5 mythes sur la gestion numérique des visiteurs

5 idées fausses sur la gestion des visiteurs numériques

Un système de gestion des visiteurs élégant, efficace et sécurisé est indispensable dans une organisation moderne. Les systèmes numériques de gestion des visiteurs sont de plus en plus populaires dans les entreprises. Mais leurs avantages ne sont pas encore évidents pour tout le monde. C’est compréhensible, car il existe encore de nombreuses idées fausses sur la gestion numérique des visiteurs.

Si vous envisagez d’adopter un système numérique de gestion des visiteurs, vous vous posez sans doute de nombreuses questions. Ce système est-il adapté à votre entreprise ? Comment vos visiteurs le percevront-ils ? Et quelqu’un va-t-il perdre son emploi ? Pour dissiper la confusion, nous démystifions les 5 principaux mythes sur la gestion numérique des visiteurs.

Mythe 1 : “La gestion numérique des visiteurs est réservée aux grandes entreprises”.

Vérité : toutes les entreprises peuvent bénéficier de la gestion numérique des visiteurs. La sécurité est essentielle pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille.

Si vous avez une petite entreprise qui a toujours utilisé un registre papier, vous pouvez considérer la mise à niveau vers un système numérique comme un luxe, destiné aux grandes entreprises. Mais la gestion numérique des visiteurs peut aussi aider votre entreprise. Ce n’est pas parce que vous n’avez pas des dizaines de visiteurs chaque jour que vous ne pouvez pas bénéficier d’un processus de signature efficace et d’un système qui renforce la sécurité.

La mise en œuvre d’un système moderne de gestion des visiteurs peut laisser une impression durable sur vos invités et vos clients potentiels, et donner à votre entreprise l’apparence et la convivialité dont vous avez besoin pour rivaliser avec les grands.

Voici quelques-unes des façons dont les entreprises, grandes et petites, peuvent bénéficier d’un système numérique de gestion des visiteurs :

• Les badges imprimables avec photo d’identité sont un excellent moyen d’accroître la sécurité dans toutes les entreprises, grandes ou petites.
• Des politiques, telles que la politique de santé et de sécurité, existent dans toutes les entreprises. Un système de gestion des visiteurs permet de les communiquer facilement aux visiteurs.
• Une évacuation d’urgence est une chose que vous préférez éviter, mais avec la gestion numérique des visiteurs, une évacuation peut au moins être organisée plus facilement car les listes d’évacuation sont accessibles sur les appareils mobiles.
• La pandémie de corona nous a tous rendus plus prudents, et de nombreux visiteurs hésitent à toucher un presse-papiers et un stylo qui passent entre les mains de tout le monde. Les applications modernes permettent aux gens de s’enregistrer avec leur propre smartphone, tout en gardant une certaine distance avec le personnel d’accueil
• Petite ou grande : la législation sur la protection de la vie privée telle que le GDPR s’applique à toutes les entreprises. Avec un système numérique de gestion des visiteurs, vous vous conformez à toutes les réglementations.

Mythe 2 : “La gestion numérique des visiteurs est froide et impersonnelle”.

Vérité : l’enregistrement numérique peut en fait amener vos visiteurs à la partie face à face de leur visite plus rapidement.

Nous associons souvent l’hospitalité à une réceptionniste sympathique qui accueille et aide les visiteurs avec le sourire. Mais la réalité est souvent différente. Lorsqu’un visiteur entre, votre réceptionniste peut être absent pour une pause toilettes, il ou elle peut être au téléphone ou occupé avec un autre visiteur. Les longues files d’attente à la réception peuvent entraîner des situations inconfortables et une première impression indésirable.

Bien que cela puisse sembler contradictoire, l’enregistrement numérique des visiteurs peut en fait contribuer à un accueil plus chaleureux et plus personnel.

Pour commencer, chaque visiteur est accueilli de manière professionnelle, dans sa propre langue. Comme les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes, votre réceptionniste peut se concentrer sur les visiteurs qui nécessitent une attention particulière et sur la création d’un accueil agréable.

Lorsqu’un visiteur est enregistré, son hôte en est immédiatement informé. Le temps d’attente est ainsi réduit et l’hôte peut accueillir plus rapidement son visiteur de manière chaleureuse et amicale. De plus, il dispose immédiatement de toutes les informations correctes sur son invité, ce qui évite les erreurs embarrassantes.

Mythe 3 : “La gestion numérique des visiteurs n’est pas sécurisée”.

Vérité : Contrairement à ce qui se passe avec un registre papier, les données de vos visiteurs sont stockées en toute sécurité dans le cloud.

Il est vrai que tout appareil connecté à l’internet peut être piraté. Pour cette raison, certaines personnes hésitent à passer à l’enregistrement numérique des visiteurs.

Pourtant, la plupart des systèmes de gestion des visiteurs sont très sûrs, surtout si on les compare aux registres papier. Si vous utilisez un système sur papier, vos registres de visiteurs sont à la vue de tous ceux qui entrent dans votre bâtiment. Tous vos invités peuvent voir qui s’est inscrit plus tôt dans la journée. Les registres papier peuvent également être perdus, volés ou détruits par quelque chose d’aussi simple qu’une tasse de café.

Les systèmes numériques de gestion des visiteurs constituent un moyen plus sûr de protéger les données de vos employés, clients et visiteurs. Avec un système numérique, toutes les données sont stockées en toute sécurité cloud, de sorte que rien ne se perd. Vous pouvez décider de la durée de conservation des données, en vous assurant que tout est conforme à la législation GDPR et à vos propres directives.

Si vous préférez toujours le papier ? Dans cet article, nous vous donnons 5 conseils pour améliorer votre journal des visiteurs.

Mythe 4 : “Les visiteurs ne sauront pas comment utiliser le système”.

Vérité : L’enregistrement numérique des visiteurs est facile pour les visiteurs et votre personnel.

L’enregistrement numérique est très simple. Les visiteurs peuvent facilement remplir le formulaire numérique sans l’aide d’un réceptionniste. La simplicité du système et les boutons clairs conduisent vos visiteurs de manière intuitive à travers les étapes du processus d’enregistrement.

Les clients de Vizito font l’éloge de la facilité d’utilisation et affirment que leurs visiteurs sont enthousiasmés par cette nouvelle façon de s’enregistrer.

Le système simplifie également les tâches de votre personnel. Par exemple, pourriez-vous faire ce qui suit avec un stylo et du papier ?
archiver ou supprimer facilement les données lorsque vous n’en avez plus besoin
Stocker les données rapidement et en toute sécurité
Imprimer immédiatement un badge avec la photo du visiteur.

L’installation n’est pas non plus un souci. Tout ce dont vous avez besoin est une connexion Wi-Fi stable et vous êtes opérationnel en moins de 30 minutes. Une fois installé, peu de maintenance est nécessaire, à part le remplacement du rouleau d’impression si vous choisissez d’utiliser une imprimante de badges.

Mythe 5 : “La gestion numérique des visiteurs va coûter un emploi à quelqu’un”.

Vérité : les systèmes de gestion des visiteurs fonctionnent mieux lorsqu’ils sont associés à une réceptionniste en chair et en os.

Certains craignent qu’un système de gestion des visiteurs n’entraîne des licenciements. Bien sûr, ce n’est pas à exclure, par exemple dans les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre d’avoir un réceptionniste. Cependant, chez Vizito, nous ne considérons pas la gestion des visiteurs comme un remplacement, mais comme un complément à un bureau d’accueil existant.

La plupart de nos clients utilisent le logiciel comme un outil permettant d’optimiser le flux de travail et de soutenir une expérience de réception dynamique.

Les réceptionnistes jonglent avec une variété de tâches tout au long de la journée. L’automatisation des tâches les plus répétitives leur permet de donner la priorité à leurs responsabilités les plus importantes et de fournir un accueil plus personnalisé. Ils ont ainsi plus de temps pour répondre aux questions des visiteurs, leur offrir une boisson ou prendre leur manteau.

Êtes-vous prêt pour la gestion numérique des visiteurs ?

Maintenant que nous vous avons guidé à travers les idées fausses qui existent encore sur la gestion numérique des visiteurs, vous voudrez peut-être vous lancer vous-même dans un système numérique. Que vous ayez une grande ou une petite entreprise, vous êtes sûr de trouver un système qui a la flexibilité nécessaire pour répondre à vos besoins. Vizito propose une gamme de plans qui peuvent être adaptés à votre entreprise afin d’organiser au mieux l’accueil et la gestion de vos visiteurs.

Pour vous faire une idée de la manière dont un système moderne de gestion des visiteurs peut aider votre entreprise à se développer, essayez Vizito gratuitement pendant 14 jours ou discutez avec nous pour voir comment Vizito peut vous aider à améliorer votre accueil.

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