5 mitos sobre la gestión digital de las visitas

La gestion digital de visitantes ofrece ventajas claras en seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo para empresas de cualquier tamano. Sin embargo, persisten algunos conceptos erroneos. A continuacion desmontamos los cinco mitos mas comunes.

Mito 1: “Solo es para grandes organizaciones”

Realidad: todas las empresas se benefician de la gestion digital de visitantes, independientemente de su tamano.

La seguridad es prioritaria para cualquier organizacion. Un sistema moderno de gestion de visitas ofrece ventajas concretas tanto para grandes como para pequenas empresas:

• Tarjetas de identificacion con foto para aumentar la seguridad
• Comunicacion de politicas de salud y seguridad a los visitantes
• Listas de evacuacion accesibles desde dispositivos moviles
• Registro sin contacto mediante smartphone propio
• Cumplimiento del GDPR independientemente del tamano de la empresa

Implementar un sistema moderno de gestion de visitantes puede dejar una impresion duradera en sus clientes y dar a su negocio una imagen profesional.

Mito 2: “Es frio e impersonal”

Realidad: el registro digital permite que sus visitantes lleguen mas rapido a la parte presencial de su visita.

La realidad de muchas recepciones es que el recepcionista puede estar ausente, al telefono o atendiendo a otro visitante. Las colas generan una primera impresion negativa.

Con el registro digital:

• Cada visitante es recibido profesionalmente en su propio idioma
• El recepcionista puede concentrarse en crear una bienvenida calida y personalizada
• El anfitrion recibe una notificacion inmediata, reduciendo el tiempo de espera
• El anfitrion dispone de toda la informacion correcta sobre su invitado

Mito 3: “No es seguro”

Realidad: los datos de sus visitantes se almacenan de forma mucho mas segura que en un libro de registro en papel.

Con un registro en papel, los datos de todos los visitantes quedan expuestos a cualquiera que entre en su edificio. Ademas, los registros pueden perderse, robarse o destruirse facilmente.

Los sistemas digitales de gestion de visitas ofrecen:

• Almacenamiento seguro en la nube
• Configuracion de periodos de retencion de datos
• Cumplimiento de la legislacion GDPR
• Sin riesgo de perdida o destruccion de datos

¿Todavia prefiere el papel? 5 consejos para mejorar su registro de visitas.

Mito 4: “Los visitantes no sabran usarlo”

Realidad: el registro digital es intuitivo y facil tanto para visitantes como para el personal.

Los visitantes rellenan facilmente el formulario digital sin ayuda. Los botones claros les guian intuitivamente por cada paso. Ademas, el sistema simplifica las tareas del personal:

• Archivar o eliminar datos facilmente
• Almacenar informacion de forma rapida y segura
• Imprimir tarjetas de identificacion con foto al instante

La instalacion requiere solo una conexion Wi-Fi estable y se completa en menos de 30 minutos.

Mito 5: “Alguien perdera su puesto de trabajo”

Realidad: los sistemas de gestion de visitas funcionan mejor en combinacion con un recepcionista real.

En Vizito no vemos la gestion de visitas como un sustituto, sino como un complemento del mostrador de recepcion. La mayoria de nuestros clientes utilizan el software para optimizar el flujo de trabajo.

Los recepcionistas gestionan muchas tareas a lo largo del dia. La automatizacion de las tareas repetitivas les permite dar prioridad a sus responsabilidades mas importantes: responder preguntas, ofrecer bebidas y crear una bienvenida personalizada.

¿Listo para la gestion digital de visitas?

Tanto si tiene una empresa grande como pequena, encontrara un sistema con la flexibilidad necesaria para sus necesidades. Vizito ofrece planes adaptables para organizar la recepcion y gestion de visitantes de la forma mas eficiente.

Para tener una idea de como un sistema moderno de gestion de visitantes puede ayudar a su negocio a crecer, pruebe Vizito de forma gratuita durante 14 dias de prueba o chatee con nosotros para discutir como Vizito puede ayudarle a mejorar su recepcion.

¿Tiene mas preguntas? Estas son las 7 preguntas mas comunes sobre la gestion digital de visitas - y nuestras respuestas.