Una Bienvenida Única para Todos: 5 Tipos de Visitantes y Cómo Recibirlos

¿Alguna vez has reflexionado sobre el flujo de visitantes que entran en tu empresa diariamente? Cada uno con su propio propósito, diferentes antecedentes y una razón única para su visita. Ningún visitante es igual a otro. Y esta variada colección de personajes requiere una bienvenida tan variada como ellos.

Dentro de esta mezcla de visitantes, hemos logrado distinguir cinco tipos: desde el “Amigo”, que se mueve por el edificio de oficinas como si fuera su segunda casa, hasta el “Turista”, que mira con asombro cada paso tras bambalinas.

Para honrar esta diversidad, es crucial proporcionar a cada tipo de visitante una bienvenida a medida. Después de todo, una primera impresión se hace solo una vez y dura para siempre. Con un sistema de registro digital de visitantes, estás un paso adelante, convirtiendo cada visita en una experiencia personalizada. Y quién sabe, tal vez ese “Turista” eventualmente se convierta en un “Amigo”.

1. El Amigo

Ejemplos: Socios comerciales, inversores, clientes leales

Perfil: Ya sea un cliente habitual, un socio comercial que viene frecuentemente para discusiones, o un ex empleado que aún mantiene fuertes lazos con la organización, el Amigo es un rostro familiar dentro de tu empresa y se siente como en casa. Navegan con facilidad por el proceso de registro y el edificio, son conocidos por el personal de recepción, saludan a los empleados por su nombre y siempre están dispuestos a charlar.

Enfoque: Para el Amigo, una gestión rápida y profesional del proceso de registro no es adecuada. Prefieres darles una bienvenida cálida y cordial, tomándote el tiempo para una conversación informal. No es necesario explicarles el funcionamiento del proceso de registro, ni guiar al Amigo por el lugar. Sin embargo, es importante reconocer y apreciar su contribución a la empresa, haciendo que el Amigo se sienta valorado y parte integral de la organización.

2. El Novato

Ejemplos: Candidatos, clientes potenciales, nuevos empleados, becarios

Perfil: El Novato se aventura en territorio desconocido. Es la primera vez que visita tu empresa, y a menudo está lleno de expectativas sobre lo que le espera. Esta experiencia inicial puede ser fundamental para las relaciones futuras. El Novato puede tener preguntas o sentirse un poco nervioso, especialmente si son candidatos o nuevos becarios.

Enfoque: El Novato necesita instrucciones claras, como cómo funciona el proceso de registro y a dónde debe ir. Una bienvenida cálida y de apoyo es crucial. Recibe al Novato de manera amigable e informativa, con atención y cuidado extra, para dejar una primera impresión inolvidable. Adapta tu enfoque según las necesidades específicas del Novato: tranquiliza a los candidatos con una conversación relajada, proporciona a los nuevos empleados un recorrido por la empresa y ofrece a los clientes potenciales una introducción detallada a tu organización y sus valores. De esta manera, cada Novato se sentirá bienvenido, valorado y bien informado.

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3. El Visitante Rápido

Ejemplos: Proveedores de suministros de oficina, servicios de mensajería, repartidores de comida

Perfil: El Visitante Rápido es alguien que entra rápidamente en la empresa para entregar un paquete, suministros pedidos o almuerzos, y se va inmediatamente después de la entrega. Estos visitantes a menudo tienen un horario apretado y están bajo presión de tiempo.

Enfoque: Para el Visitante Rápido, la eficiencia es primordial. Aprecian un servicio rápido y fluido, sin retrasos innecesarios. No hay tiempo para una conversación, ni para esperar a la persona adecuada para recibir la entrega. El enfoque durante la recepción está en facilitar sus necesidades de manera práctica y eficiente. Una experiencia de registro y salida fluida, posiblemente apoyada por datos pre-rellenados o un proceso acelerado, facilita significativamente la tarea del Visitante Rápido.

4. El Profesional

Ejemplos: Contratistas, técnicos de mantenimiento, servicios de limpieza, expertos en seguridad, catering

Perfil: El tiempo es esencial para el Profesional. Estos expertos visitan tu empresa con una misión en mente. Ya sea para reparaciones, mantenimiento o proporcionar catering durante un evento, la visita del Profesional es enfocada y con propósito, a menudo bajo la presión de completar la tarea dentro de un plazo determinado.

Enfoque: Un enfoque fluido y profesional es fundamental, dada la naturaleza comercial de la visita. El Profesional aprecia un procedimiento de registro simplificado, instrucciones claras y acceso eficiente a las instalaciones o ubicaciones necesarias. Facilidades que permiten la ejecución sin obstáculos de sus tareas, como el registro digital de visitantes, un check-in rápido con pre-registro y credenciales personalizadas, son invaluables. Pero no dudes en mimar al Profesional también. Ofrecer una bebida o un refrigerio muestra reconocimiento por su arduo trabajo.

5. El Turista

Ejemplos: Grupos de estudiantes, clientes potenciales u otros visitantes durante tours por la empresa, familiares de empleados

Perfil: Mientras que tu trabajo es un asunto serio para ti, el Turista está principalmente buscando entretenimiento y educación durante su visita a tu empresa. Esta categoría incluye personas que participan en tours o invitados personales de empleados, curiosos por ver el lugar de trabajo de sus seres queridos. El Turista está aquí para explorar, aprender y divertirse al mismo tiempo.

Enfoque: Esta no es una visita de negocios, sino una visita relajada. El ritmo puede ser un poco más lento, con espacio para el humor y la diversión. Un tour acogedor e informativo ofrece al Turista una experiencia memorable. Sin embargo, incluso en este entorno informal, es importante transmitir la profesionalidad y los valores fundamentales de tu empresa. Ofrecer un paquete de bienvenida, una bolsa de regalos o una guía informativa puede ser una buena manera de mostrar aprecio y dar a los visitantes algo tangible para llevar a casa.

¿Reconoces los diferentes tipos de visitantes que entran en tu empresa? Identificar los tipos de visitantes es esencial para proporcionar a todos una bienvenida personalizada y a medida. Porque no importa con quién estés tratando, quieres asegurarte de que cada bienvenida deje una impresión positiva duradera.

El registro digital de visitantes ofrece el soporte perfecto para hacer que el proceso de check-in sea fluido y eficiente, causando una excelente primera impresión en tus invitados. Esto te permite dedicar más tiempo a una recepción amigable y relajada, creando una bienvenida personalizada para cada visitante que se ajuste a sus necesidades y expectativas únicas.

El sistema te permite determinar para cada tipo de visitante qué información personal solicitar, si tomar una foto y emitir una credencial de visitante, habilitar el pre-registro y así sucesivamente. Un toque humano y una sonrisa completan el cuadro.

Para tener una idea de cómo un sistema moderno de gestión de visitantes puede ayudar a tu empresa, prueba Vizito durante un periodo de prueba de 14 días. Chatea con nosotros o agenda una demostración para discutir cómo Vizito puede ayudarte a mejorar tu recepción.