7 sencillas ideas para mejorar su área de recepción

7 segundos…

Según la ciencia, ese es el tiempo que necesita la gente para formarse una primera impresión. Como empresa, eso significa que no tienes mucho tiempo para impresionar a tus visitantes. Estas ideas para tu zona de recepción te ayudarán a aprovechar al máximo esos 7 segundos.

Un cliente potencial visita su empresa por primera vez. Cuando entra en su zona de recepción, mira a su alrededor un momento para apreciar el entorno. Luego se dirige a la recepción, donde un recepcionista está ayudando a otros clientes. Han pasado 7 segundos.

¿Es imposible dejar una impresión profesional, amable y moderna en este corto periodo de tiempo? No, no lo es. Estos pequeños y sencillos cambios en su zona de recepción le llevarán muy lejos.

¿Cómo puede asegurarse de que su área de recepción sea funcional y moderna, y cause una gran impresión a sus visitantes?

Continúe leyendo para saber más o seleccione un consejo específico:

1. Poner en orden
2. Añadir algo de verde
3. Utilice un sistema de gestión de visitas
4. Invierta en muebles cómodos
5. Ofrezca una bebida
6. Olvídese de las revistas y utilice libros de sobremesa
7. Muestre su marca

¿Qué es una zona de recepción?

Antes de entrar en estas 7 formas de hacer de tu zona de recepción un espacio genial, es importante saber exactamente de qué espacio(s) estamos hablando.

Un área de recepción es la parte de tu espacio de oficina que se utiliza para recibir a los visitantes, así como para proporcionarles una zona de asientos donde puedan esperar a su anfitrión.

El tamaño de este espacio suele ser proporcional al tamaño de la empresa. De ello dependerán también los costes que esté dispuesto a invertir para amueblar su zona de recepción.

Los componentes esenciales de una zona de recepción son

• Un mostrador de recepción
• Sillas cómodas para la(s) recepcionista(s)
• Asientos cómodos para los invitados
• Una mesa para los libros de sobremesa o donde los visitantes puedan dejar sus pertenencias mientras esperan

1. Ordenar

Menos es más: esta regla de oro también se aplica a su zona de recepción. No podemos dejar de recalcar que su zona de recepción es la tarjeta de visita de su empresa. Un primer vistazo proporciona a su visitante una gran cantidad de información.

¿Tiene un área de recepción pequeña repleta de muebles y decoraciones innecesarias, o es un espacio bonito y ordenado, amueblado de forma funcional, en el que se aprovecha al máximo el espacio y la luz del día disponibles?

Ni que decir tiene que su zona de recepción debe estar limpia y ordenada. Las investigaciones han demostrado que los espacios desordenados pueden provocar depresión y fatiga y que las personas que se encuentran en un entorno desordenado pueden tener problemas de concentración.

El mensaje es claro: limpiar el mostrador, quitar el polvo de las mesas de café y colocar todos los cojines de forma ordenada sólo te llevará unos minutos, pero puede suponer una diferencia sustancial.

2. Añade algo de verde

La ciencia lo ha demostrado: las plantas de interior te hacen sentir mejor. Un estudio de la NASA ha demostrado que las plantas eliminan el 87% de las toxinas del aire en 24 horas al convertir el dióxido de carbono en oxígeno.

Pero aún hay más. Las plantas alegran la zona de recepción y aportan tranquilidad. Y eso es exactamente lo que usted quiere: que sus visitantes estén relajados.

3. Utilice un sistema de gestión de visitantes

Una vez que haya creado el entorno ideal, es hora de profundizar en la experiencia del visitante. Una forma perfecta de causar una impresión profesional y moderna a tus visitantes es utilizar un sistema de gestión de visitantes.

Rellenar un libro de registro en papel puede parecer un pequeño esfuerzo para sus invitados, pero en tiempos de automatización y privacidad de datos, ya no se causa una buena impresión con un sistema tan anticuado. Con una solución digital para el registro de visitantes, superará las expectativas de sus huéspedes.

Todo lo que tienen que hacer es registrarse en una tableta, y se envía inmediatamente un mensaje a su anfitrión. Otras ventajas son la eliminación de las colas en la recepción. Mientras tanto, su recepcionista puede centrarse en las tareas que realmente importan: proporcionar una gran experiencia de bienvenida a los visitantes.

Vizito ofrece un completo sistema de gestión de visitantes que hace que su recepción sea más inteligente. Un sistema inteligente de gestión de visitas es la mejor manera de garantizar la seguridad y de impresionar a sus visitantes.

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4. Invierta en muebles cómodos

Si sus visitantes tienen que esperar a su anfitrión en la zona de recepción, más vale que su espera sea agradable. Una zona de recepción acogedora contribuye a que los huéspedes estén contentos y relajados.

Para ello es fundamental un buen mobiliario. No opte sólo por un aspecto atractivo, sino también por la comodidad. No querrá que sus visitantes salgan de su empresa con dolores de espalda y de cabeza. Prestar atención a la ergonomía demuestra que su empresa está comprometida con la salud y la seguridad.

Por eso, es importante que pruebe usted mismo el mobiliario antes de utilizarlo: ¿puede sentarse cómodamente en él durante 30 minutos sin hundirse demasiado en los cojines?

Algunos consejos más:

• Luz. Aprovecha al máximo la luz natural. Si no hay, busca un buen equilibrio de lámparas blancas y amarillas para imitar la luz natural.
• Música. No hay nada como la música para ponerse de buen humor, y eso también vale para tu zona de recepción. La música puede reducir el estrés y el dolor y mejorar las habilidades cognitivas y motoras, pero lo más importante es que la música crea un ambiente agradable. Además, la música afecta a la forma en que experimentamos el tiempo. Así que si te preocupa que tus invitados tengan que esperar un rato, la música puede ser la solución.

5. Ofrecer una bebida

¿Qué te da más calor que una taza de café? Siempre es agradable ofrecer a tus visitantes una bebida y un aperitivo. Les pone a gusto y demuestra que su empresa se preocupa por ellos.

Si tiene una empresa grande con muchos visitantes, no siempre es posible servirles a todos. La solución perfecta es un bar de autoservicio, donde los visitantes pueden tomar su propia taza de café o té, un bocadillo o una pieza de fruta mientras esperan.

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Cuando se trata de causar una buena impresión a los visitantes, un área de recepción agradable le aportará mucho. Pero tu recepcionista también tiene un papel fundamental. Aprende las habilidades esenciales que necesita un recepcionista para que tu empresa brille.

6. Olvídate de las revistas y utiliza libros de mesa de café

Si todavía tiene revistas en su zona de recepción, ha llegado el momento de tirarlas. Las revistas con los dedos hacia abajo y con las páginas dobladas no sólo dan un aspecto triste y desordenado, sino que transmiten a tus invitados el mensaje de que no quieres hacer mucho esfuerzo por ellos.

En lugar de periódicos y revistas, invierte en unos bonitos libros de mesa. Tienen un aspecto más elegante, son más sostenibles, más interesantes y no se desgastan en pocas semanas.

Los libros de mesa de café también te dan la oportunidad de transmitir un determinado mensaje, o pueden reflejar la filosofía de tu negocio. Aprovéchalo eligiendo libros que vayan en consonancia con tu marca.

7. Muestre su marca

Su zona de recepción es la tarjeta de visita de su empresa, y puede tomárselo al pie de la letra. Su área de recepción debe exudar la identidad y la marca de su organización. Si no lo hace, puede confundir a sus visitantes.

Imagínese, por ejemplo, que acaba de tener una reunión en una empresa en la que los colores de la casa son el rojo y el blanco. Se sentiría incómodo si el mostrador de recepción de esa misma empresa está pintado de verde. Otro ejemplo es un registro de visitantes en papel en la recepción de una empresa que pretende ser innovadora.

Para evitar esto, es importante crear señales visuales que comuniquen su marca y muestren su identidad. Algunas formas de hacerlo:

• Poner artículos de marca en el mostrador y las mesas
• Pintar las paredes con los colores de su empresa
• Mostrar el logotipo de su empresa en las pantallas
• Utilizar su logotipo en el sistema de gestión de visitantes

Con estos consejos, has empezado bien. Ahora ya tiene una idea de cuáles son las características importantes de una zona de recepción. Si sigue nuestros consejos, tendrá la garantía de causar una primera impresión profesional y agradable a todos sus invitados. ¿Con qué ideas vas a empezar?

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