Bezoekersbeheersystemen aanpassen aan hybride en externe werknemers

In een wereld die steeds digitaler wordt, zijn werkplekken niet langer beperkt tot vier muren. Terwijl de pandemie ons ertoe aanzette om ’normaal’ opnieuw te definiëren, hebben bedrijven over de hele wereld enthousiast het hybride en externe personeelsmodel omarmd.

Een belangrijk paradigma in deze verschuiving is het bezoekersbeheersysteem (VMS) dat verder is gegaan dan eenvoudig in- en uitchecken. Maar de weg naar transformatie is niet zonder hobbels.

Dit artikel gaat in op de kern van de nieuwste technologieën, tools en best practices voor een naadloze integratie van bezoekersbeheersystemen in de hybride en externe werkomgeving.

Inzicht in hybride en externe werknemers

Medewerkers op afstand werken volledig buiten een traditionele kantooromgeving. Deze werknemers kunnen overal vandaan werken, thuis, in een koffiebar of over de hele wereld. Dit model biedt aanzienlijke flexibiliteit, wat leidt tot een betere balans tussen werk en privé en vaak ook tot een hogere productiviteit. Cruciaal is dat bedrijven systemen, zoals bezoekersbeheer, aanpassen om effectief in te spelen op deze nieuwe manier van werken.

Verder blijkt uit een onderzoek dat 83% van de werknemers de voorkeur geeft aan een hybride werkmodel, wat de populariteit van deze methode benadrukt. Een hybride personeelsbestand is een type werkmodel dat traditioneel op kantoor en werk op afstand combineert. Een van de belangrijkste voordelen van het hybride model is dat het werknemers een gevoel van autonomie en controle geeft over hun werkomgeving en -schema.

Een grafisch ontwerper in een reclamebureau kan er bijvoorbeeld voor kiezen om op bepaalde dagen op afstand te werken om zich te concentreren op het maken van ontwerpen zonder de typische afleidingen op kantoor. Op andere dagen kunnen ze dan naar kantoor komen voor teamvergaderingen en gezamenlijke brainstormsessies.

Het belang van het aanpassen van bezoekersbeheersystemen

Het digitale tijdperk heeft een ommekeer teweeggebracht in het zakelijke landschap en de manier waarop organisaties werken veranderd. Te midden van deze overgang hebben bezoekersbeheersystemen zich ontwikkeld van louter papieren logboeken tot uitgebreide beheeroplossingen die de functionaliteit van moderne werknemers ondersteunen. Met een wereldwijde verschuiving naar externe en hybride werkmodellen moesten deze systemen zich aanpassen en nieuwe, cruciale rollen op zich nemen.

Het gebruik van elektronische archiveringssoftware heeft bewezen de eerste stap te zijn in de evolutie van traditioneel bezoekersbeheer op papier naar digitale bezoekersbeheersystemen. De integratie van digitale archivering in een VMS biedt efficiënt bezoekersbeheer en gegevensopslag, waardoor organisaties ruimte kunnen besparen, minder rommel maken en bezoekersgegevens langer kunnen bewaren.

Daarnaast zorgt digitaal documentbeheer binnen een VMS voor veiligheid en compliance. Met geavanceerde encryptie en gebruikersspecifieke toegangscontroles kunnen digitale archiveringssoftware helpen bij het beveiligen van gevoelige bezoekersgegevens, een belangrijke zorg in het huidige landschap van cyberbedreigingen.

Dat gezegd hebbende, moderne bezoekersbeheersystemen zijn nu ontworpen om de veiligheid te handhaven, de communicatie te stroomlijnen, tijd te besparen en de algehele efficiëntie te verbeteren door integratie met meerdere digitale hulpmiddelen.

Laten we eens kijken naar enkele van de beste functies die moderne VMS bieden.

Kenmerken van een modern bezoekersbeheersysteem

Digitale inchecksystemen: Overgang van traditionele logboeken naar digitale systemen. Bezoekers kunnen bijvoorbeeld hun gegevens invoeren op een tablet of kiosk bij aankomst op de werkplek. Deze methode verbetert niet alleen het incheckproces, maar verbetert ook de nauwkeurigheid en veiligheid van de gegevens.

Voorregistratie van bezoekers: Dit kan worden uitgevoerd via een online portal waar bezoekers hun gegevens voor hun aankomst invullen, waardoor het inchecken sneller verloopt. Voorregistratie vergemakkelijkt ook de voorbereiding van de bezoeker door het bedrijf, zodat hun vergaderingen en werkruimte goed geregeld zijn.

Bezoekersbadges: Introductie van een geautomatiseerd systeem om bezoekersbadges te genereren direct na het inchecken. Dit helpt bij het identificeren en volgen van bezoekers ter plaatse, waardoor de veiligheid en naleving van protocollen voor toegangscontrole worden verbeterd.

Meldingen: Automatiseer meldingen om personeel te waarschuwen wanneer hun bezoekers aankomen. Dit kan via e-mail of sms, waardoor wachttijden worden geminimaliseerd en de bezoekerservaring wordt verbeterd.

Protocollen voor gezondheid en veiligheid: Neem in de huidige hybride en post-pandemische werkcontext gezondheids- en veiligheidscontroles op in uw VMS, zoals vragenlijsten over symptomen, waarbij u prioriteit geeft aan de veiligheid van zowel bezoekers als werknemers.

Visitor Analytics: Gebruik de verzamelde gegevens om trends en patronen van bezoekers te onderzoeken. Afgeleide inzichten kunnen u helpen bij het plannen van evenementen, het beheren van bezoekerspieken en het versterken van veiligheidsmaatregelen.

Integratie met digitale tools: Een digitaal bezoekersregistratiesysteem kan naadloos worden geïntegreerd met andere software in uw organisatie. Door bijvoorbeeld gebruik te maken van no code automation tools kunt u gebruik maken van de gegevens die binnen het VMS worden verzameld, om u te helpen bij het maken van op maat gemaakte rapporten, dashboards en analytische tools.

Een dergelijke integratie biedt projectmanagers waardevolle inzichten, waardoor ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen, knelpunten kunnen identificeren en projectprestaties kunnen optimaliseren.

VMS-functies aanpassen aan verschillende soorten bezoekers

In hybride werkomgevingen zijn de bezoekersbeheersystemen nuttig voor verschillende soorten bezoekers.

Externe werknemers

Hoewel externe werknemers voornamelijk op afstand werken, kunnen ze af en toe op kantoor komen. Een efficiënt bezoekersbeheersysteem kan deze bezoeken afhandelen en ervoor zorgen dat deze werknemers naadloos kunnen overstappen van externe naar persoonlijke interacties. Dit kan betekenen dat er een gestroomlijnd incheckproces wordt geïmplementeerd, eenvoudige toegang tot de benodigde middelen en een geschikte werkruimte om hun taken uit te voeren.

Bezoekers van derden

Bezoekers van derden, zoals klanten, verkopers of aannemers, moeten zorgvuldig worden beheerd. Door een QR-code functie toe te voegen, kan het incheckproces voor deze bezoekers versneld en vereenvoudigd worden. Ze kunnen de QR-code scannen, de nodige informatie invoeren en worden doorverwezen naar hun contactpersoon binnen de organisatie. Het beste deel? Deze functie is inbegrepen in oplossingen voor digitaal bezoekersbeheer.

Dit systeem kan zelfs worden geprogrammeerd om meldingen over hun aankomst naar het relevante personeel te sturen, zodat deze bezoekers snel en professioneel worden ontvangen. Dit maakt een soepele communicatie mogelijk en zorgt voor een uitzonderlijke ervaring voor deze bezoekers.

Focus op juridische en veiligheidsimplicaties

Het implementeren van een bezoekersbeheersysteem voor een hybride personeelsbestand brengt verschillende juridische en veiligheidsimplicaties met zich mee. Een belangrijk punt van zorg is de privacy in verband met digitaal aanmelden. Een VMS verzamelt en bewaart persoonlijke informatie van bezoekers, waaronder hun naam, contactgegevens, bedrijfsinformatie en zelfs foto’s.

Daarom moeten organisaties bijzonder voorzichtig zijn met de manier waarop deze gegevens worden beheerd. Ze moeten bezoekers informeren over de gegevensverzameling en het doel ervan en ervoor zorgen dat de gegevens veilig worden opgeslagen, niet worden gedeeld zonder toestemming en worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensprivacy zoals GDPR.

De beveiliging van gegevens van virtuele bezoekers is een ander cruciaal aspect. Bij virtuele bezoeken, die steeds gebruikelijker zijn geworden in het hybride werkmodel, wordt informatie uitgewisseld via digitale kanalen. Je moet ervoor zorgen dat deze digitale interacties veilig zijn en vrij van cyberbedreigingen. Robuuste versleuteling van gegevens en veilige vergadertools zijn essentieel om deze veiligheid te handhaven.

Tot slot moeten bedrijven zich bij het implementeren van een VMS houden aan lokale en internationale regelgeving. Het kan hierbij gaan om wetten met betrekking tot gegevensbescherming, gezondheid en veiligheid en antidiscriminatie. Daarom is het raadzaam om juridisch advies in te winnen bij het ontwerpen en implementeren van een VMS om volledige naleving te garanderen.

Praktische implementatie: Bezoekersbeheersystemen in verschillende sectoren

Productiefabrieken

Voor productiebedrijven die een verscheidenheid aan werknemers, aannemers en bezoekers moeten coördineren, kan een VMS een spelbreker zijn. Deze faciliteiten hebben vaak te maken met een groot aantal mensen dat dagelijks het terrein betreedt en verlaat, waardoor de behoefte aan effectief bezoekersbeheer toeneemt.

Met digitale bezoekersbeheersystemen kunnen productiefabrieken iedereen die het terrein betreedt efficiënt volgen en controleren, waardoor de veiligheid en beveiliging worden gewaarborgd. Gegevens van contractanten en bezoekers, zoals hun contactgegevens, het doel van het bezoek en de duur van het bezoek, kunnen digitaal worden vastgelegd, waardoor het papierwerk en de administratieve rompslomp worden beperkt.

Bovendien zou een robuust VMS in geval van noodsituaties zoals branden of chemische lekken een nauwkeurig en onmiddellijk overzicht geven van iedereen op het terrein, wat cruciaal is voor evacuatieplannen en reacties op noodsituaties.

Verder kan een geavanceerd bezoekersbeheersysteem worden geïntegreerd met nalevingsvereisten die specifiek zijn voor de productie-industrie. Bezoekers kan bijvoorbeeld worden gevraagd om bij het inchecken digitaal veiligheidsprotocollen te ondertekenen of veiligheidsbriefings bij te wonen, zodat ze zich bewust zijn van de risico’s van de locatie en hun verantwoordelijkheden.

Ziekenhuizen

Ook de gezondheidszorg, met name ziekenhuizen, kunnen veel baat hebben bij de implementatie van een VMS. Gezien de gevoeligheid en vertrouwelijkheid van patiëntgegevens en de noodzaak van strenge infectiecontrole, is bezoekersbeheer van cruciaal belang in een ziekenhuis.

Een digitale bezoekersregistratieoplossing kan ziekenhuizen helpen bij het efficiënt monitoren en controleren van bezoekersstromen, waardoor overbevolking en potentiële infectierisico’s worden verminderd. Ziekenhuizen kunnen maatregelen implementeren zoals bezoekersregistratie vooraf, het plannen van bezoektijden, het beperken van het aantal bezoekers per patiënt en het creëren van zones waar bezoekers zijn toegestaan.

Ziekenhuizen hebben vaak verschillende professionals op bezoek, zoals farmaceutische vertegenwoordigers, leveranciers van apparatuur, aannemers en medische studenten. Een VMS zou een transparant overzicht geven van deze bezoekers, inclusief het doel van hun bezoek en de bezochte afdelingen, waardoor een hoger niveau van veiligheid en verantwoording wordt gewaarborgd.

Daarnaast kan een VMS met een touchless check-in functie het risico op contactgebaseerde infecties minimaliseren. Het kan ook worden aangepast om bezoekers te screenen op symptomen of vaccinatiestatus, in overeenstemming met de infectiecontroleprotocollen van het ziekenhuis.

Marketingbureaus

In een hybride en externe werkomgeving speelt projectbeheer en het in evenwicht brengen van de werklast een cruciale rol voor marketingbureaus. Het biedt structuur, zorgt ervoor dat taken op tijd worden afgerond en dat teamleden op elkaar zijn afgestemd. Dat betekent ook dat je gebruik moet maken van projectmanagementtools om de taken van medewerkers te organiseren en de voortgang bij te houden.

In deze context is de synergie tussen oplossingen voor bezoekersbeheer en tools voor projectbeheer bijzonder waardevol. Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar een scenario waarin een marketingbureau een klant ontvangt voor een startbijeenkomst van een project. Projectmanagementtools kunnen de workflow van een bureau stroomlijnen door taken toe te wijzen zoals het opstellen van de vergaderagenda, het verzamelen van relevante gegevens, het instellen van deadlines en het toewijzen van een presentator. Aan de andere kant kan het VMS, gesynchroniseerd met de projectmanagementtool, het bezoek van de klant vooraf registreren en zo de relevante teamleden informeren over de geplande vergadering.

Een digitaal marketingbureau laten groeien is een essentiële overweging voor marketingbureaus die hun diensten en klantenkring willen uitbreiden. Na de vergadering kunnen feedback of nieuwe vereisten van de klant in realtime worden bijgewerkt in de projectbeheertool. Dit zorgt niet alleen voor een systematische workflow, maar houdt ook alle teamleden op één lijn, wat de productiviteit verhoogt en de projectresultaten verbetert.

Moderne systemen voor bezoekersbeheer verbeteren het hybride werkmodel

In het digitale tijdperk is de transformatie van VMS om ruimte te bieden aan hybride en externe werknemers niet langer een luxe, maar een noodzaak. De verschuiving van traditionele kantoorruimtes naar flexibele werkmodellen brengt unieke uitdagingen met zich mee, maar ook een schat aan mogelijkheden.

In dit artikel hebben we onderzocht hoe belangrijk het is om bezoekersbeheeroplossingen aan te passen aan het nieuwe werkparadigma, zijn we ingegaan op de kenmerken die een VMS effectief maken en hoe belangrijk het is om deze systemen af te stemmen op verschillende soorten bezoekers.

Door gebruik te maken van de kracht van technologie en innovatieve functies voor digitaal bezoekersbeheer kunnen bedrijven zorgen voor een soepele overgang, de operationele efficiëntie verbeteren en een veilige, productieve werkomgeving behouden. De toekomst is flexibel en met een aanpasbaar bezoekersbeheersysteem kan uw bedrijf dat ook zijn.

Wilt u weten of uw bedrijf baat heeft bij moderne bezoekersbeheersystemen? Probeer Vizito uit met een 14-dagen gratis proefversie. Voor meer informatie, chat met ons of boek een demo!