Lagkrav

Lagkrav och regelefterlevnad i ditt besökshanteringssystem (VMS)

Ett besökshanteringssystem (VMS) behandlar personuppgifter varje gång någon checkar in: namn, företag, värd, ankomsttid och ibland ett foto eller en signatur. Därför är regelefterlevnad och dataskydd ett grundkrav, inte något som löses i efterhand. Vizito är byggt från grunden för att hjälpa europeiska organisationer att uppfylla sina skyldigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och nationell dataskyddslagstiftning.

Villkor, integritetspolicy och personuppgiftsbiträdesavtal

Våra allmänna villkor och vår integritetspolicy är publicerade på webbplatsen och gäller för alla kunder. För företagskunder som behöver ett formellt avtal för sin dokumentation tillhandahåller vi ett färdigt personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som anger rollerna som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde, behandlingens art, säkerhetsåtgärder, hanteringen av underbiträden och skyldigheterna att anmäla personuppgiftsincidenter. Enterprise-kunder kan förhandla fram särskilda avtalsvillkor där det behövs.

Datalagring och underbiträden

Alla besöksuppgifter lagras inom Europeiska unionen. Vi anlitar en kort lista med granskade underbiträden för drift, e-postutskick, SMS-aviseringar och felövervakning. Hela listan lämnas ut på begäran och hålls uppdaterad, så att ditt dataskyddsombud alltid vet vart uppgifterna går. Vi överför inte personuppgifter utanför EU utan lämpliga skyddsåtgärder på plats.

Lagringstid, radering och kundens rättigheter

Lagringstiden är helt konfigurerbar. Du bestämmer hur länge uppgifter om besöksregistreringar sparas innan de anonymiseras eller raderas automatiskt, vilket hjälper dig att tillämpa principen om uppgiftsminimering i GDPR. Kunden äger sina uppgifter hela tiden och kan exportera dem i CSV- eller Excel-format, eller begära radering när avtalet upphör.

• Rätt till tillgång: besökare kan begära besked om vilka uppgifter som har lagrats om dem.
• Rätt till radering: reglerna för lagringstid sköter detta automatiskt; manuell radering är också möjlig.
• Rätt till rättelse: administratörer kan korrigera poster direkt i översikten.

Säkerhets- och revisionsunderlag

För upphandlingar och säkerhetsgranskningar håller vi ett uppdaterat underlag som täcker driftsarkitektur, kryptering i transit och i vila, rutiner för säkerhetskopiering, åtkomstkontroll, sårbarhetshantering och incidenthantering. Det gör det enkelt för ditt säkerhetsteam att bedöma Vizito som en del av en leverantörsriskbedömning, och det kortar vägen från utvärdering till driftsättning i ditt projekt för en digital reception.