Integration von Besuchermanagement Software in die Zutrittskontrolle: Vorteile und Überlegungen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein hochrangiger potenzieller Kunde besucht zwei Unternehmen zu wichtigen Gesprächen. Diese Besuche werden darüber entscheiden, mit welchem der beiden Unternehmen er letztendlich zusammenarbeiten wird.

Als unser Gast den Empfangsbereich von Unternehmen A betritt, wird er von einem rationalisierten und sicheren Check-in-Verfahren begrüßt, bei dem seine Identität schnell überprüft wird und er einen Zugangsausweis für die entsprechenden Bereiche der Einrichtung erhält. Bei Unternehmen B hingegen hat die Empfangsdame Mühe, die Daten des Besuchers zu finden, es gibt keine wirksamen Maßnahmen zur Überprüfung der Identität des Gastes, und der Gast erhält einen allgemeinen Zugangsausweis, der ihm den Zutritt zu mehreren beschränkten Bereichen innerhalb der Einrichtung ermöglicht.

Welches dieser Unternehmen hat Ihrer Meinung nach den besten Eindruck auf unseren geschätzten Gast gemacht? Welches Unternehmen hat die besten Maßnahmen für eine optimale Sicherheit und den Schutz sensibler Informationen getroffen? Und wenn Sie dieser potenzielle Kunde wären, mit welchem Unternehmen würden Sie sich dann zusammenschließen?

Die Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Einrichtungen ist heute wichtiger denn je. Moderne Unternehmen können auf fortschrittliche Zugangskontroll- und Besuchermanagementsysteme nicht verzichten, um ihre Vermögenswerte, Mitarbeiter und Besucher zu schützen - und um einen hervorragenden Eindruck bei den Gästen zu hinterlassen. In diesem Artikel erörtern wir die Vorteile und Überlegungen zur Integration von Besucherverwaltungssystemen (VMS) mit Zugangskontrollsystemen (ACS) für eine umfassendere Sicherheitslösung.

Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren:

• Was ist VMS-Zugangskontrolle?
• Vorteile der Integration von VMS und ACS
• Wie man Besuchermanagement und Zutrittskontrolle integriert
• Integration von CCTV mit Zugangskontrolle
• Einrichtung eines integrierten Zugangskontrollsystems

Was ist die VMS-Zugangskontrolle?

Besucherverwaltungssystem (VMS)

Ein Besucherverwaltungssystem (VMS) ist eine Softwarelösung, die den Prozess der Besucherregistrierung, des Check-in und der Nachverfolgung innerhalb einer Einrichtung rationalisiert. Es hilft Organisationen, ihre Besucher effizient zu verwalten, die Sicherheit zu erhöhen und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zu gewährleisten. Erfahren Sie mehr über Besucherverwaltungssysteme in unserem umfassenden Leitfaden.

Wie funktioniert ein Besucherverwaltungssystem?

Ein Besucherverwaltungssystem umfasst in der Regel die folgenden Komponenten und Funktionen:

• Einen Selbstbedienungs-Check-in-Kiosk oder ein Tablet, an dem die Besucher ihre Daten eingeben, ein Foto machen und alle erforderlichen Dokumente unterschreiben können z. B. NDAs.
• Ein webbasiertes Verwaltungssystem Dashboard, mit dem das Personal Besucherinformationen verwalten, Besucherdaten in Echtzeit einsehen und Berichte über Besucheraktivitäten erstellen kann.
• Integration mit Zugangskontrollsystemen, so dass Besuchern je nach Freigabestufe und Zweck des Besuchs vorübergehend Zugang gewährt werden kann.
• Die Möglichkeit, digitale oder physische Besucherausweise auszustellen, die Fotos und scannbare QR-Codes zur schnellen und einfachen Identitätsüberprüfung enthalten können.
• Automatisierte Benachrichtigungen, die an Mitarbeiter gesendet werden, wenn ihre Besucher eintreffen, um eine effiziente Kommunikation und eine schnelle Begleitung zu gewährleisten.
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie GDPR durch sichere Speicherung von Besucherinformationen und Bereitstellung von Tools zur Datenverwaltung und -aufbewahrung.

Zugangskontrollsystem (ACS)

Ein Zugangskontrollsystem (ACS) ist eine Sicherheitslösung, die den Zugang zu einer Einrichtung verwaltet und regelt. Es beschränkt den Zugang auf autorisierte Personen und verhindert gleichzeitig, dass Unbefugte Zutritt erhalten. Zugangskontrollsysteme tragen zum Schutz von Sachwerten und geistigem Eigentum bei und gewährleisten die Sicherheit von Mitarbeitern, Besuchern und der Einrichtung selbst.

Wie funktioniert ein Zugangskontrollsystem?

Ein ACS besteht in der Regel aus verschiedenen Komponenten, darunter Zugangskontrollhardware, Software und Zugangskontrollrichtlinien. Die Hardware kann aus Türschlössern, Kartenlesern, biometrischen Scannern und Tastaturen bestehen. Die Software wird zur Verwaltung und Regelung des Ein- und Ausgangs von Personen verwendet. Dieser Prozess umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Authentifizierung: Die Person weist sich gegenüber dem System mit einer physischen Zugangskarte, einer persönlichen Identifikationsnummer (PIN) oder einer biometrischen Kennung (z. B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) aus.
• Autorisierung: Das ACS überprüft in der Zutrittskontrolldatenbank, ob die Person berechtigt ist, den gewünschten Bereich zu betreten.
• Zugriffsentscheidung: Das ACS gewährt oder verweigert den Zutritt. Wird der Zutritt gewährt, entriegelt das System die Tür oder Schranke. Wenn der Zutritt verweigert wird, bleibt die Tür verschlossen.
• Überwachung und Protokollierung: Das ACS überwacht und protokolliert kontinuierlich zugangsrelevante Ereignisse, wie z. B. Datum und Uhrzeit des Zutritts, die Identifikation der Person und den Ort des Zutritts.
• Berichterstattung: Zutrittskontrollsysteme können auf der Grundlage der aufgezeichneten Zutrittsdaten verschiedene Berichte erstellen. Diese Berichte können dazu beitragen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu erkennen, Trends zu analysieren und Einblicke in die Wirksamkeit der bestehenden Zutrittskontrollrichtlinien zu geben.

Integration von VMS und ACS

Durch die Integration eines Besucherverwaltungssystems (VMS) mit einem Zugangskontrollsystem (ACS) entsteht eine einheitliche Sicherheitslösung, die eine bessere Kontrolle des Besucherzugangs ermöglicht und die Sicherheit der Einrichtung insgesamt erhöht. Diese Integration rationalisiert die Prozesse der Besucherverwaltung und gewährleistet eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den beiden Systemen.

Vorteile der Integration von VMS und ACS

1. Erhöhte Sicherheit der Einrichtung

Die Integration von VMS und ACS bietet eine umfassende Sicherheitslösung, indem sie die Besucherverwaltung mit der Zugangskontrolle kombiniert und so sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Ihre Einrichtung betreten können. Diese Integration verringert das Risiko von unbefugtem Zutritt, Diebstahl und anderen Sicherheitsbedrohungen.

2. Rationalisierte Besucherregistrierung und Check-In

Ein VMS vereinfacht und automatisiert den Prozess der Besucherregistrierung, so dass Besucher problemlos einchecken und ihre Besucherausweise erhalten können. Ein integriertes System ermöglicht es Ihnen, Besuchern auf der Grundlage ihrer Registrierungsdaten automatisch sicheren Zugang zu gewähren.

3. Verbesserte Identitätsüberprüfung

Eine integrierte Sicherheitslösung kann verschiedene Authentifizierungsmethoden wie biometrische Zugangskontrolle und RFID-Zugangskontrolle nutzen, um die Identität von Besuchern und Mitarbeitern zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu Ihrer Einrichtung erhalten.

4. Effiziente Besucherverfolgung

Mit einem Besucherverwaltungssystem können Sie die Bewegungen der Besucher in Ihrer Einrichtung problemlos verfolgen und in Echtzeit Informationen über deren Aufenthaltsort erhalten. So können Sie schnell auf Sicherheitsbedenken reagieren und eine sichere Umgebung aufrechterhalten.

5. Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und -richtlinien

Ein VMS kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen, die Sicherheitsvorschriften einzuhalten und die Richtlinien zur Besucherverwaltung auf dem neuesten Stand zu halten. Durch die Integration eines VMS in ein ACS wird sichergestellt, dass Ihre Sicherheitsprozesse mit den bewährten Praktiken der Branche und Vorschriften wie GDPR übereinstimmen.

Integration von Besucherverwaltung und Zutrittskontrolle

Es gibt verschiedene Methoden, um Zugangskontrollsysteme mit einem Besuchermanagementsystem zu integrieren. Hier bei Vizito nehmen wir Sicherheit ernst. Daher kann unser Besucherverwaltungssystem problemlos in ein ACS integriert werden, um eine umfassende und sichere Lösung für die Verwaltung von Besuchern und den Zugang zu Ihrer Einrichtung zu bieten. Und so funktioniert es:

1. Besucherregistrierung

Wenn ein Besucher in Ihrer Einrichtung eintrifft, kann er sich mit Vizito anmelden und dabei seine persönlichen Daten und den Zweck seines Besuchs angeben. Vizito ist ein cloudbasiertes Besucherverwaltungssystem, d. h. diese Daten werden erfasst und sicher in der Cloud gespeichert. Dies bietet eine flexible und skalierbare Lösung, die sich leicht in verschiedene Hardware- und Softwarelösungen für die Zugangskontrolle integrieren lässt und ein nahtloses Sicherheitssystem bietet.

2. Identitätsüberprüfung

Vizito kann so konfiguriert werden, dass es mit Ihrem ACS zusammenarbeitet, um die Identität des Besuchers zu überprüfen. Dies kann die Überprüfung des Besucherausweises, das Scannen eines QR-Codes oder die Verwendung biometrischer Identifizierungsmethoden wie Gesichtserkennung oder Fingerabdruckscans umfassen.

3. Zugriffsberechtigungen

Sobald die Identität des Besuchers überprüft wurde, kann Vizito mit Ihrem ACS kommunizieren, um die entsprechenden Zugangsberechtigungen für den Besucher auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Richtlinien festzulegen. Dies kann die Gewährung von Zugang zu bestimmten Bereichen innerhalb der Einrichtung oder die Beschränkung des Zugangs auf bestimmte Zeiträume umfassen.

4. Generierung von Zugangspässen

Wird dem Besucher der Zutritt gewährt, kann Vizito einen Zugangsausweis generieren, bei dem es sich um einen gedruckten Ausweis, einen digitalen QR-Code oder eine Zugangskarte handeln kann. Dieser Ausweis kann dann mit dem ACS verwendet werden, um den Zugang zu den autorisierten Bereichen zu ermöglichen.

5. Biometrische Zugangskontrolle

Die biometrische Zugangskontrolle nutzt einzigartige biologische Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung, um Personen zu authentifizieren. Diese Methode bietet ein hohes Maß an Sicherheit und kann problemlos in Vizito integriert werden.

6. RFID-Zugangskontrolle

Die RFID-Zugangskontrolle nutzt die Radiofrequenz-Identifikationstechnologie (RFID), um Zugang zu gewähren oder zu verweigern. Den Besuchern können bei der Registrierung RFID-Tags oder -Karten zugewiesen werden, die ihnen den Zugang zu bestimmten Bereichen Ihrer Einrichtung ermöglichen.

7. Besucherverfolgung

Vizito kann mit Ihrem ACS zusammenarbeiten, um die Bewegungen der Besucher innerhalb der Einrichtung zu verfolgen und Echtzeitdaten über den Standort der Besucher und die Dauer ihres Besuchs zu liefern. Diese Informationen können für Sicherheitsanalysen, Audits und Compliance-Zwecke verwendet werden.

8. Check-out und Entzug des Zugangs

Wenn der Besucher bereit ist, die Einrichtung zu verlassen, kann er Vizito zum Auschecken verwenden. Dieser Prozess kommuniziert mit dem ACS, um die Zugangsberechtigung des Besuchers zu widerrufen und sicherzustellen, dass er die Einrichtung nicht ohne die entsprechende Berechtigung wieder betreten kann.

Durch die Integration von Vizito in Ihr ACS können Sie den Besuchermanagementprozess rationalisieren, die Sicherheit verbessern und Ihren Besuchern ein nahtloses Erlebnis bieten. Um herauszufinden, wie Vizito die Sicherheit in Ihrer Einrichtung verbessern kann, können Sie das System während einer [14-tägigen] Testphase ausprobieren (/de/blog/integriertes-besucher-management-zugangskontrolle-optimale-sicherheit/#freetrial).

Integration von CCTV mit Zugangskontrolle

Um Ihre integrierte Sicherheitslösung um eine weitere Schutzebene zu erweitern, können Sie auch CCTV-Kameras in Ihr System integrieren.

Vorteile der Integration von CCTV

Die Integration von CCTV (Closed-Circuit Television) mit Zugangskontrollsystemen erhöht die allgemeine Sicherheit Ihrer Einrichtung. Die Kombination dieser Systeme ermöglicht die Überwachung und Aufzeichnung der Zutrittspunkte in Echtzeit, wodurch Sie potenzielle Bedrohungen erkennen und schnell auf Sicherheitsvorfälle reagieren können.

Wie CCTV mit Zugangskontrollsystemen funktioniert

CCTV-Kameras können an Zugangspunkten angebracht werden, um das Betreten und Verlassen von Personen zu überwachen und aufzuzeichnen. Wenn die Kameras in ein ACS integriert sind, können sie Ereignisse auf der Grundlage von Zutrittskontrollmaßnahmen auslösen, z. B. die Gewährung oder Verweigerung des Zutritts für einen Besucher. Diese Integration hilft bei der Überprüfung der Identität von Personen und stellt sicher, dass nur befugtem Personal Zutritt gewährt wird.

Einrichten eines integrierten Zugangskontrollsystems

Wenn Sie ein integriertes VMS-Zutrittskontrollsystem einrichten wollen, sollten Sie mehrere Schritte unternehmen.

1. Bewertung der Bedürfnisse und Anforderungen der Einrichtung

Bevor Sie ein VMS in ein ACS integrieren, müssen Sie die Bedürfnisse und Anforderungen Ihrer Einrichtung ermitteln. Bestimmen Sie das für Ihr Unternehmen erforderliche Sicherheitsniveau, die Arten von Besuchern, die Sie verwalten müssen, und alle spezifischen Compliance-Anforderungen, die Sie erfüllen müssen.

2. Auswahl der richtigen Hardware und Software für die Zutrittskontrolle

Die Auswahl der richtigen Hardware und Software für die Zutrittskontrolle ist entscheidend für die erfolgreiche Integration von VMS und ACS. Achten Sie darauf, ein Besuchermanagementsystem zu wählen, das mit Ihrem bestehenden Zutrittskontrollsystem kompatibel ist oder das sich problemlos in ein neues ACS integrieren lässt.

3. Implementierung von Sicherheitspolitiken und -richtlinien

Entwickeln und implementieren Sie Sicherheitspolitik und -richtlinien für die Besucherverwaltung und Zutrittskontrolle. Diese Richtlinien sollten die Verfahren für die Besucherregistrierung, das Einchecken und die Zugangsberechtigung festlegen. Um eine sichere Einrichtung zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter geschult und mit diesen Richtlinien vertraut sind.

Kehren wir nun für einen Moment zu Unternehmen A zurück - so wie es der Kunde in der Einleitung dieses Artikels schließlich tat. Unternehmen A hinterließ bei unserem Gast einen positiven Eindruck, indem es einen optimierten Check-in-Prozess mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen einführte, während Unternehmen B mit einem veralteten, unsicheren Ansatz versagte, der nicht nur die sensiblen Daten des Unternehmens gefährdete, sondern es auch um eine wertvolle Geschäftsmöglichkeit brachte.

Als Unternehmensleiter möchten Sie sicherlich, dass Ihr Unternehmen eher wie Unternehmen A als wie Unternehmen B ist. Durch die Integration eines Besuchermanagementsystems wie Vizito mit Zugangskontrollsystemen können Sie das erreichen. Vizito hilft Ihnen dabei, einen reibungslosen und sicheren Ablauf für Besucher zu gewährleisten, die allgemeine Sicherheit Ihrer Einrichtung zu verbessern und einen bleibenden positiven Eindruck bei Kunden und Partnern zu hinterlassen.

Erfahren Sie mehr über Besuchermanagement und Sicherheit am Arbeitsplatz in unserem Blog.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagementsystem Ihr Unternehmen unterstützen kann, testen Sie Vizito während einer 14-tägigen Probezeit. Chatten Sie mit uns oder buchen Sie eine Demo, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.