Ein Einzigartiger Empfang für Alle: 5 Besuchertypen und Wie Man Sie Begrüßt

Haben Sie jemals über den Besucherfluss nachgedacht, der täglich in Ihr Unternehmen strömt? Jeder hat seinen eigenen Zweck, einen unterschiedlichen Hintergrund und einen einzigartigen Grund für seinen Besuch. Kein Gast gleicht dem anderen. Und diese bunte Sammlung von Charakteren erfordert einen Empfang, der ebenso vielfältig ist wie sie.

In diesem Durcheinander von Besuchern haben wir es geschafft, fünf Typen zu unterscheiden - vom „Freund“, der sich im Bürogebäude bewegt, als wäre es sein zweites Zuhause, bis zum „Touristen“, der bei jedem Schritt hinter den Kulissen staunend umherschaut.

Um diese Vielfalt zu ehren, ist es wichtig, jedem Besuchertyp einen maßgeschneiderten Empfang zu bieten. Schließlich macht man einen ersten Eindruck nur einmal, und er hält ein Leben lang. Mit einem digitalen Besucherregistrierungssystem sind Sie einen Schritt voraus und verwandeln jeden Besuch in ein personalisiertes Erlebnis. Und wer weiß, vielleicht wird dieser „Tourist“ irgendwann ein „Freund“.

1. Der Freund

Beispiele: Geschäftspartner, Investoren, treue Kunden

Profil: Ob es sich um einen Stammkunden, einen Geschäftspartner, der häufig zu Besprechungen kommt, oder einen ehemaligen Mitarbeiter handelt, der noch enge Beziehungen zur Organisation pflegt, der Freund ist ein bekanntes Gesicht in Ihrem Unternehmen und fühlt sich wie zu Hause. Sie navigieren mühelos durch den Check-in-Prozess und das Gebäude, sind dem Empfangspersonal bekannt, begrüßen Mitarbeiter mit Namen und sind immer für ein Gespräch zu haben.

Ansatz: Für den Freund ist eine schnelle, geschäftsmäßige Abwicklung des Check-in-Prozesses nicht geeignet. Sie bevorzugen es, sie herzlich und freundlich zu begrüßen und sich Zeit für ein informelles Gespräch zu nehmen. Es ist nicht nötig, ihnen den Ablauf des Check-in-Prozesses zu erklären, noch müssen Sie den Freund herumführen. Es ist jedoch wichtig, ihren Beitrag zum Unternehmen anzuerkennen und zu schätzen, sodass der Freund sich wertgeschätzt und als integraler Bestandteil der Organisation fühlt.

2. Der Neuling

Beispiele: Bewerber, potenzielle Kunden, neue Mitarbeiter, Praktikanten

Profil: Der Neuling betritt unbekanntes Terrain. Es ist das erste Mal, dass er Ihr Unternehmen besucht, und er ist oft voller Erwartung, was ihn erwartet. Diese erste Erfahrung kann entscheidend für zukünftige Beziehungen sein. Der Neuling hat möglicherweise Fragen oder ist etwas nervös, besonders wenn er ein Bewerber oder neuer Praktikant ist.

Ansatz: Der Neuling benötigt klare Anweisungen, wie der Check-in-Prozess funktioniert und wohin er gehen muss. Ein herzlicher und unterstützender Empfang ist entscheidend. Begrüßen Sie den Neuling freundlich und informativ, mit besonderer Sorgfalt und Aufmerksamkeit, um einen unvergesslichen ersten Eindruck zu hinterlassen. Passen Sie Ihren Ansatz an die spezifischen Bedürfnisse des Neulings an: Beruhigen Sie Bewerber mit einem entspannten Gespräch, bieten Sie neuen Mitarbeitern eine Führung durch das Unternehmen und geben Sie potenziellen Kunden eine detaillierte Einführung in Ihr Unternehmen und seine Werte. Auf diese Weise fühlt sich jeder Neuling willkommen, geschätzt und gut informiert.

Mehr lesen
Ihre Rezeption ist das Gesicht Ihres Unternehmens. Nutzen Sie wirklich ihr volles Potenzial? Hier sind 10 unverzichtbare Elemente für jede moderne Rezeption.
Ein guter erster Eindruck und eine reibungslose Organisation: Das ist das Ziel eines guten Empfangsmitarbeiters. Entdecken Sie hier welche Top-Fähigkeiten jeder Empfangsmitarbeiter haben sollte.

3. Der Schnelle Besucher

Beispiele: Bürolieferanten, Kurierdienste, Essenslieferanten

Profil: Der Schnelle Besucher ist jemand, der das Unternehmen schnell betritt, um ein Paket, bestellte Vorräte oder Mittagessen zu liefern, und sofort nach der Lieferung wieder geht. Diese Besucher haben oft einen engen Zeitplan und stehen unter Zeitdruck.

Ansatz: Für den Schnellen Besucher ist Effizienz von größter Bedeutung. Sie schätzen einen schnellen und reibungslosen Service, ohne unnötige Verzögerungen. Es gibt keine Zeit für ein Gespräch oder für das Warten auf die richtige Person, um die Lieferung entgegenzunehmen. Der Fokus während des Empfangs liegt darauf, ihre Bedürfnisse auf praktische und effiziente Weise zu erfüllen. Eine reibungslose Check-in- und Check-out-Erfahrung, die möglicherweise durch vorab ausgefüllte Daten oder einen beschleunigten Prozess unterstützt wird, erleichtert die Aufgabe des Schnellen Besuchers erheblich.

4. Der Profi

Beispiele: Auftragnehmer, Wartungstechniker, Reinigungsdienste, Sicherheitsexperten, Caterer

Profil: Zeit ist entscheidend für den Profi. Diese Experten besuchen Ihr Unternehmen mit einer klaren Mission. Ob es sich um Reparaturen, Wartung oder die Bereitstellung von Catering bei einer Veranstaltung handelt, der Besuch des Profis ist fokussiert und zielgerichtet, oft unter dem Druck, die Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erledigen.

Ansatz: Ein reibungsloser und professioneller Ansatz ist entscheidend, angesichts der geschäftlichen Natur des Besuchs. Der Profi schätzt eine vereinfachte Check-in-Prozedur, klare Anweisungen und einen effizienten Zugang zu den notwendigen Einrichtungen oder Orten. Annehmlichkeiten, die eine ungehinderte Ausführung ihrer Aufgaben ermöglichen, wie digitale Besucherregistrierung, schnelles Einchecken mit Vorregistrierung und individuelle Besucherabzeichen, sind von unschätzbarem Wert. Zögern Sie jedoch nicht, den Profi auch zu verwöhnen. Ein Getränk oder einen Snack anzubieten zeigt Anerkennung für ihre harte Arbeit.

5. Der Tourist

Beispiele: Schülergruppen, potenzielle Kunden oder andere Besucher während Firmenführungen, Familienmitglieder von Mitarbeitern

Profil: Während Ihre Arbeit für Sie ernsthaftes Geschäft ist, sucht der Tourist in erster Linie Unterhaltung und Bildung während seines Besuchs in Ihrem Unternehmen. Diese Kategorie umfasst Personen, die an Führungen teilnehmen oder persönliche Gäste von Mitarbeitern sind, die neugierig auf den Arbeitsplatz ihrer Angehörigen sind. Der Tourist ist hier, um zu erkunden, zu lernen und gleichzeitig Spaß zu haben.

Ansatz: Dies ist kein Geschäftstermin, sondern ein entspannter Besuch. Das Tempo kann daher etwas langsamer sein, mit Raum für Humor und Verspieltheit. Eine einladende, informative Tour bietet dem Touristen ein unvergessliches Erlebnis. Doch selbst in diesem informellen Rahmen ist es immer noch wichtig, das professionelle Auftreten und die Grundwerte Ihres Unternehmens zu vermitteln. Ein Willkommenspaket, eine Geschenktüte oder ein Informationsführer können eine nette Möglichkeit sein, Wertschätzung zu zeigen und den Besuchern etwas Greifbares mit nach Hause zu geben.

Erkennen Sie die verschiedenen Besuchertypen, die Ihr Unternehmen betreten? Die Identifizierung der Besuchertypen ist entscheidend, um jedem einen maßgeschneiderten und persönlichen Empfang zu bieten. Denn unabhängig davon, mit wem Sie es zu tun haben, möchten Sie sicherstellen, dass jeder Empfang einen bleibenden positiven Eindruck hinterlässt.

Entdecken Sie die transformative Wirkung von Vizito auf die Sicherheit in Ihrem Rechenzentrum. Sind Sie bereit, den Wandel zu vollziehen? Beginnen Sie mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion von Vizito und erleben Sie aus erster Hand, wie es die Sicherheit in Ihrem Unternehmen erhöht.