5 mitos sobre la gestión digital de las visitas

5 conceptos erróneos sobre la gestión de visitas digitales

Un sistema de gestión de visitas elegante, eficiente y seguro es imprescindible en una organización moderna. Los sistemas digitales de gestión de visitas son cada vez más populares en las empresas. Pero las ventajas aún no están claras para todos. Es comprensible, ya que todavía hay muchos conceptos erróneos sobre la gestión digital de visitas.

Si está considerando la posibilidad de utilizar un sistema digital de gestión de visitas, es posible que tenga muchas preguntas. ¿Es el sistema adecuado para su empresa? ¿Cómo se sentirán sus visitantes? ¿Y perderá alguien su trabajo? Para aclarar la confusión, desmontamos los 5 principales mitos sobre la gestión digital de visitas.

Mito 1: ‘La gestión digital de visitantes es sólo para las grandes organizaciones’

Verdad: Todas las empresas pueden beneficiarse de la gestión digital de visitantes. La seguridad es clave para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño.

Si tiene una pequeña empresa que siempre ha utilizado un registro en papel, es posible que vea la actualización a un sistema digital como un lujo, destinado a las grandes empresas. Pero la gestión digital de las visitas también puede ayudar a su empresa. El hecho de que no tenga docenas de visitantes cada día, no significa que no pueda beneficiarse de un proceso de registro eficiente y de un sistema que aumente la seguridad.

La implementación de un sistema moderno de gestión de visitas puede dejar una impresión duradera en sus huéspedes y clientes potenciales, y dar a su negocio el aspecto que necesita para competir con los grandes.

Estas son algunas de las formas en que las empresas grandes y pequeñas pueden beneficiarse de un sistema digital de gestión de visitantes:

• Las tarjetas de identificación imprimibles con foto son una gran manera de aumentar la seguridad en todas las empresas, grandes o pequeñas
• Las políticas, como la de salud y seguridad, existen en todas las empresas. Un sistema de gestión de visitas facilita su comunicación a los visitantes
• Una evacuación de emergencia es algo que se prefiere evitar, pero con la gestión digital de visitantes, al menos se puede organizar una evacuación sin problemas porque las listas de evacuación son accesibles en los dispositivos móviles
• La pandemia de gripe nos ha hecho a todos más precavidos, y muchos visitantes son reacios a tocar un portapapeles y un bolígrafo que pasan por las manos de todos. Las aplicaciones modernas permiten que la gente se registre con su propio smartphone, manteniendo la distancia con el personal de recepción
• Grande o pequeño: la legislación sobre privacidad, como el GDPR, se aplica a todas las empresas. Con un sistema digital de gestión de visitas, cumplirá con todas las normativas

Mito 2: ‘La gestión digital de los visitantes es fría e impersonal’

Verdad: El registro digital puede hacer que sus visitantes lleguen antes a la parte presencial de su visita.

A menudo asociamos la hospitalidad con un recepcionista amable que saluda y ayuda a los visitantes con una sonrisa. Pero la realidad suele ser diferente. Cuando un visitante entra, su recepcionista puede estar ausente para ir al baño, puede estar atendiendo una llamada telefónica o estar ocupado con otro visitante. Las largas colas en el mostrador de recepción pueden provocar situaciones incómodas y una primera impresión indeseable.

Aunque pueda parecer contradictorio, el registro digital de visitantes puede contribuir a una acogida más cálida y personal.

Para empezar, cada visitante es recibido de manera profesional, en su propio idioma. Dado que los huéspedes se registran por sí mismos, su recepcionista puede concentrarse en los visitantes que necesitan atención adicional y en crear una bienvenida agradable.

Cuando un visitante se registra, se avisa inmediatamente a su anfitrión. El tiempo de espera se reduce, y el anfitrión puede dar la bienvenida a su visitante más rápidamente de forma cálida y amistosa. Además, dispone inmediatamente de toda la información correcta sobre su invitado, lo que evita errores embarazosos.

Mito 3: “La gestión digital de los visitantes no es segura

Verdad: A diferencia de lo que ocurre con un libro de registro en papel, los datos de sus visitantes se almacenan de forma segura en la nube.

Es cierto que cualquier dispositivo conectado a Internet puede ser pirateado. Por esta razón, algunas personas dudan en cambiar al registro digital de visitantes.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas de gestión de visitantes son muy seguros, especialmente si se comparan con los registros en papel. Si utiliza un sistema en papel, sus registros de visitantes están a la vista de cualquiera que entre en su edificio. Todos sus invitados pueden ver quién ha firmado ese mismo día. Los registros en papel también pueden perderse, ser robados o destruidos por algo tan simple como una taza de café.

Los sistemas digitales de gestión de visitas son una forma más segura de proteger los datos de sus empleados, clientes y visitantes. Con un sistema digital, todos los datos se almacenan de forma segura en la nube, por lo que no se pierde nada. Puedes decidir durante cuánto tiempo se conservan los datos, asegurando que todo se ajusta a la legislación GDPR y a tus propias directrices.

¿Todavía prefieres el papel? En este artículo te damos 5 consejos para mejorar tu registro de visitas._

Mito 4: ‘Los visitantes no sabrán utilizar el sistema’

Verdad: El registro digital de visitantes es fácil para los visitantes y para su personal.

El registro digital es muy sencillo. Los visitantes pueden rellenar fácilmente el formulario digital sin la ayuda de un recepcionista. La sencillez del sistema y la claridad de los botones conducen a sus visitantes de forma intuitiva a través de los pasos del proceso de registro.

Los clientes de Vizito elogian la facilidad de uso y dicen que sus visitantes están entusiasmados con la nueva forma de registrarse.

El sistema también simplifica las tareas de su personal. Por ejemplo, ¿podría hacer lo siguiente con lápiz y papel?
Archivar o eliminar fácilmente los datos cuando ya no los necesite
Almacenar los datos de forma rápida y segura
Imprimir directamente una tarjeta de identificación con la foto del visitante

Tampoco hay que preocuparse por la instalación. Todo lo que necesita es una conexión Wi-Fi estable y estará funcionando en menos de 30 minutos. Una vez instalada, apenas requiere mantenimiento, aparte de la sustitución del rollo de impresión si decide utilizar una impresora de tarjetas de identificación.

Mito 5: “La gestión digital de las visitas le costará el puesto a alguien

Verdad: Los sistemas de gestión de visitas funcionan mejor en combinación con un recepcionista real.

Algunos temen que un sistema de gestión de visitas pueda provocar despidos. Por supuesto, esto no debe excluirse, por ejemplo, en las pequeñas empresas que no pueden permitirse un recepcionista. Sin embargo, en Vizito no vemos la gestión de visitas como un sustituto, sino como un complemento de un mostrador de recepción existente.

La mayoría de nuestros clientes utilizan el software como una herramienta para optimizar el flujo de trabajo y apoyar una experiencia de recepción dinámica.

Los recepcionistas hacen malabares con una gran variedad de tareas a lo largo del día. La automatización de las tareas más repetitivas les permite dar prioridad a sus responsabilidades más importantes y ofrecer una bienvenida más personalizada. Así tienen más tiempo para responder a las preguntas de los visitantes, ofrecerles una bebida o coger sus abrigos.

¿Está preparado para la gestión digital de visitas?

Ahora que le hemos guiado a través de los conceptos erróneos que todavía existen sobre la gestión digital de visitas, es posible que quiera empezar a utilizar un sistema digital usted mismo. Tanto si tiene una empresa grande como pequeña, seguro que encontrará un sistema que tenga la flexibilidad necesaria para satisfacer sus necesidades. Vizito ofrece una gama de planes que se pueden adaptar a su negocio para organizar la recepción y la gestión de sus visitantes de la forma más fluida posible.

Para tener una idea de cómo un sistema moderno de gestión de visitantes puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 días de prueba o chatee con nosotros para discutir cómo Vizito puede ayudarle a mejorar su recepción.

¿Tienes más preguntas? Estas son las 7 preguntas más comunes sobre la gestión digital de visitas - y nuestras respuestas._