5 Mythen über die digitale besucher-management-system

Digitale Besuchermanagement-Software wird in Unternehmen immer beliebter, doch es kursieren noch viele Missverständnisse. Die Wahrheit: Ein digitales Besuchermanagement-System eignet sich für Unternehmen jeder Grösse, ist sicherer als Papierprotokolle und führt zu einem persönlicheren Empfang. Hier räumen wir mit den fünf grössten Mythen auf.

Mythos 1: “Digitales Besuchermanagement ist nur für grosse Unternehmen”

Die Wahrheit: Jedes Unternehmen profitiert von digitalem Besuchermanagement - unabhängig von der Grösse.

Auch wenn Ihr kleines Unternehmen nicht täglich Dutzende Besucher empfängt, bietet ein digitales System klare Vorteile:

• Sicherheit: Gedruckte Ausweise mit Foto-ID für alle Unternehmen
• Richtlinien: Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien einfach an Besucher vermitteln
• Notfallmanagement: Evakuierungslisten jederzeit auf mobilen Geräten abrufbar
• Hygiene: Kontaktloses Einchecken per Smartphone statt gemeinsam genutztem Klemmbrett
• Datenschutz: DSGVO-konforme Verarbeitung der Besucherdaten - Pflicht für jedes Unternehmen

Ein modernes Besuchermanagement-System verleiht auch kleinen Betrieben ein professionelles Erscheinungsbild und hinterlässt bei Gästen und potenziellen Kunden einen bleibenden Eindruck.

Mythos 2: “Digitales Besuchermanagement ist kalt und unpersönlich”

Die Wahrheit: Der digitale Check-in führt schneller zum persönlichen Teil des Besuchs.

Die Realität am klassischen Empfang: Der Empfangsmitarbeiter telefoniert, ist auf der Toilette oder mit einem anderen Besucher beschäftigt. Lange Warteschlangen sorgen für einen schlechten ersten Eindruck.

So verbessert die digitale Registrierung den persönlichen Empfang:

1. Professionelle Begrüssung in der Muttersprache des Besuchers
2. Selbstständige Registrierung, während sich das Empfangspersonal auf besondere Gäste konzentriert
3. Sofortige Benachrichtigung des Gastgebers - kürzere Wartezeiten
4. Korrekte Besucherinformationen für den Gastgeber - keine peinlichen Fehler

Mythos 3: “Digitale Besuchermanagement ist nicht sicher”

Die Wahrheit: Digitale Systeme sind deutlich sicherer als Papierprotokolle.

Bei einem Papierprotokoll sind die Daten aller Besucher für jeden sichtbar. Papierprotokolle können ausserdem verloren gehen, gestohlen oder durch eine verschüttete Tasse Kaffee zerstört werden.

Vorteile eines digitalen Systems für die Datensicherheit:

Bevorzugen Sie immer noch Papier? In diesem Artikel geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie Ihr Besucherprotokoll verbessern können.

Mythos 4: “Die Besucher wissen nicht, wie man das System benutzt”

Die Wahrheit: Die digitale Registrierung ist intuitiv und einfach - für Besucher und Personal.

Die Einfachheit des Systems und klare Schaltflächen führen Besucher intuitiv durch den Check-in-Prozess. Vizito-Kunden bestätigen: Ihre Besucher sind von der neuen Art des Eincheckens begeistert.

Auch für Ihr Personal vereinfacht sich die Arbeit erheblich:

• Daten einfach archivieren oder löschen
• Daten schnell und sicher speichern
• Sofort einen Ausweis mit Besucherfoto drucken

Die Installation ist unkompliziert: Mit einer stabilen WLAN-Verbindung sind Sie in weniger als 30 Minuten einsatzbereit. Danach ist kaum Wartung erforderlich - abgesehen vom Austausch der Druckrolle beim Ausweisdrucker.

Mythos 5: “Die digitale Besuchermanagement kostet Arbeitsplätze”

Die Wahrheit: Das System funktioniert am besten als Ergänzung zum bestehenden Empfang.

Die meisten Vizito-Kunden nutzen die Software als Werkzeug, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den Empfang zu unterstützen. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben gibt Rezeptionisten mehr Zeit für:

• Persönliche Begrüssung und Betreuung der Besucher
• Beantwortung von Fragen
• Getränke anbieten
• Mäntel entgegennehmen

Das Ergebnis: Ein herzlicherer, persönlicherer Empfang - nicht weniger menschlich, sondern mehr.

Bereit für die digitale Besuchermanagement?

Unabhängig von der Unternehmensgrösse gibt es flexible Lösungen für jeden Bedarf. Vizito bietet verschiedene Pläne, die an Ihr Unternehmen angepasst werden können, um den Empfang und die Besuchermanagement so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie ein modernes Besuchermanagement-System Ihrem Unternehmen helfen kann, zu wachsen, testen Sie Vizito kostenlos während einer 14-tägigen Testphase oder chatten Sie mit uns, um zu besprechen, wie Vizito Ihnen helfen kann, Ihren Empfang zu verbessern.

Lesen Sie auch unseren umfassenden Leitfaden zum Besuchermanagement System für einen vollständigen Überblick.

Haben Sie noch mehr Fragen? Dies sind die 7 häufigsten Fragen zur digitalen Besuchermanagement - und unsere Antworten.