichts über ein gutes altes persönliches Treffen.

1. Bessere Zusammenarbeit

Ein Hauptvorteil von persönlichen Treffen ist die Dynamik der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Digitale Besprechungen sind zwar praktisch, aber es kann schwieriger sein, das, was ein Kollege vermittelt, vollständig zu erfassen. In einer physischen Umgebung können die Teilnehmer sofort Fragen stellen und auf das Feedback der anderen reagieren.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass die Teammitglieder nicht nur die Worte des anderen hören, sondern auch nonverbale Signale wie Mimik, Gestik und Körpersprache wahrnehmen. Ein zustimmendes Nicken, ein skeptisches Stirnrunzeln oder eine enthusiastische Handbewegung können mehr aussagen als Worte, was den Kollegen hilft, die Sichtweise des anderen besser zu verstehen und weniger Missverständnisse zu verursachen.

Diese Dynamik ist bei Brainstorming-Sitzungen besonders wichtig. Die Spontaneität der Interaktion von Angesicht zu Angesicht bedeutet, dass Ideen in Echtzeit aufgeworfen, weiterentwickelt und verfeinert werden können. Die Unmittelbarkeit des Feedbacks in Verbindung mit der Möglichkeit, Reaktionen sofort abzuschätzen, hilft bei der Verfeinerung und organischen Entwicklung von Ideen.

Einen umfassenderen Überblick über die Vorteile des physischen Arbeitsplatzes finden Sie in unserem Artikel über die Vorteile der Arbeit im Büro. Sie können sich auch unsere Tipps für hybrides Arbeiten ansehen.

2. Mehr Engagement

Engagement ist ein entscheidender Faktor für jede produktive Diskussion, und persönliche Treffen übertreffen in dieser Hinsicht oft ihre digitalen Pendants. Wenn sich die Teilnehmer in einem gemeinsamen physischen Raum versammeln, sind sie natürlich besser auf das Gespräch und die Personen um sie herum eingestimmt.

Ein herausragender Vorteil von persönlichen Treffen ist die Minimierung von Ablenkungen. In einer digitalen Umgebung lassen sich die Teilnehmer nur allzu leicht ablenken - sei es durch das Überprüfen von E-Mails oder sozialen Medien oder durch das Aufpassen auf einen Mitbewohner oder ein Haustier, das um Aufmerksamkeit buhlt. Im Gegensatz dazu erfordert eine persönliche Umgebung von Natur aus Aufmerksamkeit. Allein die Tatsache, dass man an einem Konferenztisch sitzt oder sich in der direkten Sichtlinie eines Redners befindet, fördert das Gefühl der Verantwortung, sich zu konzentrieren.

Die greifbare Anwesenheit von Kollegen bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter mit größerer Wahrscheinlichkeit aktiv an der Diskussion beteiligen. Sie ermutigt den Einzelnen, seine Gedanken mitzuteilen, Fragen zu stellen und auf die Ideen der anderen zu reagieren.

3. Verbesserte Produktivität

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt ziehen immer mehr Arbeitnehmer die Telearbeit der Arbeit im Büro und die digitale Kommunikation jeder anderen Form vor. Trotz der rasanten Entwicklung von Tools für die Zusammenarbeit in Unternehmen hat sich jedoch nichts als effektiver erwiesen als die persönliche Kommunikation von Angesicht zu Angesicht.

Laut einer Umfrage von Great Business Schools, Gespräche von Angesicht zu Angesicht sind im Allgemeinen positiver und werden im Vergleich zu Online-Diskussionen als glaubwürdiger empfunden. Eine Erklärung liegt in der Tatsache, dass die Worte, die wir sagen, nur einen kleinen Teil (7 %) der menschlichen Kommunikation ausmachen. Der Tonfall macht dagegen 38 % und die Mimik satte 55 % aus.

Ein Vergleich der Ideengenerierung zeigt außerdem, dass bei persönlichen Gesprächen mehr Ideen (13,36 pro Sitzung) als bei virtuellen Gesprächen (10,43 pro Sitzung) entstehen. Auch die Qualität dieser Ideen wird bei persönlichen Treffen als besser empfunden.

Natürlich geht es bei Interaktionen nicht nur um Zahlen, sondern auch um die Tiefe der Beziehungen, die sie fördern. 85 % der Befragten glauben, dass persönliche Treffen stärkere und sinnvollere Geschäftsbeziehungen schaffen. Fast die Hälfte (49 %) ist außerdem der Meinung, dass diese Treffen ein komplexeres strategisches Denken ermöglichen.

Bei der Organisation dieser unschätzbar wertvollen persönlichen Treffen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Besuchererfahrung rationalisieren und sichern. Wenn Sie die Vorteile eines modernen Besucher-Managementsystems kennen lernen möchten, nutzen Sie die 14-Tage-Testversionvon Vizito.

4. Größere Effizienz

Persönliche Treffen eignen sich von Natur aus für effektivere Problemlösungsansätze. Praktische, visuelle Hilfsmittel wie Whiteboards und Flipcharts sind oft effektiver als ihre virtuellen Gegenstücke.

Die physische Anwesenheit verstärkt die kreative Energie, erleichtert ein klareres Verständnis und unmittelbares Feedback, was letztlich zu umsetzbaren und innovativen Lösungen führt.

5. Stärkere Teambildung

Ein gemeinsames Lachen in einem spontanen Moment, zwanglose Gespräche vor und nach einer Besprechung oder sogar das gemeinsame Erlebnis einer Mahlzeit oder einer Kaffeepause - diese scheinbar kleinen Momente tragen erheblich zum Zusammenhalt des Teams bei.

Allein die Tatsache, dass man sich in einem gemeinsamen Raum versammelt, kann ein Gefühl der Kameradschaft und des gegenseitigen Verständnisses fördern, das bei virtuellen Interaktionen oft nur schwer zu erreichen ist. Die physische Anwesenheit von Teammitgliedern ermöglicht einen organischen Austausch von persönlichen Geschichten, Erfahrungen und Interessen, was wiederum die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Vertrauen stärken kann.

Wenn Sie mit einem neuen Kunden oder mit jemandem, zu dem Sie noch keine Beziehung aufgebaut haben, in Kontakt treten, sollten Sie ein persönliches Treffen bei einem Kaffee oder in Ihrem Büro vereinbaren, um die Beziehung zu festigen.

6. Bessere Erfahrungen für Mitarbeiter

Wenn sich Mitarbeiter persönlich treffen, fördert dies das Gefühl der Zugehörigkeit und der Gemeinschaft. Sie können auf einer persönlicheren Ebene Kontakte knüpfen, Erfahrungen austauschen und Beziehungen aufbauen, die über rein berufliche Interaktionen hinausgehen. Die Bindung, die bei persönlichen Treffen entsteht, führt oft zu einer besseren Arbeitsmoral, Loyalität und Arbeitszufriedenheit.

Darüber hinaus bieten persönliche Treffen den Mitarbeitern die Möglichkeit, direktes Feedback zu erhalten, Fragen zu stellen und Zweifel auszuräumen. Diese unmittelbare Kommunikation in beide Richtungen sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter gehört und wertgeschätzt fühlen, und fördert ein transparentes und integratives Arbeitsumfeld.

Während digitale Tools Komfort und Flexibilität bieten, ergänzt der persönliche Austausch diese Vorteile, indem er den Mitarbeitern eine menschliche Note verleiht und sie so besser zufrieden stellt.

Weitere Informationen und Tipps zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit finden Sie in unserem Artikel über die Auswirkung eines positiven Arbeitsumfelds auf Arbeitsmoral und Zufriedenheit.

7. Optimaler Umgang mit sensiblen Themen

Der Umgang mit sensiblen Themen erfordert einen differenzierten Ansatz, und in vielen Fällen sind persönliche Treffen das beste Medium für solche Diskussionen. In einer physischen Umgebung ist es einfacher, Einfühlungsvermögen, Verständnis und echte Besorgnis zu vermitteln - Eigenschaften, die auf digitalem Wege nur schwer zu vermitteln sind. Wenn die Teilnehmer den Gesichtsausdruck und die Körpersprache des anderen sehen können, ist die Chance auf Mitgefühl und Verständnis größer, was das Risiko von Missverständnissen oder Fehlinterpretationen verringert.

Darüber hinaus gewährleistet die Privatsphäre eines persönlichen Gesprächs die Vertraulichkeit und bietet ein Umfeld, in dem sich der Einzelne sicherer und offener fühlen kann, wenn er seine Sorgen oder Gefühle äußert. In Situationen, in denen Vertrauen und Diskretion von größter Bedeutung sind, sind persönliche Gespräche nach wie vor der Standard.

Tipps für persönliche Besprechungen

Um die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen, ist es wichtig, dass persönliche Besprechungen effizient und produktiv sind. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Setzen Sie klare Ziele: Legen Sie vor der Sitzung den Zweck und die gewünschten Ergebnisse fest. Dies wird die Diskussion leiten und den Teilnehmern helfen, den Überblick zu behalten.
• Eine Tagesordnung vorbereiten: Verteilen Sie im Vorfeld eine gut strukturierte Tagesordnung, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet, und sich entsprechend vorbereiten können.
• Laden Sie relevante Teilnehmer ein: Nehmen Sie nur die Personen auf, die für die anstehenden Themen erforderlich sind. Mehr Teilnehmer können manchmal zu längeren und weniger produktiven Diskussionen führen.
• Pünktlich beginnen: Respektieren Sie die Zeit aller, indem Sie die Sitzung wie geplant beginnen (und beenden). Dies sorgt für einen professionellen Ton.
• Rollen zuweisen: Ernennen Sie einen Moderator, der die Besprechung leitet, einen Zeitnehmer, der sicherstellt, dass die Zeitvorgaben eingehalten werden, und einen Protokollführer, der Entscheidungen und Aktionspunkte dokumentiert.
• Zur Teilnahme ermutigen: Schaffen Sie eine Umgebung, in der sich die Teilnehmer wohl fühlen, wenn sie Ideen austauschen, Fragen stellen und Bedenken äußern können.
• Ablenkungen begrenzen: Bitten Sie die Teilnehmer, Telefone stumm zu schalten und keine Laptops zu benutzen, es sei denn, dies ist für die Besprechung erforderlich. Sorgen Sie dafür, dass der Besprechungsraum eine Diskussion ohne Unterbrechungen von außen ermöglicht.
• Visuelle Hilfsmittel verwenden: Verwenden Sie Diagramme, Folien oder Whiteboards, um wichtige Punkte zu verdeutlichen und hervorzuheben.
• Beim Thema bleiben: Auch wenn ein gewisses Abdriften zu wertvollen Erkenntnissen führen kann, ist es wichtig, die Diskussion wieder auf die Tagesordnung zu lenken, wenn sie zu weit abschweift.
• Schließen Sie mit Aktionspunkten ab: Bevor Sie die Sitzung beenden, überprüfen Sie die getroffenen Entscheidungen und weisen Sie Aufgaben mit klaren Fristen zu. Vergewissern Sie sich, dass jeder weiß, welche Aufgaben er hat.
• Feedback einholen: Bitten Sie nach der Sitzung um Feedback zum Verlauf der Sitzung. Dies kann Aufschluss darüber geben, wie künftige Sitzungen noch produktiver gestaltet werden können.
• Nachbereitung: Versenden Sie umgehend ein Sitzungsprotokoll, das die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und nächsten Schritte zusammenfasst. Dies dient nicht nur der Dokumentation, sondern stellt auch sicher, dass alle Beteiligten nach der Sitzung auf dem gleichen Stand sind.
• Verwenden Sie ein VMS zur Begrüßung der Gäste: Bei persönlichen Besprechungen, insbesondere mit externen Teilnehmern wie Kunden oder Partnern, ist es wichtig, einen reibungslosen Ein- und Auslassprozess zu gewährleisten. Ein Besucher-Managementsystem erhöht die Sicherheit, indem es den Überblick über jeden behält, der Ihre Räumlichkeiten betritt und verlässt, und das professionelle Image Ihres Unternehmens fördert. Ein Besucher-Managementsystem sorgt für eine effiziente Abwicklung der Besucheranmeldung, die Bereitstellung von Namensschildern und die Benachrichtigung des zuständigen Personals bei der Ankunft eines Besuchers und ermöglicht so einen nahtlosen und problemlosen Ablauf des gesamten Meetings für Gastgeber und Gäste.

Mit diesen Tipps können persönliche Besprechungen effizienter, zielgerichteter und ergebnisorientierter gestaltet werden, sodass sie für alle Teilnehmer und das gesamte Unternehmen einen Mehrwert darstellen.

Fazit

In unserem digital geprägten Zeitalter ist es verlockend, sich bei der Geschäftskommunikation ausschließlich auf virtuelle Plattformen zu verlassen. Wie wir jedoch herausgefunden haben, kann der unersetzliche Wert von persönlichen Treffen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Persönliche Interaktionen bieten eine Tiefe des Verständnisses, der Zusammenarbeit und des Beziehungsaufbaus, die mit digitalen Mitteln oft nicht erreicht werden kann. Auch wenn Tools wie Zoom und Teams ihre Vorzüge haben, sollten sie persönliche Gespräche nicht ersetzen, sondern ergänzen.

Die Integration moderner Tools, wie z. B. eines Besucher-Managementsystems (VMS), kann das Erlebnis persönlicher Interaktionen erheblich verbessern. VMS-Lösungen wie Vizito rationalisieren die Ankunft und das Management von Gästen und vereinen traditionelle persönliche Vorteile mit modernster Technologie, um das Meeting-Erlebnis zu optimieren.

Für Unternehmen, die in der komplexen Landschaft von heute erfolgreich sein wollen, ist es von entscheidender Bedeutung, das richtige Gleichgewicht zwischen digitalen und persönlichen Interaktionen zu finden. Nutzen Sie die Bequemlichkeit digitaler Tools, aber unterschätzen Sie niemals die tiefgreifende Wirkung eines Händedrucks, eines gemeinsamen Lachens oder eines persönlichen Gesprächs.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besucher-Managementsystem Ihr Unternehmen unterstützen kann, sollten Sie Vizito während einer 14-tägigen Testphase ausprobieren. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.