Skapa en sömlös upplevelse
Spara tid och gör det enklare för besökarna att nå sin kontaktperson. Lägg ingen tid på att sköta en besöksliggare i papper, skriva besöksbrickor för hand och hålla reda på juridiska dokument.
Aviseringar direkt
Slipp jaga rätt på värdar. Dina värdar aviseras automatiskt via Teams, Slack, e-post och sms.
Förregistrera besökare
Skicka ett mejl till besökarna före mötet. Där får de all information de behöver och kan gå igenom uppgifter och avtal redan innan besöket.
Välkomna besökarna på deras eget språk
Med Vizito kan du ta emot besökarna på deras eget språk. Det gör det enkelt för dem att fylla i incheckningsformuläret och läsa avtalen på sitt modersmål.
Snabb incheckning
I Vizito kan besökarna använda en QR-kod så snart de är förregistrerade och inbjudna. Då slipper de fylla i sina uppgifter på nytt vid varje besök.
Flera anläggningar och flera byggnader
Sköt alla dina anläggningar och byggnader från en enda översikt. Lägg till nya anläggningar när organisationen växer och gruppera dem i logiska enheter som land eller region.
Så sparar ett besökshanteringssystem (VMS) tid i receptionen
Ett besökshanteringssystem (VMS) är ett av få verktyg på arbetsplatsen som ger en direkt mätbar avkastning. Varje manuellt moment i receptionen - att skriva i en besöksliggare, ringa värden, förbereda en besöksbricka, jaga en underskrift - kostar tid. Att automatisera de momenten ger snabbt effekt, särskilt över flera anläggningar.
Före och efter: tid per besökare
En vanlig manuell incheckning tar 3 till 5 minuter per besökare: hälsa, registrera på papper, ringa värden, vänta på att värden kommer ner och skriva en besöksbricka för hand. En digital reception med Vizito kortar det till under 60 sekunder. Besökaren fyller i sina uppgifter på surfplattan eller i sin egen mobil, värden aviseras automatiskt via Slack, Teams, e-post eller sms, och besöksbrickan skrivs ut av sig själv. För en reception som tar emot 20 besökare om dagen frigör det ungefär 60 till 80 minuter av personalens tid varje dag.
Var tiden faktiskt kommer ifrån
- Automatiska aviseringar till värden: inga fler telefonsamtal eller rundvandringar för att hitta någon.
- Förregistrering: återkommande besökare kommer med en QR-kod och checkar in på några sekunder.
- Automatisk utskrift av besöksbrickor: inga handskrivna etiketter, inga stavfel och inget tomt etikettförråd som ingen upptäcker.
- Digitala avtal: sekretessavtal (NDA) och säkerhetsinstruktioner visas, signeras och arkiveras i ett enda steg.
- Automatisk utcheckning: besökarna skannar en QR-kod på väg ut i stället för att leta upp receptionisten.
- Rapporter i självbetjäning: fastighetschefen hämtar besöksloggar utan att gå via IT.
Räkna hem investeringen
En enkel modell: multiplicera antalet besökare per dag med antalet minuter du sparar per besök, och sedan med den fulla timkostnaden för receptionspersonalen. Lägg till kostnaden för besöksliggare i papper, tryckta besöksbrickor och risken att tappa uppgifter som krävs för regelefterlevnaden. Jämför summan med månadskostnaden för Vizito. För de flesta medelstora kontor är återbetalningstiden klart under tre månader. Större organisationer med flera entréer eller anläggningar får oftast tillbaka pengarna ännu snabbare, eftersom samma centrala konfiguration gäller överallt.
Effektivitetsvinster på köpet
Tidsvinsterna stannar inte i receptionen. Värdarna lägger mindre tid på att vänta på besökare eftersom de aviseras i realtid. Fastighetschefen lägger mindre tid på att sätta ihop utrymningslistor eftersom systemet redan vet vilka som är på plats. De som ansvarar för regelefterlevnaden lägger mindre tid på att ta fram revisionsrapporter eftersom besöksuppgifterna redan är strukturerade och går att exportera. Under ett år tar ett välkonfigurerat VMS tyst bort dussintals små friktioner ur arbetsplatsens vardag.
Driftas i Europa
ISO 27001-certifierad
GDPR-anpassad
Inget kreditkort behövs